Проектирование базы данных «Оптовый магазин»

 В представленной схеме данных 3 таблицы «Поступления», «Продажи», «Остаток на складе» формируются на основании запросов на создание таблицы, поэтому они не имеют связей между собой и с другими таблицами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Проектирование запросов

 

Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию, а также преобразование данных по заданному алгоритму, создание новых таблиц, автоматическое заполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнение вычислений и многое другое. Для разных действий создаются запросы разных типов.

Запрос-выборка предназначен для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяет эти данные.

Запрос-изменение используется для изменения или перемещения данных. К этому типу относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление.

Запрос с параметром позволяет определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.

Ряд запросов строятся с использованием мастеров. Возможно создание запросов следующих видов:

простой запрос, позволяющий выбирать поля из нескольких таблиц или запросов (рис.1.2)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

рис.1.2

перекрестный запрос вычисляет сумму, среднее значение, число элементов и значения других статистических функций, группируя данные и выводя их в компактном виде;

повторяющиеся записи выполняют поиск одинаковых записей по какому-либо полю в таблице;

записи без подчиненных находят все записи, не имеющие соответствующих записей в другой (связанной) таблице.

После выбора Конструктора при создании запроса Access предлагается использовать бланк запроса по примеру (рис. 1.3)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

рис. 1.3

Для формирования условий отбора полезным является использование Построителя выражений, который запускается из контекстного меню, связанного со строкой Поле или Условие отбора на бланке запроса. Особенно удобно пользоваться Построителем выражений при конкатенации текста — объединении в форме или отчете текстовых значений из нескольких полей.

При составлении выражений используется несколько простых правил. Во-первых, выражение имеет всегда логический тип, т. е. его значение должно быть Да или Нет.

 В бланке запроса опускается часть выражения, содержащая имя поля, потому что оно задано в той же колонке.

 

Во-вторых, существуют определенные требования к синтаксису выражения: имена полей заключаются в квадратные скобки, а символьные константы — в кавычки.

Имя объекта базы данных (таблицы, формы или запроса) отделяется от имени поля восклицательным знаком.

Окно построителя имеет четыре области со своими полосами прокрутки. В верхней области располагается создаваемое выражение. Три нижние используются для выбора элементов. Они заполняются по иерархическому принципу. Левая область содержит список всех источников данных для запроса. Средний список служит для показа элементов, входящих в выбранный объект из левого списка.

База данных «Оптовый магазин» осуществляет следующие запросы:

1. «Группировка по дате»- осуществляет группировку заказов покупателей за определенную дату.
2. «Заказы»- группирует данные из таблицы «Заказы» и «Покупатели» (используется для формирования формы покупатели1)
3. «Остаток» - запрос на создание таблицы. Предназначен для создания таблицы и добавления данных, рассчитывая их, используя данные таблиц «Поступления» и «Продажи»
4. «Поступления от поставщика» - запрос на создание таблицы. Предназначен для создания таблицы «Поступления» и добавления данных  в неё из таблиц «Поставщики» и «Товары».
5. «Продажа»  - запрос на создание таблицы. Предназначен для создания таблицы «Продажи»и добавления данных в неё из таблиц «Поставщики» и «Товары».
6. «Сведения о товарах»- группирует сведения о товарах и поставщиках.
7. «Удаление» - удаляет товары, закончившиеся на складе.

 

 

Данные запросы создаются  при помощи конструктора из связанных таблиц:

Запрос «Группировка по дате» рис (1.4)  создается на основе связанных таблиц «Товары», «Покупатели», «Заказы»

рис. 1.4

При запуске запроса появляется следующее окно, которое запрашивает введение даты заказа,  (рис 1.5):

рис 1.5

 

 

 

Запрос «Заказы» (рис 1.6) - формируется из двух связанных «Заказы» и «Покупатели». Формирует сведения о всех заказанных товарах и их заказчиках.

рис 1.6

 

Запрос «Остаток» ( рис 1.7 ) предназначен для создания таблицы «Остатки на складе».При запуске этого запроса создается таблица «Остатки на складе » с уже обновленными данными, с учетом данных из таблиц  «Поступления» и «Продажи»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

рис 1.7

 

Расчет остатка производится в запросе по следующей формуле:

Остаток: Поступления! [Sum-Количество]-Продажи! [Sum-Количество]

Запрос «Поступления от поставщика» (рис 1.8) - создает таблицу «Поступления» на основании таблиц  «Поставщики» и «Товары». При запуске данного запроса имеющаяся таблица «Поступления» удаляется и создается новая таблица с аналогичным названием, но обновленными данными.

рис 1.8

 

Запрос «Продажа» (рис 1.9) - создает таблицу «Продажи» на основании таблиц  «Заказы» и «Товары». При запуске данного запроса имеющаяся таблица «Продажи» удаляется и создается новая таблица с аналогичным названием, но обновленными данными.

 

 

 

 

 

 

 

рис 1.9

 

Запрос  «Сведения о товарах» (рис 2.1) - группирует сведения о товарах и поставщиках на основании связанных таблиц «Товары» и «Поставщики». Данный запрос необходим для создания формы «Покупатели 1»(см. приложение)

 

рис 2.1

 

 

 

 

 

 

 

 

           

 

 

 

Запрос  «Удаление» (рис 2.2) – удаляет наименование товаров, которые закончились на складе. Условием удаления является количество остатка товара на складе. Если количество остатка  товара равно 0, то при запуске этого запроса из таблицы «Товары» удалятся записи, имеющие 0 остаток.

рис 2.2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Проектирование форм.

