Система управления базами данных Microsoft Access

Практическая работа № 7,8 

 

Тема: Система управления базами данных Microsoft Access.

Цели: Студенты должны знать: возможности и применение СУБД; этапы построения баз данных; основные понятия: поле, запись, файлы.

Студенты должны уметь: создавать структуру однотабличной базы данных; вводить, редактировать и сортировать данные в полях; формировать запросы для поиска и отбора данных; сохранять файл базы данных на диске; создавать отчеты для вывода данных. 

 

 

 

Теоретическая часть  

 

Хранение информации –  одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных средств  такого хранения являются базы данных. База данных – это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную  заданным образом.

Базы данных играют особую роль в современном мире. Все с  чем мы ежедневно сталкиваемся в  жизни, скорее всего, зарегистрировано в той или иной базе. Умение работать с базами данных сегодня является одним из важнейших навыков в  работе с компьютером, а специалисты  в этой области никогда не окажутся безработными. 

 

Структура базы данных  

 

Большинство баз данных имеют табличную структуру, состоящую из многих вязанных таблиц. Такие базы данных называются реляционными. Как вы знаете в таблице адрес данных определяется пересечением строе и столбцов. В базе данных столбцы называются полями, а строки - записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится. 

 

Свойства полей. Типы полей

Поля - это основные элементы структуры базы данных. Они обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить  в поле, а какие нет, а также  то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.

Основным свойством любого поля является его размер. Размер поля выражается в символах. Символы кодируются одним или двумя байтами, поэтому можно условно считать, что размер поля измеряется в байтах. От размера поля зависит, сколько информации в нем может поместиться.

Уникальным свойством  любого поля является его Имя. Одна база данных не может иметь двух полей с одинаковыми именами.

Кроме имени у поля есть еще свойство Подпись. Подпись это та информация, которая отображается в заголовке столбца. Если подпись не задана, то в заголовке столбца отображается имя поля. Разным полям можно задать одинаковые подписи.

При работе с базой данных Access допустимы следующие типы полей:

1.        Текстовый - одна строка текста (до 255 символов)

2.     Поле МЕМО - текст, состоящий из нескольких строк, которые затем можно будет просмотреть при помощи полос прокрутки (до 65 535 символов).

3.        Числовой - число любого типа (целое, вещественное и т.д.).

4.     Дата/время - поле, содержащее дату или время.

5.        Денежный - поле, выраженное в денежных единицах (р., $ и т.д.)

6.        Счетчик - поле, которое вводится автоматически с вводом каждой записи.

7.        Логический - содержит одно из значений TRUE (истина) или FALSE (ложно) и применяется в логических операциях.

8.        Поле объекта OLE - содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документ Word и т.д.

Следует продумывать выбор  того, или иного типа в процессе создания модели базы данных.

Объекты Access (рис. 2)

1.     Таблицы - основные объекты базы данных. В них хранятся данные. Реляционная база данных может иметь много взаимосвязанных полей.

2.     Запросы - это специальные структуры, предназначенные для обработки данных. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, то есть обрабатывают.

3.     Формы - это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.

4.      Отчеты - это формы "наоборот". С их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.

5.     Макросы - это макрокоманды. Если какие-то операции с базой производятся особенно часто, имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос и назначить его выделенной комбинации клавиш.

6.     Модули - это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic.

Кроме шести вкладок для  основных объектов стартовое окно базы данных Access содержит три командные кнопки: Открыть, Конструктор, Создать. С их помощью выбирается режим работы с базой.

1.          Кнопка Открыть - открывает избранный объект для просмотра, внесения новых записей или изменения тех, что были внесены ранее.

2.          Кнопка Конструктор - режим, в котором осуществляется построение таблицы или формы.

3.          Кнопка Создать служит для создания новых объектов. Таблицы, запросы, формы и отчеты можно создавать несколькими разными способами: автоматически, вручную или с помощью мастера. Мастер - программный модуль для выполнения каких-либо операций. 

 

Рассмотрим пример разработки базы данных «Лекарственные растения». Разработка состоит из нескольких этапов.  

 

1.     этап. Постановка проблемы. Создать базу данных, содержащую сведения о лекарственных растениях. В базу включить следующие пункты: русское название растения, латинское название растения, место произрастания, используемые части растения, биологически активные вещества, время заготовки. В процессе создания предусмотреть возможности поиска в базе данных, выборку сведений по заданным условиям и сортировку.

ЗАДАНИЕ НА ДОМ! Подготовить для базы данных сведения о лекарственных растениях и об общих правилах их сбора, сушки, и хранения.

2.     этап. Способ представления информации. Для хранения данных мы будем использовать таблицы, а для работы создадим формы для ввода и поиска нужной информации. В качестве программного инструментария для создания таблиц и форм в Access будем использовать возможности Мастера по подготовке форм и таблиц. Для работы с формой будем пользоваться Панелями инструментов и Конструктором.

3.     этап. Синтез компьютерной модели и технология создания базы данных "Лекарственные растения". Это практическая часть нашей работы.

УПРАЖНЕНИЕ  № 1. Запуск Access. Создание файла новой базы данных.

1.     Пуск4Программы4Microsoft Access

2.     После запуска на экране появляется окно Access, в котором необходимо щелкнуть по ссылке Новая база данных

3.     На экране появляется окно Файл новой базы данных. В поле Папка откройте личную папку в папке своей группы на сетевом диске преподавателя. В текстовом поле Имя файла вместо db1 введите lekarstvennierasteniya. Щелкните Создать.

