Подсистема информационного обеспечения предприятия " Щербинский "

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации на макроуровне.

Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что, потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макроуровне.

Информационная модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями предприятия и внешней средой.

Основное назначение информационной модели заключается в том, что она характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческой деятельности.

Информационные модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе управления.

Таким образом, в данной главе были рассмотрены теоретические аспекты информационного обеспечения предприятия, определены его роль и сущность. Также были определены методы исследования информационных потоков на предприятии - метод инвентаризации, метод типических групп, а также графический метод. Данные методы позволяют определить эффективность использования информационных потоков на предприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Подсистема информационного обеспечения предприятия    "Щербинский "

2.1 Общая характеристика  предприятия

 

 

Предприятие «Щербинский» было основано в 2000 году.

Место нахождения фирмы (юридический адрес): Российская Федерация, г. Москва.

Предприятие " Щербинский " ведет бухгалтерию по упрощенной системе налогообложения.

Уставный капитал общества составляет 95000 (девяносто пять тысяч) рублей. В уставном капитале данного предприятия иностранного капитала нет.

С момента появления данного предприятия на рынке товаров и услуг миссия его неизменна - это поставка очищенной питьевой воды в 19 литровой таре, а также услуг и товаров, непосредственно связанных с предоставляемой продукцией: продажа или предоставление в аренду кулеров (диспенсеров) для нагрева и охлаждения воды, услуги по их ремонту. Так как данное предприятие является коммерческим, то главной целью его существования является получение прибыли от производимой деятельности.

С момента появления предприятия руководством была избрана стратегия сокращения издержек, в том числе и за счет инноваций. Так, "Щербинский " является единственным предприятием в г. Волгодонске, производящим и реализующим очищенную питьевую воду, которое не доставляет конечный продукт из других регионов, а производит его непосредственно на месте, используя систему фильтрации воды, получаемой от водоканала. Таким образом, данное предприятие экономит достаточное количество средств на доставке продукции, что позволяет снизить себестоимость, а, следовательно - реализовывать продукцию по более привлекательным для потребителей ценам. С другой стороны, данная стратегия предопределяет невыход предприятия на рынки данной продукции других населенных пунктов. Соответственно, перед предприятием стоит задача завоевания наибольшей доли рынка данного товара в г. Волгодонске.

Необходимо также отметить, что данное предприятие функционирует в условиях олигополистической конкуренции, которая определяет проведение стратегии чуткого реагирования на каждое действие конкурирующей организации.

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 3 - Динамика численности персонала предприятия

Наименование/Год	2007	2008	2009
Общая численность	15	11	9
Старший менеджер	1	1	1
Бухгалтер	1	1	1
Менеджер	5	3	1
Оператор офиса	1	1	1
Оператор цеха	1	1	1
Экспедитор	3	2	2
Водитель	3	2	2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Анализ документооборота  предприятия "Щербинский" на примере отдела продаж.

 

Анализ информационного обеспечения подразумевает установление соответствия обращающихся документов целевому содержанию выполняемых управленческих задач.

При этом следует исходить из того, что каждый документ должен иметь строго целевую функциональную направленность и должен быть связан с реализацией конкретных задач управления. Документы, не связанные с реализацией закрепленных за объектом управленческих задач должны быть выведены из обращения. Несоблюдение же данного положения ведет к обращению в системе управления документов, не связанных с деятельностью отдела продаж, что усложняет информационные взаимосвязи и увеличивает затраты на обработку информации и, следовательно, общие затраты на управление.

Итак, прежде чем проводить анализ документооборота предприятия, определим роль отдела продаж в функционировании предприятия.

Отдел продаж является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно старшему менеджеру, в случае его отсутствия - руководителю.

Структуру и задачи отдела утверждает директор предприятия в соответствии с нормативами численности специалистов и служащих, с учетом объемов работы и особенностей производства. В состав отдела входят специалист по продажам (менеджер по продажам) и маркетолог.

К задачам отдела продаж относятся:

обеспечение реализации продукции предприятия;

рационализация работы сбытовой службы предприятия, снижение затрат на сбыт продукции;

планирование сбыта готовой продукции.

Функции отдела продаж в области планирования и реализации продукции предприятия:

изучение перспективного и текущего спроса на продукцию предприятия и требований к ее качеству;

организация рекламы продукции;

участие в планировании ассортимента выпускаемой продукции предприятия;

оформление договоров на сбыт готовой продукции;

разработка планов реализации готовой продукции, графиков ее отгрузки в соответствии с заключенными договорами;

контроль и учет выполнения планов реализации готовой продукции;

организация рассмотрения претензий заказчиков на поставленную продукцию предприятия.

Функции отдела продаж в области рационализации собственной деятельности, а также снижения затрат на сбыт продукции:

Участие в разработке нормативов запасов готовой продукции;

Составление отчетности по изготовлению и поставкам продукции.

Из организационной структуры предприятия следует тесное взаимодействие деятельности между старшим менеджером и отделом сбыта. Этим взаимодействием и обусловлен документооборот отдела сбыта на предприятии " Щербинский ".

