Возможности MS Word и MS Excel

Содержание:

 Введение

1. Microsoft Word
1. Создание документа Microsoft Word
2. Использование шаблонов документов
3. Использование мастеров Word
4. Сохранение документа
5. Закрытие открытие документа
6. Перемещение по документу
7. Ввод текста
8. Редактирование документа
9. Добавление нового текста
10. Выделение текста
11. Удаление, копирование, перемещение текста
12. Изменение шрифтов
13. Выравнивание текста
14. Использование стилей
15. Проверка документа
16. Печать документа
17. Создание таблицы
18. Дополнительные возможности Word
2. Microsoft Excel

2.1. Microsoft excel, понятия и возможности

2.2 Основные элементы окна Microsoft excel

2.3 Структура электронных таблиц

2.4 Возможные ошибки при использовании  функций в формулах

Заключение

Список литературы 
ВВЕДЕНИЕ

 

Microsoft Office , самое популярное семейство офисных программных продуктов.

Microsoft Office - семейство программных продуктов Microsoft, которое объединяет самые популярные в мире приложения в единую среду, идеальную для работы с информацией. В Microsoft Office входят текстовый процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint и новое приложение Microsoft Outlook. Все эти приложения составляют Стандартную редакцию Microsoft Office. В Профессиональную редакцию входит также СУБД Microsoft Access

Программа Microsoft Word – это создание и редактирование текстовых документов. Кроме того, Word обладает широкими возможностями размещения в документе графических объектов, таблиц, диаграмм, гиперссылок. Программа Word удобна для работы с большими документами благодаря имеющимся в ней средствам создания указателей, оглавлений, колонтитулов, иерархических заголовков и т.п.

Microsoft Word – мощный текстовый процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста.

Программа Microsoft Excel предназначенна для организации данных в таблице для документирования и графического представления информации.

Преимуществом MS Excel является то, что программа помогает оперировать большими объемами информации. рабочие книги MS Excel предоставляют возможность хранения и организации данных, вычисление суммы значений в ячейках.

В наше время, каждому человеку важно  знать и иметь навыки в работе с приложениями Microsoft Office, так как современный мир насыщен огромным количеством информацией, с которой просто необходимо уметь работать.

Более подробно в этом реферате будет  представлено приложение MS Word и Excel, их функции и возможности.

1. MICROSOFT WORD

1.1 Создание документа  Word

 

Чтобы создать новый документ Word, есть три способа.

1. Создать новый пустой документ с помощью шаблона Word.
2. Создать документ, воспользовавшись своим ранее созданным шаблоном.
3. Создать документ, воспользовавшись одним из мастеров Word, например мастером факсов или мастером писем.

Использование шаблона или мастера, значительно упрощает создание документа. Шаблон - это заготовка документа, которая уже содержит определенные стили форматирования, а иногда и некоторый текст. Шаблон Новый документ не содержат никакого постоянного текста (как это бывает при использовании других шаблонов), и форматирование текста в подобных документах полностью отражает стандартные настройки Word касающиеся полей, шрифтов и других атрибутов документов.

Для создания нового Документа нужно  выполнить следующие действия:

1. Выбрать команду Файл → Создать. В правой части окна программы отобразится область задач Создание документа. В группе Создание с помощью шаблона щелкните на ссылке Общие шаблоны; Word отобразит диалоговое окно Шаблоны, на разных вкладках которого будут присутствовать определенные группы шаблонов.

2. Выбрать вкладку Общие диалогового окна Шаблоны, после чего щелкнуть на значке Новый документ. В окне Word появится новый документ (так же при создании нового документа можно использовать любой из шаблонов, доступный в диалоговом окне Шаблоны). Самый быстрый способ создания документа - щелчок на кнопке Создать файл (стандартной панели инструментов).

