Особенности, структура, виды и источники управленческой информации

Содержание

 

1. Введение

2. Глава 1. Понятие «управленческая информация» и его характеристика.

3. Глава 2. Особенности, структура, виды и источники управленческой информации.

2.1. Классификация управленческой  информации.

2.2. Этапы обмена  информацией.

2.3. Свойства и структурные элементы управленческой информации.

2.4. Виды управленческой  информации.

2.5. Источники информации.

4. Заключение

Список использованных источников

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Особенность современного общества заключается в непрерывном обмене информацией. Полная, достоверная, своевременно полученная информация является необходимым условием успешного функционирования любой организации (промышленного предприятия, коммерческой фирмы, государственного учреждения).

Управленческий процесс в первую очередь связан с информационным обменом между субъектами и объектами управления. Поэтому информационное обеспечение играет важную роль в управленческой деятельности. При отсутствии необходимой информации в управленческой деятельности руководителя невозможно принятие правильных и своевременных решений, определение направлений развития и стратегии организации. Наличие информации, неизвестной конкурентам, обеспечивает более успешное функционирование организации на рынке, ставит ее в более выгодные условия.

Владение информацией означает обладание реальной властью — нехватка информации, как и наличие ненужной, может дезорганизовать любую производственную деятельность. Без информации невозможна совместная работа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Понятие «управленческая информация» и его характеристика.

 

Под информацией первоначально понимались сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом с помощью условных знаков, сигналов, технических средств.

С середины ХХ века информация является общенаучным понятием, включающим в себя: обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом; обмен сигналами в животном и растительном мире о тех или иных изменениях.

Существует различное толкование (интерпретация) понятия «информация», что определило разный содержательный смысл, который вкладывается в указанный термин. В узко прикладном смысле «информация есть все сведения, являющиеся объектом хранения, передачи и преобразования».

Кратко определим понятие «управленческая информация».

Управленческая информация – совокупность сведений, отражающих социально-экономические и производственно-технические процессы на предприятии, и служащие для управления этими процессами и трудовыми коллективами в производственной сфере.

Есть и более академическое (учебное) понимание термина, где информацию авторы определяют как «совокупность сведений, уменьшающих степень неопределенности знания о конкретных событиях, процессах и явлениях».

 В управленческом аспекте, где управление рассматривается  как информационный процесс, информация  – это сведения об объектах, процессах и явлениях, их параметрах, свойствах и состояниях; это совокупность  различных сообщений об изменениях, происходящих в системе управления, где информационный процесс –  это реализация информационного  взаимодействия объектов.

Управленческая информация всегда направлена на сбор, обработку и анализ сведений для принятия управленческого решения. В качестве объекта, на который может быть направлено решение, могут выступать городское хозяйство, отдельное предприятие, производственные процессы отдельного цеха промышленного предприятия, социальные процессы внутри предприятия (например, текучесть кадров).

Все вышеназванные процессы включены в информационную систему управления, ключевой задачей которой является принятие эффективных решений на основе достоверной информации. Здесь информация введена в информационную систему управления в качестве главного, центрального компонента и предназначена «для обработки… и принятия управленческих решений».

Наряду с технико-экономической и социальной политикой предприятия необходимо создавать инновационный прорыв в области создания концепции информационной политики предприятия Ряд авторов справедливо считают, что в системе предприятия (фирмы) необходимо создавать и проектировать информационную доминанту, как реальное средство повышения конкуренции предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Особенности управленческой информации

на предприятии. Признаки классификации.

 

Необходимо говорить об особенностях управленческой информации на предприятии, так как это напрямую связано с организацией ее автоматизированной обработки. Можно перечислить основные характеристики, отражающие особенности данного класса информации: объемность, специфичность, цикличность, отражение результатов работы, специфичность по способам обработки и т.п.:

• управленческая информация предприятия объемна. Управление производственными, технико-технологическими, социальными и социально-экономическими процессами предприятия требует объемной системы показателей, характеризующих данные процессы;

• управленческая информация предприятия специфична по форме представления и отражается в виде первичных и сводных документов;

• управленческая информация предприятия циклична. Для большинства производственных, технико-технологических, социальных и кадровых процессов характерна повторяемость составляющих их стадий и информации, отражающей эти процессы (это позволяет созданным программам обработки информации пользоваться многократно);

• управленческая информация предприятия отражает результаты производственно-хозяйственной деятельности с помощью системы натуральных и стоимостных (денежных) показателей;

• управленческая информация предприятия специфична по способам обработки. В процессе обработки преобладают арифметические и логические (сортировка, отбор) операции, а результаты обработки представляются в виде текстовых (аналитических) документов, таблиц, диаграмм и графиков.

 

2.1. Классификация управленческой информации.

 

Управленческую информацию традиционно классифицируют по различным признакам.

