Разработка АРМ сотрудника библиотеки (на примере АЧОУ ВПО МФЮА УК Красноармейский)

MS Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то MS Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.18

СУБД предоставляет возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: 1) определение (задание структуры и описание) данных 2) обработка данных 3) управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в MS Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблона. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые MS Access. MS Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных (текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, электронные таблицы). 

Так как MS Access является современным приложением Windows, можно использовать в её работе все возможности DDE (динамический обмен данными) и OLE (связь и внедрение объектов). DDE позволяет осуществлять обмен данными между Access и любым другим поддерживающим DDE приложением Windows. В MS Access можно при помощи макросов или Access Basic осуществлять динамический обмен данными с другими приложениями.

OLE является более современным средством Windows, которое позволяет установить связь с объектами другого приложения или внедрить какие-либо объекты в БД Access. Такими объектами могут быть картинки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других поддерживающих OLE приложений Windows.

В MS Access для обработки данных базовых таблиц используется мощный язык SQL (структурированный язык запросов). Используя SQL можно выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения конкретной задачи информацию. Access значительно упрощает задачу обработки данных. Совсем не обязательно знать язык SQL. При любой обработке данных из нескольких таблиц Access использует однажды заданные связи между таблицами.

MS Access предоставляет дополнительные  средства разработки приложений, которые могут работать не только с собственными форматами данных, но и с форматами других наиболее распространенных СУБД. Возможно, наиболее сильной стороной Access является его способность обрабатывать данные электронных таблиц, текстовых файлов, файлов dBASE, Paradox, Btrieve, FoxPro и любой другой БД SQL, поддерживающей стандарт ODBE. Это означает, что можно использовать Access для создания такого приложения Windows, которое может обрабатывать данные, поступающие с сетевого сервера SQL или БД SQL на главной ЭВМ.

Все выше сказанное, а также то, что на данный момент в рамках учебного курса нами изучена только эта СУБД предопределило выбор MS Access для постановки и решения задачи проектирования БД по оценке уровня развития АПК регионов ЮФО.

Типы данных MS Access

СУБД MS Access работает со следующими типами данных:19

1. Текстовый (Text) — символьные или числовые данные, не требующие вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов. Размер текстового поля задается с помощью свойства Размер поля (Р1е1о!812е), в котором указывается максимальное количество символов, которые могут быть введены в данное поле. При необходимости ввести строку большего размера, чем указано в данном свойстве, нужно значение свойства изменить, т. к. место под дополнительные символы не резервируется.
2. Поле МЕМО — поле МЕМО предназначено для ввода текстовой информации по объему превышающей 255 символов. Такое поле может содержать до 65 535 символов. Этот тип данных отличается от типа Текстовый (Text) тем, что в таблице хранятся не сами данные, а ссылки на блоки данных, хранящиеся отдельно. За счет этого ускоряется обработка таблиц (сортировка, поиск и т. п.). Поле типа МЕМО не может быть ключевым.
3. Числовой (Number) — числовой тип применяется для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. Имеет много подтипов. От выбора подтипа (размера) данных числового типа зависит точность вычислений. Для установки подтипа числовых данных служит свойство Размер поля (FieldSize).
4. Денежный (Currency) — тип данных, который рекомендуется использовать при выполнении денежных расчетов, т. к. он предотвращает округления в процессе вычислений. Точность денежного типа данных колеблется от 1 до 4 десятичных знаков. Целая часть может содержать до 15 десятичных знаков. Денежный тип данных занимает 8 байт памяти.
5. Дата/Время (Date/Time) — тип для представления даты и времени. Позволяет вводить даты с 100 по 9999 год. Размер поля — 8 байт. Даты и время хранятся в специальном фиксированном числовом формате. Дата является целой частью значения поля типа Дата/Время, а время — его дробной частью. Access предоставляет большой выбор форматов отображения даты и времени.
6. Счетчик (AutoNumber) - поле содержит уникальный номер, определяемый Access автоматически для каждой новой записи либо случайным образом, либо путем увеличения предыдущего значения на 1, либо путем формирования GUID (Global Unic ID, глобальный уникальный идентификатор). Этот тип данных используется для создания уникального идентификатора записей в таблице.
7. Логический (Yes/No) — логическое поле, которое может содержать только два значения, интерпретируемых как Да/Нет, Истина/Ложь, Включено/Выключено. Поля логического типа не могут быть ключевыми, но их можно индексировать.
8. Поле объекта OLE (OLE object) - содержит ссылку на OLE – объект (лист MS Excel, документ MS Word, звук, рисунок и т.п.). Объем объекта ограничивается имеющимся в наличии дисковом пространством. Тип объекта OLE не указывается в свойствах поля объекта OLE. Он зависит от приложения, использованного для создания объектов OLE, которые хранятся в этом поле. Упаковщик объектов позволяет внедрять файлы, созданные приложениями, которые не являются серверами (поставщиками) объектов OLE. Например, он позволяет внедрить текстовые файлы в качестве объектов в таблицы Access 2003. В поле объекта OLE могут храниться произвольные данные, в том числе и данные нескольких типов. Это позволяет обойти основное ограничение реляционных баз данных, которое требует, чтобы в каждом поле хранились данные только одного типа.
9. Гиперссылка (Hyperlink) — дает возможность хранить в поле ссылку, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри файла или Web -страницы на том же компьютере, на компьютере в локальной сети, в Интранет или в Интернет. Поле типа Гиперссылка не может быть ключевым или индексированным.
10. Мастер подстановок (Lookup Wizard), который запускает Мастера подстановок (Lookup Wizard), создающего поле подстановок. Поле подстановок позволяет выбирать значение поля из списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.

