СУБД Access: БД ООО "Дозор-Р"

Содержание:

1. Введение……………………………………………….…………………………………3
2. Таблицы……………….…………………………….……………………………………4
3. Межтабличные связи………………………………….…………………………………8
4. Запросы……………………………………………….…………………………………10
5. Формы……………………………………………….………………..…………………21
6. Отчеты……………………………………………….…………..………………………23
7. Заключение…………………………………………...…………………………………25
8. Список использованной литературы……………….…………………………………26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Данная работа посвящена  применению системы управления базами данных Microsoft Access. Microsoft Access является настольной СУБД (система управления базами данных) реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все  данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД. К этим данным относится не только информация в  таблицах, но и другие объекты базы данных, которые будут описаны  ниже.

В целом MS Access предоставляет большое количество возможностей за сравнительно небольшую  стоимость. Также необходимо отметить ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств, развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее.

MS Access предоставляет в распоряжение  непрограммирующему пользователю  разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать  приложения не прибегая к разработке  запросов на языке SQL или к  программированию макросов или  модулей на языке VBA. В работе будут рассмотрены основные характеристики и возможности данной СУБД.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение проектирования в теории и создания на практике для управления базами данных ООО «Дозор-Р». Компания предоставляет услуги проектирования, монтажа и обслуживания систем охранно-пожарной сигнализации, охранного телевидения. В базе данных ООО «Дозор-Р» содержится информация: о клиентах в таблице «Клиент », об используемых приборах ОПС в таблице «Прайс-лист», о заказах клиентов в таблице «Заказы» и о сотрудниках компании в таблице «Электромонтеры ОПС». Установлены 3 межтабличные связи один ко многим. Для выборки данных из базы по заданным критериям создано 11 запросов. Для упрощения процесса ввода и изменения данных в таблицах базы данных используют 2 формы и предоставлено 2 отчета.

 

 

 

1. Таблицы

Таблицы - основные объекты  БД. Без запросов, форм, отчетов и  прочего можно обойтись, но если нет таблиц, то, значит, нет и базы данных. Таблица – это объект, определяемый и используемый для хранения данных. Каждая таблица включает информацию определённого типа.

Столбцы таблицы БД называются полями, а строки — записями. Первым этапом создания таблицы БД является задание ее структуры, т.е. определение количества и типа полей. Вторым этапом является ввод и редактирование записей в таблицу. БД считается созданной, даже если она пустая.    

  Поля таблицы просто определяют ее структуру и групповые свойства данных, записываемых в ячейках. Основные свойства полей БД.

1. Имя поля — определяет как надо обращаться к данным поля (имена используются как заголовки таблиц).
2. Тип поля — определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле (текстовые, числовые, дата, Memo, денежный, счетчик и др.).
3. Размер поля — определяет предельную длину данных, которые могут размещаться в поле.
4. Формат поля — способ форматирования данных в ячейках.

Реляционные базы данных характеризуются наличием некоторых типов таблиц и ключей, позволяющих определить отношения между таблицами. Для того чтобы понять принципы разработки реляционных баз данных,  требуется дать определения различных типов реляционных ключей и таблиц:

1. Базовая таблица. В реляционной базе данных базовой таблицей называется таблица, которая включает один или несколько столбцов свойств объекта и содержит первичный ключ, который однозначно определяет этот объект. Более того, базовая таблица должна содержать первичный ключ. Базовые таблицы часто называют первичными, поскольку они имеют первичный ключ.
2. Промежуточная таблица. Таблица, не являющаяся базовой (т. к. она не объединяет свойства объекта или не содержит поле первичного ключа), которая используется для обеспечения связей между другими таблицами, называется таблицей отношений. Ключевые поля в таблицах отношений должны быть внешними ключами, связанными с первичными ключами базовой таблицы. Проще говоря, таблица отношений состоит только из внешних ключей и не содержит независимых элементов данных.
3. Первичный ключ. Первичный ключ состоит из набора значений, которые однозначно определяют запись базовой таблицы. Любому значению первичного ключа должна соответствовать одна и только одна строка таблицы. Первичный ключ включает одно поле только в том случае, если это поле не содержит повторяющихся значений.
4. Составные ключи. Если для выполнения условий, накладываемых на значения первичного ключа, заданный ключ включает несколько полей таблицы, то тогда он называется составным.
5. Внешние ключи. Внешний ключ — это столбец, значения которого соответствуют значениям первичного ключа другой связанной таблицы. 

Существует четыре способа  создания новой пустой таблицы:

1. В режиме конструктора;
2. В режиме мастера;
3. По шаблону;
4. На основе запроса.

Создание таблицы  в режиме конструктора. В этом режиме задается структура таблицы, количество и типы полей. Каждая строка в режиме конструктора определяет одно из полей таблицы. Одно из полей таблицы должно быть задано ключевым полем, которое должно однозначно определять строку таблицы (т.е. в нем не допускаются совпадающие значения для разных записей).

Ключевое поле можно задать с помощью щелчка правой клавиши  мыши по строке в конструкторе. Создание таблицы в режиме конструктора является наиболее профессиональным подходом и  позволяет полностью контролировать создание таблицы. Специальный «мастер» (Wizard) позволяет в диалоговом режиме создать таблицу данных для наиболее часто встречающихся задач.

