Програмное обеспечение для автоматизации работы офиса турагентств

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………….	3
1. Зачем нужны программы для автоматизации турагентства……………...	4
2. Возможности ПО в туристском бизнесе…………………………………..	5
3. Обзор ПО для автоматизации офиса турагента…………………………...	6
3.1. САМО-ТурАгент………………………………………………………….	6
3.2. Мастер-Агент……………………………………………………………...	8
3.3. Jack…………………………………………………………………………	9
3.4. ПОЭТА…………………………………………………………………….	10
3.5. 5 star office…………………………………………………………………	11
3.6. Terrasoft CRM……………………………………………………………..	11
3.7. Лидер-Тур………………………………………………………………….	12
3.8. TurWin……………………………………………………………………..	13
3.9. Travel Agent-2000………………………………………………………….	14
3.10. WinTourPro……………………………………………………………….	15
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………..	16
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………….	17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Технологии не стоят на месте. Еще несколько лет назад  турагенты получали информацию о  предложениях туроператоров по факсу, и также отправляли заявки на бронирование. Сегодня каждый более или мене крупный туроператор имеет свою систему on-line поиска и бронирования туров, рассылку для турагентств  и клиентов, а подтверждение забронированных  туров происходит по электронной  почте.

Турагентства тоже не отстают. Автоматизация турфирм включает в себя специализированные программы  для ведения клиентской базы. Такие  программы позволяют не просто хранить  данные клиентов в электронном виде, но и автоматизируют весь документооборот  между турагентством и клиентом и между турагентством и туроператором. Кроме того, программы автоматизации  турагентства могут служить еще  и персональным органайзером для  менеджера – они напомнят о  времени вылета, о сроках платежей, о днях рождения клиентов, а руководителю дадут возможность отслеживать  деятельность менеджеров и делать отчеты по различным параметрам.[3]

Цель данной работы: ознакомиться с программным обеспечением для автоматизации офиса турагента.

Задачи данной работы:

• установить критерии выбора программного обеспечения (далее ПО).
• ознакомиться с наиболее распространенным ПО;
• узнать о возможностях, предоставляемых данным ПО;

В данной работе мы познакомимся с ПО для автоматизации офиса турагента, подробно разберем наиболее распространенные ПО, которыми пользуются туристические агентства, ознакомимся с возможностями, которые предоставляет данное ПО.

 

 

1. Зачем нужны программы для автоматизации турагентства.

На базе технических средств создается компьютерная сеть, инсталлируется необходимое ПО: операционная система и сервисные программы, прикладные пакеты. Высшей степенью автоматизации обработки информации можно считать создание корпоративной информационной системы, позволяющей осуществлять эффективный обмен данными между всеми структурными подразделениями предприятия. Подобные системы реализуются на базе локальных компьютерных сетей и интрасетей и позволяют практически полностью перейти к электронному документообороту, создать эффективную структуру хранения информации в виде сосредоточенных или распределительных баз данных, реализовать механизмы коллективной работы с данными документами, разграничить доступ к информации для различных категорий пользователей, организовать удаленный доступ к ресурсам.[1]

Программы для автоматизации  турагентства нужны по нескольким причинам, а именно:

• для упорядочения работы агентства: все договора, путевки, заявки, данные туристов и т.д. хранятся в электронном виде в одном файле на компьютере; легко могут быть найдены и воспроизведены на бумаге;
• для печати данных о путешествии на типографском бланке, нет необходимости заполнять бланк от руки;
• для ведения и анализа клиентской базы;
• для упрощения работы и расчетов с клиентами: расчетные документы (например, приходные кассовые ордера) легко могут быть оформлены и учтены; расчеты по приобретению туристского продукта могут производиться в несколько приемов удобно и прозрачно для обеих сторон;
• для ускорения оформления документов: данные клиента и информация о путешествии вносятся в компьютер один раз и используются для оформления всех необходимых документов: путевок, заявок, договоров, памяток и т.д., при этом значительно уменьшается вероятность ошибок при заполнении документов (например, ошибок в ФИО туристов или их паспортных данных);
• для сохранения в документах фирменного стиля агентства: в большинство документов (кроме тех, форма которых строго регламентирована законодательством) автоматически вставляется логотип агентства, текст и оформление любого печатного документа могут быть изменены в соответствии с пожеланиями заказчика;
• для сбора и анализа статистических данных о количестве и характере путешествий туристов, о качестве работы менеджеров агентства, популярности туристических маршрутов, отелей и т.д. [5]

 

2. Возможности ПО в туристском бизнесе.

