Основные приемы работы в табличном процессоре Excel

Министерство образования  и науки Российской Федерации 

Федеральное агентство  по образованию

Государственное образовательное  учреждение                                                       Высшего профессионального образования 

« Алтайский государственный технический

университет им. И. И. Ползунова  »

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

Дисциплина: Информатика

Тема: Основные приемы работы в табличном процессоре Excel

 

 

Выполнила:                                     ст. гр. Ал ( з ) - М -81 С.М. Калугина

Проверил :                                                                             А. В. Сорокин

 

 

г.Алейск 2008

 

Содержание:

1. Введение.........................................................................................................1
2. Общая характеристика табличных процессоров....................................2-3
3. Понятие об Excel и его возможности..........................................................4

3.1.Типы данных........................................................................................4-5

3.2.Окно Excel............................................................................................5-8

3.3 Функции Excel....................................................................................8-10

3.4 Пользовательский интерфейс  Excel...............................................10-11

4. Некоторые приемы работы в Excel............................................................11

4.1. Введение рабочей  книги......................................................................11

4.2. Проектирование электронных таблиц................................................12

4.3. Редактирование содержимого  ячейки................................................13

5. Оформление рабочих  листов.................................................................13

5.1. Выбор шрифта......................................................................................13

5.2. Цвета и узоры.......................................................................................14

5.3. Форматирование чисел...................................................................14-15

5.4. Проверка орфографии..........................................................................15

6. Операторы................................................................................................16

6.1. Текстовый оператор  соединения........................................................16

6.2. Табличные вычисления  и функции...............................................16-18

6.3. Создание диаграмм.............................................................................18

6.4. Панель инструментов  диаграмм....................................................18-19

6.5. Профессиональное  оформление....................................................19-20

7. Используемая литература.......................................................................21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Введение

Наша жизнь немыслима  без расчетов. Финансовые или просто расчеты для себя, которые, как  правило, тоже финансовые, многие люди делают каждый день. Но мало сделать  расчет, важно показать, как он сделан, и оформить его в виде заслуживающего доверия документа.

При помощи электронных  таблиц  Excel можно:

• анализировать большие массивы данных, используя математические, статистические, финансовые, и другие функции.
• связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные формы представления данных.
• создавать и редактировать рисунки и диаграммы.

            Электронные таблицы позволяют вести несложные, но объемные вычисления математического, планово-экономического, научно-технического, бухгалтерского характера. Наглядно представлять результаты расчетов и готовить итоговые документы для печати, в том числе «передавать» их в текстовый редактор.

В целом данная программа  призвана максимально упростить  работу бухгалтерам, финансистам, инженерам и другим работникам, которые в своей повседневной работе сталкиваются с необходимостью составления довольно сложных таблиц с проведением математических расчетов.

 

 

1

 

2.Общая характеристика  табличных процессоров

Табличный процессор  обеспечивает работу с большими таблицами чисел. При работе с табличным процессором на экран выводится прямоугольная таблица, в клетках которой могут находиться числа, пояснительные тексты и формулы для расчета значений в клетке по имеющимся данным. То есть программные средства для проектирования электронных таблиц называют табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. С помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и т.д.

Функции табличных процессоров  весьма разнообразны:

- создание и редактирование электронных таблиц;

- создание много табличных  документов;

- оформление и печать  электронных таблиц;

- построение диаграмм, их модификация и решение экономических  задач графическими методами;

- создание много табличных  документов, объединенных формулами;

- работа с электронными  таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных  по запросам;

- создание итоговых  и сводных таблиц;

2

- использование при  построении таблиц информации  из внешних баз данных;

- создание слайд-шоу;

- решение оптимизационных задач;

- решение экономических  задач типа “что – если”  путем подбора параметров;

- разработка макрокоманд,  настройка среды под потребности  пользователя и т.д.

Наиболее популярными  электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры Microsoft Excel, результаты тестирования продемонстрировали явное преимущество Excel по многим параметрам.

Перспективные направления  в разработке электронных таблиц основными фирмами-разработчиками определены по-разному. Фирма Microsoft уделяет особое внимание совершенствованию набора функциональных средств Excel, и в этом ее пакет явно лидирует среди всех электронных таблиц. Ситуация, сложившаяся на рынке электронных таблиц, в настоящее время характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft – 80% всех пользователей электронных таблиц предпочитают Excel.

 

 

 

3

3.Понятие об Excel и его  возможности

MS Excel – одна из самых  популярных сегодня программ  электронных таблиц. Ею пользуются  ученые и деловые люди бухгалтеры  и журналисты, с ее помощью ведут разнообразные таблицы, списки и каталоги, составляют финансовые и статистические отчеты, подсчитывают состояние торгового предприятия, обрабатывают результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные материалы. Возможности Excel очень высоки. 
Обработка текста, управление базами данных – программа настолько мощна, что во многих случаях превосходит специализированные программы-редакторы или программы баз данных. Такое многообразие функций может поначалу запутать, чем заставить применять на практике. Но по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценить то, что границ возможностей Excel тяжело достичь.

Программа Excel обеспечивает как легкость при обращении с  данными, так и их сохранность. Excel позволяет быстро выполнить работу для которой не нужно затрачивать много бумаги и времени, а также привлекать профессиональных бухгалтеров и финансистов.

Данная программа сумеет вычислить суммы по строкам и  столбцам таблиц, посчитать среднее  арифметическое, банковский процент или дисперсию, здесь вообще можно использовать множество стандартных функций: финансовых, математических, логических, статистических.

3.1.Типы данных.

