Возможности MS Word и MS Excel

При работе с клавиатурой курсор можно перемещать с помощью комбинаций клавиш:

 

<Home> Переход к началу строки

<End> Переход к концу строки

<Ctrl + » Переход на одно слово вправо

< Ctrl + > Переход на одно слово влево

< Ctrl + > Переход к предыдущему абзацу

< Ctrl + > Переход к предыдущему абзацу

<Page Up > Переход на одно окно вверх

<Page Down> Переход на одно окно вниз

<Ctrl + Page Up> Переход на одну страницу вверх

<Ctrl + Page Down> Переход на одну страницу вниз

<Ctrl + Home> Переход к началу документа

<Ctrl + End> Переход к концу документа

 

1.7 Ввод текста

 

В созданном новом документе  виден мерцающий вертикально  расположенный курсор, который называется точкой вставки, расположенный в левом верхнем левом углу документа. Здесь и будет отображаться вводимый текст. Ввод текста производится с клавиатуры. Точка вставки будет перемещаться вправо по мере того, как вводится текст. Как только будет достигнут конец линии, точка вставки автоматически перенесется на следующую строку.

Когда достигается конец абзаца нужно нажать клавишу <Enter>, чтобы вручную добавить разрыв строки. Если нужно увидеть, где расположены разрывы строк в документе (знаки абзаца), можно щелкнуть на кнопке на стандартной панели инструментов (если не видно кнопки Непечатаемые знаки, нужно щелкнуть на кнопке Параметры панелей инструментов, расположенной с правого края панели инструментов, из появившегося контекстного меню выбрать команду)

Добавить или удалить кнопки, а затем → Стандартная, в списке доступных кнопок выбрать кнопку Непечатаемые знаки и она добавится  на панели инструментов Стандартная).

 

1.8 Редактирование документа

 

Завершив создание чернового варианта документа можно приступить к  его редактированию. Word позволяет достаточно просто совершать добавление нового текста и удаление ненужного. Для этого можно использовать и мышь или клавиатуру (Word предлагает целый ряд специальных комбинаций клавиш и других приемов, которые значительно упрощают выполнение операции).

 

1.9 Добавление нового текста

 

Есть две возможности добавить текст в документ - вставка и замена.

Для вставки текста в документ необходимо разместить над ним І - образный курсор в том месте, куда добавляется текст и щелкнуть мышью, чтобы поместить точку вставки.

І - образный курсор - это специальная форма указателя мыши при размещении в тексте документа. Новый текст добавляется в месте точки вставки, а существующий текст сдвигается вправо по мере того, как вводится новый.

Замена текста используется если нужно добавить новый текст, удалив при этом определенный фрагмент текста, расположенный справа от точки вставки. Для этого также при помощи мыши поместить точку вставки там, где нужно ввести текст поверх существующего. Нажать клавишу <Ins> на клавиатуре и вводить новый текст (индикатор ЗАМ в строке состояния станет активным). Новый текст будет постепенно удалять уже существующий текст, расположенный справа от точки вставки. Чтобы вернуться к режиму вставки, еще раз нажать клавишу <Ins>, индикатор ЗАМ в строке состояния станет неактивным (или дважды щелкнуть на индикаторе ЗАМ).

Word позволяет отменить любое предыдущее действие, щелкнув на кнопке Отменить (щелкнуть нужно столько раз, сколько действий было совершено) панели инструментов или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+z>.

 

1.10 Выделение текста

 

Выделить текст можно с помощью  мыши или клавиатуры. Выделение текста с помощью мыши: можно дважды щелкнуть кнопкой мыши на слове для выделения, использовать различное количество щелчков в сочетании с клавишей <Shift> (для выделения слов, абзацев и других блоков текста). Также можно удерживать нажатой левую кнопку мыши и перетаскивать мышь для выделения блока текста.

