Разработка базы данных складского учета оптовой базы «Все для Дома»

   При формировании  отчетов Поиск документа по  дате, Поиск документа по клиенту,  Поиск документа по номеру используются данные таблицы Журнал, данный отчет отображает все документы за указанную дату, по указанному клиенту и номеру.

   Далее  рассмотрим характеристику промежуточной  информации.

  Характеристика промежуточной информации

  Промежуточная информация формируется в процессе решения некоторых разработанных задач на ЭВМ и используется для выполнения соответствующих расчетов. К такой информации следует отнести информацию, хранящуюся в таблицах:

• Остатки;
• Журнал;

   Данные  в таблице Остатки обновляются с каждым приходом товара, то есть к количеству фактического остатка прибавляется количество вновь поступившего товара. Обновление происходит с помощью запроса Обновление остатков по приходу при проведении приходной накладной. А при каждом расходе товара обновление происходит путем отнимания от фактического количества товара количества реализованного товара с помощью запроса Обновление остатков по расходу при проведении Товарной накладной.

   Также  и при оприходовании товара  на склад прибавляется количество оприходованного товара, а при списании отнимается количество списанного товара.

   Промежуточная  информация таблицы Остатки формируется,  используя информацию, хранящуюся  в таблицах Приход, ПриходТов,   Расход, РасходТов. Данные таблицы  Остатки являются исходными при формировании отчета Остатки на складе.

  Данные в  таблицу Журнал добавляются при  каждом приходе и при каждом  расходе товара, при оприходовании  и списании. В журнале регистрируются  все документы по приходу, расходу,  оприходованию и списанию товара, в нем указывается дата операции, номер документа и контрагент.

  При проведении  документа, данные автоматически  добавляются в таблицу Журнал  с помощью запросов Проведение  прихода, Проведение расхода,  Проведение оприходования, Проведение  списания.

  Данные таблицы  Журнал используются как промежуточные  при формировании отчета Журнал  по приходу и Журнал по расходу.

                                      3.4   Описание структурной схемы.

Рассмотрим  систему меню автоматизируемой системы  рис. 2.2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.2 Система  меню автоматизированной системы

  Взаимодействие  пользователя с системой осуществляется  в диалоговом режиме. Основным связующим элементом разрабатываемой АИС является система меню, состоящего из главного меню и подменю (рис. 2.2). Разработанная система является меню - ориентированной.

   При выборе  меню Документы по приходу  пользователь попадает в подменю,  в котором определены:

• Приходные накладные;
• Оприходование товара;
• Поиск документов;
• Назад.

   Пункт  меню Приходные накладные предназначен для занесения прихода и просмотра приходных накладных. Удобный интерфейс позволяет выбрать нужного поставщика из предложенного списка, выбрать нужную позицию номенклатуры из списка, а также единицу измерения. В строке суммы автоматически считается сумма по данной позиции, равная произведению количества на цену. Из этого пункта накладная проводится, то есть регистрируется факт прихода и печатается счет-фактура и накладная.

 Разработка программного  обеспечения для ЭВМ

4.1 Разработка  интерфейса пользователя.

   Технология  внутри машинной организации  задается последовательностью реализуемых  процедур - схем взаимосвязи программных  модулей и информационных массивов. Такая схема представляет собой  декомпозицию общего процесса  решения задачи на отдельные процедуры преобразования массивов, именуемыми модулями (это - ввод, контроль, перезапись информации с одного МН на другой, сортировка, уплотнение данных, редактирование, накопление, вывод на печать и т.п.).

  Основное  назначение создаваемой АИС – это автоматизация учета складских операций и реализации продукции. Следовательно, структуру программ можно описать следующими основными блоками см. рис 2.3

 

 

 

 

 

   Рис 2.3 Блок-схема основных модулей программы

    Работа  с программой начинается с  вывода информационного окна и активизации системы меню. Работа программы осуществляется по диалоговому и событийному режиму, при этом по диалогом понимается предоставление пользователю нескольких альтернатив  и обработка его выбора. В диалоговую систему входят главное меню с соответствующими всплывающими подменю а также диалоговые окна. Под событиями понимаются процессы активизируемые  пользователем (например - нажатие функциональных клавиш), а также программные события – получение определенным полем фокуса редактирование или потеря фокуса ввода. На основании данных событий активизируются процедуры контроля допустимости данных.

  Модуль Основное  меню предназначен для запуска  основных процедур программы  и завершения работы с программой. Схема основного меню приведена на рисунке 2.2

   Модуль  работы со справочниками включает  в себя пять справочников:

• Справочник Товары;
• Справочник Единицы измерения;
• Справочник Клиенты;
• Справочник Аббревиатуры;
• Справочник Расчетные счета;

   Назначение  данного модуля является поиск  и просмотр информации по товарам и контрагентам, а также подготовка справочной информации.

 Информационной  базой данного модуля являются  таблицы: Справочник_Аббревиатуры,   Справочник_Единицы, Справочник_Клиенты,  Справочник_РасчетныеСчета, Справочник_Товары. Данные в информационную базу заносятся с помощью специальных форм, которые вызываются из главного меню программы.

    Модуль  Формирование входной информации  предназначен для ввода первичных  данных и просмотра ранее занесенных. Данный модуль реализует задачи учета поступления и реализации ТМЦ, обеспечивая ввод документов по приходу, расходу, оприходованию и списанию с помощью специальных форм.

    Формы  для занесения прихода, расхода,  списания и оприходования вызываются  из главного меню программы.  Информационной базой данного модуля являются таблицы  Приход, ПриходТов, Расход, РасходТов.

