Автор работы: Пользователь скрыл имя, 27 Октября 2012 в 17:56, реферат
Проблемы автоматизации бухгалтерского учета
Бухгалтерский учет стал полигоном отработки информационных технологий для финансовой сферы. Первые бухгалтерские программы появились в начале 1980-х гг. как одна из быстро и сравнительно эффективно реализуемых автоматизированных систем управления предприятием. Персональные ЭВМ с начала 1990-х гг. создали предпосылки для качественно нового витка развития таких систем, которые были мгновенно восприняты бизнесом в связи с новыми условиями хозяйствования.
Проблемы автоматизации бухгалтерского учета |
Информационные системы в экономике - Лекции ИСЭ | |
Проблемы автоматизации
бухгалтерского учета | |
ПРОБЛЕМЫ СОЗДАНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ БАНКОВСКИХ СИСТЕМ |
Автоматизация банковских технологий в новых рыночных ус-ловиях стала складываться в начале 1990-х годов, когда появились коммерческие банки. На рынке программных средств появляется ряд фирм-разработчиков, ведущие из них: «Инверсия», «Диасофт», «Асофт», «Програмбанк», «R-Style» и др. Развитие процесса автоматизации привело к предложению разнообразных банковских систем, что обусловлено не столько множеством фирм-разработчиков, но и различием самих банков по выполняемым функциям, структуре, размерам и технологии банковского дела. Создание и функционирование автоматизированных банковских технологий основывается на системотехнических принципах, отражающих важнейшие положения теоретической базы, которая включает ряд смежных научных дисциплин и направлений. К ним относятся экономическая кибернетика, общая теория систем, теория информации, экономико- математическое моделирование банковских ситуаций и процессов, анализ и принятие решений. Банковские технологии как инструмент поддержки и развития банковского бизнеса создаются на базе ряда основополагающих принципов: • комплексный подход в охвате широкого спектра банковских функций с их полной интеграцией; • модульный принцип построения, позволяющий легко конфигурировать системы под конкретный заказ с последующим наращиванием; • открытость технологий, способных взаимодействовать с различными внешними системами (системы телекоммуникации, финансового анализа и др.), обеспечивать выбор программно-технической платформы и переносимость ее на другие аппаратные средства; • гибкость настройки модулей банковской системы и адаптация их к потребностям и условиям конкретного банка; • масштабируемость, предусматривающая расширение и ус-ложнение функциональных модулей системы по мере развития бизнес-процессов (например, поддержка работы филиалов и отделений банка, углубление анализа и т.д.); • многопользовательский доступ к данным в реальном времени и реализация функций в едином информационном пространстве; • моделирование банка и его бизнес-процессов, возможность алгоритмических настроек бизнес-процессов; « • непрерывное, развитие и совершенствование системы на основе ее реинжиниринга бизнес-процессов. Создание или выбор автоматизированных банковских систем (АБС) связаны с планированием всей системной инфраструктуры информационной технологии банка. Под инфраструктурой АБС понимается совокупность, соотношение и содержательное наполнение отдельных составляющих процесса автоматизации банковских технологий. В инфраструктуре кроме концептуальных подходов выделяются обеспечивающие и функциональные подсистемы. К обеспечивающим относят: информационное обеспечение, техническое оснащение, системы связи и коммуникации, программные средства, системы безопасности, защиты и надежности и др. Функциональные подсистемы реализуют банковские услуги, бизнес-процессы и любые комплексы задач, отражающие содержательную или предметную направленность банковской деятельности. Создание автоматизированных банковских технологий помимо общесистемных (системотехнических) принципов требует учета особенностей структуры, специфики и объемов банковской деятельности. Это относится к организационному взаимодействию всех подразделений банка, которое вызывает необходимость создания многоуровневых и многозвенных систем (головной банк, его отделы, филиалы, обменные пункты, внешние структуры), со сложными информационными связями прямого и обратного направления. Другой характерной особенностью банковских технологий является многообразие и сложность видов обеспечения автоматизации деятельности банка. Автоматизированные банковские системы (АБС) создаются в соответствии с современными представлениями об архитектуре банковских приложений, которая предусматривает разделение функциональных возможностей на три уровня (рис. 7.1). Верхний уровень (front-office) образуют модули, обеспечивающие быстрый и удобный ввод информации, ее первичную обработку и любое внешнее взаимодействие банка с клиентами, другими банками, ЦБ, информационными и торговыми агентствами и тд. Средний уровень (back-office) представляет собой приложения по разным направлениям внутрибанковской деятельности и внутренним расчетам (работу с кредитами, депозитами, ценными бумагами, пластиковыми карточками и т.д.). Нижний уровень (accounting) — это базовые функции бухгал-терского учета, или бухгалтерское ядро. Именно здесь сосредоточены модули, обеспечивающие ведение бухгалтерского учета по всем пяти главам нового плана счетов. Front-office БАНКОВСКИЕ ОПЕРАЦИИ Первичный ВВОД информации Платежи Касса Картотеки Ценности Векселя Управление портфелями Мажбанко!- ские расчеты Пластиковые карточки Кредиты Операции на денежном рынке Операции на фондовом рынке Back-office Функциональные модули Балансовый Внебалан Доверитель | Депозитар Учет срочных операций Accounting учет совый учет ный учет ії ный учет Бухгалтерское ядро Рис. 7.1. Архитектура банковских приложений Разделение банка на front-office и back-office основывается не столько на функциональной специфике обработки банковских операций (сделок) и принятия решений (обобщения и анализа), сколько на самой природе банка как системы, с одной стороны, фиксирующей, а с другой — активно влияющей на экономическое взаимодействие в финансово-кредитной сфере. Основные этапы создания АБС требуют: • проведения функционального и информационного обсле-дования деятельности банка; • формирования требований к системе и их анализ; • разработки структурно-функциональной модели банка; • разработки информационной модели банка; • детальной структуризации АБС, общесистемного проекти-рования, постановок задач; • программирования, отладки, внедрения, эксплуатации, сопровождения. Наработанный в России опыт создания АБС к настоящему времени имеет ряд особенностей. Охарактеризуем главные из них. » Прежде всего это ориентация системы на работу с проводками. Теперь явно прослеживается отход от чисто бухгалтерского построения АБС на основе операционного дня. Высокотехнологичная АБС — это эффективное средство контроля над настоящим и прогнозирование будущего развития финансово- кредитной деятельности банка. В любом западном банке такая система является жизненно необходимой составляющей в каждом звене банковской деятельности. Сложились и реализуются при создании АБС и АИТ два концептуальных подхода к реализации банковских функций. Первый строится на узкой, ограниченной основе, которая воплощает ту или иную идею. Например, построение АБС ведется по принципу удовлетворения требований пользователей. Построение АБС на основе документооборота приводит