Работа с базами данных в Microsoft Access

 

Для того, чтобы настроить таблицу Сведения о работниках в соответствии с требованиями, откройте ее в режиме конструктора. Выделите поле Пол, в Свойствах поля установите Размер поля – 3.Таким образом, при заполнении пользователь не сможет ввести в это поле более трех знаков.

 

Создание  маски ввода

Чтобы создать для поля ИНН маску ввода, выделите это поле, в Свойствах поля нажмите правой клавишей мыши в строке Маска ввода. Справа от строки появилась кнопка, нажатие на которую раскроет окно Создание масок ввода (рис. 17).

Мастер создания масок ввода  предлагает выбрать маску ввода  из имеющихся образцов или создать  новую. В столбце Маска ввода указано, для каких данных она применяется, в столбце Вид данных – приводиться образец записи данных в поле таблицы в режиме ввода данных. В строке Проба пользователь может просмотреть, как будет выглядеть маска ввода в поле при заполнении таблицы. Например, если выбрать маску ввода Краткий формат даты, то в таблице в поле, для которого она установлена, будет появляться шаблон «__.__.____», это позволит пользователю вводить дату без точек – 12122006, а программа автоматически преобразует запись в 12.12.2006.  

 

 

Рис. 17. Создание масок ввода

 

Маски ввода для поля ИНН в образцах нет. Для того, чтобы создать ее самостоятельно, воспользуйтесь кнопкой СПИСОК. Откроется окно Настройка масок ввода (рис.18).

В строку Описание введите название данных, для которых она создается – ИНН.

В строке Маска ввода необходимо с помощью специальных символов записать маску, которая автоматически будет записывать цифры 33, далее - пробел и далее – 10 цифр от 0 до 9.

 

 

Рис. 18. Окно настройки масок ввода

 

Изучите таблицу 2 и запишите с помощью  знаков маску ввода для поля ИНН.

Таблица 2

Символы, использующиеся для создания маски ввода

Знак	Описание
0	Цифра (от 0 до 9, ввод обязателен; знаки плюс [+] и минус [-] не допускаются).
9	Цифра или пробел (ввод не обязателен; знаки плюс и минус  не допускаются).
#	Цифра или пробел (ввод не обязателен; пустые знаки преобразуются  в пробелы, допускаются знаки плюс и минус).
L	Буква (от A до Z или от А до Я, ввод обязателен).
?	Буква (от A до Z или от А до Я, ввод не обязателен).
A	Буква или цифра (ввод обязателен).
a	Буква или цифра (ввод необязателен).
&	Любой знак или пробел (ввод обязателен).
C	Любой знак или пробел (ввод необязателен).
. , : ; - /	Десятичный разделитель  и разделители тысяч, значений дат  и времени. (Отображаемый знак зависит  от настроек языка и стандартов на панели управления Microsoft Windows.)
<	Указывает перевод всех следующих знаков на нижний регистр.
>	Указывает перевод всех следующих знаков на верхний регистр.
!	Указывает заполнение маски ввода справа налево, а не слева направо. Заполнение маски знаками всегда происходит слева направо. Восклицательный знак в маске ввода можно помещать в любую позицию.
\	Указывает ввод любого следующего знака в качестве текстовой константы. Используется для отображения всех перечисленных в данной таблице знаков как текстовых констант (например, \A выводится как знак «A»).
Пароль	Значение Пароль, заданное для свойства Маска ввода (InputMask), создает поле для ввода пароля. Любой знак, введенный в поле, сохраняется как знак, но отображается как звездочка (*).

 

Маска ввода будет иметь следующий  вид: «\3\3\ 0000000000».

 

В строке заполнитель указывается  знак, вместо которого при записи данных в поле таблицы будут вписаны  символы. По умолчанию устанавливается знак «_», но можно выбрать любой другой.

В строке Образцы данных можно проверить, как будет работать маска ввода в таблице при записи данных. Наведите курсор на эту строку, появиться маска 33 __________, попробуйте сделать запись – введите любые 10 цифр. Символы, кроме цифр, в это поле записываться не будут.

Нажмите кнопку закрыть. К списку имеющихся  масок ввода добавилась еще одна – ИНН. Выберите ее и нажмите кнопку ГОТОВО.

 

Создание  списка для поля таблицы

Для того, чтобы создать всплывающий список, из которого при заполнении таблицы можно выбрать необходимые данные, в первую очередь требуется создать таблицу, содержащую список данных.

В режиме конструктора создайте таблицу  под названием Дополнительные данные, состоящую из поля №п/п (тип данных – счетчик, ключевое) и поля Населенные пункты (тип данных – текстовый).

Откройте таблицу в режиме ввода  данных, введите 6-7 названий населенных пунктов Владимирской области.

 

Вернитесь к таблице Сведения о работниках в режиме конструктора. Выберите поле Адрес, в Свойствах поля выберите вкладку Подстановка.

