Основные приемы работы в табличном процессоре Excel

3.3.Функции Excel.

Программа Excel содержит множество всевозможных функций. Наиболее обще их можно представить следующим образом:

Финансовая – здесь  множество специальных функций, вычисляющих проценты по вкладу или  кредиту, амортизационные отчисления, норму прибыли и самые разнообразные  обратные и родственные величины.

Дата и время –  большинство ее функций ведает преобразованиями даты и времени в различные  форматы. Две специальные функции  сегодня и дата вставляют в  ячейку текущую дату (первая) и время (вторая), обновляя их при каждом вызове файла или при внесении любых изменений в таблицу. Такую ячейку необходимо иметь в бланках счетов, самых свежих прайс-листах, каких- нибудь типовых договорах.

Просмотр и ссылка – здесь находятся функции, позволяющие  обратиться к массиву данных и  получить из него самую разнообразную информацию – номера столбцов и строк, в него входящих, их количество,

8

содержимое нужного  вам элемента массива, найти, в какой  ячейке этого массива находится  число или текст.

Математическая –  вычисление математической величины: косинуса, логарифма и т.д.

Статистическая –  общие функции использующиеся для  вычисления средних значений наибольшего  и наименьшего из числа для  расчета распределения студента.

Ссылки и массивы  – вычисляют ссылки и массивы, значение диапазона, создание гипперссылки для сетевых и Web документов.

Текстовые – преобразование текстов в верхние и нижние регистры, образует символы, объединяет некоторые строки и т. д.

Логические – вычисления выражения выяснения значения истина или ложь.

Проверка свойств и  значений – возвращение из Excel в Windows информации о текущем статусе ячейки, объекта или среды.

Печать – в Excel задаются не только горизонтальная, но вертикальная линия разбиения, что немаловажно  при широких таблицах, которые  вы хотели бы потом склеить. Маркеры  в виде пунктирных линий появятся выше и левее активной ячейки: они более жирнее и лучше различимы, чем маркеры мягкого разбиения. Чтобы убрать лишний маркер, нужно поставить курсор ниже или правее его и выбрать команду Убрать конец страницы из меню Вставка.

На страничке Поля диалогового окна Параметры страницы задается верхний и нижний боковые отступы, расположения таблицы на листе, а также местоположение колонтитула.

9

Страничка Колонтитулы  предоставляет возможность задать колонтитулы.

На страничке Лист можно указать программе, что линии сетки заголовки строк и столбцов печатать не следует. Здесь же задается область печати, интервал или список.

В закладке Страница можно  задать вертикальное или горизонтальное расположение таблиц на странице и  масштаб. Excel позволяет печатать увеличенные или уменьшенные копии, когда таблица слишком широкая и не помещается на страницах, даже при ландшафтном расположении.

3.4. Пользовательский  интерфейс Excel.

Пользовательский интерфейс Excel аналогичен компонентам других интегрированных пакетов Microsoft office.

Табличным процессором  можно управлять с помощью  команд из основного меню, команд из контекстного меню, панели инструментов и клавиатуры.

Загружается табличный  процессор с помощью главного меню (программы MS Excel) выбором строки MS Excel в меню, либо с помощью папки Мой компьютер двойным щелчком по пиктограмме Excel.

В верхней части окна Excel находится строка со стандартным  заголовком, а ниже расположены основные элементы пользовательского интерфейса. Пользовательский интерфейс Excel довольно удобен. Он позволяет работать с данной программой даже пользователю, который не является профессиональным программистом. Вообще, удобный пользовательский интерфейс – это выгодная отличительная черта

10

операционной системы Windows. И то, что в настоящее время на рынке значительно преобладает продукция фирмы Microsoft наличие достаточно удобного пользовательского интерфейса играет здесь не последнюю роль.

При работе с Excel пользователю для выполнения каких – либо действий не нужно набирать ту или иную команду, для выполнения достаточно просто щелкнуть мышкой на том или ином пункте меню или пиктограмме и действие выполниться. Работая с Excel достаточно легко можно найти любую функцию на панели инструментов или в главном меню, благодаря достаточно наглядному отображению.

4. Некоторые приемы  работы в Excel

После запуска программы Excel на экране появляется окно, состоящее  из стандартных элементов: строки заголовка, строки меню, панелей инструментов, строки ввода, рабочего листа, полос  прокрутки, строки состояния.

4.1. Введение рабочей  книги.