к снижению эффективности банковской технологии в угоду этой идее. Без должного уровня проработки и моделирования бизнес- процессов происходит механическое наращивание задач, функций, услуг. Противоположный подход основан на самостоятельном описании и построении пользователями с помощью средств АИТ банковских бизнес-процессов и документо-оборота. Этот подход отличается значительной трудоемкостью, усложняет настройку системы, нередко приводит к выхолащиванию банковской специфики. В результате система может потерять свою ценность для конечного пользователя. Трудности выбора концептуальной основы заключаются в том, что на российском банковском рынке практически нет устоявшихся технологий. Автоматизация всегда отражает сложившийся технологический уровень банковского дела. Именно поэтому на выходе любых сколь угодно масштабных проектов комплексной АБС появляются системы на основе операционного дня и бухгалтерского учета. Обращение к западным системам сопряжено с еще большими проблемами и трудностями: адаптация АБС к российской практике, неготовность банковского персонала к западным методам работы и т.д. Внедрение зарубежной АБС чревато полномасштабной внутрибанковской модернизацией. Напрашивается вывод о необходимости разумного сочетания различных концептуальных подходов. В качестве примера такого подхода можно привести следующий. Автоматизация должна поддерживать устойчивое поступательное развитие банка на всех этапах его роста. В этих целях предлагается целое семейство совместимых АБС, каждая последующая из которых расширяет и совершенствует функциональные возможности предыдущей. Концепция поэтапного движения от младших систем к старшим названа технологической магистралью. Процесс внедрения каждой, последующей системы опирается на опыт, наработанный на предыдущем этапе. В финансовом отношении тем самым соблюдается принцип сохранения и развития инвестиций. Рассмотренный подход позволяет постепенно подниматься до уровня систем мирового класса, преодолевать следствия многолетней оторванности России от мировой банковской практики. Для выработки идеологии требуется создание многоуровневой функциональной модели работы банка, объединяющей ряд уровней и звеньев: организационный для внешних и внутренних потребностей (front-office, back-office, accounting), системный (базовое учетное ядро, функциональные и сервисные подсистемы), архитектурные (сервер, клиентские приложения) и тд. Кроме того, модель банка должна учитывать, что предоставление банковских услуг, их программно-техническое и технологическое обеспечение осуществляется на уровне физических и юридических лиц вне банка, внутри банка и на межбанковском уровне. К первому уровню можно отнести: автоматизацию взаимодей-ствия типа «клиент — банк», филиалов с банком, обменных пунктов; обслуживание с помощью пластиковых карт и расчетов в торговых точках; использование средств для работы с денежной наличностью (банкоматы и другие средства). На втором уровне находится управление денежными и другими операциями, которые формируют прикладные (потребительские) свойства АБС, реализуемые внутри банков. |
К третьему уровню относится деятельность расчетно-кассовых центров, автоматизированных расчетных палат, межбанковских расчетных палат, клиринговых центров, обеспечение межбанковских расчетов и т.п. Для многих российских АБС в процессе их создания основной упор делается на привлечение авангардных компьютерных технологий. Слабо учитывается специфика банковских бизнес- процессов. Во внутреннем конфликте между программистом и банковским технологом предпочтение должно отдаваться последнему. Тогда как для российских АБС характерен программистский подход в условиях механического наращивания пользовательских задач, функций, рабочих мест. Вместо локального И TillopctIкм ГА необходим системный подход с постановками задач для верхнего и среднего звена управления. Разработка концептуальной основы в создании АБС, ее качество, способность отражать предметную область наиболее полно является первым и самым важным этапом в создании банковских технологий. К настоящему времени автоматизация информационных технологий большинства коммерческих банков представляет собой набор различных функциональных подсистем (модулей) и рабочих мест. Эти разнородные по сложности, содержательной нагрузке компоненты взаимодействуют между собой информационно. Организация и поддержание информационного взаимодействия различных локальных программно-технических компонентов является сложной проблемой. Такая структура многих АБС является следствием подхода к их разработке, который преобладал в банковской сфере в предыдущие несколько лет (1990—1997 гг.). Суть этого подхода заключалась в том, что банк по мере возникновения необходимости приобретал или разрабатывал самостоятельно программно-технические комплексы, автоматизирующие различные участки банковской деятельности. При таком подходе многие важнейшие проблемы банковских технологий зачастую приходилось решать внесистемными, локальными методами и средствами, например, автоматизацию фондовых операций, расчетов по пластиковым картам, анализ и принятие решений и т.д. Неполные с системотехнической точки зрения комплексы автоматизации весьма дороги, сложны в эксплуатации и развитии. Кроме того, уровень таких АБС все больше отстает от уровня развития банковской сферы. Отсутствие комплексного подхода к автоматизации, недостаточная интеграция отдельных банковских модулей толкает к частным, локальным решениям, которые имеют узкоспециализированную замкнутость. Однако необходимость перехода от частных решений в области автоматизации к системным, подразумевающим использование всего ассортимента современных методов и средств информационных технологий, назрела. Об этом можно судить по комплексности подхода к автоматизации деятельности банков, выходящих на мировые финансовые рынки. Российская банковская система вливается в мировую, борьба с западными конкурентами немыслима без опоры на современные информационные технологии высокого уровня. Итак, оптимальная организация банковских услуг, продуктов и бизнес-процессов возможна в условиях комплексного подхода к автоматизации информационных технологий с учетом перспективы развития банковского дела, на базе полностью интегрированных АБС. В таких системах весь спектр банковских технологий реализуется в едином информационном пространстве внутрибанковского и внебанковского взаимодействия. Сегодня банки не очень хорошо представляют, что им потребуется завтра, а если и представляют, то не могут четко сформулировать и изложить фирмам-разработчикам свои требования в области АИТ. В первую очередь это относится к недостаточному развитию банковского дела и отсутствию грамотных постановок задач. Тиражируемые (типовые) АБС существенно отличаются от заказных (индивидуальных) по технологии изготовления и внедрения. Если заказная разработка корректируется немедленно в соответствии с текущими потребностями конкретного банка, то тиражируемая меняется тогда, когда новые потребности станут массовыми и появятся у многих банков. Таким образом рынок АБС удовлетворяет новые потребности банков со значительным сдвигом во времени, который будет складываться из времени осмысления и формализации новых проблем банка, а затем создания систем фирмами- разработчиками АБС: времени для проектирования, программирования и комплексной отладки всей системы в целом.
