Создание базы данных «Городской транспорт» с помощью Microsoft Office Access 2003

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ 

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ВОРОНЕЖСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» 

Инженерно-экономический  факультет 

Кафедра «Управления персоналом» 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

по дисциплине: «Офисные технологии»

на тему: «Создание базы данных «Городской транспорт» с помощью Microsoft Office Access 2003» 
 

Разработал студент                .

                                                   Группа             Подпись, дата                        Инициалы, фамилия 

Руководитель                                                                                   Тужикова В. И.                                  

                                                                         Подпись, дата                        Инициалы, фамилия 

Защищена                              Оценка____________________________________                                                                    

                               Дата 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

        

Воронеж 2011

          Оглавление 

     1. Введение           4

      2. Теоретическая часть         5

      2.1 Word           5

      2.2 Excel           6

      2.3 Access           7

      2.4 Power Point          9

      2.5 Outlook                  11  2.6 Publisher                 12

      3. Практическая часть                14

      4. Заключение                 24

      Список  используемой литературы              25 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Замечания руководителя. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1. Введение.

     Основа  офисной технологии – это создание и работа с различного рода деловыми документами, что является неотъемлемой частью деятельности любого учреждения. От эффективной организации этой работы зависит успешность функционирования учреждения, что реализуется автоматизацией делопроизводства на основе компьютерной техники.

     Компания  Microsoft разработала пакет офисных программ, служащих для обработки информации, который включает в себя:

     Word – текстовый процессор, позволяющий создавать любые документы от простых писем до публикаций и отчетов, диаграмм и таблиц.

     Excel – программа, предназначенная для работы с электронными таблицами, позволяющая создать различные финансовые документы и счета.

     Access – система управления базами данных.

     Power Point – программа для создания электронных презентаций.

     Outlook – программа управления персональной информацией и электронной почтой.

     Publisher – настольная издательская система.

     Особенностью  Microsoft Office 2003 является его интегрированность - возможность взаимодействия между пакетами. Это свойство позволяет пользователям пользоваться и объединять данные различных приложений Microsoft Office.

     Офисный пакет дает широкие возможности  по созданию и редактированию различных документов: текстовых, табличных, баз данных, презентаций. Каждое приложение офисного пакета имеет стандартизированный интерфейс, удобный и интуитивно понятный.

     Microsoft Office может использоваться как для создания простого текстового документа, так и для проведения сложных математических расчетов. Офисный пакет, также дает возможность пользователю вывести на печать все созданные в электронном варианте документы.

      

     2. Теоретическая часть. 

     2.1 Microsoft Word.

     Microsoft word – текстовый процессор, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов, с локальным применением простейших форм таблично-матричных алгоритмов. Word универсальная программа для работы с текстовой информацией, позволяющая создавать всевозможные типы документов, начиная с простых писем и заканчивая отчетами, содержащими таблицы и диаграммы.

     Word имеет стандартизированный интерфейс, включающий в себя: заголовок окна, строку меню, панель инструментов, рабочую область, полосы прокрутки, строку состояния и область задач.

     Рабочая область представляет собой чистый лист для введения текста, вставки  рисунков, диаграмм и объектов Word Art.

     Word предлагает широкие возможности по редактированию и форматированию текста. В Word существует два режима редактирования: режим вставки и режим замены. При редактировании можно изменить цвет текста, заливку, шрифт и размер шрифта. Форматирование документа может осуществляться вручную, с помощью стилей и мастеров, с помощью профессионального форматирования. При форматировании пользователь имеет возможность создать колонтитулы, выбрать стили, границы, заливку, использовать шаблоны и услуги мастера, создать список, разбить текст на колонки и многое другое. Существует возможность набора текста на русском и английском языках.

     Также существует возможность создания таблиц и диаграмм. Можно выбрать необходимое количество столбцов и строк в таблицах, границы таблицы, включить сортировку. В Word можно создавать различные типы и виды диаграмм: организационная, циклическая, радиальная, круговая, столбиковая и другие.

     При работе в Word при необходимости можно вставить рисунки как выбранные из определенной папки, так и предлагаемые самим Word. Либо можно нарисовать что-либо, используя автофигуры.  Автофигуры предлагают большой выбор различных графических объектов: геометрические фигуры, стрелки, звезды и прочее. Также можно выбрать один из объектов Word Art. Word Art – объекты, используемые для стилизации текста. Они представляют собой вид, который можно придать тексту: изогнутые, объемные, разноцветные, металлического вида надписи. Можно выбрать направление и наклон графических объектов

     В Word существует редактор формул. Он используется для написания математических формул разных уровней сложности. Редактор формул включает в себя все элементы, необходимые для написания формул: скобки, знаки дроби и степеней, вычислительные знаки, корни. 
 