Необходимость использования  специального программного обеспечения  для автоматизации всей внутриофисной  работы зависит от объемов, и вида деятельности турфирмы, так как программное  обеспечение для турагентов и  туроператоров различается.

 Возможности ПО в туристском бизнесе:

- учет заявок и клиентов  в базе данных;

- печать документов, выдаваемых  клиенту и отсылаемых партнерам;

- учет и контроль квот, загрузки рейсов;

- печать прайс-листов;

- on-line бронирование;

- связь с турагентским  софтом и бухгалтерскими программами;

- формирование баз данных  туруслуг разных туроператоров;

- выбор оптимального  варианта для клиента из многих  предложений;

- размещение заказов  непосредственно в базе туроператора;

- оценка эффективности  затрат, прибыльности (убыточности)  на разных уровнях бизнеса. [2]

 

3. Обзор ПО для автоматизации офиса турагента.

Наиболее распространенными  программами для автоматизации  турфирмы в области работы с клиентами являются Само-турАгент, Мастер-Агент. Рассмотрим их подробнее.

 

3.1. САМО-ТурАгент

Разработчик — Фирма «САМО-Софт».

Используя опыт своих партнеров, компания «САМО-Софт» разработала  принципиально новый программный  продукт для автоматизации турагентств, получивший название «САМО-ТурАгент».

САМО-ТурАгент, со встроенной системой бронирования Андромеда, облегчает не только работу сотрудников и внутренний учет и анализ в компании, но и позволяет автоматизировать бронирование услуг у партнера компании.

В программу САМО-ТурАгент встроен уникальный информационно-поисковый  сервер, который позволяет сотрудникам  агентства работать фактически с  системой on-line бронирования туроператора, не заходя к нему на сайт, а прямо внутри САМО-ТурАгента.

Андромеда работает как шлюз, на лету адресуя запросы пользователей  непосредственно к базе данных партнера, обрабатывает полученные данные и выдает в результатах поиска именно то, что представлено в системе бронирования поставщика в данный момент. При бронировании тура заявка агентства сразу же попадает в базу данных туроператора, и все входящие в пакет услуги прикрепляются к сделанной брони.

Более того, заявки автоматически сохраняются, т.е. менеджерам агентства уже не потребуется повторно вносить информацию о туристах и заказанных услугах, в свою учетную систему. Весь функционал системы on-line бронирования туроператора доступен агентству в ПК САМО-ТурАгент. Таким образом, агентство сможет отслеживать подтверждение заявок, распечатывать on-line документы поставщика (счет на оплату, подтверждение и т.д.), а также загружать в свою базу заявки, которые были ранее оформлены у туроператора на сайте.

САМО-ТурАгент помогает агентству: структурировать и вести корпоративную базу по всем клиентам и даже учитывать многочисленные входящие звонки; хранить историю заказов, предпочтений и оплат каждого клиента; вести и наполнять информацией необходимые справочники по странам, направлениям, курортам, турам, туроператорам; создавать и хранить свои собственные туры с индивидуальными расценками; автоматически формировать и распечатывать полный комплект документов для туриста; вести и контролировать взаиморасчеты с клиентами и партнерами, отслеживать текущие показатели прибыли и убытков; создавать любые финансовые и управленческие отчеты для анализа и принятия правильных решений; а также задавать нужные параметры для ежедневной работы системы напоминаний; пользоваться функцией e-mail и sms рассылки, планировать рабочий день менеджера и работу курьерской службы.

Еще одно готовое технологическое  решение, которое сегодня все  больше и больше начинает использоваться туристическими компаниями — это  модуль on-line бронирования для ПК САМО-ТурАгент, устанавливаемый на сайте агентства.

Технологически он представляет собой внешний модуль поисковой  системы Андромеда. Форма поиска размещается на сайте турагентства и для посетителей выглядит как  система бронирования турагентства, хотя реально туристы видят предложения туроператоров. Турист может найти то, что ему интересно, сравнить цены и забронировать подходящее предложение — при этом бронь будет отправлена от имени агентства.

Таким образом, взаимодействие туриста, агентства и туроператора происходит автоматически, обмен информацией, заявками, подтверждениями между  участниками процесса идет на уровне обмена файлами из баз данных, а  не факсами, e-mail сообщениями и телефонными  звонками. [6]

 

3.2. Мастер-Агент

Программный комплекс «Мастер-Агент» предназначен для автоматизации  деятельности туристического агентства. Разработчик — компания МЕГАТЕК.

Программа рассчитана на пользователя, имеющего базовые навыки работы с  компьютером. Никаких специальных  технических знаний для работы с  программой не требуется.