• по носителям (электронные, вещественные и т.п. );
• по направлению движения (входящая и исходящая);
• по источнику (внешняя и внутренняя);
• по содержанию (экономическая, правовая, техническая и пр.);
• по спектру применимости (одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая — нескольких различных);
• по назначению (отчетная служит для анализа; оперативная — для корректировки деятельности организации; отчетная информация бывает статистической, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и не статистической);
• по возможности закрепления и хранения (фиксируемая на носителях информация может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, свидетельством чего являются наскальные надписи и рисунки; не фиксируемая хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно стирается и исчезает);
• по роли в управлении (основная информация имеет важное значение; вспомогательная самостоятельного значения не имеет);
• по степени готовности для использования (первичная информация представляет собой совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника и содержащих много лишнего, ненужного; промежуточная информация несет сведения, прошедшие через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющий решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего использования; конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения; промежуточная и конечная информация является, таким образом, вторичной, производной);
• по степени важности (особо важная, включающая сведения, необходимые для выполнения задачи, например, указания, предписания, инструкции; желательная, без которой, однако, можно обойтись — об итогах работы, перспективах на будущее, внутренней жизни и т.п.);
• по полноте (частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой; комплексная дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения);
• по предназначению (универсальная информация необходима для решения любых задач; функциональная — родственных; индивидуализированная — данной, конкретной, уникальной проблемы);
• по характеру потребления (постоянная информация требуется в неизменной форме в течение длительного времени, например, законодательные акты, нормативы; она фиксируется на более стойких носителях и должна быть общедоступной; переменная используется в течении короткого срока, а часто бывает одноразовой);
• по степени надежности (достоверная и вероятностная информация; характер последней может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы, не позволяют это сделать; неизбежными искажениями при их передаче, заведомым распространением изначально ложных сведений);
• по способам распространения (устная, письменная и комбинированная информация); форма передачи информации оказывает большое психологическое воздействие, например, устная информация, как правило, эффективнее письменной.

К дополнительным признакам классификации управленческой информации предприятия можно отнести:

• принадлежность (отношение) к данной системе. Этот признак позволяет разделить сообщения на входные (договора предприятия с заказчиками), внутренние (план выпуска продукции цехом) и выходные (платежное поручение в банк); 

 • признак времени. Относительно времени события делятся на перспективные (о будущих событиях и процессах) и ретроспективные. К первому классу относится плановая и прогнозная информация (план повышения квалификации, месячный (квартальный, годовой) план выпуска продукции, финансовый план), ко второму – учетные данные (например, информация о выполнение цехом производственного плана);

• функциональные признаки:

• первый функциональный признак классифицирует информацию по функциональным подсистемам предприятия, например, информация о трудовых ресурсах (персонале) предприятия, производственных процессах, финансах и т.д.;

• второй функциональный признак классифицирует информацию в разрезе основных функций управления: анализа, планирования, учета (отчетности), контроля, прогнозирования, координации.

• третий функциональный признак разделяет управленческую информацию по сферам на деятельностную и информационную сферы предприятия.

 Рассмотрим более подробно  последний функциональный признак. При рассмотрении управленческой  информации предприятия необходимо  выделять две стороны одного  и того же процесса:

• деятельностную сферу предприятия, включающую производство, менеджмент, маркетинг, финансы, персонал и т.д.;

• информационную сферу предприятия с таким же наполнением: производство, менеджмент, маркетинг, финансы, персонал.

На этот подход впервые обратил внимание В.Н. Титаренко. Он считал, что, оценивая информацию с функциональных позиций, следует сделать акцент на следующее: информационная сфера предприятия «внешне, в своем структурном представлении ничем не отличается от совокупной деятельностной сферы предприятия».

В ситуации внедрения информационных технологий разделение на информационную и деятельностную сферы обязательно и существенно. В этом – предупреждает автор – В.Н. Татаренко, и «состоит трудность ее идентификации, и это же является источником многих ошибок и заблуждений, относящихся к области практического маркетинга и управления».

 

2.2. Этапы обмена информацией.

 

На предприятии работа с информацией заключается в следующем: управляющая система получает от управляемой системы внутреннюю информацию о состоянии заданных ею технико-экономических параметров в процессе производственной и финансово-хозяйственной деятельности. На основе данной полученной и внешней информации управляющая система вырабатывает команды менеджмента и сообщает их в управляемую систему для исполнения.

В целом передачу информации от одного человека к другому принято называть коммуникацией. Обмен информацией между руководителем, органом менеджмента и исполнителями - все это коммуникация. Исследования показывают, что на коммуникации менеджер, например, затрачивает до 85% своего рабочего времени.

Передача информации идет по трем направлениям:

сверху вниз (постановка задач, инструктирование);

снизу вверх (сообщения о результатах проверки, донесения об исполнении заданий, о личном мнении сотрудников и т.д.);

по горизонтали (обмен мнениями, координация действий).

В ходе менеджмента обмен информацией совершается постоянно и образует, таким образом, коммуникационный процесс. В этом процессе выделяются четыре основных элемента:

отправитель - лицо (руководитель, исполнитель), передающее информацию;  
сообщение, т.е. собственно информация; 

канал, т.е. средство передачи информации; 

получатель - лицо (исполнитель, руководитель), которому предназначена информация.

В коммуникационном процессе отправитель и получатель информации постоянно меняются местами.

Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов.

На первом этапе происходит ее отбор. Он бывает случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным.

На втором этапе отобранная информация кодируется, т.е. облекается в ту форму, в которой будет доступна и понятна получателю, например письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п. Подбирается и подходящий способ ее трансляции: устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов или условных знаков.

На третьем этапе происходит передача информации. Если последняя важна, считается, что не стоит ограничиваться одним каналом, а надобно по возможности дублировать тот самый процесс по нескольким, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может захлестнуть.

На четвертом этапе получатель воспринимает, расшифровывает и осмысливает информацию. Отправитель же ждет, чтобы тот каким-то образом подтвердил факт получения сообщения, степень понимания или непонимания его смысла, иными словами, установил обратную связь. В идеале это должно происходить без промедления (по возможности обусловливаться заранее), облекаться в форму, соответствующую ситуации, учитывать возможности восприятия.

Сигналами обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, обобщение, выражение чувства. Поскольку они могут быть довольно слабыми, за реакцией иногда требуется специально наблюдать.