Яндекс.Директ Все объявления Система биллинга АСР Ideco 3 Полнофункциональная биллинговая система! Пробная версия бесплатно! ideco-software.ru Грузовики продажа в Москве Продажа грузовиков в Москве на сайте IRR.ru! Большая база объявлений irr.ru Компьютерные расчеты в экономике Понятие и сущность учета на базе автоматизации, основные черты и особенности комплексной и системной автоматизации. Характеристика программных средств для создания автоматизированных систем, их использование и значение на современных предприятиях.
Поделиться…
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже.
Подобные работы 1.
Предпосылки
создания автоматизированной
системы аудиторской
деятельности и их характеристика 2 Реферат по теории научного исследования на тему: "Компьютерные расчеты в экономике" Содержание Введение 1. Учет на базе автоматизации 2. Комплексная и системная автоматизация 3. Прикладные системы компьютерных расчетов 4. Программные средства для создания автоматизированных систем 5. Системы компьютерных расчетов Заключение Литература Введение Актуальность. Попытки автоматизации сопровождают человеческое общество с момента его зарождения, она внутренне присуща его развитию. Тем более компьютерные расчеты важны для экономики. В методологии ее определяют как замещение процессов человеческой деятельности процессами технических устройств. С каждым новым открытием человек снимал с себя очередную "обязанность" и перекладывал ее на подручные средства, на животных, потом на машины. Появился компьютер, и человеку так захотелось и свою главную функцию переложить на машину, что даже споры разгорелись: может ли компьютер думать? Однако процесс познания нельзя переложить на машину, поскольку именно он направляет развитие. Если познавать будут машины, то и развиваться будут они, а не человек. Императив развития предполагает, что сначала человек должен познать процесс и только потом он сможет переложить его реализацию на машины. Невозможно автоматизировать ни один процесс, пока не получены знания о том, как, а главное, почему его осуществляет человек. Автоматизация идет следом за знанием, но никогда не предшествует ему. Кроме того, нужно понимать, что автоматизация - не самоцель. Она должна служить определенным целям, то есть оптимизации всех видов экономической деятельности. Проблемы повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры управления волнуют любого руководителя. Ему приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством, а отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам. В этих условиях актуальность компьютерных расчетов очевидна. Внедрение расчетных компьютерных программ позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и навести порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность. При ведении экономического учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки. Объект: экономика. Предмет: компьютерные расчеты. Цель: проанализировать роль компьютерных расчетов в экономике. Исходя из заданной цели, мы формулируем следующие задания: - исследовать учет на базе автоматизации; - охарактеризовать комплексную и системную автоматизацию; - проанализировать прикладные системы компьютерных расчетов; - дать характеристику программных средств для создания автоматизированных систем; - дать анализ систем компьютерных расчетов; - описать основные характеристики программ бухгалтерского учета. 1. Учет на базе автоматизации Главная цель и к тому же первый результат системной автоматизации в области организационного управления -- это нормальный учет. Основное предназначение учета -- сформировать базис данных о состоянии предприятия. При этом речь идет не только об учете товаров, но и о состоянии всех данных, характеризующих предприятие (количество товара на складе, в пути, сколько товара заказано, оплачено, выписано, разрешено к отпуску, сколько отпущено, отпущено в кредит, за наличную оплату, сколько возвращено по рекламациям и т.д.). И этот далеко не полный перечень относится к товарам, а ведь есть еще основные средства, "малоценка", производственные запасы, договорные отношения с обязательствами, отношения с персоналом, с представителями бюджета, частные отношения руководителя фирмы. Все аспекты производственной деятельности, как в зеркале, находят отражение (хотя порой своеобразное) в бухгалтерии предприятия. Предприятию необходима бухгалтерия, чтобы увидеть недостатки в работе и устранить их. Отсюда главное и, пожалуй, единственное назначение бухгалтерии - отражать фактическое (!) состояние дел предприятия. Бухгалтерский учет - прикладная экономическая дисциплина, приобретающая в условиях переходной экономики первостепенное значение для предприятий всех форм собственности и размеров - обеспечивает регистрацию, хранение и обработку информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия. В условиях экономической нестабильности и частой смены нормативных актов государства, правил ведения бухгалтерского учета профессия бухгалтера становится все более престижной, а его роль в управлении предприятием - ключевой. Сложности настоящего времени вынуждают бухгалтеров постоянно совершенствовать квалификацию, отслеживать последние изменения и дополнения к действующим законам и учитывать их в практической деятельности. Бухгалтерский учет в таких условиях гораздо менее формализуется, чем при стабильной экономической ситуации, и от бухгалтера подчас требуется настоящее искусство, чтобы, с одной стороны, не загнать предприятие в угол из-за уплаты налогов, а с другой - формально не нарушить закон и избежать штрафных санкций. Использование персональных компьютеров для автоматизации бухгалтерского учета является важной составной частью системы информационного обеспечения всей деятельности предприятия. Сам по себе бухгалтерский учет состоит из множества рутинных операций, связанных с многократным выполнением одних и тех же арифметических действий, подготовкой разнообразных по форме отчетных и платежных документов и переносом данных из одних документов в другие. Несмотря на кажущуюся простоту автоматизации бухгалтерской деятельности, не так-то легко получить решение, удобное для неискушенного в применении компьютеров человека. Кроме того, определенную трудность представляет постоянное изменение требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, увеличивающее потребность в гибких, быстро адаптируемых к новым условиям программных комплексах. Чем же может помочь российскому бухгалтеру компьютер? Безусловно, компьютерная программа не может заменить грамотного бухгалтера, но она позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы. Кроме того, автоматизированные системы бухгалтерского учета способны помочь подготовить и сохранить в электронном виде первичные и отчетные документы, а также бланки часто повторяющихся форм (платежные поручения, счета-фактуры, приходные и расходные ордера, авансовые отчеты и др.) с уже сформированными реквизитами предприятия. Часто под бухгалтерией понимают все функции управления финансами предприятия, в том числе планирование, прогнозирование, расчет затрат и т.