Создание базы данных «Отдел кадров» с помощью Microsoft Office Access 2003

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО  ПО ОБРАЗОВАНИЮ

 

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

Инженерно-экономический  факультет

 

Кафедра «Управления  персоналом»

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

по дисциплине: «Офисные технологии»

на тему: «Создание  базы данных «Отдел кадров» с помощью Microsoft Office Access 2003

 

 

Разработала студентка                УП-092                                         Гречкина Т.Ю.

                                                   Группа             Подпись, дата                        Инициалы, фамилия

 

Руководитель                                                                                   Тужикова В. И.                                  

                                                                         Подпись, дата                        Инициалы, фамилия

 

Защищена                              Оценка____________________________________                                                                    

                               Дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

        

Воронеж 2011

 

Оглавление

Замечания руководителя…………………………………………………….стр.2

Введение……………………………………………………………………...стр.3

Теоретическая часть…………………………………………………………стр.5

Microsoft Word 2003…………………………………………………………стр.5

Mіcrosoft Excel 2003…………………………………………………………стр.7

Microsoft Outlook …………………………………………………………....стр.8

Power Poіnt 2003………………………………………………….…….…….стр.10

MіcrosoftAccess2003 …………………………………………….…….….…стр.11

Microsoft Office Publisher…………………………………………….……...стр.13

Практическая часть………………………………………………………….стр.15

Заключение………………………………………………………………......стр.24

Список  литературы………………………………………………………….стр.25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Замечания руководителя

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Офисные технологии используются для создания и работы различного рода деловыми документами, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда работников и дают им возможность справляться с возрастающим объёмом работ.

В настоящее время  известно несколько десятков программных  продуктов для компьютеров и  некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию офиса: текстовые  процессор, табличный процессор, электронная  почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телекоммуникации, видеотекст, хранение изображения, а также специализированные программы управленческой деятельности.

Целью офисных технологий является изучение классификации документов, структуры их хранения, методов автоматизированной обработки и маршрутизации.

Предмет офисные технологии включает  в себя пакет программ Microsoft Office 2003. В него входит 6 программ: текстовым процессором Word, электронной таблицей Excel, программой управления электронной почтой, контактами и календарем Outlook, средством для создания презентаций PowerPoint, реляционной системой управления базами данных Access и  программа создания публикаций Publisher.

Word 2003 – текстовый  процессор, предназначенный для  создания любых оформленных текстовых  документов от простейших писем до разного рода публикаций и отчетов содержащие программы и таблицы, также есть возможность создание картинок и диаграмм.

• Excel 2003 – электронные  таблицы, предназначенные для построения

и анализа таблиц, различных  типов диаграмм и графиков. В Excel каждая ячейка имеет свой адрес из чего составляются и пишутся формулы и функции. Их можно использовать для оформления кадровых и финансовых документов, создание различных счетов.

• Outlook 2003 – программа  управления персональной информацией, предназначена для работы с электронной почтой. Настольный органайзер, призванный помочь пользователю планировать и упорядочить рабочее время.

• PowerPoint 2003 – помогает создать красочные, наглядно оформленные  мультимедийные презентации.

• Access 2003 — реляционная система управления базами данных, обеспечивающая корректную обработку данных. Вместе с Access поставляется язык программирования Visual Basic for Applications (VBA), облегчающий разработку программ.

• Publisher 2003 – набор  дизайнерских средств и средств публикации в Web для бизнес-пользователей, желающих самостоятельно выпускать собственные маркетинговые и информационные материалы профессионального качества, подготовку рекламных материалов, каталогов и буклетов.

Данные программы объединены в пакет программ, который в комплексе служит для выполнения задач поставленных перед пользователем и облегчение его работы. Кроме того, многие возможности в этих программах аналогичны и многие задачи выполняются в них, похоже. Например: форматирование, редактирование, правописание, поиск и замена, использование графики, использование буфера обмена. Но, тем не менее, каждый из компонентов представляет собой отдельную программу с четко установленными функциями.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Теоретическая часть

1. Microsoft Word — это текстовый редактор, то есть программа, предназначенная для подготовки документов, состоящих преимущественно из текста. Она позволяет выполнять ввод, форматирование, проверку текста и выводить его на печать. Кроме текста, документы могут включать графику, звуковые файлы и видеоклипы, рисунки, диаграммы, формулы, таблицы и многое другое.

 Microsoft Word имеет стандартный интерфейс, в который входят: строка заголовка, кнопка оконного меню, главное меню, панель инструментов, рабочая область (представляющая собой чистый лист), область задач и строка состояния. Вертикальная и горизонтальная полоса прокрутки появляется автоматически вдоль правой границы и внизу окна.

Одно из многих свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, наличие мастеров текстов и шаблонов.

Microsoft Word  позволяет вводить, редактировать, форматировать, оформлять текст и грамотно размещать его на странице. В программе Word существуют два основных режима редактирования: режим вставки и режим замены. Процесс редактирования документа сводится к нескольким простым операциям: удаление, добавление, копирование, перемещение, выделение цветом, исправление ошибок и опечатков.

