Разработка базы данных складского учета оптовой базы «Все для Дома»

 

 

 

Федеральное агентство  по образованию

МОСКОВСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНДУСТРИАЛЬНЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ

ИНСТИТУТ  ДИСТАНЦИОННГО ОБРАЗОВАНИЯ

 

КАФЕДРА

«ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ

В ЭКОНИМИКЕ  И УПРАВЛЕНИИ»

 

 

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА КУРСОВОГО ПРОЕКТА

ПО  ДИСЦИПЛИНЕ «базы ДАННЫХ»

                     ТЕМА: Разработка базы данных складского учета оптовой базы «Все для Дома»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2012г

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

Введение

 

1. Общая характеристика и анализ предприятия ООО «Все для Дома»

1.1 Характеристика  предприятия «Все для Дома»

           1.2 Экономическая сущность задач учета складских операций.

             1.3 Характеристика организации обработки  информации.

2. Инфологическая модель и ее описание

      2.1 Информационное обеспечение задачи учета складских операций и реализации продукции.

      2.2 Описание проектируемой системы автоматизации.

3. Датологическое моделирование

     3.1 Описание входной оперативной информации и ее структура.

         3.2  Описание структуры постоянной  информации.

   3.3   Характеристика результатной и промежуточной информации.

    3.4   Описание структурной схемы.

4. Разработка программного обеспечения

   4.1 Разработка  интерфейса пользователя.

  4.2 Инструкционные  карты основных операций технологического  процесса.

5. Заключение
6. Список литературы
7. Приложение

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

    За  последние двадцать лет значительно  возрос объём и оборот информации  во всех сферах жизнедеятельности  человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс  накопления, обработки и использования  знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

  Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена крупного предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета.

   Компьютерный  учет имеет свои особенности  и радикально отличается от  обычного. Компьютер не только  облегчает учет, сокращая время,  требующееся на оформление документов  и обобщение накопленных данных  для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею. Отчеты о положении в торговле, получаемые с помощью компьютера, можно получить и без него – никакой особой математики в компьютере не содержится – но на расчеты уйдет столько времени, что они уже ни на что не будут нужны; или ими придется занять такое количество расчетчиков, что на их зарплату уйдет значительно больше, чем будет получено прибыли в результате их расчетов. Таким образом при применении компьютера “количество переходит в качество”: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения торговли.

  Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных  экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

   Данная  база данных будет реализована  в отделе  бухгалтерии в блоке  выписки. Пользователем этой системы  будет человек, занимающийся учетом  товаров на складах, а также текущей выпиской расходных документов и оприходованием вновь поступивших товаров.

   Данная  база данных позволит избавить  сотрудника от рутинной повседневной  работы по выписке расходных  накладных. Так как раньше документы  выписывались в ручную, в которых указывались повторяющиеся реквизиты, а также большой перечень номенклатуры – это занимало много времени. Автоматизация позволит значительно сократить время. Сотруднику нужно будет только выбрать из списка соответствующего клиента и указать номенклатуру из справочника, выбрать дату и отправить на печать документ. В печатной форме автоматически у кажутся все необходимые реквизиты в соответствии с установленной формой печати документов.  В соответствии с вышеизложенным, цель нашего курсового проекта: Повышение эффективности складского учета на предприятии ООО «Все для Дома» за счет внедрения базы данных.

  Общая характеристика и анализ предприятия ООО «Все для Дома»

1. Характеристика предприятия ООО «Все для Дома»

   Фирма  ООО «Все для Дома» находится  на российском рынке около четырех лет. На территории фирмы выделена площадь под склады, где хранятся основные виды товаров, продаваемых клиентам, поэтому менеджеры могут контролировать наличие материала на складе, отгрузку,  погрузку и проводить инвентаризацию в непосредственной близости от офиса. Благодаря этому упрощена схема документооборота.

   Продукция  поступает непосредственно с  заводов-изготовителей и реализуется  клиентам, нуждающимся в данном  виде товаров. Организация осуществляет  транспортировку продукции с производства на базу, ее складирование, хранение и отгрузку клиентам.

    Номенклатура  реализуемых товаров составляет  несколько сотен наименований  и постоянно увеличивается. В  основном это строительные материалы,  двери под заказ.

