Технические средства, используемые при создании и обработке документов

Бумага соответствует  многим требованиям: относительно проста в изготовлении, доступна, в меру прочна, достаточно долго хранится и позволяет легко фиксировать  информацию. Самое ценное качество бумаги -она позволяет тиражировать информацию. Массовое распространение информации с помощью книгопечатания стало возможным лишь в результате промышленного изготовления бумаги.

Появление искусственных  носителей на полимерной основе (шеллак, полихромвинил, полупроводник, биомасса) пополнило видовое разнообразие документов, способных нести звуковую речь, музыку, движущееся и объемное изображение. Были созданы грампластинки, магнитные пленки, фото- и кинопленки, магнитные и оптические диски  — материальные носители такой информации, которая не может быть зафиксирована  на бумаге.

К полимерно-пленочным документам относятся: кинодокументы (кино-, диа-, видеофильм), фотодокументы (диапозитив, микрофильм, микрокарта, микрофиша), фонодокументы (магнитные фонограммы для записи изображения и звука), документы  для использования в ЭВМ (перфоленты).

Группу полимерно-пластиночных документов составляют: гибкий магнитный  диск, магнитная карта, гибкая и жесткая  грампластинка, оптический диск — как  жесткий, так и мягкий.

Передача документированной  информации во времени и пространстве непосредственно связана с физическими  характеристиками её материального  носителя. Документы, будучи массовым общественным продуктом, отличаются сравнительно низкой долговечностью. Во время своего функционирования в оперативной  среде и особенно при хранении они подвергаются многочисленным негативным воздействиям, вследствие перепадов  температуры, влажности, под влиянием света, биологических процессов  и т.д.

Поэтому не случайно проблема долговечности материальных носителей  информации во все времена привлекала внимание участников процесса документирования. Уже в древности наблюдается  стремление зафиксировать наиболее важную информацию на таких сравнительно долговечных материалах, как камень, металл.

В процессе документирования наблюдалось стремление использовать качественные, стойкие краски, чернила.

Однако, решая проблему долговечности, человек сразу же вынужден был  заниматься и другой проблемой, заключавшейся  в том, что долговечные носители информации были, как правило, и более  дорогостоящими. Поэтому постоянно  приходилось искать оптимальное  соотношение между долговечностью материального носителя информации и его стоимостью. Эта проблема до сих пор остаётся весьма важной и актуальной.

Рассмотрим запоминающее устройство, как вид носителя информации.

Запоминающее устройство (ЗУ) — носитель информации, предназначенный  для записи и хранения данных. В  основе работы запоминающего устройства может лежать любой физический эффект, обеспечивающий приведение системы  к двум или более устойчивым состояниям. ЗУ можно классифицировать по устойчивости записи на:

Постоянные ЗУ (ПЗУ), содержание которых не может быть изменено конечным пользователем (например, CD-ROM). ПЗУ в  рабочем режиме допускает только считывание информации;

Записываемые ЗУ (ППЗУ), в  которые конечный пользователь может  записать информацию только один раз (например, CD-R);

Многократно перезаписываемые ЗУ (ПППЗУ) (например, CD-RW);

Оперативные ЗУ (ОЗУ) обеспечивает режим записи, хранения и считывания информации в процессе её обработки. Быстрые, но дорогие ОЗУ (SRAM) строят на триггерах, более медленные, но дешёвые  разновидности ОЗУ — динамические ЗУ (DRAM) строят на конденсаторах. В обоих  видах ЗУ информация исчезает после  отключения от источника тока.

По типу доступа  ЗУ делятся на:

1. Устройства с последовательным доступом (например, магнитные ленты);
2. Устройства с произвольным доступом (RAM) (например, оперативная память);
3. Устройства с прямым доступом (например, жесткие магнитные диски);
4. Устройства с ассоциативным доступом (специальные устройства, для повышения производительности БД).

По геометрическому  построению:

1. дисковые (магнитные диски, оптические, магнитооптические);
2. ленточные (магнитные ленты, перфоленты);
3. барабанные (магнитные барабаны);
4. карточные (магнитные карты, перфокарты, флэш-карты, и др.)
5. печатные платы (карты DRAM).

По физическому  принципу:

перфорационные (с отверстиями  или вырезами):

- перфокарта;

- перфолента;

с магнитной записью:

- ферритовые сердечники;

- магнитные диски (жесткий  и гибкий);

- магнитные ленты;

- магнитные карты;

оптические:

- CD

- DVD

- HD-DVD

- Blu-ray Disc

Магнитооптические

- CD-MO

Использующие накопление электростатического заряда в диэлектриках (конденсаторные ЗУ, запоминающие электроннолучевые  трубки);

Использующие эффекты  в полупроводниках (EEPROM, флэш-память);

Звуковые и ультразвуковые (линии задержки);

использующие сверхпроводимость (криогенные элементы) и др.

По форме записанной информации выделяют аналоговые и цифровые запоминающие устройства.

Цифровые запоминающие устройства — устройства, предназначенные для  записи, хранения и считывания информации, представленной в цифровом коде.

Говоря об электронном  документе необходимо учитывать  форматы этих документов. Формат электронного документа – это формат файла  в котором содержится текстовая  и аудиовизуальная информация в  закодированном виде. Текстовые форматы используются для создания текстов при помощи текстовых процессоров.

- DOC для просмотра и  изменения текста документа

- PDF формат отображения  документа в идентичном виде

- RTF предназначен для просмотра  документов, их редактирования в  различных версиях программных  продуктов.

