Обмен данными в пакете Excel

Чтобы вставить диаграмму в другом формате, нужно щелкнуть стрелку на кнопке Вставка, затем нужно щелкнуть Специальная вставка. В списке «Как» нужно выбрать необходимый формат.

Чтобы вставить диаграмму в качестве статического изображения, нужно выбрать параметр Рисунок или Точечный рисунок. Формат рисунка обычно обеспечивает лучшее качество, чем формат точечного рисунка.

Нужно щелкнуть Графический объект Microsoft Office, чтобы вставить диаграмму как графический объект, который можно изменить с помощью средств работы с диаграммами в PowerPoint. Этот параметр недоступен при работе PowerPoint в режиме совместимости.

Нужно щелкнуть «Диаграмма Microsoft Office Excel», затем нужно выбрать «Связать», чтобы вставить диаграмму как внедренный объект (Внедренный объект. Данные, содержащиеся в файле-источнике и вставленные в файл назначения в виде объекта. После внедрения объект становится частью файла назначения. Изменения, вносимые во внедренный объект, отражаются в файле назначения.), связанный с источником данных исходной диаграммы Excel. Таким образом, диаграмма будет обновляться при изменении исходных данных. Пункт «Диаграмма Microsoft Office Excel» недоступен при работе PowerPoint в режиме совместимости.

Чтобы вставить диаграмму в качестве значка приложения PowerPoint Объект OLE (OLE. Технология связи программ, позволяющая приложениям совместно использовать данные. Все программы Microsoft Office поддерживают технологию OLE, что позволяет совместно работать с данными посредством внедрения и связывания объектов.) (вместо вставки самой диаграммы), нужно щелкнуть Диаграмма Microsoft Office Excel и установить флажок «Как значок». Можно щелкнуть этот значок, чтобы открыть приложение и просмотреть диаграмму. Пункт «Диаграмма Microsoft Office Excel» недоступен при работе PowerPoint в режиме совместимости.

 

2 Тестирование программного комплекса

 

2.1 Ввод данных

 

Пусть имеется некоторое множество групп в детском саду, которое представлено в таблице 2.1. Столбцы таблицы 2.1 соответствуют заданному множеству групп в детском саду с дополнительной информацией:

– шифр группы;

– количество детей в группе, чел;

– фамилия воспитателя;

– тип группы;

– средний возраст детей;

– год набора группы.

Таблица 2.1 – Множество групп в детском саду

Шифр группы	Количество детей в группе, чел.	Фамилия воспитателя	Тип группы	Средний возраст детей	Год набора
М01	20	Иванов	Младшая	5,5	1980
М02	15	Сидоров	Младшая	5,2	2000
С01	20	Петров	Старшая	6,4	1990
С02	28	Букин	Старшая	6,1	2005
С03	22	Филимонов	Старшая	6,0	2000
Я-01	21	Гердт	Ясельная	4,5	1999
Я-02	18	Паук	Ясельная	4,7	1970
Ср-001	16	Филин	Средняя	4,8	1960
Ср-002	15	Ряскин	Средняя	4,9	1990
Ср-003	16	Дмитриенко	Средняя	4,8	1995
М011	20	Бляскин	Младшая	5,5	2000
М021	15	Мурман	Младшая	5,2	2000
С011	20	Радченко	Старшая	6,4	2000
С021	28	Возков	Старшая	6,1	2000
С031	22	Хорин	Старшая	6,0	2000
Я-012	21	Сергеенко	Ясельная	4,5	2000
Я-022	18	Лучин	Ясельная	4,7	2000

Окончание таблицы 2.1

Шифр группы	Количество детей в группе, чел.	Фамилия воспитателя	Тип группы	Средний возраст детей	Год набора
Ср-011	16	Ленивов	Средняя	4,8	2000
Ср-012	15	Борискин	Средняя	4,9	2005
Ср-013	16	Борисюк	Средняя	4,8	2005
М21	20	Гурин	Младшая	5,5	2005
М22	15	Ладский	Младшая	5,2	2005
С31	20	Борский	Старшая	6,4	2005
С32	28	Зеленский	Старшая	6,1	2005
С33	22	Жданон	Старшая	6,0	2013
Я-21	21	Федченко	Ясельная	4,5	2013
Я-22	18	Бурятин	Ясельная	4,7	2013
Ср-061	16	Лукавин	Средняя	4,8	2013
Ср-062	15	Бердин	Средняя	4,9	2013
Ср-063	16	Березин	Средняя	4,8	2013

 

Файл формата CSV получим из текстового файла путем переименования расширения. Для этого сведения о каждом группе запишем в новой строчке через точку с запятой с использованием текстового редактора «Блокнот».

