"Обработка табличной информации с помощью сводных таблиц средствами MicroSoft Excel

 

 

 

2.1 Отображение или скрытие детальных данных сводной таблицы

 

Для того чтобы  отобразить детальные данные, которые были скрыты ранее, или же  скрыть имеющиеся нужно выделить элемент поля, детальные данные которого необходимо скрыть или показать.

 Далее необходимо нажать на соответствующую кнопку "Отобразить детали"    или "Скрыть детали" (см. рисунок справа), которые расположены  на панели инструментов Сводные таблицы, или же в меню "Данные" в пункте "группа и структура". При появлении диалогового окна, выберите поле, для которого необходимо показать детали.

 

Примечание:

Если для ячейки сводной таблицы необходимо отобразить детали текущего источника данных, на панели инструментов "Сводные таблицы" выберите команду "Выделить" в меню "Сводная таблица" и проверьте, что кнопка "Разрешить выделение"   не нажата. Далее  необходимо  установить указатель на ячейку и дважды нажать кнопку мыши. Детальные данные будут размещены  на отдельном листе книги. Если был указан элемент, не имеющий детальных данных, появляется возможность вставить в сводную таблицу поле строки или поле столбца из тех полей исходных данных, которые еще не включены в сводную таблицу. В появившемся списке выберите необходимое поле.

2.2 Отображение или скрытие элементов поля сводной таблицы

 

 Если же необходимо отобразить или скрыть элемент поля, то для этого необходимо, во-первых, выделить поле,  в котором необходимо отобразить или скрыть элементы. Во-вторых, нужно нажать  кнопку "Поле" сводной таблицы на панели инструментов "Сводные таблицы" (см. рисунок). Далее,  в появившемся окне,  нужно выбирать элементы, которые необходимо скрыть или отобразить, в списке "Скрыть элементы".

Чтобы отобразить или скрыть пустые элементы поля исходных данных, нужно в окне "вычисление поле сводной таблицы" установить или снять флажок "Отображать пустые элементы".

 

Примечание: 

Основные и промежуточные итоги сводной таблицы будут пересчитаны автоматически, и, кроме того,  скрытие данных сводной таблицы не повлияет на исходные данные.

 

 

2.3 Отображение максимальных или минимальных элементов в поле сводной таблицы

 

Для отображения максимальных или минимальных элементов необходимо выделить поле, в котором в дальнейшем будут показаны элементы.

После этого нужно нажать кнопку "Поле сводной таблицы"   на панели инструментов "Сводные таблицы".  В появившемся окне в списке необходимо выбрать пункт "минимуму" или "максимум" после чего нажать кнопку "Далее".

 После этого, в новом окне  установить переключатель "Параметры  отображения" в положение "вручную", а так же выберите варианты наибольших или наименьших в раскрывающемся списке отображать, а также число отображаемых элементов.

После чего выберите поле, содержащее данные, которое необходимо использовать в качестве критерия для определения максимальных или минимальных элементов, в раскрывающемся списке с помощью поля.

 

Примечания:

 

• При обновлении сводной таблицы, изменении ее структуры или отображении других элементов поля страницы происходит пересчет отображения максимальных или минимальных элементов.
• Если задано отображение максимальных или минимальных элементов поля, остальные элементы поля скрываются. Чтобы отобразить все элементы поля, необходимо установить переключатель Параметры отображения в положение вручную.

 

 

 

 

 

2.4 Отключение доступа к детальным сведениям сводной таблицы

 

Если установить указатель на ячейку области данных сводной таблицы и дважды нажать кнопку мыши, отобразится итоговый список исходных данных для этой ячейки.  Иногда  бывает полезно  ограничить доступ к подробным сведениям, и для выполнение этой процедуры необходимо проделать следующее:

 

• Нужно  выделить ячейку в сводной таблице, для которой будут введены ограничения.
• Выберите команду "Параметры" находящуюся в меню "Сводная таблица", панель инструментов "Сводные таблицы".
• Снимите флажок "развертывание разрешено" в группе "Данные".

