СУБД Access: БД ООО "Дозор-Р"

Так как данные любого запроса, кроме запросов – действий, существуют только на экране в момент открытия, и не записываются на диск, то такие  запросы – результирующие таблицы  с динамическими действиями. Так  как при закрытии запроса данные исчезают.

Если данные запроса требуют  длительного хранения, то из этого  запроса создают таблицу, которая  автоматически записывается на диск, с другими таблицами БД.

Для создания запросов можно воспользоваться  конструктором запросов и мастером запросов.

Окно  конструктора запросов разделено на две панели. Верхняя панель содержит схему данных запроса, которая включает выбранные для данного запроса таблицы. Таблицы представлены списками полей. Нижняя панель является бланком запроса по образцу, который нужно заполнить.

В окне запроса отображаются выбранные  таблицы и связи между ними, имеющиеся в схеме данных базы. Связи для объединения, которые  не может установить Access автоматически, может создать пользователь, перетащив  задействованные в связи поля из одного списка полей в другой.

Бланк запроса по образцу представлен  в виде таблицы в нижней панели окна запроса. До формирования запроса  эта таблица пуста.   

  Каждый столбец бланка относится к одному полю, с которым нужно работать в запросе. Поля могут использоваться для включения их в результат выполнения запроса, для задания сортировки по ним, а также для задания условий отбора записей.

При заполнении бланка запроса необходимо:

• в строку Поле включить имена полей, используемых в запросе;
• в строке Вывод на экран отметить поля, которые должны быть включены в результирующую таблицу;
• в строке Условие отбора задать условия отбора записей;
• в строке Сортировка выбрать порядок сортировки записей результата.

Каждый  столбец бланка запроса соответствует  одному из полей таблиц, на которых  строится запрос. Кроме того, здесь  может размещаться вычисляемое  поле, значение которого вычисляется  на основе значений других полей.

Для включения  нужных полей из таблиц в соответствующие  столбцы запроса можно воспользоваться  следующими приемами:

• в первой строке бланка запроса Поле щелчком мыши вызвать появление кнопки списка и выбрать из списка нужное поле. Список содержит все поля таблиц, представленных в бланке запроса;
• перетащить нужное поле из списка полей таблицы в схеме данных запроса в первую строку бланка запроса.

В списке полей каждой таблицы на первом месте  стоит символ *, который означает "все поля таблицы". Этот пункт выбирается, если в запрос включаются все поля. Для удаления поля в бланке запроса надо выделить удаляемый столбец, щелкнув кнопкой мыши в области маркировки столбца, и нажать клавишу DEL или выполнить пункт меню Правка/Удалить столбец. После завершения конструирования запроса, его можно открыть для просмотра. Форма просмотра запроса — табличная.

При создании с помощью Мастера необходимо определить:

1. Поля  в базе данных, по которым будет  идти поиск информации;

2. Предмет  поиска в базе данных;

3. Перечень  полей в результате выполнения  запроса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3.1. Запрос «Клиенты, не имеющие  заказа»

 

Рис. 3.2. Персональный запрос по стоимости  заказов 

 

Рис. 3.3. Запрос «Премиальные» 

 

 

Рис. 3.4. Запрос «Средний счет к оплате» 

 

Рис. 3.5. Запрос «Стоимость каждого  заказа» 

 

Рис. 3.6. Запрос «Счета клиентов к оплате» 

 

 

Рис. 3.7. Запрос «Электромонтеры ОПС_проверка_допуск» 

 

Рис.  3.8. Запрос «Данные по датам  монтажа»

 

Рис. 3.9. Запрос «Общая стоимость заказов»

 

Рис. 3.10. Запрос «Персональный счет клиента»

 

Рис. 3.11. Запрос «Ведомость по приборам»

 

Рис. 3.12. Запрос «Скидки»

 

 

 

 

 

 

4. Формы

Access предоставляет широкие возможности  по конструированию графического  интерфейса пользователя для  работы с БД. Формы являются  важнейшим инструментом, позволяющим  осуществить первоначальную загрузку  записей в таблицы, выполнить  их просмотр и редактирование. При этом работа пользователя  с БД выполняется в привычном  для него виде — в виде  документа.   

  При наличии схемы данных формы помогают выполнить корректный ввод данных в систему взаимосвязанных таблиц. При этом реализуется важнейший аспект технологии работы с БД — однократный ввод данных.   