Получили следующий список строк:

Шифр группы; Количество детей в группе, чел.;  Фамилия воспитателя; Тип группы; Средний возраст детей; Год набора

М01;20;Иванов;Младшая;5,5;1980

М02;15;Сидоров;Младшая;5,2;2000

С01;20;Петров;Старшая;6,4;1990

С02;28;Букин;Старшая;6,1;2005

С03;22;Филимонов;Старшая;6;2000

Я-01;21;Гердт;Ясельная;4,5;1999

Я-02;18;Паук;Ясельная;4,7;1970

Ср-001;16;Филин;Средняя;4,8;1960

Ср-002;15;Ряскин;Средняя;4,9;1990

Ср-003;16;Дмитриенко;Средняя;4,8;1995

М011;20;Бляскин;Младшая;5,5;2000

М021;15;Мурман;Младшая;5,2;2000

С011;20;Радченко;Старшая;6,4;2000

С021;28;Возков;Старшая;6,1;2000

С031;22;Хорин;Старшая;6;2000

Я-012;21;Сергеенко;Ясельная;4,5;2000

Я-022;18;Лучин;Ясельная;4,7;2000

Ср-011;16;Ленивов;Средняя;4,8;2000

Ср-012;15;Борискин;Средняя;4,9;2005

Ср-013;16;Борисюк;Средняя;4,8;2005

М21;20;Гурин;Младшая;5,5;2005

М22;15;Ладский;Младшая;5,2;2005

С31;20;Борский;Старшая;6,4;2005

С32;28;Зеленский;Старшая;6,1;2005

С33;22;Жданон;Старшая;6;2013

Я-21;21;Федченко;Ясельная;4,5;2013

Я-22;18;Бурятин;Ясельная;4,7;2013

Ср-061;16;Лукавин;Средняя;4,8;2013

Ср-062;15;Бердин;Средняя;4,9;2013

Ср-063;16;Березин;Средняя;4,8;2013

 

Сохраним составленный текстовый файл как «Данные.csv» и откроем его при помощи Excel. Для этого в диалоге «Открытие документа» в поле «Тип файлов» из выпадающего списка выберем тип «Текстовый файл *prn, *txt, *csv». Произведем форматирование таблицы. Сохраним файл в формате Excel под именем «Данные.xls». Результат представлен на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 – Документ Excel

Добавим в документ «Данные.xls» табличного редактора Excel следующее новое множество групп в детском саду, которое представлено в таблице 3.1. Столбцы таблицы 3.1 также соответствуют заданному множеству групп в детском саду с дополнительной информацией:

– шифр группы;

– количество детей в группе, чел;

– фамилия воспитателя;

– тип группы;

– средний возраст детей;

– год набора группы.

Таблица 3.1 – Список добавленных сведений о группах

Шифр группы	Количество детей в группе, чел.	Фамилия воспитателя	Тип группы	Средний возраст детей	Год набора
М81	17	Иванов	Младшая	5,5	2012
М82	12	Сидоров	Младшая	5,2	2013
С81	15	Петров	Старшая	6,4	2013
С82	13	Букин	Старшая	6,1	2013
С83	15	Филимонов	Старшая	6	2012
Я-81	14	Гердт	Ясельная	4,5	2012
Я-82	12	Паук	Ясельная	4,7	2012
Ср-081	16	Филин	Средняя	4,8	2012
Ср-082	18	Ряскин	Средняя	4,9	2013
Ср-083	10	Дмитриенко	Средняя	4,8	2012
М081	12	Бляскин	Младшая	5,5	2012
М082	13	Мурман	Младшая	5,2	2013
С081	14	Радченко	Старшая	6,4	2012
С028	14	Возков	Старшая	6,1	2012
С038	22	Хорин	Старшая	6	2012
Я-018	21	Сергеенко	Ясельная	4,5	2012
Я-028	18	Лучин	Ясельная	4,7	2013
Ср-081	16	Ленивов	Средняя	4,8	2012
Ср-082	15	Борискин	Средняя	4,9	2012
Ср-083	16	Борисюк	Средняя	4,8	2013

 

Добавим сведения из таблицы 2.1 в документ «Данные.xls» в конец основных данных таблицы. Результат представлен на рисунке 2.2.

 

Рисунок 2.2 – Добавление записей в Excel

 

2.2 Описание реализации функций

 

Итак, согласно ввода данных, описанному в п.2.1, имеется следующий список групп в детском саду в некотором порядке, представленный на рисунке 2.3.

Рисунок 2.3 – Исходный список данных

Пусть требуется упорядочить список по шифру групп в детском саду. Тогда выберем пункт «Данные/Сортировка». В открывшемся окне, представленном на рисунке 2.4, выберем опцию «Сортировать по», укажем «Шифр».

 

Рисунок 2.4 – Окно сортировки

Результат сортировки представлен на рисунке 2.5.

