Робота оператора ПК та касира

Інвентаризація проводиться, як правило, на перше число місяця, що полегшує наступне порівняння її результатів "з показниками обліку. До початку інвентаризації матеріально відповідальні особи проводять певну роботу щодо відображення всіх первинних документів з вибуття і оприбуткування цінностей та коштів в книгах і регістрах.

У процесі інвентаризації, що відбувається шляхом підрахунку, зважування, обміру, визначають фактичну наявність об'єктів інвентаризації, дані про які записують в інвентаризаційному описі, який підписують усі члени комісії.

При проведенні інвентаризації неодмінно повинна бути присутня матеріально відповідальна особа. Вона дає розписку, що всі документи, які підтверджують оприбуткування і видачу матеріальних цінностей, здано до бухгалтерії. На час проведення інвентаризації діяльність підрозділу (комори, складу, сховища), як правило, припиняється. Інвентаризаційні описи складають у декількох примірниках, з них один передають матеріально-відповідальній особі, при цьому матеріально відповідальна особа на кожному примірнику інвентаризаційного опису ставить свій підпис про матеріальну відповідальність за перелічені в описі цінності.

 Дані інвентаризаційних описів  порівнюють з даними бухгалтерського  обліку і складають інвентаризаційно-порівняльні  відомості, де визначають результат інвентаризації. Внаслідок такого порівняння і встановлюють відповідність або невідповідність облікових і фактичних даних, тобто:

а) фактичний і бухгалтерський запис збігаються;

б) фактичний залишок менший від облікового - нестача;

в) фактичний залишок більший від облікового - надлишок. Матеріально відповідальні особи повинні дати інвентаризаційній

комісії письмові пояснення щодо причин утворення нестач чи надлишків. Свої висновки і пропозиції щодо врегулювання інвентаризаційних різниць комісія оформляє протоколом і подає на затвердження керівнику підприємства, який у п'яти денний термін розглядає і затверджує протокол. Затверджені результати інвентаризації відображають у бухгалтерському обліку в тому місяці, в якому закінчена інвентаризація, але не пізніше грудня звітного року.

Результати інвентаризації відображають в обліку в такому порядку:

- надлишки основних засобів, товарів і матеріалів, цінних паперів, коштів, іншого майна підлягають оприбуткуванню та зарахуванню відповідно до доходів діяльності або збільшення фінансування;

- нестачу цінностей у межах затверджених норм природного убутку списують за рішенням керівника підприємства на валові витрати або на зменшення фінансування;

- понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування цінностей відносять на винних осіб за розрахованою сумою відшкодування;

- понаднормові витрати і нестачі матеріальних цінностей та готової продукції, якщо винних не встановлено, зараховують на збитки або зменшення фінансування.

Таким чином, інвентаризація є важливим складником бухгалтерської методології, оскільки формує облікову інформацію, яка належним чином буде опрацьована і представлена у звітності підприємства внутрішнім і зовнішнім користувачам для прийняття управлінських рішень. Акт інвентаризації обов'язково вивчається ревізорами під час проведення перевірки господарської діяльності підприємства, в судовій практиці він є документом справи і використовується експертом-бухгалтером для надання висновку по справі.

 

Б) Інвентаризація грошових цінностей

 

У строки, встановлені керівником підприємства, але не рідше одного разу на квартал, на кожному підприємстві проводять раптову ревізію каси з покупюрним перерахуванням усіх грошей і перевіркою інших цінностей, що містяться в касі.

Залишок готівки в касі звіряють із даними обліку за касовою книгою. Для проведення ревізії каси наказом керівника підприємства призначається комісія, яка складає акт. У разі виявлення ревізією недостачі або лишку цінностей в касі в акті зазначають суму недостачі або лишку і обставини їх виникнення.

В умовах автоматизованого ведення касової книги здійснюють перевірку правильності роботи програмних засобів оброблення касових документів.

Під час проведення ревізії особливу увагу приділяють питанням забезпечення збереження грошей і цінностей.

