Создание базы данных «Делопроизводство»

.  Текстовый  –   тип   данных,   используемый   для   хранения   обычного  неформатированного текста ограниченного  размера (до 255 символов).

. Числовой – тип данных  для хранения действительных  чисел.

. Поле Мемо – специальный  тип данных для хранения больших  объемов  текста (до 65 535 символов). Физически  текст не хранится в поле. Он  храниться в другом месте базы  данных, а в поле храниться  указатель на него,  но  для  пользователя такое разделение  заметно не всегда.

. Дата/время – тип  данных для хранения календарных  дат и текущего времени.

. Денежный - тип данных  для хранения денежных сумм. Теоретически,  для  их записи можно было  бы  пользоваться  и  полями  числового  типа,  но  для денежных  сумм  есть  некоторые  особенности  (например,   связанные   с  правилами  округления),  которые  делают  более  удобным   использование  специального типа данных, а не  настройку числового типа.

. Счетчик – специальный  тип данных  для  уникальных  (не  повторяющихся  в поле) натуральных  чисел  с  автоматическим  наращиванием.  Естественное использование –  для порядковой нумерации записей.

. Логический - тип для  хранения логических данных (могут  принимать  только два значения, например Да или Нет).

. Гиперссылка – специальное  поле для  хранения  адресов  URL  Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.

. Мастер  подстановок  –  это  не  специальный  тип  данных.  Это  объект, настройкой  которого можно автоматизировать  ввод данных в поле так, чтобы  не вводить их вручную, а выбирать  их из раскрывающегося списка

 

2.4. Объекты базы данных

 

1. Таблицы

Таблицы – это основные объекты любой  базы  данных.  Во-первых,  в  таблицах хранятся все данные,  имеющиеся  в  базе,  а  во-вторых,  таблицы  хранят  и структуру базы (поля, их типы и свойства).

2. Запросы

Эти объекты служат для извлечения  данных  из  таблиц  и  предоставления  их пользователю в удобном виде. С помощью  запросов  выполняют  такие  операции как отбор данных, их сортировку  и  фильтрацию.  С  помощью  запросов  можно выполнять преобразования данных  по  заданному  алгоритму,  создавать  новые таблицы,    выполнять    автоматическое    наполнения    таблиц     данными, импортированными из других источников,  выполнять  простейшие  вычисления  в таблицах и многое другое.

3. Формы

 Если запросы – это специальные средства для  отбора  и  анализа  данных,  то формы – это средства для ввода  данных.  Смысл  их  тот  же  –  предоставить пользователю  средства  для  заполнения  только  тех  полей,   которые   ему заполнять  положено.  Одновременно  с  этим  в   форме   можно   разместить специальные   элементы   управления   (счетчики,   раскрывающиеся    списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода.  Преимущества  форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных  с  заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так,  чтобы  она повторяла  оформление  бланка  –  это  заметно  упрощает  работу  наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.

4. Отчеты

По своим свойствам  и  структуре  отчеты  во многом  похожи  на  формы,  но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а  на принтер.  В  связи  с  этим  отчеты  отличаются  тем,  что  в  них   приняты специальные  меры  для  группирования  выводимых   данных   и   для   вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

5.  Страницы

 Это специальные объекты баз данных, реализованных в  последней  версии  СУБД Microsoft  Access  (Access  2000).  Правда,  более  корректно   их   называть страницами доступа к данным. Физически  это  особый  объект,  выполненный  в коде HTML, размещаемый на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с  ней. Сам по себе этот объект не является базой данной,  но  содержит  компоненты, через которые осуществляется связь переданной Web-страницы с  базой  данных, остающейся на сервере. Пользуясь  этими  компонентами,  посетитель  Web-узла может просматривать записи базы в полях  страницы  доступа.  Таким  образом, страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом, сервером  и базой данных, размещенной на сервере. Эта база данных не обязательно  должна быть базой данных Microsoft Access. Страницы доступа,  созданные  средствами Microsoft Access, посволяют работать также с базами  данных  Microsoft  SQL Server.

