Работа с базами данных в Microsoft Access

Лабораторная  работа №5

 

Работа  с базами данных в Microsoft Access

 

Цель работы: ознакомиться с интерфейсом программы MICROSOFT ACCESS, основными элементами баз данных; освоить основные приемы работы с базами данных на примере построения таблиц в приложении Microsoft Access; освоить основные приемы работы с базами данных на примере построения запросов^* в приложении MICROSOFT ACCESS

 

 

Запустите программу Microsoft Access.

После запуска программы Microsoft Access на экране монитора появляется Главное окно системы (рис 1.).

 

 

Рис. 1. Рабочее окно программы Microsoft Access.

 

Строка меню содержит ряд элементов (заголовков меню). Каждому элементу соответствует отдельное меню, содержащее команды или опции.

Программа Microsoft Access использует систему контекстно-зависимых меню. Это означает, что внешний вид меню зависит от текущей ситуации в системе, от типа обрабатываемого объекта и т.д.

В строке состояния Microsoft Access выводит сообщения о ходе выполнения команд и о текущем состоянии системы. 

Прежде чем начать работу с базами данных, вызовите справку в открытом окне программы (СПРАВКА – СПРАВКА ПО MICROSOFT ACCESS). Откройте в появившемся окне Создание и работа с базами данных – Базы данных, что это такое. Прочитайте. Затем откройте Создание и разработка таблиц – Таблицы, что это такое и как они работают. Прочитайте. Закройте окно Справки.

 

Создание  таблиц в MICROSOFT ACCESS

 

Задание. Создайте базу данных для отдела кадров, состоящую из двух взаимосвязанных таблиц. Первая таблица должна содержать сведения о сотрудниках, вторая – сведения о штатном расписании.

 

Решение.

Существует несколько способов создания таблиц в программе  Microsoft Access: с помощью Мастера таблиц, с помощью Конструктора, путем экспорта из другого приложения офис и др.

 

Создание  таблиц в режиме «Мастер таблиц»

Начните работу с создания первой таблицы, которая будет называться «Сведения о работниках».

Для этого воспользуйтесь режимом Мастер таблиц. Этот режим позволяет при создании новой таблицы, использовать имеющиеся типовые шаблоны таблиц, выбирая из списка необходимые поля таблицы.

Запустите программу Microsoft Access. В открывшемся окне выберите Новая база данных. Раскроется окно сохранения новой базы данных. Необходимо задать имя создаваемой базе данных. В отличие от других приложений пакета Microsoft Office в Microsoft Access необходимо сохранить файл до того, как с ним будет начата работа. Задайте следующее имя базе данных: «Отдел кадров, фамилия студента». Нажмите кнопку Создать. (рис. 3).

 

 

Рис. 3. Присвоение имени новой базе данных

 

Появилось окно Базы данных, в котором  можно выбрать объекты для  создания: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули.

Для создания новой таблицы выберите вкладку Таблицы (окно открывается на этой вкладке автоматически), нажмите кнопку Создать. На экране появится диалоговое окно Новая таблица (рис. 4).

 

 

Рис. 2.4. Выбор режима создания таблицы

 

В появившемся окне выберите Мастер таблиц. Нажмите Ок. Появилось окно Создание таблицы, в котором предлагается выбрать необходимую таблицу из предложенных образцов таблиц (рис. 5).

Пролистайте имеющиеся варианты таблиц, и найдите среди них ту, поля которой более всего соответствуют  той, что необходимо создать по условию  задачи. Это таблица Сотрудники.

Выберите поля ИНН (такого поля среди образцов полей нет, поэтому выберите любой образец поля, вставьте его в новую таблицу, а затем переименуйте),Фамилия, Дата рождения, Адрес, Телефон, Пол, Дата найма, Сегодняшняя дата. Нажмите ДАЛЕЕ.  Измените имя таблицы на Сведения о работниках.

 

Рис. 5. Создание таблицы в режиме «Мастер таблиц»

 

Далее необходимо определить: самостоятельно устанавливать ключевое поле или программа сделает это автоматически.

Ключевое поле однозначно определяет каждую запись таблицы.