п., поскольку на небольших предприятиях все эти вопросы зачастую находятся в ведении одних и тех же людей. Когда же разрабатываются средства автоматизации, эти функции необходимо различать. Не зря в структуре управления крупных предприятий существуют помимо бухгалтерии плановый, финансовый, экономический, а иногда и договорный отделы. Рассмотрим процедуру отпуска товара со склада. Один из основных циклов, включающий данную процедуру, состоит из взаимосвязанных операций. К ним относятся: 1) выписка счета на интересующий покупателя товар; 2) оплата этого счета клиентом; 3) учет в бухгалтерии факта оплаты; 4) выписка расходной накладной на склад, где хранится товар; 5) расходование данного товара со склада; 6) учет в бухгалтерии израсходованного товара. Попробуем проанализировать некоторые ситуации указанного цикла, из числа тех, которые могут привести к осложнениям при использовании автоматизированной системы. Рассмотрим вопрос оплаты счета. Если счет оплачен наличными сразу после выписки, то его незачем выписывать. Это обычная продажа, скажем, со склада-магазина. Казалось бы, можно автоматически учесть в бухгалтерии расход этого товара со склада. Но бывают ситуации, когда покупатель, выписав и оплатив товар, не забирает его со склада в течение месяца. И, конечно, дотошный бухгалтер тут же заметит, что можно автоматически формировать кредиторскую задолженность по товару и погашать ее после возвращения накладной со склада. Пока мы рассматриваем идеальный вариант, когда все схемы проводок разработаны и отлажены, это будет верно. Однако введение дополнительного цикла приведет к появлению дополнительных ошибок в бухгалтерии, где их и так бывает достаточно. Стандартной ситуацией отпуска товара со склада является отпуск, точно соответствующий выписанной накладной. Но кто из коммерсантов не сталкивался с клиентом, который в момент отпуска товара вдруг изменил свое решение? Бывают ситуации когда, придя на склад одной из торговой фирмы, клиент увидит товар, который ему нужнее, чем тот, который оплачен. Просьба произвести замену и принять доплату наличными нередко приводит сотрудников фирмы в оцепенение. Как же это можно сделать, если уже выписан счет, по нему произведена оплата и выписана накладная, которая учтена в бухгалтерии? Только старший менеджер или другой крупный начальник, скрепя сердце, разрешит произвести замену. Он мысленно проклянет подобных клиентов, которые сами не знают, чего хотят. Причиной этому нередко бывает автоматизированная система, в которой оказался реализован только стандартный алгоритм отпуска, не допускающий ветвления. В другой фирме такая же ситуация не вызывает никакого замешательства. Клиенту тут же переписывают счет с тем же номером, принимают доплату на основании того же счета и выдают товар по новой расходной накладной с тем же номером. Предыдущие документы уничтожаются. И это происходит на фирме нет никакой системы автоматизации. Говорят ли приведенные примеры о том, что всякая автоматизация плоха? Нет. Плоха та автоматизация, которая ограничивает человека в принятии им решения. Но это к слову. Несмотря на столь длительное описание процедуры отпуска товара со склада, мы не рассмотрели и десятой части возможных стандартных и нестандартных ситуаций, связанных с этой процедурой. Пока мы не пришли к внедрению в хозяйственную деятельность систем искусственного интеллекта, приходится констатировать, что большинство решений по нестандартным ситуациям надо принимать человеку. При традиционном способе учета на предприятии бухгалтерия является его центром. В ней сосредотачиваются все факты хозяйственной жизни в денежном выражении. Однако характеризующие их данные не присутствуют в чистом виде. Они выделяются из множества документов, обращающихся на предприятии. Более того, в нашей стране каждая бухгалтерская операция должна быть подтверждена документом, на основании которого она была выполнена. Обратив на это внимание, мы пришли к выводу: пока тот или иной документ о хозяйственной жизни предприятия будет выписываться, как ни автоматизируй бухгалтерию - всегда останется проблема ручного ввода документа. Отсюда будут ошибки при вводе, несогласованность информационных баз, нарушения причинно-следственных связей событий, грандиозные затраты времени на поиск ошибки, вызванной утерей невведенного документа, и т.д. Чтобы этого избежать, необходимо все документы создавать в той же среде, где формируются справки и отчеты по ним. Следовательно, эффективная автоматизация в организационном управлении возможна только тогда, когда она осуществляется в единой системе. Эта система должна, в первую очередь, формировать базис всех данных, которыми оперируют на предприятии. Если все документы на предприятии будут создаваться в единой электронной среде, то первая и наиважнейшая задача - учет - будет решена автоматически. Когда все сведения, которые могут потребоваться для различных справок и отчетов, находятся в единой базе данных, то задача их интерпретации становится чисто технической. Именно поэтому система, построенная на базисе исходных данных, а не их интерпретаций в виде разнообразных сводов и регистров, становится открытой, т.е. способной к развитию. К примеру, в системе "ЛокОФФИС" в момент ее создания было 750 полей (т.е. атрибутов базы данных). В версии, которая сейчас находится на рынке, этих полей 1200. Скоро, по некоторым предположениям, в версии 2.0 база данных будет содержать уже более 1500 полей. При этом для пользователя системы переход на новую версию "прозрачен", так как ему не надо повторять ввод каких-либо данных. Все справки, которые он мог получить в предыдущих, он найдет и в новых версиях. Для администратора системы процедура перехода на новую версию состоит в экспорте данных из старой базы и импорте в новую. Большинство программ бухгалтерского учета реализуют те или иные алгоритмы с набором выходных форм, которые до сих пор используются бухгалтерами предприятий, однако эти программы ускоряют их труд, но не изменяют его характера. Весь набор процедур, которые бухгалтер совершает при ручном учете, приходится совершать и при автоматизированном. Иначе и не может быть, если объектом автоматизации является только бухгалтерия. Однако многие виды учета логичнее вести не с помощью бухгалтерской записи, а в естественном виде на месте возникновения учитываемых фактов. Например, если учет отпущенного со склада товара вести на складе, а платежи за товар -- в бухгалтерии, при этом и отпущенный товар, и платеж соотнести с получателем товара, то отпадает необходимость в ведении аналитического учета по дебиторской задолженности получателя или кредиторской задолженности перед получателем, но только в том случае, если данные об отпуске товара и платежах за него доступны и актуальны. Ясно, что такой способ учета проще и точнее. Но для его реализации необходимо все факты хозяйственной жизни предприятия соединить в одной автоматизированной системе. Тогда данные будут естественным путем систематизироваться и накапливаться по мере их возникновения и становиться доступными для анализа. Очевидным следствием такого подхода является использование сети компьютеров с единой схемой базы данных. 