Прежде чем выполнить  какую-либо операцию с текстом, нужно указать в программе Word, какой именно фрагмент нужно изменить. Выделение фрагмента текста с помощью клавиатуры.

Объект выделения	Комбинация клавиш
Символ	Shift+ -> или <-
Слово	Shift+ Ctrl+->/<- или F8,F8
Предложение	F8,F8,F8
Абзац	F8,F8,F8,F8
Весь документ	F8,F8,F8,F8,F8 или Ctrl+5

 

Форматирование документа  может осуществляться тремя способами:

• Вручную
• С использованием стилей, шаблонов и мастеров
• С помощью профессионального форматирования

При выполнении форматирования пользователь может указать размер, начертание и тип шрифта, выделить заголовки, определить способ выравнивания строк, расстояние между строками текста и выделения абзацев, вставить рисунки, расставить колонцифры и колонтитулы, определить размеры страницы и т.д. Существует возможность набора текста на разных языках.

В Word   находиться редактор формул. Он включает в себя все элементы необходимые для написания формул: вычислительные знаки, скобки, корни, знаки дроби и степеней. Редактор формул используется для написания разного уровня сложности математических формул.

С помощью Word для Windows  можно создавать таблицы двумя способами:

• Первый способ – это создание пустой таблицы с последующим заполнением ячеек.
• Второй заключается в преобразовании существующего текста в таблицу. В таблице можно изменять число и размеры столбцов и строк, объединить ячейки или вставлять новые в любое место таблицы.

Word позволяет представить данные не только в виде таблицы, но и виде диаграммы различных типов: линейная, круговая, циклическая, организационная, радикальная и т.д.

В приложении Microsoft Word можно создавать или вставлять рисунки большинства графических форматов. Рисунки создаются линиями, кривыми, и другими объектами при использовании панели инструментов, а также автофигур. Автофигуры содержат различные графические объекты: линии, соединительные линии, основные фигуры, фигурные стрелки, блок-схемы, звезды и ленты, выноски. При желании рисунки можно вставить из определенной папки или из предлагаемого набора Word.

 

2. Microsoft Excel – это приложение, позволяющая с помощью электронных таблиц анализировать большие массивы данных и выполнять вычисления, работать со списком. В Excel можно использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры.

Рабочее поле табличного процессора располагается на экране дисплея. Большую часть экрана занимает окно документа, в котором размещается электронная таблица, расчерченная с помощью вертикальных и горизонтальных линий на ячейки, каждая из которых имеет свой уникальный адрес. Таблица обрамлена рамкой, используемой для нумерации строк и наименования столбцов. Номер текущей электронной таблицы (листа) высвечивается в нижней части экрана. Взаимодействие пользователя с программой Excel осуществляется через меню команд, панели инструментов, панели формул, строку состояния.

Существует абсолютная и относительная ссылка.

Относительная ссылка – это адрес самой ячейки. Абсолютная ссылка обозначается знаком $, и бывает полной (ссылка ставится перед буквой и цифрой в адресе ячейки) или частичной (ссылка может ставится либо перед буквой, либо перед цифрой). Также есть возможность создания ссылки на ячейки на других листах и диапазоне ячеек содержащиеся на другой рабочей области той же книги. Для этого следует перед каждой ссылкой  добавить имя листа дополненную «!».

Одним из важнейших свойств  программы обработки электронных  таблиц является использование формул и функций.

Формула может содержать  ссылки на ячейки, которые расположены  на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды  введенная формула может быть модифицирована. Встроенный менеджер формул помогает найти ошибку или неправильную ссылку в большой таблице. Текст формулы должен начинаться со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащие аргументы,  арифметические операции и функции.

Функции – это специализированные, готовые формулы, призваны облегчить работу при создании и взаимодействии с электронными таблицами. Каждая функция состоит из двух частей:

• Имена
• Набора определенных значений используемых для вычисления результата.

Логические функции (Если, И, Или) используются для записи условий, которое должно содержать хотя бы один оператор сравнения (равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно и т.д.).Результатом логического выражения является логическое значение Истина или Ложь.

Одно из главных достоинств электронных  таблиц – автоматический пересчет данных по раннее заданным формулам и обновление диаграмм при изменении значения, хранящегося в ячейке.

Безграничны методы графического представления данных, помимо нескольких десятков встроенных типов диаграмм, можно создавать свои, настраиваемые типы. Существуют различные возможности по размещению на листах, выбор легенды и способов  заполнения информации в построенной диаграмме.

 

3. Outlook 2003 – представляет собой мощное средство для работы с персональной информацией. Программа объединяет функции электронной почты, личного календаря, средств планирования, управления личной информацией (такой, как контакты и задания), создания специальных приложений для сотрудничества и совместного использования информации.