 

 

 

1.2 Использование шаблонов  документов

 

Не обязательно основывать документ на шаблоне Новый документ. Вместо этого можно воспользоваться  специальными шаблонами Word. Эти шаблоны значительно упрощают создание документов различных типов, от записок до газет. Шаблоны содержат специальные текст и атрибуты документа; таким образом, внешний вид и макет документа уже заранее определены параметрами шаблона. Сюда относятся поля, шрифты, графические изображения и другие атрибуты. Для того чтобы создать документ на основе определенного шаблона, нужно выполнить следующие действия:

1- выбрать команду Файл → Создать, в правой части окна программы отобразится область задач Создание документа. В группе Создание с помощью шаблона щелкнуть на ссылке Общие шаблоны; Word отобразит диалоговое окно Шаблоны. 2- выбрать одну из вкладок диалогового окна Шаблоны, например Записки. Выбрать подходящий вариант записки и щелкнуть на кнопке OK (или дважды щелкнуть на значке соответствующего шаблона). 3- в окне программы отобразится новый документ, основанный на выбранном шаблоне. Значительная часть документов, основанных на шаблонах, уже содержит текст, например заголовки, а также различные атрибуты текста, в частности шрифты. Например, документ, основанный на шаблоне Изысканная записка, уже имеет разметку записки и содержит сведения о текущей дате. Текст очень легко добавить в документ, особенно при использовании свободного ввода. Просто нужно щелкнуть в любом месте документа и вводить текст. Многие шаблоны (например, шаблон Изысканная записка) включают текст с подсказками о работе с шаблоном. Любой подобный текст можно выделить и заменить другим, именно тем, который нужен.

 

1.3 Использование мастеров  Word

 

Мастера Word содержатся на тех же вкладках диалогового окна Шаблоны, что и обычные шаблоны. Отличить мастера от шаблона поможет небольшое изображение волшебной палочки на их значке.

Для создания нового документа с  помощью мастера нужно выполнить  следующие действия:

1- выбрать команду Файл → Создать, в правой части окна программы отобразится область задач Создание документа.

2- в группе Создание с помощью  шаблона щелкнуть на ссылке  Общие шаблоны; Word отобразит диалоговое окно Шаблоны. В этом диалоговом окне перейти на вкладку, которая соответствует типу того документа, который нужно создать.

3- для того чтобы приступить к созданию документа с помощью мастера, дважды щелкнуть на значке соответствующего мастера (например, на значке Мастер записок на вкладке Записки). На экране появится диалоговое окно мастера, в котором перечислены все основные действия, которые необходимы для создания документа. В правой части диалогового окна Мастера располагаются краткие сведения о процессе создания документа. Для перемещения к следующему этапу создания документа нужно щелкнуть на кнопке Далее, расположенной в нижней части окна мастера. После выполнения всех действий щелкнуть на кнопке Готово, чтобы закрыть мастер. В окне Word появится новый документ, созданный с помощью определенного мастера. Мастера, значительно отличаются между собой, в зависимости от того, документ какого типа нужно создать. Например, Мастер резюме приводит к созданию документа, который совсем не похож на документ, который создается с помощью мастера конвертов. При работе с мастером всегда можно щелкнуть на кнопке Назад, если был выполнен какой-то лишний шаг (также можно вообще закрыть документ и начать все с начала).

 

1.4 Сохранение документа

 

Сохранение документа - это один из самых важных аспектов работы с  любым приложением. Если документ Word не сохранен, все результаты работы будут потеряны. Для сохранения документа нужно выполнить следующие действия:

1- щелкнуть на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов Word или выберите команду Файл → Сохранить, на экране появится диалоговое окно Сохранение документа.

2- нужно указать имя файла  в текстовом поле Имя файла.  Если требуется сохранить документ  в формате, отличном от стандартного  формата Word (.doc), нужно выбрать формат из раскрывающегося списка Тип файла.

3- для сохранения документа в другом месте (по умолчанию выбрана папка Мои документы) нужно воспользоваться раскрывающимся списком Папка.

4- дважды щелкнуть на значке  нужной папки в списке Папка. 

5- указав имя файла и его  расположение, щелкнуть на кнопке Сохранить. Word сохранит документ и вернется к окну документа.

Для сохранения изменений, внесенных  в документ, просто нужно щелкнуть на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов. Так же можно воспользоваться функцией автосохранения. В этом случае нужно выбрать команду Сервис → Параметры; перейти на вкладку Сохранение. Флажок Автосохранение каждые должен быть установлен, в соседнем текстовом поле устанавливается количество минут, через которое программа должна выполнять автоматическое сохранение документов. Это средство не заменяет использование команды Файл → Сохранить, а только позволяет восстановить значительную часть документа в случае сбоя.

