Создание базы данных «Отдел кадров» с помощью Microsoft Office Access 2003

Outlook обеспечивает ведение списка  контактов, позволяющего хранить  данные об адресатах, а также  вести журнал, в котором можно  сортировать и находить документы по времени работы с ними.

Outlook имеет классический интерфейс с тремя панелями. Можно легко менять внешний вид интерфейса, выбирая, какие панели и поля показывать по умолчанию. Инструментальная линейка – ряд больших кнопок для вызова основных функций. Ее расположение несложно изменить, переместив в нижнюю, верхнюю, правую или левую части экрана. Если нужно сэкономить место на экране, линейку можно убрать. Кроме того, предусмотрены средства для настройки линейки путем добавления и удаления кнопок. Щелкая по линейке правой кнопкой мыши, вы вызываете меню для выбора дополнительных кнопок и удаления ненужных.

Панель Outlook расположена в левой части окна и содержит: почту, календарь, контакты,  задачи, заметки, список папок, ярлыки, дневник.

В Outlook при работе с электронной почтой располагаются папки: входящие, черновики, отправленные, удаленные. Область просмотра разделена на две части: вверху список сообщений электронной почты из текущей папки, а в нижней части окна показывается содержимое отмеченного письма.

Адресная книга содержит ряд  простых, но полезных средств для управления контактами. Можно объединять контакты в группы, задавать информацию о контактах (имя, адрес электронной почты, домашний и служебный номера телефона, примечания), а также хранить для каждого контакта адреса серверов конференций и цифровых удостоверений.

Outlook можно использовать  и для планирования групповой работы, что дает дополнительные возможности для совместной работы: общие конференции, папки задач, почтовые ящики, календари, планирование времени, согласование документов.

Также в программе Outlook присутствует приложение календарь, который используется для планирования встреч и создания списка задач. Он похож на обычный настольный календарь, но обладает большим набором функций: проверка планирования распорядка дня, извещение о различных мероприятиях, рассылка извещений по электронной почте, организация и проведение сетевых совещаний и др.

Outlook имеет встроенную программу чтения новостей, которая дает возможность легко подключаться к нескольким новостным серверам и задавать фильтры.

 

4. Power Point –программа, предназначенная для создания профессиональных презентаций, которые можно просматривать на экране компьютера, публиковать в Internet, печатать на принтере или демонстрировать с помощью проектора.

Как и в других приложениях Microsoft Office 2003 вдоль верхней границы окна Power Point расположена строка заголовка, ниже — главное меню и панели инструментов. Главное меню содержит пункт Показ слайдов (Slide Show), которого нет в окнах других приложений. Он позволяет просмотреть, как будет проходить показ слайдов. Внизу окна находится строка состояния. В ней отображаются пояснительные надписи: номер текущего слайда, количество слайдов, вид презентации. В Microsoft Power Point имеется три основных режима: обычный режим, режим сортировщика слайдов и режим просмотра слайдов.

Создавая презентацию  к слайдам можно применить  макеты, которые регулируют размещение текстов и содержимого слайда. Также можно создавать презентацию с использованием мастера автосодержания, который призван экономить время составления презентации за счет помощи в организации её структуры. Используя шаблоны оформления, которые представляют собой задний фон слайдов презентации, мастер автосодержания  создает профессионально оформленную презентацию требуемого содержания и дизайна.

В Power Point как и в Word существуют функции проверки орфографии и возможности форматирования и редактирования текста слайдов.

Power Point позволяет создавать наглядные презентации, интегрируя текст, графику, видео и другие элементы на отдельных страницах. Он дает возможность создавать слайды, содержащие перемещаемые таблицы и обтекающий текст, а также редактировать, демонстрировать и распечатывать слайды.

Слайды могут иметь  альбомную или портретную ориентацию. Для создания слайда предлагаются различные объекты: рисунки, диаграммы, картинки, колонтитулы, которые можно выбрать из предлагаемой программы.

Графические объекты  отображаются при работе с образцом заметок, страницами заметок и выводятся на печать вместе с заметками. Под образцом подразумевается специальный слайд иди страница, на которых определяется форматирование всех слайдов или страниц презентации. Заметки можно напечатать для каждого слайда вместе с миниатюрным изображением слайда.