Выделите - Пользователь определяет ключ самостоятельно. Нажмите - ДАЛЕЕ. Выберите поле с уникальными для каждой записи данными. В данном случае это будет поле ИНН, так как, например, фамилии могут совпадать и т.д. Нажмите ДАЛЕЕ, ГОТОВО (рис. 6).

 

Рис.6. Выбор способа определения ключевого поля

Появилось окно таблицы Сведения о работниках. Таблица пустая.

 

 

Рис. 7. Таблица «Сведения о работниках» в режиме ввода данных

 

Прежде чем заполнять таблицу  данными, необходимо убедиться, что  все поля имеют соответствующий  тип данных. Для этого воспользуйтесь Конструктором. С помощью Конструктора можно также добавлять или удалять поля из таблицы, менять порядок расположения полей, а также производить другие изменения в структуре таблицы.

В диалоговом окне базы данных «Отдел кадров, Иванов» выберите таблицу Сведения о работниках, пока это единственная таблица в созданной базе данных, нажмите кнопку Конструктор. Появилась рабочая область конструктора, состоящая из двух таблиц: верхней - содержит три столбца - имя поля, где указываются поля таблицы, тип данных – определяется тип данных для каждого поля в зависимости от того, какая информация будет содержаться в этом поле, описание - используется для описания особенностей или предназначения поля.

Нижняя часть отражает свойства поля, изменяется в зависимости от выбранного типа данных поля (рис. 8).

 

 

Рис. 8. Таблица «Сведения о работниках» в режиме конструктора

 

Просмотрите тип данных, установленный  для каждого поля, при необходимости внесите изменения: ИНН – текстовый (поле ИНН содержит числовые данные, но так как эти значения не используются в расчетах, целесообразнее установить тип поля не числовой, а текстовый), адрес, фамилия, телефон, пол – текстовый, поля: дата рождения, дата найма, сегодняшняя дата – формат – дата/время.  

 

Основные  типы данных:

• Текстовый – предполагает текст или числа, не требующие проведения расчётов.
• МЕМО.  Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.
• Числовой тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.
• Счётчик предполагает уникальные, последовательно возрастающие  числа, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.
• Логический тип данных определяет логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений.
• Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.
• Дата/Время. Дата и время, которые могут быть записаны в специальном фиксированном формате.
• Поле объекта OLE предполагает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.
• Гиперсвязь.  Содержит адреса Web-страниц.

 

Для того, чтобы изменить тип данных поля таблицы, наведите курсор на ячейку с этим типом данных, нажмите правую клавишу мыши, разверните список типов данных, путем нажатия на стрелку справа от ячейки и затем выберите необходимый тип данных.

Закройте таблицу в режиме конструктора, сохраните изменения. Откройте в  режиме ввода данных.

Таблица содержит одну пустую строку, предназначенную для ввода данных. По мере осуществления записей количество строк будет увеличиваться.

Закройте таблицу Сведения о работниках.

 

Создание  таблицы в режиме «Конструктор»

Создайте таблицу Штатное расписание с помощью Конструктора. Выберите элемент Таблицы, нажмите кнопку СОЗДАТЬ, КОНСТРУКТОР, ОК. На экране появилось пустое окно конструирования таблицы. В верхней части окна введите следующие имена полей, и задайте необходимый тип данных (рис. 9):

 

Рис. 9. Окно Конструктора таблиц

 

Табельный номер (формат поля – текстовый), ИНН, Фамилия, Должность – формат - текстовый, Разряд (формат – числовой, так как в дальнейшем значение разряда будет использоваться в расчетах), Оклад (формат – денежный), Количество детей, Коэффициент (формат – числовой).

Задайте ключевое поле. В данной таблице  в качестве ключевого может быть выбрано поле: Табельный номер.

Слева от поля появился значок в виде ключа. При необходимости  изменить ключевое поле, проделайте то же самое с тем полем, которое требуется установить ключевым.

Закройте конструктор, задав имя таблице - Штатное расписание. Откройте таблицу в режиме ввода данных.

Как в случае с предыдущей таблицей, текущая содержит одну пустую строку для ввода данных. По мере заполнения таблицы будут появляться новые строки.