Работа с мышью для выделения  значительно упрощает выполнение любых  задач выделения текста (от одной  строки до выделения всего документа), использование мыши, расположив ее указатель в панели выделения (свободное пространство перед абзацами текста документа). (Примечание: указатель мыши в панели выделения, принимает вид стрелки). Быстрого выделения текста в документе при помощи мыши и клавиатуры:

Выделение одного слово - Двойной щелчок на слове

Выделение фрагмента текста - Щелчок, плюс перетаскивание или щелчок в начале слова, плюс нажатие клавиши <Shift> и щелчок в конце слова

Выделение строки текста - Щелчок в области выделения напротив строки

Выделение нескольких строк - Щелчок в области выделения и перетаскивание для выделения нужных строк 

Выделение предложения - Нажатие клавиши <Ctrl> и щелчок на предложении

Выделение абзаца - Двойной щелчок в области выделения напротив абзаца или тройной щелчок на абзаце

Выделение всего документа - Нажатие клавиши <Ctrl> и щелчок в области выделения

Выделенный текст можно быстро удалить, переместить или скопировать.

Выделение текста с помощью клавиатуры: нажать клавишу <F8>, чтобы активизировать функцию выделения (индикатор ВДЛ и строке состояния станет активным). Для выделения символов, слов или предложений используются кнопки со стрелками для перемещения по тексту. Быстро выделить целое слово можно, нажав клавишу <F8>, после чего нажать клавишу <Spacebar>; для выделения целого предложения нажать клавишу <F8>, после чего нажать клавишу <.(точка)>; для выделения абзаца нажать клавишу <F8>, после чего нажать клавишу <Enter>. Отключить функцию выделения можно нажатием клавишу <Esc>. И второй способ: активизировать функцию выделения, нажав клавишу <F8>; нажать ее еще раз, чтобы выделить слово; в третий раз — чтобы выделить предложение; четвертый, — чтобы выделить абзац, и пятый раз, — чтобы выделить весь документ сразу.

 

1.11 Удаление, копирование и перемещение текста

 

Для редактирования потребуется также  такие действия, как удалить, скопировать или переместить текст, используются мышь и клавиатура.

Удаление текста можно выполнять  одним из нескольких способов. Простейший способ удаления символов текста - с  помощью клавиши <Backspace> или <Del,> если ни один символ в тексте документа не выделен: <Del> - нажатие этой клавиши приводит к удалению одного символа справа от точки вставки; <Backspace> - нажатие этой клавиши приводит к удалению одного символа слева от точки вставки. Чтобы удалить текст (содержащий более одного символа) можно использовать клавиатуру или мышь для выделения нужного фрагмента текста и затем нажать клавишу <Delete>. Также вместо нажатия клавиши <Delete> можно приступить к вводу нового текста, в результате выделенный существующий фрагмент текста заменяется. В этих случаях фрагмент текста удаляется навсегда. Если нужно удалить фрагмент текста из определенного места документа, и он будет использоваться в другом месте, нужно использовать команду Вырезать из меню Правка (он автоматически помещается в буфер обмена Office - доступен через отдельную область задач окна приложения). Для вырезания текста и последующей вставки в новое место нужно:

1- выделить текст, щелкнуть на  кнопке Вырезать на стандартной панели инструментов (или комбинацию клавиш < Ctrl +Х>),

2- щелкнуть I -образным курсором в том месте, где нужно поместить точку вставки,

3- щелкнуть на кнопке Вставить на стандартной панели инструментов (или комбинацию клавиш < Ctrl +V>). Если необходимо скопировать или вырезать несколько элементов, а потом вставить их в различных местах документа также придется использовать буфер обмена, выполняя следующие действия:

1- для отображения области задач  Буфер обмена выбрать команду  Правка → Буфер обмена. В правой  части окна приложения появится  область задач Буфер обмена,

2- выделить, скопировать (или вырезать) в буфер обмена несколько элементов, 

3- поместите точку вставки в  нужном месте документа и щелкнуть на том элементе в области задач Буфер обмена, который необходимо вставить - Word автоматически вставит элемент в документ.