Microsoft Excel можно работать  с 4 основными типами документов: электронной таблицей, рабочей книгой, диаграммой, макротаблицей.

Рабочий лист служит для  организации и анализа данных. Одновременно на нескольких листах данные можно вводить, править, производить с ними вычисления. В книгу можно вставить листы диаграмм для графического предоставления данных и модули для создания и хранения макросов, используемых при решении специальных задач.

Рабочая книга представляет собой эквивалент папки – скоросшивателя. Книга состоит из листов, имена которых выводятся на

11

ярлычках в нижней части экрана.  В книге можно  поместить несколько различных  типов документов, например рабочий  лист с электронной таблицей, лист диаграмм, лист макросов и т.п.

Макротаблица – это  последовательность команд, которую  приходится постоянно выполнять  пользователю в повседневной работе. Макросы позволяют автоматизировать часто встречающиеся операции.

Диаграмма представляет собой графическое изображение связей между числами электронной таблицы. Она позволяет показать количественное соотношение между сопоставляемыми величинами.

   4.2. Проектирование электронных таблиц.

Любая электронная таблица  состоит из заголовка таблицы, заголовков столбцов и информационной части.

В общем виде процесс  проектирования электронных таблиц включает в себя следующие шаги: 
- ввод заголовка электронных таблиц; 
- ввод названий граф документа; 
- ввод исходных данных; 
- ввод расчетных формул; 
- подготовку электронной таблицы к печати и ее печать.

Расчет зарплаты работникам
работники	оклад	премия 50%	подоходный налог 12%	отчисление к пенсии 1%	районный коэффициент 15%	сумма к получению
начальник	10000	5000	1200	100	1500	15200
инженер	8600	4300	1032	86	1290	13072
техник	6800	3400	816	68	1020	10336
лаборант	3400	1700	408	34	510	5168
ИТОГО:						43776

                  

12

                             4.3. Редактирование содержимого ячейки.

        В процессе работы в Excel, если мы обнаружим ошибки, их необходимо отредактировать. Microsoft Excel позволяет редактировать содержимое ячеек таблицы двумя способами: набором новой информации поверх ошибочной или активизацией строки ввода и внесением необходимых изменений. Для активизации строки ввода и перехода в режим редактирования используется клавиша . При этом в левой части строки ввода появляются символы «Ввод» (Ц) и «Отмена» (X).

5. Оформление рабочих  листов.

5.1. Выбор шрифта.

При работе возникает  необходимость изменить шрифт или  исполнение текста. Изменить тип, размер шрифта или исполнение текста можно выделив соответствующие ячейки и открыв меню Формат. Выбрав команду Ячейки в меню Формат. После этого на экране появится диалог в котором будут указаны различные шрифты. Можно выбрать любой шрифт из предложенных списков. При выборе шрифта можно просматривать его начертание в окне Пример. Для выбора типа шрифта, его размера и стиля можно использовать поля и кнопки, расположенные на панели инструментов.

В настоящее время  для оформления таблиц и документов используется большое количество шрифтов. Один из главнейших факторов, который необходимо принимать во внимание – это разборчивость текста, оформление тем или иным шрифтом.

Наряду с выбором  типа шрифта и его размера можно  выбрать стиль шрифта: курсив, полужирный или с подчёркиванием. Используют эти стили только для выделения важной информации в тексте документов и таблиц.

13

5.2. Цвета и узоры.

В Excel можно выделить в  таблице некоторые поля с помощью  цвета и узора фона, чтобы привлечь к ним внимание. Это выделение  надо использовать осторожно, чтобы не перегрузить таблицу. Выберите вкладку Вид в диалоге Формат ячеек. Здесь для выделенных ячеек можно выбрать цвет закраски с помощью палитры.

5.3. Форматирование чисел.

Если нужно, чтобы записи превратились в удобный документ, следует произвести форматирование чисел в ячейках. Проще всего форматируются ячейки, куда заносятся денежные суммы. Для этого нужно выделить форматируемые ячейки. Затем выбрать команду меню Формат/Ячейки, а в появившемся диалоге-вкладке Число. Выбирается в группе слева строки Денежный. Справа появится несколько возможных вариантов форматов чисел.