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА.3 Группировка и разгруппировка данных в сводной таблице

 

В сводной таблице можно группировать даты, времена, числа и выделенные элементы. Например, можно объединить месяцы, чтобы подвести итоги за квартал. Если временно изменить ориентацию поля страницы на ориентацию по строке или по столбцу, можно сгруппировать элементы этого поля и затем снова изменить ориентацию на ориентацию по странице.

При выполнении операции группировки и разгруппировки данных сводной таблицы автоматически пересчитываются все сводные таблицы, созданные на основе текущей. Если элементы поля сгруппированы, добавление вычисляемых элементов в поле невозможно.

 

3.1 Группировка и разгруппировка элементов поля сводной таблицы

 

Для осуществления  группировки и разгруппировки элементов нужно выделить группируемые элементы.

Далее нажать кнопку "Сгруппировать"  на панели инструментов "Сводные таблицы" или в меню "Данные" в пункте  "Группа и структура" чтобы создать новый элемент, объединяющий выделенные элементы. Новый элемент добавится в группируемое поле сводной таблицы.

 

Примечания:

 

• Чтобы разгруппировать элементы, выделите группу, а затем нажмите кнопку "Разгруппировать"    на панели инструментов "Сводные таблицы" или в меню "Данные" в пункте  "Группа и структура". При выполнении команды разгруппировки чисел, дат или времен расформировывается вся группа; расформировать отдельный элемент группы невозможно.
• Если разгруппировывается последний элемент в поле строки или в поле столбца, групповое поле удаляется из сводной таблицы.

 

3.2 Группировка и разгруппировка чисел в сводной таблице

 

Для осуществления  группировки и разгруппировки чисел выделите число в поле, в котором следует сгруппировать элементы. Далее нажмите кнопку "Сгруппировать"  на панели инструментов Сводные таблицы или в меню "Данные" в пункте  "Группа и структура". В поле "Начиная с" введите начальное значение, если это необходимо, а в поле "по" введите конечное значение, если это необходимо. В поле с шагом необходимо ввести значение периода, по которому будут создаваться группы чисел.

 

Примечание:

  Чтобы разгруппировать числа, выделите группу, а затем нажмите  кнопку "Разгруппировать"    на панели инструментов "Сводные таблицы". При выполнении команды разгруппировки чисел, дат или времен разгруппировывается вся группа; разгруппировать отдельный элемент группы невозможно.

 

 

3.3 Группировка и разгруппировка дат или времен в сводной таблице

 

Для осуществления  группировки и разгруппировки даты или времени, выделите дату или время в поле, в котором следует сгруппировать элементы. Далее нажмите кнопку "Сгруппировать"   на панели инструментов Сводные таблицы или в меню "Данные" в пункте  "Группа и структура". В поле "начиная с" введите начальное значение, а в поле "по" конечное значение, если это необходимо. В списке "По" выберите один или несколько временных интервалов для задания шага, с которым будут создаваться группы.

Если в поле "По" выделен единственный интервал "Дни", введите шаг группировки в поле "Количество дней". Например, введите 7 в поле "Количество дней", чтобы сгруппировать элементы по неделям.

 

Примечание:  

Чтобы разгруппировать даты и времена, выделите группу, а затем нажмите кнопку "Разгруппировать"    на панели инструментов Сводные таблицы. При выполнении команды разгруппировки поля со значениями даты или времени разгруппировываются все группы поля; разгруппировать один элемент группы невозможно.

 

3.4 Группировка и разгруппировка элементов поля страницы сводной таблицы

 

Если сводная таблица создана из внешнего источника данных, проверьте, что в поле страницы осуществляется выборка внешних данных для всех элементов поля одновременно.

Если это происходит, то перетащите поле страницы в область ориентации по строкам или столбцам, чтобы элементы поля страницы стали заголовками в поле строки или столбца. Далее следует выделить группируемые элементы.

После этого нажмите кнопку" Сгруппировать"   на панели инструментов "Сводные таблицы", или в меню "Данные" в пункте  "Группа и структура". И, наконец, перетащите поле назад в область ориентации по страницам.