Для того чтобы скопировать и  вставить текст нужно выполнить  следующие действия:

1- при помощи мыши или клавиатуры  выделить текст, который нужно  скопировать,

2- выбрать команду Правка → Копировать (или комбинацию клавиш <Ctrl +С>),

3- поместите точку вставки в месте документа, куда нужно скопированный текст,

4- выбрать команду Правка → Вставить (или комбинацию клавиш < Ctrl +Р>). Быстро получить доступ к средствам копирования, вырезания и вставки позволяют значки Копировать, Вырезать и Вставить на панели инструментов Word.

Еще один способ переместить текст - выделить его и перетащить в  новое место - метод перетаскивания. Для этого достаточно выделить текст, навести на него указатель мыши (указатель примет форму стрелки), нажать кнопку мыши и перетащить указатель перемещения на новое место в документе. В момент перетаскивания в тексте появится пунктирная точка вставки, остается поместить ее в нужное место, после чего отпустить кнопку мыши - текст переместится в новое место.

Word позволяет копировать и перемещать текст и между различными документами. Для этого необходимо открыть соответствующие документы и воспользоваться всеми методами копирования, вырезания, вставки и даже методом перетаскивания для перемещения сведений из одного документа в другой. Как это сделать:

1- открыть документ, из которого нужно скопировать текст и документ, в который нужно его вставить (щелкнув на соответствующей кнопке, на панели задач Windows или выбрав название документа из меню Окно),

2- в документе, содержащем сведения, которые нужно скопировать выделить  тот текст, который нужно скопировать,  выберите команду Правка → Копировать,

3- перейти к документу, в который нужно вставить сведения, выбрать команду Правка → Вставить - текст будет вставлен в документ (также соответственно можно применить команду Вырезать вместо команды Копировать). Чтобы воспользоваться методом "перетащить и опустить" (drag-and-drop)необходимо:

1- открыть необходимые документы,  выбрать команду Окно → Упорядочить все, каждый документ будет отображаться в отдельном окне в рабочей области Word.

2- найти необходимый текст, выделить  его и перетащить из текущего  документа на новое место в  другом документе.

 

1.12 Изменение шрифтов

 

Word позволяет менять внешний вид текста в документах – размер шрифта, его стили и формы начертания. Шрифты установлены на компьютере, часть из них входит в состав Windows, другие шрифты добавляются при установке Office, и плюс к этому, можно приобрести отдельно специальные наборы шрифтов. Каждый шрифт имеет свой уникальный внешний вид (Arial, Blackadder ITC, Times New Roman, Courier New и т.д.). Можно изменять размеры символов и их атрибуты, полужирное или курсивное начертание, а также подчеркивание (Arial, Blackadder ITC, Times New Roman, Courier New). Шрифт, размер шрифта и его атрибут можно выбрать перед началом ввода текста или изменить его в любой нужный момент, а также изменить уже введенный, выделив текст и изменив используемый шрифт (щелкнуть в раскрывающемся списке Шрифт на панели инструментов Форматирование) и атрибут. Изменить атрибут шрифта можно, воспользовавшись соответствующими кнопками на панели инструментов Форматирование (щелкнуть на соответствующих кнопках, таких как Полужирный, Курсив или Подчеркнутый). Для того чтобы отменить определенный атрибут, нужно щелкнуть на соответствующей кнопке еще раз. Если нужных кнопок нет на панели инструментов - нужно проделать следующие действия: щелкнуть на кнопке Параметры панелей инструментов, выбрать Добавить или удалить кнопки, щелкнуть на названии панели инструментов, на которую нужно добавить кнопки, из списка выбрать нужные кнопки. Если вообще не видно на экране панели инструментов Форматирование, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на любой из панелей инструментов и выберите Форматирование из предложенного контекстного меню. Однако доступ к некоторым атрибутам шрифтов можно получить только через диалоговое окно Шрифт. Для отображения диалогового окна Шрифт: выбрать команду Формат→Шрифт - на ‌экране отобразится диалоговое окно Шрифт. Диалоговое окно Шрифт позволяет выбрать несколько атрибутов шрифтов, его размер, начертание, а также атрибуты, такие как надстрочный, подстрочный, зачеркнутый с тенью и т.д. В диалоговом окне Шрифт можно выбрать необходимый вариант из раскрывающегося списка Шрифт; изменить начертания шрифта на курсив, полужирный или полужирный курсив, выбрав необходимый вариант из списка Начертание; изменить размер шрифта, выбрав необходимый вариант из раскрывающегося списка Размер; изменить параметры подчеркивания, выбрав необходимый вариант из раскрывающегося списка Подчеркивание; изменить цвет текста, выбрав необходимый вариант из раскрывающегося списка Цвет текста; выбрать любой из специальных эффектов, таких как надстрочный, подстрочный, зачеркнутый и с тенью, установив соответствующий флажок в нижней части диалогового окна. Пример комбинации параметров виден в области просмотра в нижней части окна, получив необходимый результат, нужно щелкнуть на кнопке ОК. Каждый пользователь может настроить свой шрифт по умолчанию (этот шрифт будет использоваться по умолчанию при создании документов). Для этого нужно выбрать все необходимые атрибуты в диалоговом окне Шрифт, щелкнуть на кнопке По умолчанию (в нижнем левом углу диалогового окна). Затем щелкнуть на кнопке Да в диалоговом окне, которое Word отобразит для подтверждения изменений.

