Роль и место информационных систем в управлении экономическими объектами

Для ИСУП характерны развитые внутренние и внешние информационные связи. Внутренние информационные связи  существуют между задачами внутри отдельных  комплексов, а также между самими комплексами. Так, например, задачи учета  затрат и сводного учета базируются на информации, которая является результатом  решения задач комплексов учета  основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы и  др. А задачи этих комплексов, в свою очередь, используют первичную информацию оперативного учета. Внешние информационные связи АИС проявляются в использовании  данных, поступающих от внешних организаций.

Комплексы и состав входящих в них задач, внешние и внутренние информационные связи задач составляют функциональную модель ИСУП.

1.2 Бизнес-процесс

Информационные системы  играют важнейшую роль при клиентно-ориентированной организации бизнеса и процессно-ориентированному правлении бизнесом. Для выяснения этой роли введем несколько понятий из "процессной" терминологии.

Бизнес-процесс (БП) - это взаимосвязанный набор действий (операций, функций), которые по определенным правилам преобразуют исходные экономические ресурсы в конечные продукты или услуги. Под БП понимают совокупность различных видов деятельности, которые вместе взятые создают результат (продукт, услугу), имеющий ценность для потребителя, клиента или заказчика. БП выполняется с целью создания выхода (результата), спрос на который предъявляют корпоративные (внутренние) или внешние потребители (клиенты). В качестве клиента может выступать и другой БП [5, с.105].

Предприятия можно рассматривать  как экономические подсистемы, состоящие  из ограниченного множества БП, работающих вместе для достижения конечных целей. К БП относятся, например, процесс  сбыта и снабжения, процесс разработки нового изделия и вывода его на рынок, процесс обслуживания клиентов.

Каждое предприятие имеет  или должно классифицировать и описать  свой собственный перечень БП. Как  правило, основу для классификации  составляют четыре категории БП основные, обеспечивающие, процессы управления и развития.

Каждый БП характеризуется  четко определенными во времени  началом и концом; внешним и  интерфейсами, которые либо связывают  его с другими БП внутри организации, либо описывают выход во внешнюю  среду; последовательностью выполнения функций и правилами их выполнения. Для каждой функции, входящей в БП, определены ее место в общей последовательности работ, исполнитель, условия инициации (события), время и стоимость выполнения и др.

По степени информатизации выделяют автоматические, интерактивные, экспертные и неавтоматизированные функции. Автоматические функции выполняются  ЭВМ безучастия человека, например, составление стандартных отчетов  или проведение математических расчетов. Интерактивные функции выполняются  ЭВМ и человеком в диалоговом режиме, например, реализация нестандартных  запросов. Экспертные функции выполняются  человеком на основе рекомендаций (команд), подготавливаемых ЭВМ. Неавтоматизированные функции выполняются человеком  без использования ЭВМ.

Главное требование к БП, они должны соединять задачи предприятия  в единое целое, в одну систему, от начала до конца и ориентироваться  на потребителя. БП должны пересекать вертикальные подразделения и способствовать "горизонтальному" видению организации. Необходимо, чтобы каждый работник такой системы знал об этих БП, имел какое-то представление о них. Это прежде всего необходимо для изменения установок работников. У каждого из них должна сложиться целостная картина работ.

Несмотря на то, что каких-то БП его работа прямо не касается, он должен иметь о них представление  и думать о своей работе с позиций  целого как о его части.

При использовании средств  поддержки информационной деятельности возникает возможность охватить всю систему целиком, рассмотрев составляющие ее БП как единое целое  и введя оперативный контур управления на передний план.

Для успешного существования  такой системы необходимо обеспечить оперативной информацией все  БП (с технологической точки зрения) и всех участников БП (включая руководителей  предприятия). Поэтому без соответствующей ИС невозможен переход на клиентно-ориентированную организацию предприятия и его процессно-ориентированное управление.

