Создание базы данных «Делопроизводство»

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение ВПО

«ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

Кафедра Мировая экономика

 

                                                            Допускаю к защите

Руководитель     ______________

     _ В.В.Надршин _                                                                                                                                                  

                                                                                                              И.О.Фамилия

 

_______Создание базы данных «Делопроизводство»_____

наименование темы

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине

____Информационные системы___

 

 

     Выполнил

студент группы     ЭУб – 13 - 2  ____________           Е.А. Андреева

                                Шифр группы          подпись                              И.О.Фамилия

Нормоконтроль              ____________        В.В.Надршин

                                                       подпись                            И.О.Фамилия

 

Курсовая работа защищена с оценкой _______________________________

 

 

 

Иркутск, 2013

 

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение ВПО

 «ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

ЗАДАНИЕ

НА КУРСОВУЮ РАБОТУ

 

По курсу  Информационные системы_________________________________

Студенту   Андреевой Е.________________________________________

(фамилия, инициалы)

Тема проекта 

Создание базы данных «Делопроизводство»

Исходные данные 

Создать БД в Access «Делопроизводство». Основную и вспомогательные таблицы создать с помощью Конструктора, определив необходимые поля и типы данных, связать таблицы с помощью Схемы данных, создать параметрический универсальные запросы, форму по главной таблице и  отчеты на основе созданных запросов.

 

Рекомендуемая литература 

Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. Практическая информатика – Иркутск: Изд-во ИрГТУ, 2012. – 200 с.  

Дата выдачи задания  « »     __ __ 2013 г.

Дата представления работы руководителю  « 15 »   __декабря 2013 г.

Руководитель курсовой работы ____________________________________

 

 

 

 

Оглавление

 

 

 

 

 

 

Введение

 

          Для  принятия  обоснованных  и  эффективных   решений   в   производственной деятельности, в управлении экономикой и в  политике  современный  специалист должен уметь с помощью компьютеров и средств  связи  получать,  накапливать, хранить и  обрабатывать  данные,  представляя  результат  в  виде  наглядных документов. Поэтому, в данной курсовой работе  рассмотрим  работу  с  базами данных.

  Сейчас наше общество находиться в состоянии перехода от индустриального общества к постиндустриальному.

Происходит информатизация, т.е. развитие информационных технологий, обеспечивающих достижение и поддержание уровня информированности членов общества, необходимого для улучшения условий жизни в обществе. Для успешной работы в любой сфере человеческой деятельности требуется информация.  Для хранения информации используются базы данных. База данных – это представленная в объективной форме систематизированная совокупность самостоятельных материалов (статей, расчетов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов). Электронные базы данных обеспечивают надежную защиту информации, удобство работы и многопользовательский доступ.

Тема базы данных – «Делопроизводство». Она содержит список организаций. База данных поможет производителю в поиске  «Делопроизводств»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 1 Основные понятия баз данных

 

1.1 Технология баз данных

 

 

В различных областях деятельности государств ведутся большие работы по созданию автоматизированных систем управления (АСУ), систем автоматизированного проектирования (САПР), автоматизированных информационных систем (АИС) и др. Каждая из этих систем располагает большим объемом информации, которая используется для решения задач специализированными программами. Информационный фонд этих систем принято называть базой данных.

Общее понятие о базе данных

Под данными понимается информация, находящаяся в памяти ЭВМ или машинных носителях (дискете, магнитной ленте и др.).

Под обработкой данных понимается совокупность задач, осуществляющих преобразование массивов данных. Обработка данных включает в себя ввод данных в ЭВМ, отбор данных по каким-либо критериям и параметрам, преобразование структуры данных, перемещение данных, вывод данных в табличном или ином удобном для пользователя виде.

Под управлением данных понимается весь круг операций с  данными, которые необходимы для получения требуемого результата.

1.2 Под базой данных

 

 (БД) понимается совокупность взаимосвязанных данных некоторой предметной области, хранимых в памяти ЭВМ и организованных таким образом, чтобы эти данные могли быть использованы  для решения многих задач многими пользователями. Базы данных хранятся на магнитных дисках и по мере необходимости считываются в оперативную память ЭВМ, в которой происходит непосредственно их обработка.

База данных — совокупность данных, хранимых в соответствии со схемой данных, манипулирование которыми выполняют в соответствии с правилами средств моделирования данных

База данных — совокупность данных, организованных в соответствии с концептуальной структурой, описывающей характеристики этих данных и взаимоотношения между ними, причем такое собрание данных, которое поддерживает одну или более областей применения.

БД хранится и обрабатывается в вычислительной системе.

Таким образом, любые в некомпьютерные хранилища информации (архивы, библиотеки, картотеки и т. п.) базами данных не являются.

Данные в БД логически структурированы (систематизированы) с целью обеспечения возможности их эффективного поиска и обработки в вычислительной системе.

Структурированность подразумевает явное выделение составных частей (элементов), связей между ними, а также типизацию элементов и связей, при которой с типом элемента (связи) соотносится определённая семантика и допустимые операции.

БД включает схему, или метаданные, описывающие логическую структуру

БД в формальном виде (в соответствии с некоторой метамоделью).