4.     

Рис. 1 Окно Microsoft Access

УПРАЖНЕНИЕ 2. Создание таблицы "Растения".

Наша база данных состоит из одной  таблицы. Начнем работу с создания исходной таблицы "Растения".

1.            В окне lekarstvennie rasteniya выделите объект Таблицы и щелкните Создать.

2.     В появившемся окне Новая таблица выберите пункт Конструктор и щелкните ОК

3.     В окне Таблица 1: таблица в графу Имя поля введите имена полей, а в графу Тип данных введите их тип:

Рис. 2 Объекты  и кнопки Access

·         Русское название                       Текстовый

·         Латинское название  Текстовый

·         Место произрастания                поле МЕМО

·         Время заготовки                        Текстовый (размер поля 250)

·         Используемые части                Текстовый (размер поля 250)

·         Биологически активные вещества                      поле МЕМО

·         Картинка                                      поле объекта OLE

4.     Закройте окно Таблица1:таблица, щелкнув по кнопке Закрыть.

5.     На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы? Щелкните Да.

6.     Введите в окне Сохранение имя таблицы - "Растения", ОК.

7.     На вопрос Задать ключевые поля? щелкните Нет. 

 

УПРАЖНЕНИЕ  № 3. Заполнение таблицы Растения.

1.     В окне Лекарственные растения Фамилия группа: база данных щелкните Открыть. На экране появится окно Растения: таблица

2.     Установите курсор в поле Русское название и введите "Зверобой продырявленный". Для перемещения в следующее поле нажмите клавишу Enter или Tab.

3.     В поле Латинское название введите "Hypericum perforatum L."

4.     В поле Место произрастания введите "Встречается в лесной и лесостепной зонах европейской части РФ, в Сибири, на Урале, Кавказе". Следует помнить, что по нажатию клавиши Enter при работе с полем MEMOосуществляется переход к следующему полю. Поэтому нажимать на клавишу Enter можно только в конце текста.

5.     В поле Время заготовки введите "Во время цветения"

6.     В поле Используемые части введите "Верхняя часть стеблей с листьями и цветками"

7.     В поле Биологически активные вещества введите "Горькое экстрактивное вещество, эфирное масло, каротин, витамины С, РР"

8.     Щелкните правой кнопкой в поле Картинка.

·          В контекстном меню щелкните Добавить объект…

·         Установите переключатель · Создать из файла

·         Щелкните кнопку Обзор и выберите файл Зверобой из папки с картинками преподавателя, щелкните ОК

·         Щелкните кнопку ОК, для завершения заполнения поля

Вы заполнили одну строку в таблице Растения, т.е. занести  первую запись в таблицу. Остальные  записи сделаем после того, как  создадим форму, т.к. это является более  удобным и наглядным способом заполнения базы данных.

9.        Закройте таблицу и перейдите в окно lekarstvennie rasteniya 

 

УПРАЖНЕНИЕ  № 4. Создание формы.

1.     Переключите окно lekarstvennie rasteniya: база данных на объект Формы и щелкните кнопку Создать.

2.     На экране появилось окно Новая форма, в котором в качестве источника данных выберите таблицу Растения.

3.     Выберите пункт Мастер форм и щелкните ОК.

4.     Следуя подсказкам Мастера форм выполните следующий алгоритм:

·         В окне Создание форм, нажимая кнопку >>, перенесите все поля в форму. Щелкните Далее.

·         Выберите В один столбец. Щелкните Далее.

·         Выберите Международный Щелкните Далее.

·         Оставьте имя Растения. Щелкните Готово.

В результате проделанных  операций на экране появляется окно lekarstvennie rasteniya:база данных. Работать с созданной формой неудобно, из-за стандартного расположения полей. Перестроим полученную форму при помощи Конструктора форм. 

 

УПРАЖНЕНИЕ  № 5. Настройка формы Конструктором  форм.

1.     Для вызова конструктора щелкните кнопку Конструктор (рис. 3) на Панели инструментов.

2.     После запуска режима Конструктор на экране появляется окно Растения форма. В этом окне вы видите три поля Заголовок формы; Область данных; Примечание формы. Область данных - это поле в котором располагается наша форма на экране. Два других поля необязательны, от них можно отказаться. Щелкните в строке меню Вид®Заголовок/Примечание формы, чтобы отключить b. Поля Заголовок и Примечание исчезнут. 

 

 

  

 

 

  

 

 

  

 

 

  

 

 

Рис. 3. Панель инструментов Режим формы 

 

3.     Для увеличения размера формы разверните окно формы во весь экран и перетащите правую и нижнюю границы формы до границ окна.

4.     Настройте каждое поле нашей формы, подобрав размеры, вид, размер шрифта, выравнивание и т.д. Для этого используйте приемы, которые вы применяли при работе с объектами Power Point.

5.     Для настройки поля Картинка щелкните в поле правой кнопкой мыши и выберите Свойства

·         В появившемся окне Присоединенная рамка объекта: Картинка на вкладке Макет установите свойства как показано стрелками на рисунке 4 и закройте это окно.

УПРАЖНЕНИЕ  № 6. Заполнение базы данных.

1.     Для перехода из режима Конструктор в режим Форма щелкните кнопку Режим формы.

2.     Начнем заполнение всех полей формы. Установите переключатель записей (слева внизу экрана) на вторую запись и заполните все поля сведениями о лекарственных растениях. (Для этого можно воспользоваться и презентацией Power Point Lekrast и папкой с картинками растений вашего преподавателя.)