Для забезпечення контролю за збереженням коштів ревізію починають із припинення касових операцій і раптової інвентаризації готівки в касі, цінних паперів і бланків суворої звітності в присутності касира й головного бухгалтера підприємства, яке підлягає ревізії.

Насамперед касир розкладає гроші за купюрами і складає покупюрний опис. Гроші в пачках, запаковані за бандеролями банку, розкривають.

Залишок грошей, встановлений під час інвентаризації, порівнюється із записами в касовій книзі і з даними бухгалтерського обліку в журнал і-ордері № 1 і відомості № 1. Грошові знаки, поштові марки, марки державного мита включаються у фактичний залишок грошей.

Слід звернути увагу на дотримання вимог Постанови Нацбанку "Про затвердження Змін до Інструкції про касові операції банках України" від 11 січня 2007 № 2, зареєстрованої в Міністерстві юстиції 26 січня 2007 р. за № 65/13332 щодо порядку отримання банками готівки через територіальні управління НБУ; формування та пакування банкнот (монет) національної валюти; оформлення касових документів; порядку вилучення з обігу та передавання для дослідження сумнівних банкнот (монет).

Під час перевірки проводять:

1) контроль за належним оформленням касових операцій у момент їх здійснення;

2) формальну перевірку первинних  касових документів щодо правильного  заповнення та наявності всіх  необхідних реквізитів;

3) перевірку правильності оформлення  платіжних і розрахунково-платіжних відомостей, а саме: наявність дозвільних підписів директора й головного бухгалтера; наявність підписів кожного одержувача навпроти належної суми; дотримання строку видачі заробітної плати, що не повинен перевищувати трьох робочих днів;

4) перевірку порядку ведення касової книги - з'ясовують дотримання послідовності в нумерації сторінок; наявність підписів головного бухгалтера й директора, які завіряють кількість аркушів у касовій книзі; наявність виправлень та коригувальних записів;

5) перевірку обґрунтованості здійснення операцій (виплати премій працівникам підприємства, видачі авансів підзвітним особам, надання матеріальної допомоги, придбання матеріалів тощо);

6) контроль за здійсненням касових  операцій з огляду на своєчасність  й повноту надходжень наявних коштів з банку в касу і навпаки передбачає, зокрема, своєчасність оприбуткування коштів, а також своєчасність повернення підзвітними особами невикористаних коштів.

Касова книга має бути прошнурована й опечатана сургучевою або мастиковою печаткою; це запобігає можливості

- заміни окремих аркушів у касовій книзі з метою приховування порушень.

У разі виявлення у касовій книзі будь-яких підчищень або виправлень потрібно перевірити, чи є навпроти таких сум

- підписи головного бухгалтера й касира, які завіряють обґрунтованість здійснення коригувальних записів або внесення виправлень у касову книгу. Якщо підписів осіб, відповідальних за дотримання касової дисципліни, немає, то перевіряючі з'ясовують причини виправлення і беруть у касира й головного бухгалтера письмові пояснення стосовно цих порушень.

Поточний контроль грошового обігу і касових операцій на підприємствах проводять на стадії здійснення цих операцій керівники підприємств і їх підрозділи та бухгалтерська служба при виконанні ними функціональних обов'язків.

Працівники обліку, особливо головні бухгалтери, здійснюють повсякденний поточний контроль за повнотою, правомірністю та своєчасністю операцій, пов'язаних із надходженням коштів та їх правильним і ефективним використанням. Ревізія коштів і касових операцій є наступною формою фінансово-господарського контролю і здійснюється ревізорами контрольно-ревізійної служби.

Об'єктами контролю і ревізії є збереження коштів у касі, операції з грошовими коштами, цінні папери та облік коштів і операцій з ними. Під час здійснення цих процедур контролю використовують як нормативно-законодавчі й інструктивні матеріали, так і облікову (фактографічну) інформацію.

Перевірці підлягають виписки установ банку, касова книга, звіти касира, прибуткові й видаткові документи (чеки, квитанції, ордери, відомості, рахунки та інші), журнали-ордери № 1 і відомості № 1, відповідні записи в головній книзі й балансі. При перевірці касових документів і касових звітів їх аналізують з огляду на правильність оформлення та законність здійснених операцій.