Организация ведет  оптовую торговлю за безналичный расчет. Во внешней системе организация ООО «Все для Дома» выполняет роль посредника между производителями товаров и клиентами на эту продукцию. Наглядно это можно увидеть из рисунка 1.1

 

 

Рис. 1.1 Схема  внешней среды фирмы

 

 

 

 

 

Внутренняя  организационная структура фирмы  представляет собой схему изображенную на рисунке 1.2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1.2 Внутренняя структура организации

    Во  главе фирмы стоит генеральный  директор, который решает в основном  управленческие вопросы, а также вопросы стратегического характера. Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков.

    Закупкой  товаров занимается отдел снабжения.  В его функции также входит  поиск новых поставщиков с более выгодными условиями поставки. Этот отдел решает вопросы закупки по всему ассортименту. Закупка производится на основании заявок покупателей, оформленными менеджерами.

    Отдел  сбыта входят менеджеры, которые  занимаются непосредственно клиентами. Каждый менеджер имеет совою базу клиентов с которыми он работает.

Отдел бухгалтерии  включает в себя три подотдела:  это главный бухгалтер, выписка, платежи и касса.

Отдел «Платежи»  предполагает отправку и получение  платежей из банка через специальную банковскую программу.

Кассир занимается распределением наличных средств фирмы.

    Автоматизированная  система предназначена для решения  задач отдела «Выписка». Основные  задачи данного отдела – это  выписка расходных документов, занесение  прихода, занесение банковских выписок, выписка внутренних документов, занесение номенклатуры и новых клиентов, выведение остатков по складу, взаиморасчетов с клиентами.

         1.2 Экономическая сущность задач  учета складских операций.

   Рассмотрим  подробнее экономическую сущность задач, решаемых по фирме в целом и отдельно по отделу выписка.

   Управление  торговыми процессами в ООО  «Все для Дома» основывается  на информации, отражающей объем,  структуру и динамику поступления,  продажи и запасов товаров.  Движение информации между ООО «Все для Дома» и внешней средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме потоков информации.

   Учет  реализации товаров в оптовой  торговле осуществляется по мере  отгрузки товаров и предъявления  покупателям расчетных документов.

   Продажа товара происходит по следующей схеме:

 Схема информационных потоков.

 

                                          Заявка                                      

                                          Счет к оплате        

                                           Платежи                                            Заявка на склад

                                                                                                       

                                          Товары          Заявка на поставку               

                                                         

                                     

                                                                                                          Товары

                                                                                                                       Заявка          

                                             Платежи                                 Товар                 на

                                                                                                                        товар                  

                                                                                                         

    Рис. 1.3 Схема информационных потоков предприятия

   Рассмотрим информационные потоки предприятия (рис. 1.3). Заказчик (юридическое лицо) делает заявку у менеджера (сбрасывает по факсу или договаривается по телефону) на нужную ему продукцию.

   Менеджер  выставляет счет на оплату и отсылает заказчику. При наличии товара на складе резервируется необходимое количество. Если товара нет, то оформляется заявка на поставку, где указывается дата составления заявки, фамилия ответственного менеджера, наименование продукции и крайние сроки доставки товаров.

   Оформленная  заявка поступает в отдел снабжения,  где все заявки сортируются  в зависимости от товара, от  сроков поставки и т.д. и  определяется примерная дата  поступления товара на склад. 

    Менеджер, имея эти данные, уточняет сроки  доставки товара с клиентом. Снабженцы выставляют заявки на товар поставщикам, оплачивают выставленные счета и привозят товар, который поступает на склад фирмы.

После того, как  заказчик про платил выставленный ему  счет и про плата прошла по банку, он может приехать за заказанной продукцией. Работающий с ним менеджер оформляет необходимые документы и отпускает товар.  

    АСУ предназначена для решения автоматизации повседневной работы бухгалтера, ведущего оперативный учет по приходу и расходу ТМЦ (товарно-материальных ценностей).

    При  помощи ЭВМ на оптовом предприятии  ООО «Все для Дома» автоматизирован  учет поступления и продажи  товаров, учет расчетов с поставщиками  и покупателями, операций по расчетному  счету, количественно-граммовой  учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес.

    Их  автоматизация позволяет сократить  ручные операции, ускорить обработку  информации, повысить точность учета.  В памяти ЭВМ хранится и  может быть выдана на печать  детальная информация о количестве поступления и продажи конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета.

    Исходной  информацией для учета являются  первичные документы. При ручном  учете, а также частичной автоматизации  обработки информации каждое подразделение оптового предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) для выполнения возложенных на них функций вводит в ЭВМ по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Создание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и стоимости ее обработки.