Также выбирать и отключать определенные атрибуты форматирования можно при  помощи комбинации клавиш:

 

Полужирный <Ctrl+B>

Курсив <Ctrl+I>

Подчеркивание <Ctrl+U>

Двойное подчеркивание <Ctrl+Shift+D>

Подстрочный <Ctrl +=>

Надстрочный <Ctrl+Shift++>

 

Одно нажатие комбинации, активизирует определенный атрибут, второе нажатие - его отключает.

 

1.13 Выравнивание текста

 

Еще один важный атрибут текста в документах - его размещение на странице. В редакторе Word это можно проделать довольно легко. Можно выбрать один из следующих вариантов выравнивания:

Выравнивание по левому краю (выравнивание по умолчанию). В этом случае текст  будет с ровным левым полем  и неровным правым;

Выравнивание по правому краю. В  этом случае текст будет с ровным правым полем и неровным левым;

Выравнивание по центру. Текст, выровненный  по центру, характеризуется тем, что  левое и правое поля для каждой строки равны;

Выравнивание по ширине. В этом случае текст будет с ровными  левым и правым полями, что приводит к неравномерному распределению  текста по странице.

Для изменения выравнивания текста в документе используются соответствующих кнопки панели инструментов Форматирование или в диалоговом окне Абзац. Размещение текста на странице можно устанавливать перед вводом нового текста, а также изменять уже существующее размещение в готовом тексте (предварительно, выделив нужный абзац).

При создании документа также можно  форматировать текст в колонки, в список (маркированный, нумерованный, многоуровневый), заключать в рамку  (как абзац, так и всю страницу), устанавливать цветовую заливку, фон.

Для установки этих функций нужно  произвести следующие действия: поместить  указатель мыши в нужном абзаце; выбрать из меню Формат необходимое  действие; в открывшемся диалоговом окне выбрать параметры и щелкнуть на кнопке ОК.

 

1.14 Использование стилей

 

Это совокупность атрибутов форматирования, которая сохраняется под определенным именем. Можно создавать стили  для текста: стили знаков (определенный размер шрифта, полужирное или курсивное  начертание и т.д.), стили абзацев (сведения о выравнивании, отступах и межстрочных интервалах). Просмотреть  или создать стиль можно, выбрав команду Формат → Стили и форматирование (или на кнопке Стили и форматирование панели инструментов Форматирование). При использовании стилей для  форматирования знаков текста или абзацев  в документе можно в любом  момент изменить атрибуты, сохраненные  в стиле, и эти изменения немедленно применяются ко всему тексту в  документе. Это позволяет очень  быстро изменить внешний вид текста всего документа. (Примечание: стили  абзацев содержат атрибуты форматирования абзацев и символов, стили знаков применяются только к предварительно выделенным словам)