 

 

В) Роль інвентаризації грошових цінностей в роботі касира

 

 

Каса вважається однією із найвідповідніших ділянок у бухгалтерії, оскільки обіг готівки привертає особливу увагу перевіряючи. Контроль за збереженням готівки в касі є досить важливим, адже грошові кошти є найбільш ліквідними і такими, що швидко реалізуються активами клієнтами, вони мають масовий і поширений характер. Тому підприємству доцільно періодично проводити інвентаризацію каси.

Метою контролю касових операцій та переміщення готівки в касі є встановлення законності, достовірності, доцільності здійснення операцій з грошовими коштами та правильне відображення їх в бухгалтерському обліку, і тому в цьому випадку дуже значної роль набуває такий методичний прийом як інвентаризація.

Інвентаризація являє собою перевірку і документальне підтвердження наявності та стану, оцінку активів та зобов’язань (майно, вкладення підприємства в статутні фонди інших підприємств, розрахунки з дебіторами і кредиторами) підприємства.

Інвентаризація каси проводиться з метою контролю за зберіганням коштів і виявлення надлишків і нестач грошових коштів у касі підприємства.

Пунктом 7 Інструкції по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків визначено, що основними завданнями інвентаризації каси, є:

-    виявлення фактичної наявності коштів;

-     установлення лишку або нестачі коштів шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;

-     перевірка дотримання умов та порядку збереження грошових коштів.

У процесі інвентаризації використовуються контрольно-аудиторські процедури, які дають змогу перевіряти кошти у наявності переліченням, зважуванням, перемірюванням, а кошти у розрахунках — взаємним звірянням сум з іншими підприємствами і окремими особами, які є платниками підприємства або одержувача коштів від нього.

Підставою для проведення інвентаризації каси на підприємстві є наказ керівника, складений у довільній формі.

До початку здійснення інвентаризації всі матеріально відповідальні особи (особи, які відповідають за збереження коштів) дають розписку про те, що до початку проведення перевірки всі видаткові і прибуткові документи на кошти, які здані до бухгалтерії, і всі кошти, під їх відповідальність, оприбутковано, а ті, що вибули, списано за видатками.

Додатково, щоб підстрахувати підприємство при майбутніх перевірках податкової служби, доцільно перевіряти і дотримання ліміту каси, а також його розрахунок.

Строки проведення інвентаризації готівки в касі встановлюються керівником підприємства.

Як правило, інвентаризація каси проводиться  підприємством планово 1 раз на квартал та позапланово – у випадках порушення фінансової дисципліни з боку касири й при заміні касира.

На сьогоднішній день інвентаризація готівки в касі є дуже важливим органолептичним методичним прийомом під час ревізії, адже вона здійснюється з метою забезпечення збереження цінностей і раціонального використання їх у фінансово-господарській діяльності і тільки після її здійснення дані бухгалтерського обліку на підприємстві можна вважати правдивими.

За результатами проведеної інвентаризації можна зробити висновки про стан дотримання касової та розрахункової дисципліни, а також про стан ведення бухгалтерського обліку на підприємстві, що контролюється.

Інвентаризація є одним із дієвих, а тому і актуальних способів контролю за збереженням готівки в касі та станом активів підприємства, що дозволяє виявити всі наявні невідповідності, становити винних у їх виникненні осіб та відшкодувати їхнім коштом заподіяну підприємству шкоду.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. практична  частина

 

Правила ведення книги обліку товарів

 

 

Книга обліку товарів повинна бути прошнурована та пронумерована, зареєстрована в державній податковій адміністрації (інспекції) за місцем реєстрації платника податку на додану вартість або особи, яка веде облік результатів під час виконання договорів про спільну діяльність та відповідальна за утримання та внесення податку до бюджету.

Дата початку ведення такої книги та дата її закінчення підтверджуються підписом керівника і головного бухгалтера; щомісячні та у відповідних випадках щоквартальні підсумки підтверджуються підписом особи, відповідальної за ведення книги, та підписом головного бухгалтера.