Организация АРМ бухгалтера по учету расчетов с персоналом по оплате труда

После издания приказа о выдаче заработной платы составляется платежная ведомость. Этот документ обобщает сведения о начисленной заработной плате по всем работникам предприятия. Каждый работник при выдаче ему зарплаты расписывается в ведомости, также её подписывает работник, который произвел выплату (обычно кассир) и главный бухгалтер.

На основании платежной ведомости может быть составлена сводная ведомость по начислениям и удержаниям. Это более простой документ, здесь указываются лишь общие суммы выплаченной зарплаты по подразделениям и в целом по предприятию.

Далее суммы, исчисленные сводными документами, распределяют по синтетическим счетам, месячными, квартальными или годовыми итогами.

Таким образом осуществляется в настоящее время аналитический и синтетический учёт труда и заработной платы на предприятии ООО «Услуга». Как мы видим, основной его особенностью является большое количество формируемых документов, что связано, прежде всего, с большой численностью персонала предприятия.

Из зарплаты каждого работника производятся удержания подоходного налога. В этих операциях на суммы налоговых отчислений дебетуется      счет 70, и кредитуется счет расчетов по НДФЛ (68.1). На заработную плату работников производятся начисления по больничным листам. Впоследствии эти расходы возмещаются из фонда социального страхования.

Бухгалтер, осуществляющий учет труда и заработной платы должен решать задачи начисления сдельной и повременной заработной платы, расчеты северных и районных надбавок, доплат, расчет за дни отпуска и дни временной нетрудоспособности, расчет пособий по уходу за ребенком, расчет всех удержаний. Ведутся картотеки лицевых счетов, справочников, принятых, переведенных и уволенных сотрудников. Выполняется печать расчетных листков, лицевых счетов, платежной и отчетной документации, ведомости депонированной заработной платы, а также платежных поручений в банк, формирование сводных и синтетических данных по заработной плате.[2]

 2. Пути совершенствования  организации автоматизированного  бухгалтерского учета по учету  расчетов с персоналом по оплате труда

На отечественном рынке имеется много готовых программных продуктов по бухгалтерскому учету,  самых разнообразных по качеству, функциональному назначению и стоимости. Можно утверждать, что рынок программ сложился, хотя он пока не поддается четкому упорядочению. Потребитель озадачен выбором программ. В настоящее время лидерами отечественного рынка бухгалтерских программ можно назвать такие фирмы как: «1С», «Диц» («Турбо-бухгалтер»), «Парус», «Инфин», «Инфософт», «Бэст», «Интеллект-Сервис».

При приобретении программ следует ориентироваться на профессиональные фирмы,  имеющие большой опыт проектирования автоматизации бухгалтерского учета и хорошую репутацию. Пакет должен иметь лицензию, сертификат качества. При ознакомлении необходимо, прежде всего, узнать, на какое предприятие он ориентирован: малое, среднее или крупное; следует обратить внимание на отраслевую принадлежность пакета (промышленность, торговля и т.п.). [1]

Программа должна подходить к существующей на предприятии системе бухгалтерского учета, соответствовать современным его требованиям и обеспечивать получение всей необходимой для целей управления информации.

Система должна обеспечит комплексную автоматизацию бухгалтерского учета, и осуществить стыковку с уже действующими программами. Необходимо изучить функциональные возможности программы,  круг решаемых задач и возможности выполнения индивидуальной настройки при изменении в методе учета.

Не рекомендуется покупать программы по отдельным участкам учета у разных фирм, так как это в дальнейшем затруднит  комплексную автоматизацию и приведет, в конечном счете, к приобретению нового программного продукта. Немаловажное значение имеет качество инструктивных материалов, обеспечивающих легкость усвоения программы,  а также её простота в эксплуатации, наличие помощи и дизайн.