Управление системой возможно только через управление ее процессами. От качества управления процессами зависит  эффективность существования системы в целом. Но и сам управляемый БП должен быть качественным, т.е.быстрым, малозатратным, удобными т.д. Дефектный БП необходимо изменять. Но когда БП качественный, необходимо контролировать его качественное выполнение.

Управлять всеми БП при  помощи одной прикладной системы  невозможно. Очень часто для этого  требуется ряд прикладных систем для организации продаж, закупок, производства, учета и т.д. Например, общее управление БП осуществляет, как правило, отдельная система, называемая управлением потоками работ. Внедрение такой системы является явным признаком перехода на процессно-ориентированное  управление предприятием. Системы такого класса, например, в офисных процессах  передают обрабатываемые объекты (документы) с одного рабочего места на другое. В идеале эта передача осуществляется электронными средствами -- от компьютера, установленного на одном рабочем месте, к компьютеру, где выполняется следующая операция. Для этого требуется детальное описание процедур применительно к конкретному БП и указание на соответствующих исполнителей. По завершении той или иной операции система забирает исходящий документ из электронного ящика одного менеджера и пересылает его в электронный ящик для входящих сообщений на компьютере следующего менеджера. Такие системы содержат информацию о состоянии процесса обработки, времени выполнения и пользователях каждого БП и при необходимости выдают данные для оценки стоимости и времени, а также предоставляют информацию для мониторинга БП [4, с.161].

Электронное связывание участников БП через подобную технологию позволяет  оперативно доставлять результаты выполненной  работы доследующих исполнителей, автоматически  сигнализируя о конце предыдущей операции. Таким образом, сокращаются  затраты времени на межоперационные  переходы. При этом достигается более  гибкое планирование и использование  имеющихся ресурсов, которые становятся "тонкими агентами" БП.

Электронные коммуникации и  безбумажная технология рабочих  потоков позволяют сделать более  прозрачным контроль исполнения БП, когда  в каждый момент времени можно  знать его состояние на конкретных рабочих местах. Отклонения в БП сразу становятся автоматически  известными для всех заинтересованных исполнителей и менеджеров. Более  того, развитые интеллектуальные ИС позволяют  заблаговременно осуществлять диагностику  и прогнозирование развития БП. В  этих условиях менеджерам нет необходимости  осуществлять контроль исполнения БП посредством сбора бумажных отчетов. Мониторинг БП становится более оперативным, не требуется поддержание большого штата управляющего персонала среднего звена. Кроме того, возможность оперативной  связи участников БП с менеджерами  в случае возникающих проблеем посредством  проведения теле- и видеоконференций также повышает оперативность принятия решений без потери времени на проведение традиционных совещаний. Принимаемые  управленческие решения моментально  становятся известными через электронную  почту и доски объявлений для  всех участников БП. Это также способствует сокращению числа уровней управления на предприятии.

Из всего выше сказанного подведем небольшой итог: цель управления бизнес-процессами заключается в  улучшении и оптимизации основополагающих бизнес-процессов компании. В прошлом, многие компании достигли оптимизации  деятельности за счет использования  принципа разделения труда. Однако при  рассмотрении бизнес-процессов в  целом, обнаруживались организационные  и информационные разрывы, увеличивавшие  общее время их выполнения. Сейчас уже не возникает вопроса «Управлять или не управлять бизнес-процессами?». Сейчас возникает вопрос, - «Как наиболее эффективно управлять бизнес-процессами?»  и «Какие технологии позволяют управлять  бизнес - процессами наиболее эффективно?»  Это показывает, что процессный подход к управлению принят уже большинством компаний.

Глава II.  Информационные системы, их цели и задачи на предприятии

Информационные системы  являются обычным программным продуктом, они имеют ряд существенных отличий  от стандартных прикладных программ и систем. В зависимости от предметной области информационные системы  могут весьма значительно различаться  по своим функциям, архитектуре, реализации. Однако можно выделить ряд свойств, которые являются общими.

· Информационные системы  предназначены для сбора, хранения и обработки информации, поэтому  в основе любой из них лежит  среда хранения и доступа к  данным.