2. Комплексная и системная автоматизация Основной проблемой, определяющей путь развития автоматизации предприятия, является выбор объекта автоматизации. Проще всего, конечно, приобрести у разных фирм-разработчиков программы, автоматизирующие те или иные сферы деятельности: бухучет, работу в торговом зале или на складе. Но в этом случае может возникнуть ситуация, когда форматы данных, используемые в одной системе, не будут совместимы с другой, а значит, получить полную картину работы предприятия окажется довольно трудно. Отсюда вытекает, что приобретение программ разных производителей не позволит решить проблемы комплексной автоматизации. По мере роста числа партнеров, товарооборота, количества складов или розничных магазинов и расстояния от них до центрального офиса требования, предъявляемые к системам автоматизации управленческой деятельности, становятся все более жесткими; они включают в себя единый формат базы данных, полноту функциональных возможностей, необходимость получения информации или данных, актуальных на данный момент времени. Следовательно, встает вопрос о системе комплексной автоматизации деятельности, которая должна обеспечить: · полноту и корректность данных; · гибкость и настраиваемость большинства параметров, отражающих специфику деятельности конкретного предприятия; · высокую надежность и быстродействие; · сохранность информации в базе данных и возможность ее быстрого восстановления; · возможность наращивания и модернизации системы. Соединение складской, бухгалтерской и финансовой систем в единый комплекс является, по мнению многих разработчиков, необходимым условием для реализации на предприятии управленческого учета в режиме реального времени. При комплексной
автоматизации предприятие
оснащается набором
автоматизированных
рабочих мест (АРМ),
каждое из которых
помогает решению
той или иной задачи.
АРМ имеет процедуры
ручного или Есть особенность в создании систем автоматизации организационного управления предприятием. Она заключается в необходимости автоматизировать управление предприятием, внедряя компьютерные средства в существующую систему управления в отличие от технологических автоматизированных систем, которые создаются одновременно с технологией производства. Эта особенность наиболее сильно проявляется при разработке именно СИСТЕМ. А поскольку системы автоматизации организационного управления предназначены для внедрения в существующую систему управления предприятием, то мы дополняем это название термином “интегрированная". Системный подход требует, чтобы каждый объект или задача рассматривались не сами по себе, а с учетом взаимосвязей и взаимодействия с окружающими объектами и соответствующими задачами. При этом выбор окружения зависит от целевой функции автоматизируемого объекта. Документы, имманентные (т.е. внутренне присущие) деятельности конторы, будем называть первичными. Внутренние справки, своды, реестры, регистры - это производные от первичных документов, сопровождающих перемещение материальных ценностей и движение денег. Есть еще документы отчетные, которые по сути - те же справки, но представляемые в контрольные органы и поэтому становящиеся документами. Назовем их (вместе со справками) вторичными. Разнообразные справочники, инструкции, положения и т.п. - нормативно-справочная информация. Теперь определим, что составляет базис данных предприятия. Понимая под базисом основные, элементарные, неизменяемые в дальнейшем данные, отражающие факты деятельности предприятия, придем к выводу, что его составляют данные из первичных документов. Вторичные документы и справки формируются на основе данных первичных документов, а нормативно-справочная информация не связана с фактами деятельности предприятия. Здесь необходимо подчеркнуть, что базис составляют именно данные из документов, а не сами первичные документы. Начиная разработку системы автоматизации управления на предприятии, необходимо определить, что составляет информационное содержание базы данных - основного системообразующего звена в системе. Естественно предположить, что основное содержание базы данных -- это определенный нами базис. Базис данных задает схему базы данных автоматизированной системы и ее информационное наполнение. Возникает вопрос: надо ли хранить в базе данных информацию из вторичных документов? В принципе в этом нет необходимости, так как мы можем в любой момент получить эту информацию, интерпретировав по заданному алгоритму набор данных из первичных документов, но на практике это бывает полезно для ускорения работы системы. Однако получить любой вторичный документ мы можем только в том случае, если нам будет одновременно доступен весь набор данных. Значит, в систему должны быть введены все данные. База данных составляет информационное ядро системы, которое чаще всего размещается на одном компьютере - сервере локальной сети. Но это не обязательно. Первые системы создавались с распределенной базой данных, так как компьютеры были дороги, на предприятиях их было мало и выделять компьютер для сервера считалось роскошью. Распределенная система хранения данных к тому же повышала живучесть самой системы путем применения специальной схемы дублирования файлов данных на разных компьютерах. Сейчас это стало неактуально, так как те же цели достигаются более простыми средствами. Определившись с базой данных, рассмотрим вопрос о количестве и размещении компьютеров. Естественно, что использование единой базы данных требует коммуникаций между всеми компьютерами и сервером. В настоящее время эти возможности предоставляет локальная сеть. Хотя наиболее популярна локальная сеть Novell, при небольшом числе используемых компьютеров в ней особых преимуществ перед более дешевыми сетями, например LanSmart, LanTastic, D-Link, использующими протокол сетевого обмена Netbios. Преимущества Novell неоспоримы, если в сети более 50 компьютеров, но в системах оргуправления в конторах редко используется более 25. По мере развития предприятия может потребоваться включить в сеть больше компьютеров, чем может обслужить сервер на базе персонального компьютера. Такие проблемы уже начинают возникать перед некоторыми фирмами. Выход из этой ситуации очевиден - переход