 

Примечание:  

Чтобы разгруппировать элементы поля страницы, перетащите поле страницы в область ориентации по строкам или столбцам, выделите группу, а затем нажмите кнопку "Разгруппировать"    на панели инструментов Сводные таблицы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА.4 Обновление или изменение источника данных сводной таблицы

 

В процессе работы иногда возникает такая ситуация, когда появляются новые данные, которые необходимо вставить в создаваемый документ, и поэтому   существует несколько способов управления процессом обновления и изменения данных сводной таблицы:

 

• Для сводных таблиц, созданных на основе данных Microsoft Excel, обновление извлекает новые поля первоначального интервала исходных данных или интервала данных, заданного по имени. При добавлении новых строк или столбцов данных в исходный список Microsoft Excel, заданный в качестве ссылки на интервал, можно изменить интервал исходных данных для сводной таблицы, чтобы в него входили дополнительные строки и столбцы.
• Для сводных таблиц, созданных на основе внешних источников данных, обновление извлекает новые строки или записи внешнего файла или базы данных, которые удовлетворяют условиям запроса. При добавлении новых строк или столбцов во внешний источник данных для сводной таблицы, а также при необходимости выбора других данных для сводной таблицы, можно внести соответствующие изменения в запрос.
• В сводных таблицах с полями страниц можно настроить поле страницы для выполнения запроса к внешним данным при выборе каждого элемента. Это позволяет работать с большим объемом данных без увеличения оперативной памяти компьютера. При наличии достаточного для обработки данных объема свободной оперативной памяти для быстрого просмотра страниц можно настроить поля страниц таким образом, чтобы получать внешние данные для всех элементов одновременно.

 

4.1 Обновление данных в сводной таблице

 

Для того чтобы обновить данные в  сводной таблице необходимо проделать следующие операции:

Необходимо выделить ячейку в сводной таблице, содержимое  которой необходимо обновить.

 

 

 После этого нажмите кнопку  "Обновить" данные  на панели  инструментов Сводные таблицы  или же в пункте меню "Данные"  "обновить данные". После этого произойдет автоматическое обновление ячейки.

 

Примечания:

 

• Чтобы сводная таблица обновлялась при открытии книги, выберите команду Параметры в меню "Сводная таблица" на панели инструментов "Сводные таблицы". Установите флажок "обновить" при открытии в группе "Источник".
• Если сводная таблица создана на основе данных, находящихся в списке Microsoft Excel, и происходит добавление новых полей в исходный диапазон, добавить эти поля после обновления таблицы можно с помощью мастера сводных таблиц. Для этого выделите ячейку сводной таблицы, нажмите кнопку "Мастер сводных таблиц"   на панели инструментов "Сводные таблицы" и перетащите новые поля в область сведения.
• Чтобы обновить все сводные таблицы в книге, на панели инструментов "Сводные таблицы" выберите команду " Обновить данные" в меню "Сводная таблица".

 

Совет:

   Чтобы не вводить пароль  для доступа к внешней базе  данных при обновлении сводной  таблицы, можно сохранить его  как часть запроса. На панели  инструментов Сводные таблицы  выберите команду Параметры в  меню Сводная таблица и установите  флажок сохранить пароль в группе Внешние данные.

 

4.2 Отключение обновления сводной таблицы при открытии файла книги

 

Для отключение обновления сводной таблицы при открытии файла выделите ячейку сводной таблицы, для которой обновление не будет происходить при открытии. Далее на панели инструментов "Сводные таблицы" выберите команду "Параметры" в меню "Сводная таблица".

После этого в появившемся окне снимите флажок "обновить при открытии" в группе "Источник".

 

Совет:  

Чтобы создать неизменяемую копию сводной таблицы, скопируйте сводную таблицу, а затем выберите команду Специальная вставка в меню Правка и установите переключатель в положение значения.

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА.5 СОРТИРОВКА ДАННЫХ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ

 

Элементы поля сводной таблицы автоматически сортируются в возрастающем порядке, согласно их именам. Сортировка элементов по именам позволяет восстановить первоначальный порядок, если элементы были перемещены или отсортированы иначе.