· Информационные системы  ориентированы на конечного пользователя, не обладающего высокой квалификацией  в области вычислительной техники. Поэтому клиентские приложения информационной системы должны обладать простым, удобным, легко осваиваемым интерфейсом, который предоставляет конечному  пользователю все необходимые для  работы функции и в то же время  не даёт ему возможность выполнять  какие-либо лишни действия.

Таким образом, при разработке информационной системы приходится решать две основные задачи - разработка базы данных для хранения информации и разработка графического интерфейса пользователя клиентских приложений.

Предприятие - это единый организм, и улучшение чего-либо одного может привести к малейшему  сдвигу в сторону успеха в лучшем случае, либо к снижению общих показателей  в худшем. Руководителям, а в особенности  руководителям финансовых отделов, необходимо принимать комплексные  решения, касающиеся всего предприятия. А загруженность решением оперативных задач еще более усложняет процесс управления [6, с.573].

Для упрощения управления предприятием, прежде всего финансового, необходимо иметь эффективную информационную систему, удовлетворяющая выше указанным свойствам, включающую функции планирования, управления и анализа. Что может дать внедрение информационной системы:

· снижение общих затрат предприятия в цепи поставок (при  закупках),

· повышение скорости товарооборота,

· сокращение излишков товарных запасов до минимума,

· увеличение и усложнение ассортимента продукции,

· улучшение качества продукции,

· выполнение заказов в  срок и повышение общего качества обслуживания заказчиков.

ИС выполняют технологические  функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует  в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом  объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Основными целями автоматизации  деятельности предприятия являются:

· Сбор, обработка, анализ, хранение и представление данных о деятельности организации и внешней среде  в виде, удобном для принятия управленческих решений;

· Автоматизация выполнения бизнес операций (технологических операций), составляющих целевую деятельность предприятия;

· Автоматизация процессов, обеспечивающих выполнение основной деятельности.

интерактивный электронный  управление бизнес процесс

· Бухгалтерский учёт - классическая и наиболее часто реализуемая  на сегодняшний день область применения информационных технологий.

· Управление финансовыми  потоками - внедрение информационных технологий обусловлено критичностью этой области управления предприятия  к ошибкам. Неправильно построив систему расчётов с поставщиками и потребителями, можно спровоцировать кризис наличности даже при налаженной сети закупки, сбыта и хорошем  маркетинге. И наоборот, точно просчитанные и жёстко контролируемые условия  финансовых расчётов могут существенно  увеличить оборотные средства фирмы.

· Управление складом, ассортиментом, закупками - заморозить оборотные средства в чрезмерном складском запасе - самый простой способ сделать  любое предприятие потенциальным  инвалидом. Можно просмотреть перспективный  товар, вовремя не вложить в него деньги.

· Управление производственным процессом. Автоматизированное решение  подобной задачи даёт возможность правильно  планировать, учитывать затраты, проводить  техническую подготовку производства, оперативно управлять процессом  выпуска продукции в соответствии с производственной программой.

· Управление маркетингом. Подразумевается  сбор и анализ данных о фирмах конкурентах, их продукции и ценовой политике, а также моделирование параметров внешнего окружения для определения оптимального уровня цен, прогнозирования прибыли и планирования рекламных кампаний

· Документооборот. Хорошо отлаженная система учётного документооборота отражает реально происходящую на предприятии  текущую производственную деятельность и даёт управленцам возможность  воздействовать на неё.

· Оперативное управление предприятием. Информационная система, решающая задачи оперативного управления предприятием, строится на основе базы данных, в которой фиксируется  вся возможная информация о предприятии. Такая информационная система является инструментом для управления бизнесом и обычно называется корпоративной  информационной системой.

· Предоставление информации о фирме. Активное развитие Интернета  привело к необходимости создания корпоративных серверов для предоставления различного рода информации о предприятии. Практически каждое уважающее себя предприятие сейчас имеет свой веб-сервер. Кроме того, использование веб-технологий открывает широкие перспективы для электронной коммерции и обслуживания покупателей через Интернет.