    Модуль  формирование отчетов выполняет  функции по формирования печатных  форм. В модуле хранятся шаблоны  для печати нормативных документов  таких как счет фактура, накладные, списание и т.д. Шаблоны для печати информации по справочникам такие как «Печать прайс-листов». Так же хранятся шаблоны отчетов таких как: «Документы по приходу », «Документы по расходу», складских отчетов таких как: «Остатки на складе». Отчеты формируются используя запросы, которые обрабатывают исходную информацию в соответствии с заданными параметрами пользователя.

   Система  построения запросов в Access не  имеет себе равных среди СУБД  массового использования. Практически  все виды запросов, которые можно построить программно, в Access можно построить визуально. В Access предоставляется возможность создавать самые разнообразные запросы выборки, причем они могут модифицировать исходные данные. Также представлена развитая система фильтров. Фильтры – одна из наиболее сильных сторон Access. Фильтры строятся с помощью запросов или установкой критериев.

   Компьютерные  системы используют отчеты и  запросы для считывания и представления  данных таким образом, чтобы  обеспечить полезность информации, содействовать принятию решений или поддерживать коммерческие приложения.

   Для создания  Отчета Журнал документов по  приходу используется запрос  Журнал по приходу, с помощью  этого запроса происходит выборка  документов из таблицы Журнал  по заданным параметрам и выдается  в виде печатной формы Журнал по приходу.

   Для создания  Отчета Журнал по расходу используется  запрос на выборку Журнал по  расходу, который выбирает из  таблицы «Журнал» Дату, номер,  сумму и контрагента документов, соответствующих заданным параметрам  пользователя.

    Для  создания отчета Остатки используется  запрос Остатки на складе, который  производит выборку из таблицы  Остатки. В отчете указываются  наименование, количество на складе  и единица измерения. Пользователь  может сформировать этот отчет,  выбрав в меню Отчеты – Остатки на складе.

    Прайс-лист  выводится тоже в виде отчета. Данный отчет создается на  основании таблицы Справочник  Товары, в нем указываются Наименование  товара, цена товара и единица  измерения товара. Данные формируются  на текущую дату.  

  Информационной  базой модуля Формирование отчетов  Являются таблицы Журнал, Остатки,  Справочник_Товары, Приход, ПриходТов,  Расход, РасходТов.

4.2 Инструкционные  карты основных операций технологического  процесса

    После  запуска программы перед пользователем отображается специальная главная форма, которая позволяет начать работу с базой данных.

   Пункт  Документы по приходу предназначен  для различной работой с приходными  документами. Пункт Документы  по расходу предназначен для  учета и работы с расходными документами. При выборе Справочников становятся доступны все справочники программы для их просмотра и редактирования. Пункт Отчеты содержит все доступные отчеты.

    Для  учета поступления, реализации  и излишков ТМЦ реализуются  следующие операции: ввод с документов по приходу, списанию и оприходованию материалов.

  Учет поступления  на складе осуществляется посредством  меню Документы по приходу  – Приходные накладные. В открывшемся  диалоге ввода необходимо указать  следующие параметры: номер документа,  дату операции, клиента, выбрать товар, указать единицу измерения, количество и цену. Выбор наименования товара, клиента и единицы измерения осуществляется посредством поля со списком, где необходимо выбрать позицию из предложенного списка. После указания количества товара и цены графа Сумма вычисляется программой.

    После  окончания ввода всей необходимой  информации необходимо нажать  на клавишу ОК. При нажатии  этой клавиши поступивший товар  добавится к остаткам на складе, а также поведется приходная  накладная в журнале документов. Введенный документ можно распечатать, нажав кнопку Печать (Приложение). После завершения работы с документом нужно нажать кнопку Закрыть, чтобы завершить работу с документом.

    Форма  Документы по приходу снабжена  также несколькими инструментами для эффективного поиска по базе документов. В частности пункт Поиск документов представляет собой экранную форму, в которой можно выбрать условия поиска. Поиск может производиться по номеру документа, по дате операции и по клиенту. Параметры поиска задаются пользователем в диалоговом режиме. Результатом поиска является отчет с найденными документами. При необходимости есть возможность распечатать данный отчет.

   Учет  реализации на складе осуществляется  посредством меню Документы по  расходу – Товарные накладные. Эта форма используется для расходования продукции на складе. Пользователю необходимо заполнить следующие поля: номер документа, дату операции, клиента, выбрать нужную номенклатуру, указать количество, единицу измерения и цену.

   После  того, как все данные занесены, нужно нажать кнопку ОК для проведения операции в Журнале и обновления данных в Остатках. Кнопка Печать выводит товарную накладную для просмотра и последующей печати.

    Учет  излишков и недостатков на  складе ведется посредством меню Документы по приходу – Оприходование товара (учет недостатков) и Документы по расходу – Списание товара (учет излишков). В открывшееся форме необходимо указать следующие параметры: номер документа, дату операции, клиента, выбрать товар, указать единицу измерения, количество и цену. Далее необходимо провести операцию, нажав кнопку ОК. При Оприходование товар добавится на склад, а при списание – спишется. Акт списания можно распечатать на принтере, нажав кнопку Печать. После завершения работы с документами нужно нажать кнопку Закрыть.

   Основной  формой хранения данных в программе  является справочник. В данной  программе ведутся основные справочники  Клиенты и Товары, и дополнительные  справочники Единицы измерения,  Расчетные счета, Аббревиатуры. Справочники состоят из записей. Одновременно на экране для пользователя отображаются данные только одной записи. Все данные по текущей записи в справочнике доступны для редактирования. Для добавления нового клиента необходимо выбрать Справочники – Клиенты. В открывшейся форме необходимо указать аббревиатуру организации, забить наименование клиента, указать его адрес, ИНН и расчетный счет.