на новую компьютерную платформу. Но это сделать непросто, если переход потребует смены эксплуатировавшегося программного обеспечения и переобучения персонала. Сейчас активно обсуждаются вопросы мобильности программного обеспечения. Проблема эта ненова. В каком-то смысле нашей стране повезло, что до последнего времени компьютеры не были необходимым элементом в производственной жизни предприятий. Теперь перейдем к размещению компьютеров. Очевидно, что каждый сотрудник, отвечающий за создание первичного документа, должен иметь средства для его создания. Отсюда вытекает требование функциональной полноты программно-технических средств системы. Каждый сотрудник, создающий документ, должен иметь доступ к компьютеру или терминалу. Программное наполнение системы также должно охватывать все операции, в результате которых появляется документ. Это не означает, что система требует создания документов, которые по какой-либо причине на предприятии не используются. Просто информации, которая содержалась бы в этих документах, в базе данных не будет. 3. Системы компьютерных расчетов Информационное обеспечение имеет целью организацию информации, необходимой для осуществления управленческой деятельности и подразделяется на внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение. Характеристики подсистемы: - качественные (оценки: степени отображения предметной области в информационной базе системы, методов организации и структурированности баз данных, эффективности манипулирования данными в базе данных и др.); - количественные (оценки: максимального объема хранимых и обрабатываемых данных, временных характеристик обработки данных, производительности использования баз данных и др.). Техническое обеспечение представляет собой совокупность используемых технических средств, вычислительных сетей, технологий сетевой обработки данных. Структуру подсистемы образуют: технические средства сбора и регистрации информации, средства подготовки и передачи данных, средства ввода, обработки и вывода информации, средства оргтехники и другие; методические и руководящие материалы; техническая документация, обслуживающий персонал. Характеристики подсистемы: - качественные (оценки: степени полноты и адекватности технической документации, информативности и неизбыточности технической документации, качества описания и полноты охвата предметной области контрольным примером); - количественные (оценки: полноты комплекса технической документации, объемных ограничений на каждый документ). Программное обеспечение представляет собой совокупность программ, реализующих цели и задачи системы и обеспечивающих функционирование комплекса технических средств. Структуру подсистемы составляют: общесистемные, специальные прикладные и оригинальные программы и инструктивно-методические материалы по их применению. Характеристики подсистемы: - качественные (оценки:
сложности архитектуры
комплекса программных
средств, сложности
и надежности программных
компонентов и
всей системы - количественные (оценки: общего количества программных компонентов системы, объема оперативной памяти, занимаемой управляющими модулями; максимального объема оперативной памяти и др.). Лингвистическое обеспечение представляет собой совокупность языковых средств, предназначенных для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц при общении персонала вычислительной системы со средствами вычислительной техники. Структуру подсистемы составляют: языки управления и манипулирования данными информационной базы, языковые средства информационно-поисковых систем, диалоговые языки специального назначения, системы терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования систем. Характеристики подсистемы: - качественные (ориентированность на пользователя системы, степень охвата параметров настройки системы на заданную операционную систему и конфигурацию комплекса технических средств, степень сложности освоения языка, и др.); - количественные (общий объем языковых конструкций, время подготовки языковых конструкций для адаптации системы на конкретную предметную область, и др.). Правовое обеспечение представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения, возникающие при функционировании ИС и юридический статус результатов ее функционирования. Структуру подсистемы составляют различные нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика системы, правовым регулированием процессов, возникающих в ходе разработки системы. Математическое обеспечение включает совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации. Структуру подсистемы образуют: средства математического обеспечения, средства моделирования процессов управления, типовые задачи управления, методы математического программирования, методы математической статистики и др. Организационное обеспечение включает совокупность документов, методов и средств, регламентирующих взаимодействие персонала системы и технических средств, задействованных в процессе обработки данных. Функции подсистемы: анализ существующей системы управления, выбор направлений совершенствования системы управления, выбор и постановка задач управления, формулировка требований к комплексу технических средств. Эргономическое обеспечение это совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированной системы и предназначенных для создания оптимальных условий работы персонала. Подбирая систему автоматизации для предприятия, полезно учитывать еще один аспект, присущий в той или иной степени большинству средств автоматизации: степень инструментальности предлагаемой системы. Надо отметить, что Прикладная система осуществляет те функции, которые в заданных обстоятельствах выполнял бы человек, а Инструментальная система дает возможность выполнить необходимые в работе функции, если будет произведена настройка на данные обстоятельства. Все программы, разработанные для автоматизации организационного управления, различаются по степени инструментальности. Интересен вопрос: что заставляет разработчиков заложить в программу тот или иной набор настраиваемых параметров? Каждый разработчик, приступая к реализации программы, имеет на нее заказ. Это может быть формально определенный заказ в виде технического задания от конкретного заказчика или неформальный, который определяет для себя разработчик на основании собственных представлений о требуемой программе. В большинстве случаев разработчик ориентируется на воображаемого пользователя, и от того, каким он его представляет, зависит как степень настройки, которую он закладывает в программу, так и способ, которым пользователь будет ее производить. На рынке бухгалтерских программ представлены как рассчитанные на бухгалтеров, незнакомых с компьютером, так и написанные для программистов, волею судеб ставших бухгалтерами. Сложнее анализировать подход, который используют разработчики при определении диапазона настройки. Можно предположить, что он зависит от прогноза возможных изменений параметра настройки. Большинство разработчиков интуитивно определяют параметры прогноза. Чем шире охват предметной области, тем больше настроек предусматривает разработчик, чтобы сохранить применимость своей программы. Наиболее ярко это проявляется в популярных рыночных продуктах. Разработчики Windows включили в свой продукт все известные им драйверы указателей, принтеров, мониторов и т.