 

5. Access – реляционный вид системы управления базами данных, входящих в состав Microsoft Office 2003, имеющая широкий спектр функций.

При запуске Access появляется меню для работы с компонентами базы данных.

Таблица – в ней хранится основная информация. Таблица состоит из строк и столбцов. Отдельные элементы информации содержатся в отдельных строках, записях. При этом каждая запись включает самостоятельные составные части, поля. В каждой таблице должно присутствовать ключевое поле, которое уникально идентифицирует каждую запись в таблице. Они связываются по ключам, ключ может состоять из одного или несколько полей. С таблицами можно работать в двух режимах – таблицы и конструктора. В режиме таблицы просматривают, добавляют, изменяют данные и внешний вид ( ширину столбцов, их порядок, вид и цвет шрифта и т.д.). в режиме конструктора можно создавать новую таблицу или изменить поля старой. Переход из режима таблицы в режим конструктор и обратно производится щелчком по кнопке Вид.

Форма используется для  ввода данных в таблицу и просмотра одной записи. Формы позволяют вводить данные, корректировать их, добавлять и удалять записи. Применяя формы можно представить записи в виде привычных документов: бланков, экзаменационных ведомостей и т.д. Формы ввода-вывода позволяют вводить данные в базу, просматривать их, изменять значение полей, добавлять и удалять записи. Способ создания элемента управления, добавляемые в форму, зависит от того, какой элемент создается: присоединительный, свободный или вычисляемый.

Форму можно создать тремя различными способами:

1)при помощи автоформы на основе таблицы или запроса. С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы или запросы, то в форме также будут присутствовать все поля и записи этих источников записей;

2)при помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов;

3)вручную в режиме конструктора на основе базовой формы, которая затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.

 Форма, использующая  данные из нескольких таблиц, должна основываться на запросе, включающие данные из этих таблиц.

Запрос – это инструмент для анализа, выбора и изменения  данных. Запросы используются в качестве источника данных для форм и таблиц. С помощью Access могут быть созданы несколько видов запросов: запрос на выборку (выбирает данные из разных таблиц и других готовых запросов), запрос-изменение (изменяет и перемещает данные), запрос на создание таблицы (сохраняет результаты выборки в отдельной таблице), перекрестные запросы (предназначены для группирования данных и предоставления их в компактном виде). Запрос можно создать самостоятельно или воспользоваться Мастером запросов.

Отчеты – это гибкое и эффективное средство для организации  данных при выводе на печать. С помощью  отчета можно расположить информацию на листе в удобном виде с различным оформлением. Можно разработать отчет самостоятельно с помощью Конструктора, использовать готовые варианта оформления – автоотчеты или создать отчет с помощью мастера.

Макросы – это набор  из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие, как открытие форм или печать отчетов.

В каждой таблице содержаться  своя информация, поэтому необходимо создавать связи между таблицами, что сделает возможным комбинировать  информацию в формах, запросах и отчетах для получения осмысленных результатов.

Обработать информацию, содержащуюся в базе данных можно  с помощью сортировки данных, которая возможна по возрастанию и по убыванию.

С помощью фильтрации осуществляется отбор из таблицы части записей, соответствующих некоторым критериям. Возможны три метода применения фильтра: фильтр по выделенному, фильтр по форме и расширенный фильтр.

 

6. Microsoft Publisher – настольная издательская система от Microsoft. Это приложение начального уровня, отличающееся от Microsoft Word тем, что акцент в нём делается на проектирование разметки страницы, а не на оформление и проверку текста.

Приложение предназначено для работы с публикациями, оно позволяет разрабатывать, макетировать и публиковать профессионально оформленные печатные материалы. Данные материалы можно создавать для печати, отправления по электронной почте и размещения в Интернете. В интуитивно понятной среде Publisher можно легко пройти от начальной концепции до выпуска в свет публикации без помощи профессиональных дизайнеров и полиграфистов.

В приложении Publisher 2003 предоставляются разработанные шаблоны, которые можно настроить, используя цветовые схемы, шрифтовые схемы, различные параметры разметки или собственные дизайнерские идеи. Можно также начать с пустой публикации и реализовать свои творческие замыслы с помощью сложных типографских средств и средств разметки страниц.