 

Таблица 4 - Исследование информационных потоков

Наименование документа	Подразделение отправитель	Подразделение-получатель	Цель составления документа
План работы отдела	Руководитель; старший менеджер	Отдел продаж	Ознакомление работников отдела продаж с необходимым планом выполнения работы
Отчет о выполненной работе за прошлый период	Отдел продаж	Старший менеджер; руководитель	Ознакомление руководителя с результатами выполненной работы
Отчет о показателях сбыта за текущий период	Отдел продаж	Старший менеджер; руководитель	Ознакомление руководителя с текущими показателями деятельности отдела продаж
Инструкции по составлению отчета	Старший менеджер	Отдел продаж	Ознакомление работников отдела продаж с правилами составления отчетов
Годовой план сбыта продукции	Руководитель; старший менеджер	Отдел продаж	Установка нормы производительности отдела продаж за год
Квартальный план сбыта продукции	Руководитель; старший менеджер	Отдел продаж	Установка нормы производительности отдела продаж за квартал
Сведения о производстве новой продукции	Производственный отдел; старший менеджер	Отдел продаж	Получение информации отделом продаж о внедрении новой продукции
Форма договора о предоставлении услуг	Руководитель; старший менеджер	Отдел продаж	Ознакомление работников отдела продаж с формой договора о предоставлении услуг
Форма договора купли-продажи	Руководитель; старший менеджер	Отдел продаж	Ознакомление работников отдела продаж с формой договора купли-продажи
Распоряжение руководителя о премировании сотрудников	Руководитель; старший менеджер	Отдел продаж	Ознакомление сотрудников о их премировании в связи с высокими показателями результативности деятельности отдела
Распоряжение руководителя о применении санкций к сотрудникам	Руководитель; старший менеджер	Отдел продаж	Ознакомление сотрудников с применяемыми к ним санкциями в связи с ненадлежащим выполнением должностных обязанностей
Отчет об остатках готовой продукции	Главный бухгалтер; старший менеджер	Отдел продаж	Анализ и планирование отделом продаж реализации имеющейся продукции
Сличительная ведомость по результатам инвентаризации	Главный бухгалтер; руководитель; старший менеджер	Отдел продаж	Ознакомление с результатами инвентаризации
Сведения о неплатежеспособности заказчиков	Бухгалтер; руководитель; старший менеджер	Отдел продаж	Перепланировка графика продаж и оперативный поиск отделом продаж новых заказчиков
Сведения об изменении стоимости рекламных услуг;	Рекламное агентство; руководитель; старший менеджер	Отдел продаж	Ознакомление работниками отдела продаж об изменении стоимости рекламных услуг
Договор о предоставлении рекламных услуг	Рекламное агентство; руководитель; старший менеджер	Отдел продаж	Ознакомление сотрудников отдела продаж с условиями договора о предоставлении рекламных услуг
	Отдел доставки; старший менеджер	Отдел продаж	Ознакомление с результатами работы отдела доставки
Предложения по корректировке планов сбыта	Отдел продаж	Старший менеджер; руководитель	Корректировка установленных планов сбыта продукции в связи с имеющимся на нее спросом и запасами готовой продукции
Отчет о сроках изготовления новой партии продукции	Производственный отдел; Старший менеджер	Отдел продаж	Составление или корректировка плана продаж в связи с полученной информацией
Сведения о необходимости ускорения производства готовой продукции	Отдел продаж	Старший менеджер; производственный отдел	Информирование о необходимости производства готовой продукции в связи с имеющимся на нее спросом
Месячный план сбыта продукции	Руководитель; старший менеджер	Отдел продаж	Установка нормы производительности отдела продаж за месяц
Сведения о установленных ценах на производимую продукции	Руководитель; старший менеджер	Отдел сбыта	Информирование отдела продаж о стоимости реализуемой ими продукции
Сведения об изменении стоимости реализации производимой продукции	Руководитель; старший менеджер	Отдел продаж	Информирование отдела продаж об изменении стоимости на реализуемую ими продукцию
Проект договора на поставку продукции	Отдел продаж	Старший менеджер; руководитель	Изменение формы договора на поставку продукции предприятия

 

Рассматривая приведенную выше таблицу, следует обратить внимание на тот факт, что во всех операциях документооборота, связанных с отделом продаж непосредственное участие принимает старший менеджер. Вместе с тем, судя по организационной структуре предприятия "Щербинский", можно сделать вывод о перегруженности старшего менеджера участием в делопроизводственной деятельности, что не только снижает его эффективность работы в других направлениях, отнимая достаточно большое количество времени, но и усложняет и затягивает процесс реагирования всей организации на изменения как во внешней, так и во внутренней среде. Также из таблицы 4 мы можем видеть документы, непосредственно отображающие функции, выполняемые отделом продаж: годовой план сбыта продукции, квартальный план сбыта продукции, сведения о необходимости ускорения производства готовой продукции и другие.

Проанализировав данные таблицы 4, был определен список документов, участвующих в документообороте отдела продаж и не относящихся к выполняемым данным отделом задачам и функциям. К данному списку относятся:

Отчет об остатках готовой продукции - должен быть предоставлен старшему менеджеру для анализа, в случае необходимости старший менеджер ознакомит с его результатами руководителя и другие отделы;

Сличительная ведомость по результатам инвентаризации - не относится к задачам и функциям, выполняемым отделом продаж;

Сведения об изменении стоимости рекламных услуг - данные сведения должны быть переданы старшему менеджеру, в компетенцию которого входит решение о том, будет ли продолжено сотрудничество с рекламным агентством, либо нет;

Отчет о доставке заказанной продукции - с данным отчетом также должен ознакомиться старший менеджер, в функции которого входит контроль отдела сбыта; не уместно передавать данный отчет в отдел продаж, потому как в функции данного отдела контроль за доставкой продукции не входит, а ознакомление с данным документом может вызвать определенные разногласия как с отправляющей, так и с получающей стороны.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Предложения по совершенствованию подсистемы информационного обеспечения предприятия "ЩЕРБИНСКИЙ"

3.1 Улучшение сетевой организации  предприятия