Основные функции программы:

• Формирование путевки любой сложности: создание заказов, контроль над изменениями, работа со статусами. Создание и хранение заявок. Привязка файлов к конкретным путевкам.
• Документооборот: печать документов («Бланк - заявка туристического обслуживания», «Договор об обслуживании», «Квитанция на оплату», «Лист бронирования», «Накладная», «Счет», «Счет – фактура», «Турпутевка Тур -1».
• Проведение взаиморасчетов с клиентами: работа с платежами клиентов и поставщиков. Возможность внесения авансовых платежей и привязка нескольких путевок к проведенному платежу. Закачка информации по финансовым гарантиям операторов. Возможность учета кросс-курсов валют и процента на конвертацию при проведении платежа с учетом офиса проведения платежа. Импорт курсов-валют: Центробанка, внутренних курсов оператора.
• Взаимодействие с  системами онлайн-бронирования туроператоров и информационно-поисковыми системами: импорт ранее забронированных заявок с сайтов туроператоров. Проверка изменений внесенных оператором: в статусах, в услугах, в стоимости.  Возможность загрузить платежи по заявке из системы онлайн-бронирования в ПК «Мастер-Агент».   
• Организация работы с базой данных клиентов: редактирование информации о клиентах (паспортные, анкетные данные, адреса, телефоны и т.д.). Занесение клиента в базу постоянных туристов без привязки к путевке. Механизм предупреждения и оповещения менеджеров агентства при работе с клиентами позволяет поставить запрет на работу с тем или иным клиентом или проинформировать об особенностях. E-mail рассылка клиентам. Возможность поиска по фамилии, типу или номеру загранпаспорта, дате рождения.  
• Организация работы с базой данных партнеров: занесение, хранение и редактирование информации о партнерах. Привязка туроператоров к странам. Контроль договоров. Механизм предупреждения и оповещения менеджеров агентства при работе с партнерами информирует об особенностях работы с партнером, позволяет поставить запрет на работу с тем или иным партнером. Работа с договорами. Хранение информации согласно требованиям закона о финансовых гарантиях. Оповещение по истечению срока действия договора.  
• Экспорт данных в 1С:Предприятие:  позволяет связать базы данных 1С и ПК «Мастер-Агент».
• Контроль работы менеджеров/отделов агентства:   возможность создания организационной структуры агентства и привязки пользователей к отделам. Формирование отчетов. Создание множества дополнительных офисов.
• Статистическая обработка данных, формирование отчетов. [7]

 

3.3. Jack

Программный комплекс Jack, разработанный  компьютерной компанией Bewotec (Германия), появился на российском рынке недавно. Jack является back-office-программой для турагентства.

Главной отличительной особенностью данной программы является ее совместимость  со всеми ведущими глобальными компьютерными  системами бронирования и резервирования (GDS) — Amadeus, Worldspan, Galileo, Sabre и др. Выполненное  в GDS резервирование автоматически  импортируется в программу Jack, и  выписываются авиабилеты, готовятся счета, счета-фактуры, подтверждения, отчеты в авиакомпании и другие документы.

Совместимость этих программных  продуктов обеспечивает доступ к  справочным базам информации об авиарейсах, гостиницах, прокате автомобилей.

Программный комплекс Jack поддерживает все основные функции, характерные  для агентских программ, в том  числе ведение справочников и  поиск необходимой информации по различным критериям, подготовка отчетов, статистики, бухгалтерии. Основное меню программы содержит следующие пункты — клиенты, бронирование, бухучет, статистика, справочные данные.

Эта программа позволяет  вести план счетов, журнал операций, кассовую Книгу, выполнять проводки (в том числе и ручные), контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженности. Имеется возможность экспорта данных в распространенные европейские  бухгалтерские программы Abacus, BMD, Taylorix и др. Планируется создание интерфейса с популярным российским комплексом «1С-Бухгалтерия».

Статистический раздел Jack предлагает подготовку более 50 различных  выходных отчетов.[8]

 

3.4.  "ПОЭТА"

Программа "ПОЭТА" предназначена  для автоматизации офисной деятельности организаторов экскурсий и турагентств. Разработчик — Алексей Коробко, сайт программы www.on-line.crimea.ua/org.

Задачи программы:

• создание информационной базы экскурсионной деятельности;
• формирование списков экскурсантов и распределение экскурсантов по рейсам;
• фиксирование графика работы водителей и экскурсоводов;
• фиксирование затрат и прибыли фирмы;
• формирование статистики работы фирмы за период.

Использование программы  возможно на одном компьютере, в  офисной сети, или через Интернет, что позволяет работать с ней  из удаленных офисов, из дома, или  находясь в дороге. В программе "ПОЭТА" отсутствует ограничение по количеству пользователей и количеству компьютеров. [9]