Весьма полезный инструмент, из области дизайна, - это шрифтовые схемы (Font Schemes). Данные схемы обеспечивают набор оптимально сочетающихся между собой начертаний шрифта. Аналогично тому, как цветовые схемы позволяют добиться гармоничного сочетания цветов, шрифтовые схемы дают возможность подобрать шрифты, которые хорошо сочетаются между собой. Комбинирование новых шрифтовых и цветовых схем позволяет создавать индивидуальные профессиональные стили.

К функциям Publisher можно отнести: функцию предварительного просмотра, средства OfficeArt, автофигуры, тезаурус, возможность работы с несколькими документами, функцию Mail Merge, смарт-теги, функцию распознавания речи, панель задач Task Pane, автовосстановление и многое другое.

Список наименований полиграфической продукции: буклеты, бланки, календари, каталоги, конверты, наклейки, плакаты, почетные грамоты и так далее.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Практическая часть

Создание базы данных «Отдел кадров» в Access.

Для реализации базы данных, я начала работу с открытия программы Access. В режиме конструктора было создано  четыре таблицы: сотрудники (рис.1), отдел (рис.2), оклад (рис.3), личные данные (рис.4).

 рис.1

 рис.2

 рис.3

 рис.4

Для перехода в окно базы данных нажмите клавишу F11. Выберите Таблицы в списке Объекты и нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных. Дважды щелкните строку Режим конструктора. Определите все нужные поля в таблице. Откройте таблицу в режиме конструктора. (рис.5)

 рис.5

Далее в схеме данных было проведено связывание этих таблиц, схема данных представлена на рис.6

Рис.6

Следующим шагом реализации базы данных в Access явилось создание запросов. Первым бал создан запрос суммы. С помощью конструктора я выбрала название конструктора из соответствующей таблице (рис.7).

При создании запроса  показанный на рис.7, использовался язык SQL. Этот язык является декларативным: с его помощью можно указать результат, который требуется получить в результате запроса.

 

SELECT отдел.[Название отдела], Sum(оклад.Оклад) AS[фонд заработной платы] FROM ОТДЕЛ INNER JOIN (оклад INNER JOIN сотрудники ON оклад.Должность =сотрудники.Должность) ON отдел. [Код отдела]=сотрудники. [Код отдела] GROUP BY отдел.[Название отдела];

 рис.7

Результат запроса можно увидеть в табличном виде (рис.7.1).

рис.7.1

 По той же схеме  были созданы запросы на номера телефонов (рис.8) и данные сотрудника (рис.9)

 рис.8.1

 

 рис.8.2

Введем в запрос фамилию сотрудника Медведьев (рис.8.3)

рис.8.3

Рис.9.1

 рис.9.2

 Также введем код сотрудника и получим данные в виде таблицы(рис.9.3)

Рис.9.3

 

Для просмотра результатов созданных запросов я создала формы в режиме конструктора. Сначала создается базовая форма, которая затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора. В окне базы данных в списке Объекты выберала Формы. На панели инструментов окна базы данных нажала кнопку Создать. В диалоговом окне Новая форма выбрала строку Конструктор. Затем выбрала имя таблицы содержащая данные, на которых основала форму. 

Первой я создала форму «Количество  сотрудников по отделам» показанная на рис. 10

 

 

Рис.10

Затем создала кнопочную форму «Отдел кадров» (рис.11)

Рис.11

При нажатии кнопки «Сведения» отображаются все данные по сотрудникам (рис.12).

Рис.11

С помощью мастера  программы создала форму «Сведения  по отделам» (рис.12)

рис.12

Последним этапом построения базы данных стало создание отчетов. Все отчеты были созданы с помощью мастера.

Первым я создала  отчет по заработной плате (рис.13)

рис.13

Затем создала отчет  по рабочим, отредактированный в  режиме конструктора (рис.14)

рис.14.1

 

 

рис.14.2

Последним я сделала отчет по отделениям (рис.15)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

  На сегодняшний  день реляционные базы данных  остаются самыми распространенными, благодаря своей простоте и наглядности, как в процессе создания, так и на пользовательском уровне.