Особенности, структура, виды и источники управленческой информации

Таким образом, коммуникационный процесс во многом зависит от наличия четко функционирующей обратной связи, качеством которой определяется, как сообщение было услышано и понято. Для руководителя (менеджера) обмен информацией можно считать эффективным, если получатель понял идею и произвел действия, которых руководитель ждал от него.

Информационный обмен облегчают: краткость, ясность, недвусмысленность сведений; постоянный контроль над их содержанием, процессами передачи и приема; координация процессов обработки информации и др.

Кроме того существует действенный способ регулирования количества информации, направляемой к руководителю (менеджеру) - это работа по методу отклонений, суть которого содержится в следующем: если производственные процессы, хозяйственные действия, трудовая дело коллектива проходят в соответствии с установленным режимом, графиком или другими нормативными документами, то в этом случае не требуется каких-либо управленческих воздействий, и информация к руководителю не поступает. Поступает она лишь тогда, когда произошли те или иные отклонения от нормального ритма, и используется для принятия необходимого решения. Метод отклонений снижает объем поступающей информации в десятки раз.

Работа по методу отклонений:

позволяет экономить час руководителя (менеджера) и создает ему вероятность заниматься более важными проблемами; 

сокращает бумажный поток к руководителю и направляет значительную часть его по соответствующим каналам к подчиненным; 

сокращает количество решений, которые каждый день приходится принимать руководителю и тем самым уменьшает нагрузку на его нервную систему; 

повышает обоснованность решений и предотвращает повторение прошлых ошибок;

обеспечивает более эффективное использование квалифицированных кадров; 

улучшает связи между отдельными подразделениями предприятия.

В то же час работа по методу отклонений может развить у руководителя и формализованный подход к делу. При отсутствии значительных отклонений от нормы она может породить у него обманчивое чувство безопасности, а это в условиях конкуренции может привести к очень серьезных последствиям, и, наконец, тот самый метод почти не позволяет учесть опасные колебания в таком факторе, как, например, поведение персонала.

2.3. Свойства и структурные элементы

управленческой информации.

 

Управленческая информация обладает следующими свойствами:

• репрезентативность;

• содержательность;

• достаточность (полнота);

• актуальность;

• своевременность;

• точность;

• достоверность;

• устойчивость;

• доступность.

Репрезентативность управленческой информации связана с правильностью отбора и формирования в целях адекватного отражения свойств и состояний объекта управления. Важнейшее значение здесь имеет правильное обоснование отбора существенных признаков и связей отображаемого явления, процесса.

Содержательность управленческой информации отражает семантическую емкость, равную отношению количество семантической информации в сообщении к объему обрабатываемых данных. С увеличением содержательности информации растет семантическая пропускная способность информационной системы, так как для получения одних и тех же сведений требуется контролировать меньший объем данных. Это свойство хорошо иллюстрируется функцией «проверка правописания» программы Word, когда с накоплением значительного объема слов программа автоматически отслеживает правописание новых текстов. Аналогичная ситуация возникает и при рационально организованной системе сбора данных по подразделениям предприятия.

Достаточность (полнота) управленческой информации означает, что она содержит минимальный, но достаточный состав показателей для принятия управленческого решения. Понятие полноты информации тесно связано с ее семантикой и прагматикой. Как неполная, так и избыточная информация снижает эффективность принимаемых управленческих решений.

Актуальность управленческой информации определяется степенью ее ценности в момент использования. Актуальность зависит от динамики изменения основных параметров изучаемого процесса, а также от интервала времени, прошедшего с момента возникновения данной информации.

Своевременность управленческой информации означает ее поступление не позже заранее назначенного срока с момента времени, согласованного со временем плана или решения поставленной задачи.

Это может быть информация о выполнении производственного плана цехом, или информация о сроках сдачи продукции на склад или сроках написания бухгалтерского отчета предприятия.

Точность управленческой информации определяется степенью близости информации к реальному состоянию управляемого объекта или процесса. Фраза: «рассчитать с точность до сотых» относится именно к этому свойству состав показателей.

  Для информации, отображаемой цифровым кодом, например, для бухгалтерского или статистического учета, известны четыре понятия точности:

• формальная точность, измеряемая значением единицы младшего разряда числа;

• реальная точность, определяемая значением единицы последнего разряда числа;

• максимальная точность, которую можно получить в конкретных условиях функционирования системы;

• необходимая точность, определяемая функциональным значением показателя.

Достоверность информации определяется ее свойством отражать реально существующие объекты с необходимой точностью.

Достоверность измеряется доверительной вероятностью необходимой точности, т.е. вероятностью того, что отображаемая информации отличается от истинного значения параметра в пределах необходимой точности. Недостоверная информация граничит с понятием ложной, искаженной информации;

Устойчивость управленческой информации отражает ее способность реагировать на изменение и преобразование исходных данных без нарушения необходимой достоверности, репрезентативности и точности. Здесь важна выбранная методика для отбора и формирования информации. На свойстве «устойчивость», что все свойства не изолированы друг от друга, они взаимосвязаны и взаимосогласованы.