п. и, кроме того, дали возможность присоединить иные, им неизвестные. Разработчики бухгалтерского пакета "Scala", который используется в 55 странах, предоставляют пользователям возможность настроить его на любую методику ведения учета в любой из 18 валют на любом из 33 языков. И подобные примеры можно продолжить. Как только разработчики узнают об отсутствии в их программе необходимой настройки, они стараются ее включить. Однако повышают ли они возможность применения своего продукта? Казалось бы, да. На самом деле мы здесь сталкиваемся с пресловутым переходом количества в качество. Введя многочисленные настройки, т.е. повысив инструментальность своего продукта, разработчики дали возможность применять его большему числу пользователей. Но одновременно они повысили уровень требований к знаниям пользователей, а, следовательно, уменьшили число потенциальных пользователей. В пределе это число стремится к числу самих разработчиков, когда, кроме них самих, никто не сможет применять их продукт. Из такой ситуации выход обычно находят в специальном обучении пользователей или предварительной настройке для них универсального продукта. Но и это не панацея, поскольку обученный сотрудник может уйти с предприятия, а изменение внешних условий потребует произвести перенастройку. Существуют объективные факторы, влияющие на применяемость средств автоматизации и зависящие от степени их инструментальности. Вводя настройки и выбирая метод управления ими, разработчик предполагает возможности того, кто будет использовать его продукт. При этом, естественно, не может быть изобретен такой способ, который будет максимально удобен для всех пользователей независимо от образования, специальности, свойств характера и т.п. Поэтому важно, выбирая систему, обращать внимание на диапазон и способ настройки средств автоматизации. 4.
Программные средства
для создания В данном разделе обсудим вопрос о том, какие средства разработки целесообразно использовать для создания автоматизированной системы управления предприятием. Сразу надо отметить, что к этому вопросу нельзя подойти однозначно и прежде чем выбрать средство разработки, следует определить ее цель. Что надо создать: заказную уникальную систему или программный продукт для рынка? Будет ли это прикладная программ или инструментальная система? Какой предполагается срок жизни программы? Придется ли ее сопровождать (т.е. вносить изменения в нее по желанию заказчика) или только исправлять ошибки? Есть еще много вопросов, ответ на которые в какой-то мере влияет на выбор средств. Если создается уникальная система по заказу, то важно понять, в течение какого времени она будет использоваться и с какой интенсивностью. Например, когда у нас, как грибы после дождя, стали появляться биржи, то им потребовалась система обработки биржевой информации как можно раньше. Пусть она работает медленно, но все же быстрее, чем человек. Пусть она делает ошибки, но все же меньше, чем человек. Значит, такую систему следует создавать "на чем легче". Многие в то время прогнозировали - и не ошиблись, что большинству бирж отпущено полтора-два года. Приблизительно столько занимает разработка серьезной системы. Кто бы ею пользовался сегодня? Сейчас похожая ситуация наблюдается с банками, завтра та же участь ждет инвестиционные фонды, послезавтра настанет черед страховых обществ и т.п. Тенденции такого развития видны многим. Поэтому появились фирмы, которые называют "фирмами быстрого реагирования". Они быстро постигают смысл насущных задач и создают программы на злобу дня. Безусловно, таким фирмам требуются программные средства, на которых можно просто и быстро создавать прикладные программы. Аналогичные задачи стоят перед программистами на предприятиях. Им надо как можно скорее разработать программу, отвечающую текущим потребностям. Собственно, для таких задач и создаются интегрированные пакеты типа MS Access, Clarion или Fox Pro. Иные задачи стоят перед разработчиками рыночных продуктов или продуктов длительного применения. Если фирма берет на себя обязательства перед покупателем, она не может позволить появиться на рынке ненадежному, или слишком медленному, или неудобному в использовании продукту. Поэтому для создания хороших рыночных продуктов выбираются средства, позволяющие делать их быстрыми, надежными и удобными. Здесь увеличенные затраты времени на разработку окупаются последующим беспроблемным сбытом. Общеизвестно, что максимальная индивидуальность, производительность и гибкость программ достигаются на языковых средствах разработки так называемого низкого уровня. Но пропорционально достигаемому результату возрастает количество труда, вкладываемого в разработку. Не каждая фирма может позволить себе значительные инвестиции, если у нее нет уверенности, что полученный результат их окупит. Поэтому новые идеи чаще всего отрабатываются на интегрированных средствах и после их проверки переводятся на низкоуровневые. Следует отметить, что для эффективной работы системы автоматизации деятельности предприятия должны базироваться на передовых технологиях. Можно с уверенностью сказать, что самым распространенным на сегодняшний день решением в этом случае является применение технологии клиент-сервер. Об этом свидетельствует и большое число представленных на рынке продуктов. Выбор СУБД при построении системы автоматизации во многом определяет такие ее параметры, как производительность, масштабируемость, защищенность и надежность. Все СУБД, используемые в системах автоматизации, можно разделить на две группы: работающие по технологии файл-сервер и по технологии клиент-сервер. Файл-серверная система имеет следующие недостатки: · большая нагрузка на сеть и повышенные требования к ее пропускной способности (при большом числе пользователей и значительных объемах обрабатываемой информации несоблюдение этих требований может привести к неработоспособности системы); · повышенные требования к ПК ввиду того, что обрабатываются данные на рабочем месте пользователя; · невозможность одновременной работы с данными; · невозможность соблюдения безопасности данных. Клиент-серверная технология практически от всех перечисленных недостатков свободна, в первую очередь благодаря тому, что здесь вся обработка перенесена на сервер баз данных, а на рабочем месте пользователя только формируются запросы и отображаются результаты. Выбор конкретной СУБД определяется многими параметрами, среди которых можно назвать надежность и устойчивость, быстродействие, наличие средств разработки приложений, совместимость с другими платформами и ОС, поддержка компании-производителя. Среди разработчиков систем автоматизации деятельности предприятий наиболее популярны СУБД Oracle и Microsoft SQL Server, InterBase и некоторые другие. Следует также отметить, что в последнее время стали появляться системы комплексной автоматизации с последними версиями СУБД -- “1С:Предприятие 7.7”, “БОСС-Компания” (“АйТи”), “Виртуоз 1.3” (“Миратех”), “Перевозки” (SoftLogistic), “Фолио-WinСклад” версии 7.0 на базе MS SQL Server 7.0, “Ландиа” (“Ландиа-Софт”) на базе InterBase, “Монополия” (“Формоза-Софт”) на базе Oracle 8.0. Отметим, что выбор средств разработки - это тема, о которой можно говорить очень долго, как, впрочем, и об остальных вопросах, только слегка нами обозначенных. 