 

Формы — это средства для ввода данных. Назначение форм - предоставлять пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему нужно заполнять. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и т.п.) для автоматизации ввода.

Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка, — это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомляемость и предотвращает появление печатных ошибок. Формы могут содержать графики и диаграммы и иметь специальные поля с функциями.

Формы Access отображают данные и позволяют их редактировать. Форму  можно создать на основе таблицы или запроса, а также комбинировать данные из нескольких источников. В формах имеются разнообразные элементы управления, которые отображают данные или придают форме оригинальный внешний вид.

Применение форм играет особую роль при создании приложений для неопытных пользователей. Тщательно разработанные формы последовательно проведут пользователя через этапы ввода, редактирования и просмотра данных. Кроме того, хорошо продуманные формы предотвратят ввод ошибочных данных.

Наиболее стабильным источником опасности для баз данных является ввод пользователем неправильных данных. Тщательно разработав форму, которую пользователи будут использовать для ввода, редактирования или просмотра данных, можно предотвратить возникновение огромного количества проблем.

 

При создании форм нужно  учитывать перечисленные ниже моменты:

Если пользователи будут вводить данные, пользуясь специфичными источниками (например, бумажными бланками), форма должна выглядеть так же, как и эти бланки. Необходимость каждый раз искать местонахождение информации никогда не способствовала безошибочному вводу данных.

• Для объединения элементов управления в логические группы используйте линии и прямоугольники. При этом пользователь будет вводить близкие по смыслу данные (такие, как вся идентификационная информация по сотруднику или полный домашний адрес) в одном месте.

• Не сосредотачивайте элементы управления в какой-либо части формы. Это затрудняет восприятие информации. Пользователь должен наглядно представлять, с каким элементом управления он работает в данное время.

• Пояснительный текст формы должен быть максимально информативным и иметь минимальную длину. 

• Используйте условия проверки правильности ввода данных, что поможет предотвратить ввод неверных данных.

• Используйте маски ввода для ввода стандартизированной информации. Например, если вам известно точное количество символов, необходимых для ввода номера телефона, используйте маску ввода, как это ранее делалось в таблицах.

 

 

 

База данных «Оптовый магазин»  представлена следующими формами, ознакомиться с которыми можно в Приложении 3  :

1. «Поставщики»
2. «Покупатели»
3. «Покупатели1»
4. «Товары»
5. «Остатки на складе»

Для создание этих форм используется мастер форм.

Для создания формы «Поставщики»представлена виде главной формы «Поставщики», источником данных для которой служит таблица «Поставщики» и подчиненной формы «Товары » источником данных для которой служит таблица «Товары ».Создавая форму выбираем тип представления данных и оформление. Далее заходим в конструктор и пишем заголовок при помощи панель элементов, выбирая элемент надпись.

При создании форм «Покупатели» и «Покупатели 1» используется такой же принцип. Внешний вид подчиненной формы – табличный; стиль –наждачная бумага ; задаем имена  форм .

Создание форм: «Товары» и «Остатки на складе» так  же создаются при помощи мастера форм на основе таблиц с аналогичным названием. Внешний вид - табличный, стиль –наждачная бумага.

Конечным этапом разработки базы данных является создание главной  кнопочной формы, она является стартовой при запуске базы «Оптовый магазин».

Данная форма создается в режиме конструктора. Далее на панели элементов выбираем кнопку вкладка и перетаскиваем в конструктор, при этом образуются две вкладки: вкладка 1, вкладка 2.

Затем,  выделяем форму,  правой клавишей мыши вызываем контекстное меню, выбираем пункт свойства и переименовываем вкладки соответственно в «Ввод данных», «Отчеты»,.  После этого, вызываем правой клавишей мыши контекстное меню, выбираем пункт добавить вкладку, и добавляем вкладки «Сервис», «О программе».

Во вкладках, «Ввод данных», «Отчеты», «Сервис», «О программе» создаем кнопки. В первой вкладке по названием «Ввод данных» создаем кнопки перехода к формам. Для этого на панели элементов выбираем кнопку, перетаскиваем на форму в режиме конструктора, появляется диалоговое окно, в котором выбираем категорию работа с формой, действия -  открыть форму, далее выбираем форму, далее название кнопки и готово. По такому принципу строятся все принадлежащие вкладке «Ввод данных» кнопки.  Второй вкладке «Отчеты» представлена кнопками, которые открывают сформированные отчеты базы данных. Создание кнопок осуществляется в режиме конструктора, так же выбирается кнопка на панели элементов. Выбирается категория – работа с отчетом, действие – просмотр отчета, далее выбирается отчет, указывается название кнопки либо можно задать рисунок и нажимаем кнопку готово.  Если кнопка имеет  обозначение рисунок, то необходимо выделить  отчет,  правой клавишей мыши вызываем, контекстное меню выбираем пункт свойства, находим пункт всплывающая подсказка  и пишем ее название закрываем и сохраняем. По такому принципу строятся все кнопки, относящиеся к вкладке «отчеты». Вкладка «о программе»  содержит 2 кнопки, которые созданы по принципу кнопок  относящихся к вкладке «формы». Данная вкладка служит информационным содействием для пользователя.

Вкладка «Сервис» предназначена для работы с запросами. Создаем кнопки перехода к запросом. Для этого на панели элементов выбираем кнопку, перетаскиваем на форму в режиме конструктора, появляется диалоговое окно, в котором выбираем категорию разные,

действия -  выполнить запрос, далее выбираем запрос, далее название кнопки и готово. По такому принципу строятся все принадлежащие вкладке «Сервис»  кнопки.