Применение информационные технологии на рабочем месте пользователя

Офис — это информационное предприятие (часто пользующееся правом юридического лица), преобразующее информационные ресурсы в информационные продукты.

Использование компьютерной и иной организационной техники в офисе прошло несколько этапов:

- традиционный офис;

- производственный офис;

- электронный офис.

Традиционный офис — это сравнительно небольшой коллектив людей с достаточно широким кругом обязанностей.

Типовой состав рабочих операций в  таком офисе включает подготовку материалов, печать, выверку документов, работу с почтой, ведение картотек, поиск информации, поддержание информационных фондов, выполнение расчетов, ведение  деловых разговоров по телефону, работу за терминалом.

Производственный офис характеризуется большими объемами однотипной работы, ее строгой формализацией, более жестким распределением функций среди сотрудников.

 Электронный офис есть реализация концепции всестороннего использования в офисной деятельности компьютерных средств и средств связи при развитии традиций предшествующих форм деятельности.

К основным функциям и средствам  электронного офиса относятся:

- прием документов, их контроль  и оформление;

-  обеспечение доступа к документам  без их дублирования на бумаге;

- дистанционная и совместная  работа служащих над документом, электронная почта; 

- персональная обработка данных;

- составление документов  и их размножение; 

- обмен информацией между  базами данных;

- автоматизация контроля  за документоведением; 

-  организация электронного  документооборота;

-  информационная поддержка  принятия решения; 

-  работа с автоматизированными  информационными системами; 

-  участие в совещаниях, используя средства удаленного доступа, и др.

Электронный офис благодаря  электронной почте, ПК и компьютерным сетям увеличивает возможность  прямого взаимодействия людей, не требуя при этом их физического нахождения в одном помещении.

Цель и характер деятельности организации определяют его информационную систему, а также вид перерабатываемого  и производимого информационного  продукта.

2.2 Автоматизированное рабочее место

С появлением персональных ЭВМ стало возможным установить их прямо на рабочее место и  оснастить новыми инструментальными  средствами, ориентированными на пользователя-непрограммиста. Под АРМ менеджера следует  понимать его рабочее место, оснащенное персональным компьютером и представляющее собой самостоятельный программно-технический  комплекс индивидуального или коллективного  пользования, который позволяет  в диалоге или пакетном режиме вести обработку информации и  получать все необходимые выходные данные в виде экранных или печатных форм.

На номенклатуру АРМ и  совокупность включаемых в них информационных технологий влияют структура управления, сложившаяся в учреждении, технологии предметных областей, схема распределения  обязанностей и целей между сотрудниками. Таким образом, номенклатура АРМ  зависит от управленческой структуры, а содержание - от целей, реализуемых ЛПР.

АРМ состоит из трех основных компонентов; обучающей системы, комплекса  программных продуктов по обработке  информации и сервисных средств.

Обучающая система включает в себя: интегрированную строку подсказок, систему закладок, указателей и справок, встроенная система примеров, гипертекстовая система документации, включающая руководство  пользователя и руководство программиста, система контроля и обнаружения ошибок.

Комплекс программных  продуктов для обработки информации включает в себя:

- для пакетного режима: ввод информации с дискет, сканера, по каналам связи (компьютерная связь, модемная связь), автоматизированные расчеты, обработку данных, вывод данных на печать, формирование архивов за отчетный период.

- для диалогового режима: ввод с клавиатуры, обработку информации в реальном времени, выписку документов с загрузкой базы, вывод данных по запросу на принтер, экран, в файл, работу с архивами.

 Сервисные средства  для настройки АРМ включают:

- настройку значности реквизитов, эргономическое обеспечение экранных форм, настройку цвета и звука, визитную карточку предприятия, установку системы доступа к данным, настройку алгоритмов расчетов, настройку таблиц входимости, настройку устройств (принтер, модем, сканер), календарь подготовки и сдачи отчетности.

 Сервисные средства для эксплуатации АРМ включают: ведение классификаторов, генератор отчетных форм, администратора баз данных сетевого доступа, инструментарий для устранения последствий аварий, для приема и передачи данных по каналам связи, для копирования и сохранности информации, мониторинга, а также часы, таймер, калькулятор.

Выводы по двум главам:

Развитие организационных форм использования вычислительной техники строится на сочетании централизованной и децентрализованной - смешанной - форм. Предпосылкой появления смешанной формы явилось создание сетей ЭВМ на основе развития современных средств связи. Сети ЭВМ предполагают объединение в систему с помощью каналов связи вычислительных средств, программных и информационных ресурсов (баз данных, баз знаний). Сетями могут охватываться различные формы использования ЭВМ, причем каждый абонент имеет возможность доступа не только к своим вычислительным, информационным и программным ресурсам, но и к ресурсам всех остальных абонентов, что создает ряд преимуществ при эксплуатации вычислительной системы.

В последнее время организация  применения компьютерной техники претерпевает значительные изменения, связанные  с переходом к созданию интегрированных  информационных систем.

Интегрированные информационные системы создаются с учетом того, что они должны осуществлять согласованное управление данными в пределах предприятия (организации), координировать работу отдельных подразделений, автоматизировать операции по обмену информацией как в пределах отдельных групп пользователей, так и между несколькими организациями, отстоящими друг от друга на десятки и сотни километров. Основой для построения подобных систем служат локальные вычислительные сети (ЛВС). Характерной чертой ЛВС является предоставление возможности пользователям работать в универсальной информационной среде с функциями коллективного доступа к данным.