Рисунок 2.5 – Результат сортировки

Пусть требуется произвести промежуточные итоги. Тогда скопируем данные листа «Лист1» на «Лист2». Выполним сортировку по полю «Тип группы». Выберем пункт «Данные/Итоги». В открывшемся окне, представленным на рисунке 2.6, выберем опцию «При каждом изменении» поля «Тип группы». Рассчитаем максимальное количество детей по типам групп.

 

Рисунок 2.6 – Окно промежуточных итогов

Результат промежуточных итогов представлен на рисунке 2.7. Из рисунка 7 видно, что старшие группы формируются из большего числа детей, чем остальные. Также наибольшая группа состоит из 28 человек.

Рисунок 2.7 – Расчет количества групп в детском саду по видам спорта

 

Скопируем данные листа «Лист1» на «Лист3». Выделим весь диапазон данных. Выберем пункт «Данные/Фильтр/Автофильтр». Результат представлен на рисунке 2.8.

 

Рисунок 2.8 – Преобразование диапазона в список

Выберем в списке «Год набора» значение «2013». Результат представлен на рисунке 2.9.

Рисунок 2.9 – Фильтр записей по году набора групп

Пусть требуется выбрать из списка групп 2013 года набора, те группы, средний возраст детей которых меньше 6 лет.

Скопируем шапку диапазона «A1:F1» в диапазон «A56:F56». В колонке «Е» новой таблицы поставим условие «<6». В колонке «F» поставим условие «=2013». Выберем пункт «Данные/Фильтр/Расширенный фильтр». Получим окно с параметрами, представленное на рисунке 2.10.

 

Рисунок 2.10 – Окно «Расширенный фильтр»

Из рисунка 10 видно, что исходный диапазон «A1:F49» - это диапазон начальных данных. Диапазон условий «A56:F57» - это таблица условий. Результат помещен в новое место – диапазон «A59:F91» и представлен на рисунке 2.11.

Рисунок 2.11 – Результат расширенного фильтра

Откроем лист «Лист1». Выберем пункт «Данные/Сводная таблица». Последним действием вызывается «Мастер сводных таблиц и диаграмм», который выполняется по шагам. Первый шаг с выбором данных и вида создаваемого отчета представлен на рисунке 2.12.

Рисунок 2.12 – Данные и вид отчета

Во втором шаге мастера требуется выбрать диапазон данных. Из рисунка 2.13 видно, что диапазон соответствует исходным данным.

Рисунок 2.13 – Диапазон данных

Третий шаг мастера представлен на рисунке 2.14. Из рисунка 2.14 видно, что результат сводных таблиц будет представлен на новом листе.

 

Рисунок 2.14 – Размещение сводной таблицы

После выполнения трех шагов мастера в документе создается новый лист с пустой сводной таблицей. Лист представлен на рисунке 2.15.

Рисунок 2.15 – Подготовка сводной таблицы

Пусть требуется рассчитать средний возраст детей по типам групп в детском саду с 2000 по 2013 года. Тогда перетащим соответствующие поля из списка полей на таблицу. Результат представлен на рисунке 2.16.

 

Рисунок 2.16 – Результат сводной таблицы

3 Описание презентации

 

3.1 Схема презентации

 

В презентацию необходимо включить графики и диаграммы по данным из таблицы. Причем при изменении данных в таблице, графики и диаграммы должны автоматически обновиться. Т.е. из условия следует, что объекты необходимо связать.

Разработаем презентацию «Презентация.ppt» в Microsoft office PowerPoint 2003. Откроем приложение; выберем стандартное оформление; разработаем заголовочный слайд. Результат этой работы представлен на рисунке 3.1.

Рисунок 3.1 – Оформление слайдов

Исходя из проделанной работы схема презентации по слайдам следующая:

– заголовочный слайд;

– множество данных;

– исходные данные работы файла CSV;

– сводная таблица;

– выводы по проделанной работе.

 

3.2 Описание разработки слайдов

 

При вставке листа Microsoft Office Excel выбираем меню «Вставить/Объект». В открывшемся окне, которое представлено на рисунке 3.2, указываем опцию «Связать».

Рисунок 3.2 – Вставка объекта и связывание с файлом

Исходные данные файла CSV продемонстрированы на слайде презентации, который представлен на рисунке 3.3.

Рисунок 3.3 – Исходные данные в связанном объекте

Результаты сводной таблицы продемонстрированы на слайде презентации, который представлен на рисунке 3.4.

 

Рисунок 3.4 – Сводная таблица

Вывод показаны на слайде презентации, который представлен на рисунке 3.5.

Рисунок 3.5 – Слайд с выводами по работе

Заключение

 

В результате курсового проектирования:

– разработана таблица для хранения множества данных о группах в детском саду;

– начальные данные введены в текстовый файл Данные.csv (данные, разделенные символом ";", причем одна строка задает один элемент данных);

– файл Данные.csv загружен в табличный процессор и переименован в Данные.xls;