 

1.3 Система управления базами данных

 

(СУБД) — совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием баз данных

1.4 Модели БД:

 

1. Реляционная
2. Иерархическая
3. Сетевая

1. Реляционная модель представляет собой базу данных в виде множества взаимосвязанных отношений. В каждой связи одно отношение может выступать как основное, а другое отношение выступает в роли подчиненного. Таким образом, один кортеж основного отношения может быть связан с несколькими кортежами подчиненного отношения. Для поддержки этих связей оба отношения должны содержать наборы атрибутов, по которым они связаны. В основном отношении это первичный ключ отношения, который однозначно определяет кортеж основного отношения. В подчиненном отношении для моделирования связи должен присутствовать набор атрибутов, соответствующий первичному ключу основного отношения. Однако здесь этот набор атрибутов уже является вторичным ключом или внешним ключом, т.е. он определяет множество кортежей отношения, которые связаны с единственным кортежем основного отношения.
2. Организация данных в СУБД иерархического типа определяется в терминах: элемент, агрегат, запись (группа), групповое отношение, база данных.

Атрибут (элемент данных) - наименьшая единица структуры данных. Обычно каждому элементу при описании базы данных присваивается уникальное имя. По этому имени к нему обращаются при обработке. Элемент данных также часто называют полем. Запись - именованная совокупность атрибутов. Использование записей позволяет за одно обращение к базе получить некоторую логически связанную совокупность данных.

3. Сетевая модель данных определяется в тех же терминах, что и иерархическая. Она состоит из множества записей, которые могут быть владельцами или членами групповых отношений. Основное различие этих моделей состоит в том, что в сетевой модели запись может быть членом более чем одного группового отношения. Согласно этой модели каждое групповое отношение именуется и проводится различие между его типом и экземпляром. Тип группового отношения задается его именем и определяет свойства общие для всех экземпляров данного типа. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 2 СУБД Microsoft Access

 

2.1. Структура  простейшей базы данных

 

Сразу поясним, что если в базе нет никаких данных (пустая база), то это  все равно полноценная база данных. Этот факт имеет методическое  значение.  Хотя данных в базе и нет, но информация в  ней  все-таки  есть  –  это  структура базы.  Она  определяет  методы  занесения  данных  и  хранения  их  в  базе. Простейший «некомпьютерный» вариант базы  данных  –  деловой  ежедневник,  в котором каждому календарному дню выделено по странице. Даже если  в  нем  не записано ни строки, он  не  перестает  быть  ежедневником,  поскольку  имеет структуру, четко отличающую его  от  записных  книжек,  рабочих  тетрадей  и прочей писчебумажной продукции.

 Базы данных могут содержать различные  объекты.  Основными  объектами  любой базы данных являются ее таблицы. Простейшая база данных имеет хотя  бы  одну таблицу.  Соответственно,  структура  простейшей  базы  данных  тождественно равна структуре ее таблицы.

 Структуру двумерной таблицы  образуют  столбцы  и  строки.  Их  аналогами  в простейшей базе данных являются поля и записи. Если записей в  таблице  пока нет, значит, ее структура образована только набором  полей.  Изменив  состав полей базовой таблицы (или их свойства), мы изменяем структуру  базы  данных и, соответственно, получаем новую базу данных.

 

2.2. Свойства  полей базы данных

 

Поля базы данных не просто определяют структуру базы –  они  еще  определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие  каждому  из полей. Ниже  перечислены  основные  свойства  полей  таблиц  баз  данных  на примере СУБД Microsoft Access.

. Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным  этого поля  при автоматических  операциях  с   базой   (по   умолчанию   имена   полей  используются в качестве заголовков  столбцов таблиц).

. Тип поля – определяет  тип данных, которые могут содержаться  в  данном поле.

. Размер поля – определяет  предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в  данном поле.

. Формат поля –  определяет  способ  форматирования  данных  в  ячейках, принадлежащих полю.

  . Маска ввода –  определяет форму,  в  которой  вводятся  данные  а  поле (средство автоматизации ввода данных).

. Подпись – определяет  заголовок столбца таблицы для  данного поля  (если подпись  не указана,  то  в  качестве  заголовка  столбца  используется  свойство Имя поля).

. Значение по умолчанию  – то значение, которое вводится  в  ячейки  поля автоматически (средство автоматизации ввода  данных).

.  Условие  на  значение  –  ограничение,  используемое   для   проверки правильности  ввода  данных  (средство  автоматизации  ввода,  которое используется, как  правило, для данных, имеющих числовой  тип,  денежный тип или тип  даты).

.  Сообщение  об  ошибке  –  текстовое   сообщение,   которое   выдается автоматически  при попытке ввода в поле  ошибочных данных.

. Обязательное поле –  свойство, определяющее  обязательность  заполнения  данного поля при  наполнении базы.

. Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых  данных (от свойства Обязательное  поле отличается тем, что относится  не  ко  всем типам данных, а  лишь к некоторым, например к текстовым).

.  Индексированное  поле  –  если  поле  обладает  этим  свойством,  все операции, связанные  с поиском или  сортировкой  записей  по  значению, хранящемуся  в данном поле, существенно  ускоряются.  Кроме  того,  для индексированных  полей можно сделать так, что  значение в записях  будут проверяться  по  этому  полю  на  наличие  повторов,   что   позволяет  автоматически исключить дублирование  данных.

 Поскольку в разных  полях  могут  содержаться  данные  разного  типа,  то  и свойства у полей могут  различаться  в  зависимости  от  типа  данных.  Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в  основном  к  полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не  иметь  эти  свойства, но могут добавлять к  ним  и  свои.  Например,  для  данных,  представляющих действительные числа, важным  свойством  является  количество  знаков  после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых  для  хранения рисунков, звукозаписей, видео клипов  и  других  объектов  OLE,  большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.

 

2.3. Типы  данных

 

Таблицы  баз  данных,  как  правило,  допускают  работу  с  гораздо  большим количеством разных  типов  данных.  Так,  например,  базы  данных  Microsoft Access работают со следующими типами данных.