Доступность управленческой информации отражает ее способность быть всегда в актуализированном состоянии (принцип «по первому требованию»). Это свойство особенно важно в условиях быстрого принятия управленческого решения.

Структурные элементы управленческой информации.

Структурно управленческая информация, в том числе и ее основная часть – экономическая, состоит из показателей. Показатель - логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления.

Важное характеристика показателя в том, что он всегда контролируемый параметр объекта управления. Кроме этого, показатель – это информационная совокупность наименьшего состава, достаточная для образования самостоятельного сообщения или документа.

Каждый показатель представлен наименованием и значением. Показатель состоит из реквизитов, т.е. логически неделимых элементов показателя. Реквизиты нельзя разделить на более мелкие части без потери смысла.

Реквизиты бывают двух видов: реквизиты-признаки и реквизиты-основания.

Реквизиты-признаки описывают качественные характеристики объекта управления. Совокупность этих реквизитов образует наименование показателя.

Реквизит-основание характеризует количественную сторону объекта управления и образует значение показателя.

Пример: в качестве реквизита-признака выступает наименование подразделения и его код, а реквизит-основание–количество (число) работающих. Реквизиты неоднородны по характеру выполняемых над ними действий. Реквизиты-признаки подлежат логической обработке; реквизиты-основания – арифметической.

Однородные реквизиты-признаки объединяются в номенклатуру (например, номенклатура продукции). Показатель всегда состоит из одного реквизита-основания и одного или информационная емкость показателя достаточна для образования самостоятельного сообщения или документа.

Категория «информация» имеет принятое в практической деятельности по обеспечению информационной системы наименование - «данные». Информация на пути от источника к пользователю проходит ряд преобразований – кодирование, агрегирование, декодирование и т.д.

На промежуточных стадиях преобразования семантические и прагматические свойства уже не актуальны, поскольку они были реализованы на предыдущих этапах. Поэтому понятие информации обычно заменяют понятием «данные».

Действительно, в процессе обработки смысл информации отодвигается на второй план, а основное внимание обращают на форму представления.

Сущностная характеристика понятия «данные» выражена в следующем определении:

 Данные - это информация, представленная в формализованном  виде, которая позволяет передавать  или обрабатывать ее в организованной  определенным способом системе.

 Следовательно, данными  будем называть информацию, представленную  в формализованном виде, позволяющем  передавать ее, хранить на различных носителях и обрабатывать.

Данные, т.е. формализованные сведения об объекте управления, отображаются, как правило, в виде документов. Поэтому в управленческом и правовом смысле вся совокупность логически связанных данных называется документом.

Документ – это материальный носитель информации, имеющий юридическую силу и оформленный в установленном порядке. Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа.

 В информационном аспекте  совокупность показателей, содержащихся  в документе, образует единичное  информационное сообщение. Группа  однородных документов, объединенных  по определенному признаку, составляет  информационный массив – файл.

 Файл – основная  структурная информационная единица  в системе информационных технологий  в процессе автоматизированной  обработки данных.

 Массивы данных по различным признакам могут объединяться в потоки документов, используемых при решении различных задач управления: финансами, персоналом, сбытом, производством и т.п.).

Все это дает основание процесс формирования и управления сложной структурой данных, объединенных в документы и циркулирующих внутри предприятия, определить как информационный процесс.

 

2.4. Виды управленческой информации.

 

Информацию, которая поступает к руководителю (менеджеру) или в орган управления и исходит от них, можно классифицировать по нескольким признакам.

По источникам поступления информация подразделяется на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация - это законодательные акты и директивные указания вышестоящих органов, данные о научно-техническом прогрессе, о конкурентах, о спросе на продукцию, о ценах и т.д. Содержанием внутренней информации являются данные о ходе выполнения заданий подразделениями предприятия, о сбыте продукции, об экономике и финансовом состоянии предприятия, трудовой дисциплине в коллективе и др.

По содержанию информация делится на:

• Научно-техническую информацию, содержащую в себе данные о научных исследованиях, изобретениях, технических разработках как внутри предприятия, так и за его пределами.
• Экономическую информацию, содержащую данные технико-экономического планирования и прогнозирования, учета и экономического анализа деятельности предприятия.
• Оперативно-производственную информацию, которая содержит данные оперативно-производственного планирования, оперативного учета и оперативного контроля работы предприятий и их подразделений.
• Административную или деловую информацию различного содержания. Важнейшей составной частью этой информации является информация по кадрам.
• Маркетинговую (рыночную) информацию, содержанием которой является реклама, цены, спрос, конкуренция и т.д.
• Правовая, общественно - политическая, природоохранная и др.

По времени использования информация может быть разделена на условно-постоянную и переменную.

Условно-постоянной считается такая информация, содержание которой меняется сравнительно редко, она используется многократно. Такой информацией являются нормы, цены, тарифные ставки, должностные оклады, плановые показатели. Условно-постоянная информация составляет около 60-70% всей информации, необходимой для управления. Она требует соответствующей фиксации и хранения. Сегодня хорошим "хранителем" такой информации является компьютер.

Переменная информация отражает динамизм процессов в производстве и хозяйственной деятельности. В связи с этим ее сбор и особенно обработка представляют наибольшую сложность.