 Для  конструирования форм необходимо  предварительно выполнить определенную  последовательность действий по  разработке СУБД:

• сконструировать таблицы БД; 
• определить связи между таблицами и создать схему данных;
• определить эскиз экранной формы и состав размещаемых на ней объектов.

 

     Конструирование форм обычно выполняют в режиме Мастера с последующей доработкой вручную в режиме конструктора. Мастер позволяет быстро разработать заготовку формы с необходимыми полями и связями, однако, он создает только типовые конструкции, вид которых может не устраивать пользователя. Переход в режим конструктора позволяет устранить недостатки оформления.

 

Рис. 4.1. Форма «Оформление клиента»

 

Рис. 4.2. Форма «Информация по приборам»  связанная с формой «Заказы»

 

Рис. 4.3. Форма «Заказы»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Отчеты

Средства Access по разработке отчетов предназначены  для создания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод  данных из таблиц в виде выходного  печатного документа. Эти средства позволяют конструировать отчет  сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа.   

  Перед началом конструирования отчета пользователь должен произвести подготовительную работу, в результате которой определяется требуемый макет отчета.

В процессе конструирования  формируется состав и содержание разделов отчета, а также размещение в нем значений, выводимых из полей  таблиц базы данных. Кроме того, оформляются  заголовки, подписи реквизитов отчета, размещаются вычисляемые реквизиты.

Средства конструирования  отчета позволяют группировать данные по нескольким уровням. Для каждого  уровня могут производиться вычисления итогов, определяться заголовки и  примечания по каждой группировке. При  формировании отчета могут производиться  разнообразные вычисления.   

  При необходимости вывода в отчете данных, из многих таблиц в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос. На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных.   

  Отчет может создаваться с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Достаточно часто сначала используется мастер отчетов, который позволяет быстро создать заготовку отчета, а затем заготовка дорабатывается в режиме конструктора.

 

Рис. 5.2. Отчет по клиентам

Рис. 5.1. Отчет «Премиальные»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Заключение

В данной работе были кратко описаны основные характеристики системы  управления базами данных Microsoft Access, рассмотрены  функциональные возможности этой СУБД. Определены основные классы объектов БД Microsoft Access, которые имеют значение при использовании этого средства для решения наиболее распространенных задач.

Система управления базами данных СУБД Microsoft Access, появившаяся  в 1992 году, быстро завоевала популярность среди пользователей программ офисного направления в силу того, что она  позволяет повысить производительность труда при работе с большим  объемом табличных данных и помогает принимать более удачные деловые  решения в бизнесе. Большой набор  новых, удобных инструментов для  работы с данными и, интуитивно понятный интерфейс, позволяют быстро создавать  довольно сложные базы данных даже непрофессионалам.

В итоге, на основании задач, поставленной в данной работе определены конкретные варианты и модели применения Microsoft Access, сферы деятельности, в которых Access предоставляет максимум возможностей при минимуме расходов, чем и достигается высокий уровень эффективности.

Microsoft Access – хорошее решение  для рассмотренной мной БД ООО «Дозор-Р», стремящегося совершенствовать управление бизнесом в условиях постоянно изменяющегося рынка, стремящегося в максимально короткие сроки получить правильное решение. Обеспечивает возможность легко начинать работу со встроенными базами данных, вносить в них изменения и адаптировать к меняющимся деловым потребностям ООО «Дозор-Р». Для более эффективной работы компаний можно собирать информацию с помощью форм электронной почты или импортировать данные из внешних приложений. Реализована возможность создания и редактирования подробных отчетов, содержащих отсортированную, отфильтрованную и сгруппированную информацию, которая облегчит принятие более обоснованных решений.

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. http://www.inf8.gym5cheb.ru
2. http://www.office.microsoft.com
3. Кошелев В.Е. Access 2007. Эффективное использование. Издат.: Бином-Пресс – 2008
4. Епанешников А., Епанешников В. Практика создания приложений в ACCESS 2007 Диалог-МИФИ, 2009
5. Гурвиц Г.А. – Microsoft Access 2007 БХВ-Петербург
6. Бекаревич Ю., Пушкина Н. Самоучитель Microsoft Access 2000. – СПб.: БХВ – Санкт-Петербург, 2007. – 480 стр.
7. Вейскас Д. Эффективная работа с Microsoft Access 2. С. – Петербург: «Питер Пресс», 1996. – 856 стр.