Созданная база данных включает две таблицы, которые  содержат сведения о работниках предприятия.  Несмотря на то, что некоторые поля таблиц повторяются, каждая из таблиц предназначена для хранения различных  сведений об одних и тех же сотрудниках.

 

Создание  связей между таблицами.

Прежде чем  заполнять таблицы данными, необходимо создать связи между ними для  обеспечения более удобной работы с информацией в дальнейшем.

Связи обеспечивают целостность данных в базе данных, позволяют исключить дублирование записей.

Для того, чтобы  связать между собой таблицы  необходимо, чтобы каждая из таблиц содержала одинаковое поле, по которому будут идентифицироваться данные и  определяться их соответствие.

В данном примере  обе таблицы содержат два одинаковых поля: ИНН, Фамилия. Связывать таблицы по полю Фамилия нецелесообразно, так как фамилия может повторяться, например, в штате может быть два сотрудника с фамилией Иванов. Поэтому в данном примере связь будет строиться по полю ИНН.

Для того, чтобы создать связь в окне базы данных «Отдел кадров, Иванов» на панели инструментов нажмите кнопку схема данных . Предлагается выбрать таблицы, между которыми необходимо установить связь. Добавьте обе созданные таблицы, закройте окно Добавления таблицы.

 

 

 

В окне Схема данных появились две таблицы, с указанием полей, причем ключевое поле выделено жирным шрифтом. Наведите курсор на поле ИНН в первой таблице, нажмите левую клавишу мыши и, не отпуская, перетащите прямоугольник на поле ИНН второй таблицы.

Появилось окно Изменение связей. Здесь указаны имена таблиц и полей, связываемых друг с другом. Имеется возможность определить способ взаимодействия таблиц. Выберите Обеспечение целостности данных, затем Каскадное обновление связанных полей.

Это означает, что таблица Сведения о сотрудниках определяется как доминирующая, и, прежде чем вносить записи в таблицу Штатное расписание, необходимо внести соответствующую запись в таблицу Сведения о сотрудниках. В противном случае программа выдаст сообщение о несоблюдение целостности данных.

В нижней части  окна Изменение связей указан тип отношения один-ко-многим. Это значит, что одной записи в первой таблице может соответствовать несколько записей во второй таблице. Тип связи определяется автоматически в зависимости от структуры связываемых таблиц и полей, по которым осуществляется связь.

Нажмите кнопку СОЗДАТЬ. Между макетами таблиц появилась соединяющая линия с цифрой 1 и символом «множество» на концах, что означает тип отношения один-ко-многим.

 

Теперь откройте таблицу Штатное расписание, заполните ее самостоятельно, учитывая, что между таблицами установлена связь, поэтому возможна запись информации только по тем работникам, которые первоначально были внесены в таблицу Сведения о работниках.

После того как изменения в таблицах будут сохранены, в каждой из них  слева от рабочей области появятся дополнительные ячейки со знаком «+», при  нажатии на такую ячейку раскрывается информация о сотруднике из другой таблицы, что обеспечивает более  удобную работу с информацией.

 

После просмотра данных, удалите  все записи в таблицах, так как  в процессе дальнейшей работы с таблицами  это может вызвать ошибки. Таблицы  следует заполнять данными только после того, как созданы связи  между ними и установлены свойства полей.

 

Использование свойства поля для настройки параметров ввода данных в таблицы

Возможности программы Microsoft Access предусматривают настройку параметров ввода данных в таблицу в зависимости от типа данных и требований пользователя. Например, имеется возможность ограничить количество вводимых символов, или задать маску ввода данных в таблицу, или создать список, из которого можно будет выбирать необходимое значение, если таковых ограниченное количество.

Настройте таблицу Сведения о работниках таким образом, чтобы:

1. в поле Пол вводилось не более трех знаков (например: муж, жен);
2. в поле ИНН записывались номера, начинающиеся на 33, состоящие из 12 цифр, причем первые 2 цифры должны появляться автоматически, так как во Владимирской области все идентификационные номера налогоплательщика начинаются на 33 (другими словами необходимо создать маску ввода для поля ИНН);
3. в поле Адрес был создан список населенных пунктов Владимирской области, из которого пользователь при заполнении таблицы сможет выбирать необходимый.