 

6. Макросы и модули

Эти категории объектов предназначены  как  для  автоматизации  повторяющихся операций при  работе  с  СУБД,  так  и  для  создания  новых  функций  путем программирования.   В   СУБД   Microsoft   Access   макросы    состоят    из последовательности внутренних  команд  СУБД  и  являются  одним  из  средств автоматизации работы с базой. Модули  создаются  средствами  внешнего  языка программирования, в данном случае языка Visual Basic  for  Applications.  Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы  может  заложить  в  нее нестандартные  функциональные   возможности,   удовлетворить   специфическое требование заказчика, повысить быстродействие системы  управления,  а  также уровень ее защищенности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 3 База данных «Делопроизводство»

 

Вариант 1. База данных «Делопроизводство»

Основные таблицы:

Входящие [Вх_номер , Код_типа, Документ , Код_орг, Исх_номер, Отправитель, Дата_отпр, Код_отд, Получатель, Дата_получ]

Исходящие [Исх_номер, Код_типа, Документ, Код_отд, Отправитель, Дата_отпр, Код_орг, Получатель]

 

           Вспомогательные таблицы:

Типы документов [Код_типа, Тип_док]

Организации [ Код_орг, Организация, Индекс, Город, Адрес, Телефоны, Факс, Эл_почта]

Отделы [Код_отд, Отдел, Начальник, Телефоны]

 

  Основные таблицы:

В базе данных «Делопроизводство» представлена таблица Входящие. В ней описывается какие документы должны находится в производстве. В таблице содержится Вх_номер , Код_типа, Документ , Код_орг, Исх_номер, Отправитель, Дата_отпр, Код_отд, Получатель, Дата_получ, рис.1.

Рисунок 1. Таблица Входящие

 

В базе данных «Делопроизводство» представлена таблица Исходящие. В ней описывается какие отправители и получатели работают на производстве. В таблице содержится Исх_номер, Код_типа, Документ, Код_отд, Отправитель, Дата_отпр, Код_орг, Получатель, рис.2.

Рисунок 2. Таблица Исходящие 
Вспомогательные таблицы:

В вспомогательной таблице Организации описывается организации, адреса, телефоны и факс, которые должны находится в производстве. В таблице содержится Код_орг, Организация, Индекс, Город, Адрес, Телефоны, Факс, Эл_почта, рис. 4.

Рисунок 3 Организации

В вспомогательной таблице Отделы представлены отделы, начальник и телефон. В таблице содержится Код_отд, Отдел, Начальник, Телефоны, рис. 5.

Рисунок 4 Отделы

 

 

В вспомогательной таблице Типы документы описываются типы документов которые содержатся в архиве. В ней содержится Код_типа, Тип_док, рис. 6.

Рисунок 5  Типы документов

В данной схеме данных соединяются поля вспомогательных таблиц с ключевыми полями других таблиц. На схеме появятся стрелки с указанием типа связи, рис. 7.

Рисунок 6 Схема данных

Форма – это не самостоятельный информационный объект, а только удобный способ визуализации записей таблиц, ввода в них данных и их корректировки, рис. 8.

Рисунок 7 Формы

 

 Запросы создаются с целью отбора данных из таблиц, рис. 9.

Рисунок 8 Запросы

Отчет в сочетании с запросом позволяет отобрать из базы данных требуемую информацию, сгруппировать итоговые записи, рис. 10.

Рисунок 9 Отчеты

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В данной работе были кратко описаны основные характеристики системы управления базами данных Microsoft Access, рассмотрены функциональные возможности этой СУБД. Определены основные классы объектов БД Microsoft Access, которые имеют значение при использовании этого средства для решения наиболее распространенных задач. Office Access обеспечивает возможность легко начинать работу со встроенными базами данных, вносить в них изменения и адаптировать к меняющимся деловым потребностям пользователя. Пользователь может собирать информацию с помощью форм электронной почты или импортировать данные из внешних приложений. Реализована возможность создания и редактирования подробных отчетов, содержащих отсортированную, отфильтрованную и сгруппированную информацию, которая облегчит принятие более обоснованных решений.

База данных,  содержит список организаций и полную информацию о них. Служит для учета организаций. База данных «Делопроизводство» -  это очень удобная для использования база, с ней легко справиться. БД  нужна для того, чтобы структурировать данные, относящиеся к производству. И другие пользователи могут  легко просматривать информацию для себя без особой траты времени.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. Практическая информатика. – Иркутск: изд-во ИрГТУ. – 2012. – 200 с.
2. Леонтьев В.П. Компьютерная энциклопедия школьника. – М.: ОЛМАПРЕСС Образование, 2005.
3. Бояринцева Т.П., Воропаева Е.Ф., Дмитриенко Т.А., Шишкина Л.П. Лабораторный практикум по информатике. Расширенные возможности Excel. - Иркутск: изд-во ИрГТУ. - 2003. – 71 с.
4. http://www.lessons-tva.info/edu/e-inf2/m2t4_6.html.