Следует обращать внимание на наличие центров обучения у фирмы (например, фирма «1С» имеет 600 учебных центров, «Инфо-бухгалтер»  -200 центров обучения),  возможность оказания консультаций, предоставления новых версий программы на льготных условиях,  наличие гарантийного и абонентского обслуживания. Надо учитывать и возможность внесения изменений в программу самим бухгалтером без привлечения программиста, а также её стоимость. [1]

В данной работе будет рассмотрена возможность автоматизации учета труда и заработной платы на предприятии ООО  «Услуга» с помощью программы «1С: Зарплата и кадры», выпускаемой лидером российского рынка бухгалтерских программ – фирмой «1С».

Программа «1С: Зарплата и кадры» предназначена для автоматизации расчета заработной платы и ведения кадрового учета на предприятиях различных типов финансирования и форм собственности.

Данная программа имеет ряд преимуществ перед другими программами данного типа:

1) Широкая поддержка со стороны  франчайзингово партнера фирмы «1С», включающая услуги по внедрению данной программы на предприятии, консалтинговые услуги, обучение персонала работе с ней, обновление программы.

2) Возможность организации комплексной  системы учета в организации, используя другие программные  комплексы разработчика.

3) Обмен данными с различными  программами бухгалтерского учета, что позволяет организовать постепенный  переход к комплексной автоматизации.

4) Расширенные возможности расчета  заработной платы и кадрового  учета, а также упрощенный режим  работы для начинающих пользователей.

5) Интернет – поддержка пользователей: загрузка курсов валют, справочника  БИК РФ и др.

2.1 Подготовка программы «1С: Зарплата  и кадры» к эксплуатации.

Как только программный комплекс «1С: Зарплаты и кадры» установлен на компьютер, сразу же можно приступать к работе в нём.

При первом запуске программы нас встречает так называемый «стартовый помощник». В данном окне вводятся самые основные сведения об организации: название, форма финансирования, используемая для учёта программа. Стартовый помощник можно вызвать в любой момент, нажав кнопку на панели инструментов.

Далее мы попадаем в окно настройки основных данных. Здесь указываются адрес предприятия, ИНН, Ф.И.О. руководителя, главного бухгалтера и начальника отдела кадров, ставки пособий и налогов с дохода работников. Также здесь можно выбрать расширенные возможности начисления заработной платы, начисление в валюте, начисление зарплаты «от обратного» и др.

Как только введены основные данные об организации, необходимо заполнить справочники. Причем делать это можно несколькими способами. Обычно используют два. Первый заключается в непосредственном заполнении справочников «сотрудники», «подразделения», «должности». Второй позволяет обобщить ввод данных в справочники через «Помощник оформления на работу». Данные, вводимые с помощью «помощника» автоматически заносятся в справочники. Таким образом, работа с «помощником» позволяет значительно ускорить и облегчить ввод первичной информации по сотрудникам фирмы.

Прежде чем приступать к процессу учета с помощью программы также необходимо ввести первичные остатки по каждому работнику и по предприятию в целом в зависимости от вида начислений. Ввод текущей задолженности предприятия перед работником и переплаты НДФЛ осуществляется через меню «регламенты» - «ввод начального сальдо». Можно также указать документы с предыдущего места работы, необходимые для правильного начисления НДФЛ и ЕСН – это делается из справочника «сотрудники», где при выборе работника на вкладке «основное» в списке «ввод данных» можно выбрать несколько видов документов. Среди них, такие как личная карточка работника, вычеты по НДФЛ, налоговая карточка 1-НДФЛ, индивидуальная карточка по ЕСН. При вводе всех данных сведений можно получить также их печатные формы.

На этом процесс подготовки программы к эксплуатации можно считать законченным.

2.2 Технология ведения первичного  учёта в программном модуле  «1С: Зарплаты и кадры».

Программа позволяет вводить несколько видов первичных документов.  «1С: Зарплата и кадры» отличается тем, что позволяет формировать практически все первичные документы по участку учета труда и заработной платы как для хозрасчетных, так и для бюджетных организаций. Они имеют типовую форму, которая формируется автоматически при вводе всех реквизитов в окно документа. Если какое-либо обязательное для данного документа сведение не указано, то программа подскажет, что необходимо добавить. Конечно, ни одна программа учета не может учесть в типовых формах все виды первичных документов. Если же необходимо учесть определенный документ, формируемый, например, только торговыми фирмами, то можно организовать обмен данными с программой «1С: Торговля», в которой есть возможность сформировать такой документ.  [3]

Оформление первичных документов начинается с момента принятия сотрудника на работу. Приказ о приёме на работу можно распечатать из пункта меню «Документы» или кликнув пиктограмму на панели инструментов. Также есть возможность печати документа из «помощника оформления на работу».