В последние 2-3 года компьютеризация  вышла на новый уровень: активно  создаются вычислительные системы  различной конфигурации на базе персональных компьютеров (ПК) и более мощных машин. Состоящие из нескольких автономных компьютеров с общими совместно используемыми внешними устройствами (диски, ленты) и единым управлением, они позволяют обеспечить более надежную защиту компьютерных рерурсов (устройств, баз данных, программ), повысить отказоустойчивость, обеспечить простоту модернизации и наращивания мощности системы.

Все больше внимания уделяется развитию не только локальных, но и распределенных сетей, без которых немыслимо решение современных задач информатизации.

В зависимости от степени централизации  вычислительных ресурсов роль пользователя и его функции меняются. При  централизованных формах, когда у  пользователя нет непосредственного контакта с ЭВМ, его роль сводится к передаче исходных данных на обработку, получению результатов, выявлению и устранению ошибок. При непосредственном общении пользователя с ЭВМ его функции в информационной технологии расширяются. Он сам вводит, данные, формирует информационную базу, решает задачи, получает результаты, оценивает их качество. У пользователя открываются реальные возможности решать задачи с альтернативными вариантами, анализировать и выбирать с помощью системы в конкретных условиях наиболее приемлемый вариант. Все это реализуется в пределах одного рабочего места. От пользователя при этом требуется знание основ информатики и вычислительной техники.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Информационные технологии прочно вошли в нашу жизнь. Применение ЭВМ стало обыденным делом, хотя совсем ещё недавно рабочее место, оборудованное компьютером, было большой  редкостью. Информационные технологии открыли новые возможности для  работы и отдыха, позволили во многом облегчить труд человека.

Современное общество вряд ли можно представить без информационных технологий. Перспективы развития вычислительной техники сегодня сложно представить  даже специалистам. Однако, ясно, что  в будущем нас ждет нечто грандиозное. И если темпы развития информационных технологий не сократятся (а в этом нет никаких сомнений), то это  произойдет очень скоро.

С развитием информационных технологий растет прозрачность мира, скорость и объемы передачи информации между элементами мировой системы, появляется еще один интегрирующий  мировой фактор. Это означает, что  роль местных традиций, способствующих самодостаточному инерционному развитию отдельных элементов, слабеет. Одновременно усиливается реакция элементов  на сигналы с положительной обратной связью. Интеграцию можно было бы только приветствовать, если бы ее следствием не становилось размывание региональных и культурно-исторических особенностей развития.

Информационные технологии вобрали в себя лавинообразные достижения электроники, а также математики, философии, психологии и экономики. Образовавшийся в результате жизнеспособный гибрид ознаменовал революционный  скачок в истории информационных технологий, которая насчитывает  сотни тысяч лет.

Современное общество наполнено  и пронизано потоками информации, которые нуждаются в обработке. Поэтому без информационных технологий, равно как без энергетических, транспортных и химических технологий, оно нормально функционировать  не может.

Социально-экономическое  планирование и управление, производство и транспорт, банки и биржи, средства массовой информации и издательства, оборонные системы, социальные и  правоохранительные базы данных, сервис и здравоохранение, учебные процессы, офисы для переработки научной  и деловой информации, наконец, Интернет - всюду ИТ. Информационная насыщенность не только изменила мир, но и создала  новые проблемы, которые не были предусмотрены.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Автоматизированные  информационные технологии в экономике: Учебник/ Под ред. Г.А.Титоренко. – М.: ЮНИТИ, 2003.

2. Информационные технологии  управления: Учебн. пособие для  вузов/ Под ред. проф. Г.А.Титоренко.  – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2003.

3. Макарова Н. В., Матвеева  Л. А., Бройдо В. Л. Информатика:  Учебник. – М.: Финансы и статистика, 2001.  

4. Нейл Дж. Рубенкинг.  Эффективный поиск в Интернете// PC Magazine. – 2001. – №6.

5. Роберт И. Современные  информационные технологии в  образовании. – М.:  Школа-Пресс, 2000.

6. Семенов М.И. и др. Автоматизированные информационные  технологии в экономике // Финансы  и статистика – 2000 - № 9.

7. Талантов М. Поиск  в Интернете: использование имён//  Компьютер Пресс. – 2000. – №2.

8. ЦИЭС «Бизнес-Программы-Сервис»// Финансовая газета. – 2001. –  № 27.

9. Ядов Г.Б. Информация  и общество// Вокруг света. –  2004. - № 2.

10. Вершинин О.В. Компьютер для менеджера. - М.: Высшая школа, 2006.

11. Вычислительные машины, системы и сети / Под ред. А.П. Пятибратова. - М.: Финансы и статистика, 2003.

12. Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. - В 2-х кн. - М.: Энергоатом-издат, 2001.

13. Гершторин Л.Г. Что такое АРМ бухгалтера. - М.: Финансы и статистика, 2003.

14. Гольц Г. Рабочие станции и информационные сети/ Пер. с англ. В.П. Нестерова; Под ред. П.В. Нестерова. - М.: Машиностроение, 2000.

15. Доил У. Табличный процессор Суперкалк. для персонального компьютера/ Пер. с англ. - М.: Финансы и статистика, 2000.

16. Жигарев А.Н., Макарова Н.В., Путинцева М.А. Основы компьютерной грамоты. -Л.: Машиностроение, 2005.

17. Локальные вычислительные сети/Под ред. С.В. Назарова. -В 3-х кн. - М.: Финансы и статистика, 1994 - 1995.

18. Нортон П. Программно-аппаратная организация IBM PC: Пер с англ. - М.: Радио и связь,2001.

19. Персональный компьютер для всех/ Под ред. А.Я. Савельева. - В 4-х кн. - М.: Высшая школа, 2004.

11. Свириденко С.С. Современные  информационные технологии. - М.: Радио и связь, 2000.