Архитектура MS Access

 

• Таблицы

Таблица - это набор данных по конкретной теме. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает БД более эффективной и уменьшает число ошибок при вводе данных. Таблицы организуют данные в столбцы (называемые полями) и строки (называемые записями).

После того, как необходимые поля будут определены, можно определить первичный ключ для таблицы, содержащий одно или несколько полей. Первичный ключ используется для связывания таблицы с вторичными ключами в других таблицах. Это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Чтобы определить поле как ключевое, необходимо его выделить и нажать кнопку на панели База данных.

После создания в БД MS Access отдельных таблиц по каждой теме необходимо выбрать способ, которым MS Access будет вновь объединять сведения таблиц. Первым делом следует определить связи между таблицами. После этого можно создать запросы, формы и отчеты для одновременного отображения сведений из нескольких таблиц. Для определения связей между таблицами следует воспользоваться командой Схема Данных из меню Сервис или нажать кнопку на панели База данных.

В Access обеспечивается возможность автоматической проверки целостности данных в связанных полях. Целостность данных означает систему правил, используемых ля поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также для обеспечения защиты от случайного удаления или изменения связанных данных.

Установить проверку целостности данных можно, если выполнены следующие условия:

• Связанное поле главной таблицы является ключевым или имеет уникальный индекс;
• Связанные поля имеют один тип данных;
• Обе таблицы принадлежат одной БД MS Access.

Чтобы обеспечить целостность, работа с данными должна производиться с учетом следующих правил:

• Невозможно ввести в связанное поле подчиненной таблицы значение, отсутствующее в связанном поле главной таблицы. Однако можно ввести пустое значение, показывающее, что для данной записи связь отсутствует.
• Не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные записи в подчиненной таблице.
• Невозможно изменить значение ключевого поля в главной таблице, если существуют записи, связанные с данной таблицей.

 

• Запросы

 

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

Запрос можно создать с помощью Мастера или с помощью Конструктора.

Наиболее удобным является создание запроса в режиме конструктора непосредственно командами SQL.

С помощью языка SQL (Structured Query Language) можно создавать не только запросы на выборку данных, но и на добавление, изменение, удаление данных. Подмножество SQL DDL (Data Defining Language) позволяет изменять структуру БД, создавая или изменяя таблицы, индексы, представления, процедуры и другие объекты БД.

Типы запросов:

1. Запросы на выборку;
2. Запросы на изменение, в том числе:
• запросы на создание таблицы;
• запросы на удаление;
• запросы на добавление;
• запросы на обновление;
3. SQL-запросы, предназначенные для решения более сложных задач, к которым относятся:

• запросы на объединение;

• запросы к SQL-серверу;
• запросы на определение данных;
• подзапросы.

Чтобы изменить тип запроса необходимо открыть его в режиме Конструктора или в режиме SQL и воспользоваться меню Запрос, где можно выбрать необходимый тип запроса.

 

• Формы

 

Форма – это объект БД, в котором разработчик размещает элементы управления, служащие для ввода, отображения данных в полях.

Форма является основой разработки диалоговых приложений. Через формы можно загружать данные во взаимосвязанные таблицы БД с документов – источников, просматривать данные, а также их корректировать. Работая с формой, пользователь может добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получать расчетные данные. В форме можно контролировать вводимые данные, устанавливать ограничения на доступ к данным, выводить необходимые сообщения.

При работе с формой может выполняться обработка событий, инициируемых пользователем или возникающих в процессе работы с формой. Форма создается для управления приложением пользователя. Типовые процедуры формируются автоматически при создании элементов формы.

Таковыми элементами, например, являются, графические кнопки, с которыми могут связываться события следующих категорий:

• переход по записям и обработка записей (добавление, удаление, печать, восстановление);
• работа с формой (открытие, закрытие, изменение фильтра, обновление данных, печать);
• работа с отчетом (печать, просмотр, отправка, вывод в файл) и приложением (запуск приложения, выход из приложения, запуск Word, Excel, блокнота);
• запуск запроса, макроса, печать таблицы, набор номера.

Наиболее удобными способами создания формы являются создание формы с помощью конструктора и с помощью мастера.

Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов. С помощью мастера наиболее удобно создавать формы, предназначенные для ввода и редактирования данных.

Создание формы в режиме конструктора удобно для создания диалоговых окон и форм, не связанных с редактированием данных, поскольку в этом режиме можно управлять элементами формы в произвольном порядке.

 

• Отчеты

 

Отчет представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Большая часть сведений в отчете поступает из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющейся источником данных для отчета. Остальные сведения отчета хранятся в его структуре. Наиболее удобным способом создания отчетов является создание отчета с помощью мастера.

Отчеты могут быть открыты в трех режимах: в режиме конструктора, в режиме предварительного просмотра и в режиме просмотра образца.

Режим конструктора используют для создания отчета или изменения структуры существующего отчета.

Режим предварительного просмотра позволяет просматривать данные в том виде, в котором они будут размещаться на печатных страницах.

В режиме просмотра образца отображается макет отчета с образцами данных.

 

• Страницы

 

Страницы - это специальные объекты баз данных, реализованных в последней версии СУБД MS Access. Правда, более корректно их называть страницами доступа к данным. Физически это особый объект, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с ней. Сам по себе этот объект не является базой данной, но содержит компоненты, через которые осуществляется связь переданной Web-страницы с БД, остающейся на сервере. Пользуясь этими компонентами, посетитель Web-узла может просматривать записи базы в полях страницы доступа. Таким образом, страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и БД, размещенной на сервере. Эта БД не обязательно должна быть БД MS Access. Страницы доступа, созданные средствами MS Access, позволяют работать также с базами данных MS SQL Server.