Создание базы данных «Автопарка»

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение ВПО

«Иркутский государственный технический университет»

Кафедра информатики

Допускаю  к защите

Руководитель
	подпись
	Рандин И.О.

 

 

Создание базы данных

 

 

Курсовая работа

по  дисциплине

 

Информатика

 

 

 

Выполнил  студент группы		ММву 10-1				Захарченко Н.П.
Нормоконтроль						Рандин О.И.

 

 

 

Курсовая работа защищена с оценкой  ___________________________

 

                                             Иркутск 2012

 

 

 

 

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение ВПО

  «ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

 

 

ЗАДАНИЕ

на курсовую работу

 

 

По курсу

Информатика

Студенту

Захарченко Н.П.

Тема проекта

Создание базы данных «Автопарка»

Исходные данные

Создать БД в Access «Наименование темы». Основную и вспомогательные таблицы создать с помощью Конструктора, определив необходимые поля и типы данных, связать таблицы с помощью Схемы данных, создать параметрически универсальные запросы, форму по главной таблице и отчеты на основе созданных запросов.

Рекомендуемая литература

Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. Практическая информатика – Иркутск: Изд-во ИрГТУ, 2012. – 200 с.

Дата выдачи задания

«

23

»

марта

2012 г.

Дата представления работы руководителю

«

17

»

декабря

2012 г.

Руководитель курсовой работы

О.И.Рандин

 

 

 

                                                 Оглавление

Введение 3

Оглавление 4

Что такое база данных? 4

Проектирование базы данных 5

Этапы проектирования базы данных 5

Определение цели создания базы данных 5

Создание базы данных 7

Создание базы данных с помощью мастера 7

Создание базы данных без помощи мастера 7

Создание  таблицы 8

Создание новой пустой таблицы 8

Создание таблицы при помощи мастера таблиц 8

Создание таблиц путем ввода данных в таблицу 8

Быстрое создание таблицы в режиме конструктора 9

Добавление новых данных в режиме таблицы или формы 9

Изменение данных в поле 9

Создание форм 10

Создание формы с помощью автоформы 10

Создание формы с помощью мастера 10

Создание формы без помощи мастера 11

Создание формы или отчета на основе записей, отобранных с помощью фильтра 11

Создание запроса 11

Создание отчета 12

Создание отчета с помощью мастера 12

Создание отчета без помощи мастера 12

Печать отчета 12

Защита базы данных 13

Установка пароля 13

Защита на уровне пользователей 13

Заключение 14

Список литературы 15

           

 

Введение

 

Система Access - это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама система Access. По сути дела, многие инструментальные средства Access (например, мастера и конструкторы) написаны именно на VBA. Базы данных содержат различные объекты, основными из которых являются таблицы. Структура простейшей базы данных соответствует структуре её двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.

Что такое база данных?

 

В деловой  или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации  всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

В базе данных сведения из каждого источника  сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между  таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют  также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Для  просмотра, ввода или изменения  данных прямо в таблице применяются  формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя  стандартный или созданный пользователем  макет. Для анализа данных или  распечатки их определенным образом  используется отчет. Например, можно  создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или  отчет для распечатки почтовых наклеек.

Проектирование  базы данных

В Microsoft Access, прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Этапы проектирования базы данных

Ниже  приведены основные этапы проектирования базы данных:

 

1. Определение цели создания базы данных.
2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных.
3. Определение необходимых в таблице полей.
4. Задание индивидуального значения каждому полю.
5. Определение связей между таблицами.
6. Обновление структуры базы данных.
7. Добавление данных и создание других объектов базы данных.
8. Использование средств анализа в Microsoft Access.

Определение цели создания базы данных

На  первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и  информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

База  данных должна отвечать требованиям  тех, кто будет непосредственно  с ней работать. Для этого нужно  определить темы, которые должна покрывать  база данных, отчеты, которые она  должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую  базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

 

 

 

 

 

 

1. Определение таблиц, которые должна содержать база данных

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как  результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы  и др.) не всегда дают полное представление  о структуре таблицы.

При проектировании таблиц вовсе не обязательно  использовать Microsoft Access. Сначала лучше разработать структуру на бумаге. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

 

• Информация в таблице  не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами.

 

Когда определенная информация храниться  только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность  несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов.

 

• Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.

 

Сведения  на каждую тему обрабатываются намного  легче, если содержаться они в  независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

 

2. Определение необходимых в таблице полей

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные  сведения по теме таблицы. Например, в  таблице с данными о клиенте  могут содержаться поля с названием  компании, адресом, городом, страной  и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

 

• Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.
• Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.
• В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.
• Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).

 

3. Задание индивидуального значения каждому полю

С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

 

4. Определение связей между таблицами

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей  необходимо выбрать схему для  связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи  между таблицами.

Желательно  изучить связи между таблицами  в уже существующей базе данных.

 

 

 

 

 

 

 

5. Обновление структуры базы данных

После проектирования таблиц, полей  и связей необходимо еще раз просмотреть  структуру базы данных и выявить  возможные недочеты. Желательно это  сделать на данном этапе, пока таблицы  не заполнены данными.

Для проверки необходимо создать несколько  таблиц, определить связи между ними и ввести несколько записей в  каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям. Рекомендуется также создать  черновые выходные формы и отчеты и проверить, выдают ли они требуемую  информацию. Кроме того, необходимо исключить из таблиц все возможные  повторения данных.

 

6. Добавление данных и создание других объектов базы данных

Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно  вводить все данные. Затем можно  создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

 

7. Использование средств анализа в Microsoft Access

В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую ее структуру и связи, а также переделывает ее.

Анализатор  быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также осуществляет их.

  

 

  Создание базы данных

Создание  базы данных с помощью мастера

1. При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Если появляется это диалоговое окно, выберите параметр Запуск мастера, а затем нажмите кнопку ОК.

Если база данных уже была открыта  или если было закрыто первое диалоговое окно, нажмите кнопку Создать базу данных  на панели инструментов.

2. Установите указатель на нужный значок шаблона базы данных и дважды нажмите кнопку мыши.
3. Укажите имя и каталог для создаваемой базы данных.
4. Чтобы начать создание новой базы данных, нажмите кнопку OK.

Создание  базы данных без помощи мастера

1. При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Если появляется это диалоговое окно, выберите параметр Новая база данных, а затем нажмите кнопку ОК.