 

2.1 Способы и  средства изменения, тиражирования  и физической обработки документов

  В связи с повсеместным использованием средств изменения, тиражирования и физической обработки документов непосредственно в сфере управления, в различных офисах и организациях, такие средства стали называть «офисная организационная техника» (оргтехника) - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

Средства оргтехники для  офиса солидной фирмы могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование, как персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные  аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный  аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный  аппарат, машину для уничтожения  документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное  оборудование, стеллажи и шкафы для  хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту  и др.

К оргтехнике в широком  смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты  и приспособления, машины, мебель и  т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле слова  под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи

Опишем некоторые исторические сведения, связанные с появлением оргтехники, и ее «предшественников», а так же расскажем о способах копирования и тиражирования  документов.

С целью облегчить и  ускорить процесс копирования в  начале XIX столетия стала использоваться копировальная бумага («копирка»). «Устройство  для получения копий писем  и документов» запатентовал в 1806 году англичанин Р. Веджвуд. В изобретённом им устройстве тонкая бумага пропитывалась  синими чернилами, а затем высушивалась между двумя листами промокашки. Полученную таким способом «копирку»  можно было подкладывать под лист бумаги при письме и получать его  копию. Начавшийся в конце XIX века массовый выпуск пишущих машин привёл к  появлению черной копирки, близкой  по качеству к современной. Её использование  позволило изготавливать несколько  копий документа. Была изобретена полиэтиленовая копирка, позволяющая получать 15-20 четких оттисков одновременно. В настоящее  время для пропитки копировальных  бумаг, используются примерно те же самые  красящие вещества, что и при изготовлении лент для пишущих машин.

Научно-технический прогресс привёл к изобретению в XIX- XX веках  целого ряда оригинальных технологий копирования и тиражирования  и соответствующих средств репрографии (от лат re – приставка, указывающая  на повторное действие, produce – произвожу  и греч. grapho – черчу, пишу, рисую - обобщённое название процессов копирования  документов) и оперативной полиграфии. К числу наиболее распространённых в этот период способов копирования относились следующие:

- фотографический – один  из давних способов копирования.  Он даёт высокое качество, однако  является дорогим и длительным  по времени, в следствии сложности  процесса обработки фотоматериалов. Фотокопирование производится как  с помощью обычных фотоаппаратов,  так и с использованием специальной  фототехники. В частности в  конце XX века в России был  изобретен реставрационный архивный  фотоаппарат, позволяющий копировать  тексты документов, считавшихся  ранее невосстановимыми. С его  помощью, к примеру, удалось  прочесть 18 листов пергамента, обнаруженных  при раскопках в кремле ещё  в 1843 г.

Разновидностью фотокопирования  является микрофотокопирование (микрофильмирование) – изготовление фотографическим  способом микроформ, т.е. уменьшенных (от 7 до 150 раз) копий документов. Разновидностью микрокопирования является микрофиширование – запись фотографическим способом информации на плоскую фотографическую  плёнку стандартного размера А6 (105*148 мм) уменьшается с помощью оптики в 24 раза и фиксируется на микрофише  в виде небольшой ячейки. Всего  на стандартном микрофише размещается 98 уменьшенных изображений обычных  страниц текста. Однако разработаны  технологии, позволяющие размещать  на микрофише до 270 изображений страниц.

Имеющаяся в настоящее  время аппаратура записи и воспроизведения  информации с помощью микрофиш позволяет  осуществить съемки печатного текста на микрофишу с производительностью 1500-2000 документов в час (15 микрофиш). Необходимо отметить, что чтение микрофиш возможно только с помощью увеличительной аппаратуры.

Диазографический метод (светокопирование) используется обычно при копировании большеформатной  чертежно-технической документации на специальную светочувствительную (к ультрафиолетовым лучам) диазобумагу, впервые такие копии были получены в Великобритании в 1842 году.

Термографическое копирование (термография) осуществляется с помощью  термокопировальных аппаратов на специальную  термореактивную бумагу, либо через  термокопировальную бумагу на обычную  бумагу. В основе лежит принцип  облучения бумаги интенсивным потоком  тепловых инфракрасных лучей, осуществляющих местный нагрев, который затем  передается термореактивной бумаге;

Электрографическое копирование (ксерография) впервые было предложено Россиянином Е.Е. Гориным в 1916 году. В настоящее время является наиболее распространенным. Этот метод позволяет  быстро, качественно и сравнительно экономично копировать необходимые  документы. Причем в процессе копирования  возможно масштабирование и редактирование документов.

Цифровое электрографическое копирование (цифровое копирование). Цифровой копировальный аппарат позволяет  копировать не только быстро и качественно  но и получать копии, лучше оригинала. Однако в процессе управления очень  часто необходимо размножать документы  тиражом 50-100 и более экземпляров. Начиная с 1980-х гг., приходит электронотрафаретная печать (ризография), как наиболее перспективный  способ оперативной полиграфии. Она  осуществляется с помощью цифровых множительных аппаратов – ризографов, а так же дупликаторов. Они позволяют  осуществлять тиражирование непосредственно  с компьютера со скоростью до 130 оттисков в минуту.

Для массового размножения  документов используются различные  полиграфические способы печати, самыми совершенными из них являются высокая и глубокая печать, используемая для массового тиражирования книг, брошюр и другой печатной продукции. Необходимость, на сегодняшний день владеть информацией, быть в курсе всех дел, новинок заставляет человека изобретать более новые технологии, позволяющее размножать, тиражировать, обрабатывать документируемую информацию. Вся эта организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.