Приказ на увольнение работника и приказ на предоставление отпуска можно сформировать из меню «Документы», списка «Прочие кадровые приказы».

В случае болезни или нетрудоспособности сотрудника оформляется больничный лист – меню «Документы». В дальнейшем данные больничного листа учитываются в табеле отработанного времени и при начислении заработной платы.

Программа «1С: Зарплата и кадры» позволяет формировать такие документы как: договора гражданско-правового характера, бригадные и индивидуальные наряды, начисление дивидендов. Всё это делается из меню «Документы» списка «Ввод начислений». А в списке «Ввод удержаний» можно выбрать исполнительный лист, перечисление средств в банк. Все эти документы учитываются соответственно в журнале начислений и журнале удержаний, а также автоматически учитываются в общем журнале документов.

По итогам работы сотрудников за расчетный период бухгалтеру по учету оплаты труда необходимо начислить зарплату работникам. В программе это делается из меню «Документы»: «Начисление зарплаты». Причем можно начислить оплату, как отдельным сотрудникам, так и по всему предприятию в целом. Данный документ печатной формы не имеет, но его создание необходимо для последующего расчёта с работниками. Все начисления учитываются в журнале начисления зарплаты.

После того как заработная плата начислена, можно приступать к расчёту с работниками. Это можно делать из «Помощника расчетов», который находится в меню «Регламенты». А можно из того же меню вызвать «Расчёт зарплаты». Расчет также возможно производить как по предприятию в целом, так и по отдельным работникам. При произведении расчёта пользователю предоставляется возможность учесть изменения, произошедшие в кадровом составе за период, а также учесть неотработанное время (отпуск, болезнь, прогулы).

Формирование платежных документов на выплату зарплаты происходит из меню «Документы» списка «Выплата заработной платы». На каждого работника, либо на определенный список необходимо ввести документ «Выплата заработной платы». При формировании документа необходимо сделать расчет зарплаты, для этого нужно кликнуть «Рассчитать». Причем есть возможность выбора вида расчета: полный, неполный, выплата по документу, выплата по виду расчёта.  Все «Выплаты заработной платы» учитываются в «Журнале кассовых документов». Документ «Выплата заработной платы» также не имеет печатной формы, но является основанием для формирования многих других документов: расходных кассовых ордеров, платежных и расчетно-платежных ведомостей, реестра депонированных сумм.

2.3 Формирование регистров аналитического  и синтетического учёта в программе.

Все созданные в процессе деятельности организации первичные документы являются базой для формирования учётных регистров. В программе «1С: Зарплата и кадры» первичные документы автоматически учитываются в регистрах, называемых «Журналами». Это, например, журнал кадровых приказов, журнал начислений и журнал удержаний, журнал выплат. Существуют также общий журнал документов, в котором регистрируются все первичные документы.

Аналитический учёт в программе ведётся на основании формируемых документов, таких как: расчётные листки, платежные ведомости, справки по НДФЛ и ЕСН и др.

Все регистры аналитического учёта формируются из меню «Отчёты». К созданию данных форм можно приступать лишь при наличии первичных документов, их определяющих. Таким образом, все платёжные документы на сотрудников формируются после расчёта заработной платы работников.

Программа поддерживает многие формы отчётов: как индивидуальные – на каждого работника, так и по подразделениям и по предприятию в целом. К индивидуальным можно отнести: расчётный листок, налоговая карточка 1-НДФЛ, справка о доходах 2-НДФЛ, индивидуальная карточка ЕСН. Так как зарплату работники получают из кассы, то при её выдаче на каждого сотрудника составляется расходный кассовый ордер.  По всему предприятию или по подразделениям  формируются табель рабочего времени, расчётная ведомость.