Так как Excel – программа, работающая с таблицами, то здесь  оперируют различными данными. В  электронных таблицах используют, как правило,

4

следующие типы данных: текст  – это любая последовательность символов; число– это числовая константа; формула – это выражение, состоящее  из числовых величин и арифметических операций (Пример: =C10/G5*7); функции –  это запрограммированные формулы, позволяющие проводить часто встречающиеся последовательности вычислений (Например, функция авто суммирования может быть представлена следующим образом: =СУММ(H1: H7).

3.2.Окно Excel.

Оформление таблиц может  быть самым разнообразным, возможности форматирования данных – как в хорошем текстовом процессоре: можно менять шрифты, начертания, выделять строки, столбцы или отдельные ячейки текста цветом, рамочками и линеечками, закрашивать области фоном или цветом, строить по табличным данным графики и диаграммы, вставлять таблицу с картинками и т.д.

Программа достаточно мощная, возможности ее, особенно в последних  версиях, весьма обширны. Одних только математических, логических, бухгалтерских, статистических функций, которые Excel может  выполнять над табличными данными более 200.

Excel – программа многооконная, что позволяет нам одновременно  загружать столько файлов, сколько  позволит объем оперативной памяти  компьютера. Окно Excel содержит множество  различных элементов. Некоторые  из них присущи всем программам в среде Windows, остальные есть только в окне Excel. Вся рабочая область окна Excel занята чистым рабочим листом (или таблицей), разделённым на отдельные ячейки. Столбцы озаглавлены буквами, строки – цифрами. Как и во многих других программах в среде Windows, вы можете представить рабочий лист в виде отдельного окна со

5

своим собственным заголовком – это окно называется окном рабочей                       книги, так как в таком окне можно обрабатывать несколько рабочих  листов. На одной рабочей странице в распоряжении будет 256 столбцов и 16384 строки. Строки пронумерованы от 1 до 16384, столбцы названы буквами и комбинациями букв. После 26 букв алфавита колонки следуют комбинации букв АА, АВ и т.д.

    После запуска, Excel содержит пять областей: окно книги, которое занимает большую часть экрана, строку меню, две или больше панелей инструментов, строку формул и строку состояния (строка меню, панелей инструментов, строка формул, и строка состояния появляются на экране даже в том случае, если книга не видна). Все вместе эти пять областей называются «Рабочей областью Excel». После запуска Excel первой пока еще пустой книги дается имя Книга 1. Если в течении текущего сеанса работы будет открыта новая книга, то Excel назовет ее Книга 2. Книга Excel может содержать листы пяти типов: рабочие листы, листы диаграмм модули Visual Basic, листы диалогов и листы макросов Microsoft Excel.

    Окно книги составляет основную часть рабочей области. В нижней части окна книги размещаются кнопки прокрутки ярлыков листов, а в верхней части – строка заголовка. Новая книга первоначально содержит 16 отдельных листов.

    Чтобы просмотреть содержание книги, можно использовать четыре кнопки, расположенные в нижнем левом углу окна. Две средние кнопки служат для прокрутки на один лист влево или вправо. Две крайние кнопки выполняют прокрутку к первому или последнему листу книги. Чтобы сделать лист активным, следует после прокрутки ярлыков щелкнуть на листе. В правом конце строки заголовка окна книги находятся три кнопки для управления размерами окон: Свернуть, Развернуть и Закрыть.

6

Ячейка, находящаяся на пересечении строки и столбца, является основным элементом любого рабочего листа. Каждая ячейка занимает уникальное место на листе, может хранить  и отображать информацию, имеет однозначные координаты, которые называются адресом ячейки или ссылкой. Например, ячейка на пересечении столбца Z и строки 100 имеет адрес Z100. Ссылки, являющиеся идентификаторами ячеек, бывают трех видов: абсолютные, относительные и смешанные. Абсолютные не изменяются, когда ячейки содержат формулы при копировании. В относительных ссылках адреса при копировании формул в другое место изменяются. Смешанные ссылки состоят из абсолютных и относительных. В тех случаях, когда необходимо, чтобы изменились координаты ячеек используют относительные ссылки, если необходимо, чтобы координаты не изменялись используют относительную ссылку, в иных случаях используют смешанные. В тех случаях, когда координаты следует делать, неизменными перед ними ставят знак “$”. Выделенную ячейку называют активной или текущей ячейкой, адрес активной ячейки выводится в поле имени, которое находится в левом конце строки формул. При 256 столбцах и 16384 строках рабочий лист содержит более 4 миллионов ячеек.

В окне Excel, как и в  других программах под Windows, под заголовком окна находится строка меню. Она содержит девять пунктов: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно и Справка. Некоторые команды меню выделены обычным шрифтом (черным цветом), а некоторые выглядят блекло (серый цвет). Excel отслеживает состояние рабочего листа и позволяет выбрать только те команды, которые могут быть использованы в данной ситуации. Команды, представленные черным цветом, доступны для использования, а выделенные серым – недоступны.

Для некоторых команд в меню имеется список дополнительных

7

команд, называемый подчиненным  меню или подменю. Контекстное меню                 содержит только те команды, которые  могут применяться к элементу, для которого активизировано меню. Контекстное меню обеспечивает удобный и быстрый доступ к нужным командам. Чуть ниже находятся панели инструментов, они значительно облегчают работу в Excel, позволяя оперативно, за счет быстрого доступа, использовать ту или иную функцию. В нижней части рабочей области Excel находится строка с ярлыками листов, позволяющая то в каком листе мы в данный момент находимся. Под строкой ярлыков находится строка состояния, которая отражает состояние программы в момент работы с Excel.