5. Характеристика программ автоматизации бухгалтерского учета На предприятиях, совершающих небольшое количество хозяйственных операций, применяются относительно простые и недорогие программы, позволяющие вести книгу хозяйственных операций и составлять на ее основе баланс и финансовую отчетность. Примерами таких программ являются разработки фирмы «1С», фирмы «Инфософт» и другие. На предприятиях с большим объемом хозяйственных операций ведется складской учет, осуществляется контроль за выполнением договоров, отслеживаются взаимоотношения с дебиторами и кредиторами, реализуются управленческий учет, финансовый анализ и другие работы. Для их автоматизации значительно большие удобства обеспечивают комплексные системы, например, бухгалтерии фирм «Инфософт», «Парус», «КомТех+» и др. Программа «1С: Бухгалтерия» - это универсальная система, в основу которой положена базовая модель бухгалтерского учета. Программа поддерживает любые системы и методологии учета, используется на предприятиях различных форм собственности, представляется в однопользовательской и сетевой версиях, поддерживает несколько планов счетов бухгалтерского учета. В качестве операционной системы применяются системы Windows, Windows NT. Программа обеспечивает возможность ведения количественного и многовалютного учета, конфигурирования и полной настраиваемости форм первичных и отчетных документов. Бухгалтерские проводки могут вводиться в Журнал операций вручную, с помощью типовых операций или на основе документов. Программа позволяет осуществлять два режима расчета итогов: в реальном времени и по запросу. Основным расчетным периодом является квартал с возможностью разбивки по месяцам. Режимы работы программы: 1. «Конфигуратор» - позволяет редактировать структуры данных, формировать список пользователей системы с назначением прав доступа, выполнять процедуры сохранения и восстановления данных; 2. «Отладчик» - предназначен для отладки программных модулей; 3. «1С: Бухгалтерия» - исполнительная часть системы, выполняющая ввод и обработку бухгалтерской информации. Все элементы типовой настройки являются образцами, которые могут быть приведены в соответствие с требованиями конкретного предприятия. Программа «1С: Предприятие» - инструментальная система, состоящая из трех компонент («Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет»), каждая из них в отдельности или их сочетание определяют группы однородных гибких универсальных модулей, из которых строится бухгалтерский комплекс. Компонента «Бухгалтерский учет» предназначена для ведения учета на основе бухгалтерских операций, обеспечивает ведение плана счетов, ввод проводок, получение бухгалтерских итогов. Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения средств в различных разрезах в реальном времени. Компонента «Расчет» содержит механизмы для выполнения периодически выполняемых сложных расчетов и предназначена для расчета заработной платы. Система «Галактика» - это многопользовательский сетевой комплекс, который охватывает все разделы бухгалтерского учета, управление складскими операциями, закупками, продажами, финансовый анализ, планирование и управление ресурсами, управление маркетингом, рекламой, кадрами. Возможности комплекса: - оперативное управление финансами; - контроль за ходом выполнения договорных отношений; - контроль взаимных обязательств; - управление складскими запасами; - формирование и контроль исполнения финансового плана; - планирование, учет и выполнение внутреннего бюджета. Структурно комплекс состоит из четырех контуров: «Административное управление», «Оперативное управление», «Управление производством», «Бухгалтерский учет», каждый из которых обеспечивает решение соответствующих задач и может функционировать как в комплексе, так и автономно. | |||||||||||||||
аключение
Автоматизация учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики Украины является одной из наиболее важных задач. В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши и их возможности находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходимую систему, исходя из задач и имеющихся ресурсов.
Перспективы развития программ автоматизации:
- применение новейших информационных технологий;
- реализация новых
возможностей по адаптации
- развитие механизмов
взаимодействия с другими
- развитие систем управления документооборотом;
- взаимодействие с западными системами учета;
- создание новых
версий программ, включающих дополнительные
возможности ведения как
- формирование
показателей отчетности
- обеспечение открытости систем.
Конечно, компьютер,
не позволит упорядочить учет и повысить
его оперативность, увеличить количество
получаемой информации, уменьшить число
арифметических ошибок, оценить текущее
финансовое положение предприятия
и его перспективы. Компьютеру нужен
опытный и грамотный
\
Глава!
1.3. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ
В научно-технической литературе часто используются термины «система», «система управления», «автоматизированная система управления», «автоматизированные информационные системы».
Слово «система» происходит от греческого systema, что означает целое, составленное из частей или множества элементов, связанных друг с другом и образующих определенную целостность, единство.
Понятие «система»
имеет широкую область
Под системой понимается совокупность связанных между собой и с внешней средой элементов или частей, функционирование которых направлено на получение конкретного полезного результата.
В соответствии с этим определением практически каждый экономический объект можно рассматривать как систему, стремящуюся в своем функционировании к достижению определенной цели. В качестве примера можно назвать систему образования, энергетическую, транспортную, экономическую и др.
Информация о работе Проблемы автоматизации бухгалтерского учета