В строке Тип элемента управления установите Поле со списком. Появились дополнительные строки (рис. 19). Вкладка подстановка позволяет определить таблицу, из которой при заполнении определенного поля будет формироваться всплывающий список данных.

В строке источник строк укажите  таблицу Дополнительные данные. Вызовите Построитель запросов, нажатием на кнопку справа от строки, где укажите непосредственно то поле, которое содержит список данных -  поле Населенные пункты (рис. 20).

 

 

 

Рис 19. Настройка свойств поля

 

 

Рис. 20. Окно Построитель запросов

 

Закройте окно построителя запросов, подтвердив сохранение.

Настройка полей таблицы в соответствие с условием завершена. Закройте конструктор, сохранив изменения. Откройте таблицу в режиме ввода данных.

Заполните таблицу данными в  соответствие с рисунком 22. Обратите внимание, как на практике работают установленные настройки свойств  полей. Заполните таблицу Штатное расписание самостоятельно, учитывая созданные ранее связи между таблицами.   

 

 

Создание  запросов в MICROSOFT ACCESS

 

Задание. На основе созданной ранее таблицы, создайте запрос для того, чтобы получить список работников проживающих в г. Коврове, и при этом определить размер премии, налоговых удержаний и общей суммы заработной платы по этим работникам.

Решение. Запустите программу Microsoft Access. На панели пиктограмм выберите Открыть. Откройте созданную ранее базу данных. В появившемся окне в Объектах выберите Запросы. Затем нажмите Создать. В появившемся окне Новый запрос выберите Конструктор и нажмите ОК. В окне Добавление таблицы поочередно выберите и добавьте обе созданные вами таблицы. Закройте окно Добавление таблицы.

В окне Запрос 1 появились выбранные таблицы. Теперь необходимо в нижней части окна указать интересующие поля. Для этого перетащите путем нажатия и удерживания правой клавиши мыши поле ИНН из любой таблицы, Фамилию, Адрес, Дата рождения, Должность, Разряд, Оклад, Коэффициент. Дальше необходимо создать поля, в которых будет рассчитываться сумма премии, налогов и зарплата к выдаче. Для этого наведите курсор на ячейку справа от Оклада по строке поле, нажмите правой клавишей мыши, в открывшемся меню выберите ПОСТРОИТЬ. Открылось окно Построитель выражений (рис. 23).

 

 

Рис 23. Окно построения выражений

Премию рассчитайте по следующей  методике: оклад умножьте на разряд и на коэффициент, и разделите на десять. Для этого откройте двойным нажатием левой клавиши мыши в нижнем левом окне папку Таблицы / Штат сотрудников. В среднем окне выберите Разряд и нажмите Вставить (можно быстро два раза нажать левой клавишей мыши на необходимом объекте). Затем кнопку «*», Оклад, «/», 100. ОК.

В следующей ячейке строки таким  же образом введите формулу для расчета суммы налога равной 13% от суммы з/п (оклад+премия).

Теперь необходимо переименовать  поля с «Выражение1» на «Премия» и «Выражение2» на «Налог». Для  этого подведите курсор к ячейке, содержащей Выражение1, нажмите правой клавишей мыши, выберите СВОЙСТВА, Формат поля – Основной. Закройте окно. Теперь удалите запись Выражение1 (до двоеточия) и введите Премия. Таким же образом измените Выражение2.

Вернитесь к полю Адрес и в строке Условие отбора укажите Пятигорск.

Закройте запрос, сохранив его с  именем Зарплата.

Просмотрите созданный запрос. Если в открытом окна запроса Зарплата нет данных, то среди сотрудников нет проживающих в Коврове. В этом случае необходимо изменить условия запроса так, чтобы получить какие-либо данные. Для этого на панели пиктограмм нажмите значок . Если такого значка нет, откройте вид, выберите конструктор.

В открывшемся окне удалите условие  Ковров и введите тот город, который есть в созданной вами ранее таблице. Кроме того, необходимо рассчитать сумму зарплаты к выдаче. Для этого в пустой ячейке справа от Налога введите формулу расчета зарплаты: оклад + премия – налог. Нажмите правой клавишей мыши, выберите построить и в левой нижней области окна откройте папку Запросы/Зарплата. Далее выберите поля Оклад и Премия и суммируйте их, а затем вычете премию. ОК. Переименуйте ячейку «Выражение1» в «Зарплата». Закройте Конструктор запроса, сохранив изменения. Просмотрите запрос «Зарплата».

^* Для поиска информации в базе данных, прежде всего, следует сформировать запрос, по которому будет произведен поиск необходимых сведений.

Запрос –  это специально подготовленный вопрос об информации в базе данных. Запросом может быть как простейший поиск информации по значению в какой-либо одной таблице, так и сложный процесс преобразования и представления в определенном виде взаимосвязанных между собой данных из нескольких таблиц.

Составляя запрос, можно указать в нем:

интересующие  таблицы,

интересующие поля,

интересующие  записи,

необходимые преобразования данных.