     2.2 Microsoft Excel.

     Microsoft Excel – программа для работы с электронными таблицами, позволяющая создавать как простые, так и сложные таблицы, например, счета и финансовые отчеты. В Excel обеспечивается доступ ко всем необходимым инструментам и формулам, позволяющим производить как простые математические, так и специальные статистические и финансовые расчеты.

     Excel имеет стандартный интерфейс, но при этом имеет ряд отличий:

     1. На панели инструментов есть строка формул.

     2. Рабочая область состоит из  ячеек.

     3. Строка заголовка имеет надпись книга 1.

     В отличие от Word, в котором файл поделен на страницы, Excel делится на листы и книги. Рабочая область Excel поделена на ячейки, каждая из которых имеет свой собственный адрес, состоящий из номера строки и столбца. Диапазон ячеек указывается через двоеточие.

     Существует  возможность создать ссылку на ячейку, для этого необходимо. Существует относительная и абсолютная ссылка. Относительная – это адрес самой ячейки. Абсолютная – обозначается знаком $ и может быть полной или частичной. Полная ссылка ставится перед буквой и цифрой в адресе ячейки и блокирует столбец и строку. Частичная ссылка может ставится либо перед буквой, либо перед цифрой. Она блокирует столбец или строку. Также можно создать ссылку на ячейки на других листах. Для этого необходимо добавлять имя листа перед каждой ссылкой, дополненное восклицательным знаком.

     В Excel можно использовать формулы. Они используются выделением одной из ячеек рабочей области, постановки в ней знака равенства, а затем выбора необходимых ячеек и необходимых математических знаков между адресами ячеек. Помимо формул можно использовать специальные функции. Функции – это специализированные, готовые формулы, каждая из которых состоит из двух частей: имени и набора определенных значений, используемых для вычисления результата. Они используются для более сложных математических, финансовых и статистических расчетов.

     Помимо  прочего в Excel можно осуществить построение диаграмм. Существует широкий выбор типов и видов диаграмм, возможности по их размещению на листах (на текущем или отдельном), выбор легенды и способов заполнения информации в построенной диаграмме.  

     2.3 Microsoft Access.

     Microsoft Access – программа для работы с реляционными базами данных, имеющая широкий спектр функций.

     Access используется для создания баз данных. Их можно создать вручную или с помощью мастера. В Access существует четыре основных объекта для работы: таблицы, формы, запросы и отчеты.

     Таблицы – это элементарный “контейнер” для содержания данных. Она состоит из строк и столбцов. Между таблицами возможно создание связей, которая создается между общими для двух таблиц полями. В каждой таблице присутствует поле, называемое ключевым. При работе с таблицами используется два режима: таблицы и конструктора. Конструктор служит для формирования структуры таблицы, а режим таблицы  - для ввода и редактирования данных. В таблицах существует несколько типов данных: текстовый, числовой, денежный, счетчик и другие.

     Другим  элементом является форма. Ее можно  создать тремя способами: используя автоформу, для создания простейшей формы; используя мастер форм, в котором можно выбрать необходимые поля, которые будут содержаться в будущей форме, и выбрать стиль формы; вручную, используя режим конструктора и выбирая все необходимые поля из соответствующей таблицы. При работе с формой используются три режима: формы, конструктора и таблицы.

     Существует  возможность фильтрации, сортировки и индексации данных. Сортировка может осуществляться по возрастанию или убыванию. Фильтрация необходима для отбора данных, соответствующих некоторым параметрам. Индексация выполняет каталогизацию содержимого определенного поля в таблице.

     Запросы можно создавать вручную или  с помощью мастера. Запросы необходимы для выбора информации из базы данных. При внесении запроса Access считывает данные из таблиц и отображает результат выполнения в режиме таблицы. С помощью запросов можно упорядочить записи в таблице. С помощью запроса можно выделить данные, соответствующие определенному критерию. Используя параметры, можно более четко оформить запросы. Запросы с параметрами позволяют избежать создания отдельного запроса для каждой маленькой задачи. Результат запроса зависит от значения отдельных параметров. Они запрашиваются в окне диалога перед выполнением запроса.

     Последним элементом являются отчеты.  Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов. Создаваться отчет может несколькими способами: с помощью мастера или вручную, с помощью конструктора, создания почтовых марок. В структуру отчета входят следующие элементы: заголовок, верхний колонтитул, область данных, нижний колонтитул, примечания. В каждый элемент можно вносить данные и редактировать их. 

     2.4 Microsoft Power Point.

     Microsoft Power Point – программа для создания и проведения презентаций.

     После запуска Power Point создается пустой титульный слайд. Как и в других приложениях Microsoft Office вдоль верхней границы  окна расположена строка заголовка, ниже – главное меню и панель инструментов. Главное меню содержит пункт “Показ слайдов”, которого нет в окнах других приложений. Он позволяет посмотреть, как будет проходить показ слайдов. Внизу окна находится строка состояния, в которой отображаются пояснительные надписи: номер текущего слайда, количество слайдов, вид презентации.