Создание таблицы  по шаблону. В этом режиме таблица создается на основе имеющихся в системе шаблонов.

Создание таблицы  на основе запросов. В этом режиме таблица создается на основе имеющихся запросов.

Access позволяет изменить  структуру таблицы, просматривать,  редактировать, удалять и добавлять  записи, осуществлять поиск, замену, сортировку данных, изменять вид  таблицы, создавать связь между  таблицами и удалять их.

Данные таблиц базы данных ООО «Дозор-Р» представлены в режиме просмотра (рис.1.1, рис.1.2, рис.1.3, рис.1.4).

 

Рис. 1.1. Таблица  «Клиент»

 

Рис. 1.2. Таблица  «Прайс-лист»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1.3. Таблица  «Электромонтеры ОПС»

 

Рис. 1.4. Таблица  «Заказы»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Межтабличные связи

Схема данных является графическим образом БД. Она используется различными объектами Access для определения связей между несколькими таблицами. Например, при создании формы, содержащей данные из нескольких взаимосвязанных таблиц, схема данных обеспечивает автоматический согласованный доступ к полям этих таблиц. Она же обеспечивает целостность взаимосвязанных данных при корректировке таблиц.

Связь между таблицами устанавливает  отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих  таблицах. В большинстве случаев  с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором  каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы.   

  Обязательным условием при установлении связи является совпадение связываемых полей по типу и формату.

Тип отношения в создаваемой Microsoft Access связи зависит от способа определения  связываемых полей.

Отношение «один-ко-многим»    

  Отношение «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В отношении «один-ко-многим» каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, но запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A.

Отношение «один-к-одному»    

  При отношении «один-к-одному» запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот. Отношения этого типа используются не очень часто, поскольку большая часть сведений, связанных таким образом, может быть помещена в одну таблицу. Отношение «один-к-одному» может использоваться для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы по соображениям защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице.

Отношение «многие-ко-многим»    

 При  отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A. Этот тип связи возможен только с помощью третьей (связующей) таблицы, первичный ключ которой состоит из двух полей, которые являются внешними ключами таблиц A и B. Отношение «многие-ко-многим» по сути дела представляет собой два отношения «один-ко-многим» с третьей таблицей.

Функции МТС:

1. Защита данных (не допускается произвольное удаление или изменение в связанных таблицах)
2. Обеспечение согласованности данных в связанных таблицах.
3. Автоматизация ведения базы данных.

 

Рис. 2.1. Схема данных ООО «Дозор-Р»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Запросы

Один из способов поиска и выборки данных в базе данных Access — создание запросов. Запросы  позволяют находить информацию и  просматривать, изменять или анализировать  ее самыми различными способами. Результаты выполнения запросов можно также  использовать для работы с другими  объектами Access.

Запросы  можно создавать:

1. На основе одной или нескольких таблиц;
2. На основе созданных запросов;
3. На основе таблиц и запросов.

В зависимости от функций  различают следующие виды запросов:

1. Запрос с параметром – это запрос, в котором критерии отбора вводятся пользователем в момент открытия запроса.

Для ограничения множества  записей, возвращаемых в ответ на запрос в MS Access, в запросе можно использовать условия отбора. Чтобы запрашивать различные записи при каждом запуске конкретного запроса, может потребоваться, чтоб запрос предлагал введение условий отбора, например «от даты» - «до даты». Запрос, предлагающий введение условий отбора, называются запросом с параметрами.

Запросы с параметрами  можно использовать как основу для  форм, отчетов и страниц доступа  к данным. Например, на основе запросов с параметрами возможно создание ежемесячного отчета о прибылях и  убытках.

2. Запрос на создание вычисляемого поля (полей). В базисе данных запрещены вычисления в таблицах, вычисления выполняются в запросах, иногда в отчетах. В запросе с вычисляемыми полями могут создаваться один или несколько новых полей, которых нет в таблицах. Значение вычисляются на основе действий «+», «-», «*», «/» над известными полями.
3. Запрос на выполнение групповых операций (итоговый запрос). Выполняется на основе строки групповые операции, в которых появляется функция ∑ (групповые функции). Группировку следует оставить в том поле по совпадающим значениям, в котором должны группироваться записи в запросе. Для каждой группы записей выбирается одна следующих функций:

Sum – сумма значений в отдельной группе записей;

Count – число записей в каждой группе;

Min – минимальное значение в отдельной группе записей;

Max – максимальное значение в отдельной группе записей;

Awg – средняя величина в каждой группе записей;

Last – последнее значение в каждой группе записей;

First – первое значение в каждой группе записей.

 

4. Перекрестные запросы. Результаты выдаются в виде матрицы, в которой заголовками столбцов являются значение, какого-то поля, а также заголовками строк являются значениями других полей.
5. Запросы – действия. Для выполнения удаления, изменения, добавления данных в таблицу.

Существует четыре вида таких  запросов:

• На создание таблицы;
• На обновление данных в таблице;
• На удаление данных в таблице;
• На добавление данных в таблицу.