Формат числа определяется видом цифрового шаблона, который  может быть двух видов, чтобы лучше  понять их назначение, рассмотрим варианты форматирования числа 17. В первой колонке взяты шаблоны форматов, как в поле Коды формата. Во второй колонке вы видите, как будет выглядеть число в результате форматирования

Формат Результат

#.###,## 17

0.000,00 0.017,00

#.##0,00 17,00

14

        Если в качестве цифрового шаблона используется ноль, то он сохранится            везде, где его не заменит значащая цифра. Значок номера отсутствует на местах, где нет значащих цифр. Лучше использовать цифровой шаблон в виде нуля для цифр, стоящих после десятичной запятой, а в других случаях использовать "решетку".

Если вы оперируете числами, где больше двух разрядов после запятой  и цифры в них не равны нулю, то происходит округление в большую  или меньшую сторону. Точно так  же Excel округляет дробные числа, которые  форматировали как целые, т.е. без разрядов после запятой. Округляются, однако, только числа, которые выводятся на экран, в расчетах используются точные значения. В поле Коды формата можно выбрать вариант задания сумм, которые идут "в минус": наряду с обычным минусом их можно выводить красным, что часто используется при оформлении бухгалтерской документации.

5.4. Проверка орфографии.

В пакете Excel имеется программа  проверки орфографии текстов, находящихся  в ячейках рабочего листа, диаграммах или текстовых полях. Чтобы запустить  её нужно выделить ячейки или текстовые поля, в которых необходимо проверить орфографию. Если нужно проверить весь текст, включая расположенные в нем объекты, выберите ячейку начиная с которой Excel должен искать ошибки. Далее нужно выбрать команду Сервис/Правописание. Потом Excel начнет проверять орфографию в тексте. Можно начать проверку при помощи клавиши . Если программа обнаружит ошибку или не найдет проверяемого слова в словаре, на экране появится диалог Проверка Орфографии.

 

15

6. Операторы. 

Все математические функции описываются в программах с помощью специальных символов, называемых операторами. Полный список операторов дан в таблице.

Оператор Функция Пример

+ сложение =A1+1

- вычитание =4-С4

* умножение =A3*X123

/ деление =D3/Q6

% процент =10%

6.1. Текстовый оператор соединения.

Текстовый оператор соединения предназначен для того, чтобы при  создании образца документа не вносить, например, каждый раз в ручную даты – программа сама будет обращаться к ячейке, в которой проставили дату.

6.2. Табличные вычисления и функции.

Возможность использования  формул и функций является одним  из важнейших свойств программы  обработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяет проводить  статистический анализ числовых значений в таблице.

Текст формулы, которая  вводится в ячейку таблицы, должен

16

начинаться со знака  равенства (=), чтобы Excel могла отличить формулу от текста. После знака  равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и  функции.

В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение); – (вычитание); * (умножение); / (деление).

Формула может содержать  ссылки на ячейки, которые расположены  на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована. Встроенный Менеджер формул помогает пользователю найти ошибку или неправильную ссылку в большой таблице.

Кроме этого, Excel позволяет  работать со сложными формулами, содержащими несколько операций. Для наглядности можно включить текстовый режим, тогда Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу.

Функции призваны облегчить  работу при создании и взаимодействии с электронными таблицами. Простейшим примером выполнения расчетов является операция сложения. Воспользуемся этой операцией для демонстрации преимуществ функций. Не используя систему функций нужно будет вводить в формулу адрес каждой ячейки в отдельности, прибавляя к ним знак плюс или минус. В результате формула будет выглядеть следующим образом: =B1+B2+B3+C4+C5+D2.

Заметно, что на написание  такой формулы ушло много времени, поэтому кажется, что проще эту  формулу было бы легче посчитать  вручную. Чтобы быстро и легко подсчитать сумму в Excel, необходимо всего лишь              

17

задействовать функцию  суммы, нажав кнопку с изображением знака суммы или из Мастера  функций, можно и вручную впечатать  имя функции после знака равенства. После имени функций надо открыть скобку, введите адреса областей и закройте скобку. В результате формула будет выглядеть следующим образом: =СУММ(B1:B3;C4:C5;D2). Если сравнить запись формул, то видно, что двоеточием здесь обозначается блок ячеек, запятой разделяются аргументы функций. Использование блоков ячеек, или областей, в качестве аргументов для функций целесообразно, поскольку оно во-первых, нагляднее, а во-вторых, при такой записи программе проще учитывать изменения на рабочем листе. Например нужно подсчитать сумму чисел в ячейках с А1 по А4. Это можно записать так: =СУММ(А1;А2;А3;А4). Или то же самое другим способом: =СУММ(А1:А4).