 Если необходимо сохранить  резервную копию документа при  каждом сохранении внесенных  изменений, следует выполнить следующие действия:

1- выбрать команду Сервис →  Параметры. 

2- в диалоговом окне Параметры  перейти на вкладку Сохранение, на которой установить флажок Всегда создавать резервную копию. Щелкнуть на кнопке ОК, чтобы вернуться к документу.

3- указать имя файла и сохранить  документ в подходящей папке.  Теперь после каждого использования  команды Сохранить для сохранения изменений, внесенных в документ, резервная копия файла (с расширением .wbk) также будет сохранятся на жестком диске. Эта резервная копия представляет собой предыдущую копию документа еще до внесения изменений. Каждое последующее сохранение приводит к замене резервной копии файла его предыдущей версией. Также возможно сохранить текущую версию Документа под другим именем.

Для этого потребуется команда Сохранить как. Для того чтобы сохранить копию документа под новым именем, нужно выполнить следующие действия:

1- выбрать команду Файл → Сохранить как.

2- в диалоговом окне Сохранение  документа указать новое имя  файла в текстовом поле Имя  файла. 

3- щелкнуть на кнопке Сохранить. Файл будет сохранен под новым именем.

 

1.5 Закрытие и открытие  документа

 

Завершая работу с документом его  нужно закрыть. Для того чтобы  закрыть документ, следует выбрать  команду Файл → Закрыть. Также можно закрыть документ, щелкнув на кнопке Закрыть (со значком ), расположенной в правой части строки заголовка окна документа. Если работа велась с несколькими документами, закрытие одного из них не приведет к закрытию приложения Word. Если требуется завершить работу с Word, нужно выбрать команду Файл → Выход. Перед тем как закрыть документ, программа проверит, сохранены ли последние внесенные в него изменения. В противном случае программа запросит сохранение изменений. Чтобы сохранить документ нужно щелкнуть на кнопке Да.

Для того чтобы открыть существующий файл Word, нужно выполнить следующие действия:

1- выбрать команду Файл → Открыть, на экране отобразится диалоговое окно Открытие документа.

2- по умолчанию Word отобразит список файлов, сохраненных в папке Мои документы. Если необходимый документ сохранен в другой папке, щелкнуть в раскрывающемся списке Папка и выбрать диск и папку, в которой сохранен документ.

3- для открытия файла документа щелкнуть на его значке, после чего щелкнуть на кнопке Открыть (или дважды щелкнуть на значке файла). Если документ имеет формат отличный от стандартного формата документов Word (.doc), нужно выбрать соответствующий вариант из раскрывающегося списка Тип файлов.

 

1.6 Перемещения по  документу

 

Word предоставляет несколько приемов для перемещения по документу.

Перемещаться можно по документу  с помощью вертикальной и горизонтальной полос прокруток (соответственно, щелчок на кнопке со стрелкой вверх на вертикальной полосе прокрутки позволяет перемещаться к началу документа, щелчок на кнопке со стрелкой вниз на вертикальной полосе прокрутки позволяет перемещаться к концу документа). На вертикальной полосе прокрутки также есть кнопки Предыдущая страница и Следующая  страница (кнопки с двойными стрелками, направленными вниз и вверх соответственно). Эти кнопки позволяют (при помощи мыши) пролистывать документ целыми страницами. Также вращая колесико, расположенное  между кнопками мыши, возможна быстрая прокрутка документа (скорость перемещения соответствует скорости вращения колесика). Горизонтальная полоса прокрутки функционирует так же, как и вертикальная, позволяя перемещаться по документу в рамках одной страницы. Полосы прокрутки позволяют просматривать определенную часть страницы или определенную страницу документа, но это не приводит к перемещению точки вставки. Для того чтобы переместить точку вставки (при работе с мышью), нужно перейти к определенному месту в документе, разместить над ним І - образный курсор и щелкнуть мышью (в документе разместится точка вставки).