Обмен данными в пакете Excel

Содержание

 

 

Введение

 

Цели работы: изучить средства обмена данными; описать действия в пакете Excel для обработки данных.

Задачи работы:

– для соответствующего варианта разработать таблицу для хранения данных о предметной области (не менее 6 столбцов). В вариантах заданий указаны обязательные столбцы, которые необходимо дополнить;

– начальные данные должны содержаться в текстовом файле формата csv (данные, разделенные символом ";", причем одна строка задает один элемент данных). Минимальное количество данных – 30;

– загрузить начальные данные в табличный процессор;

– дополнить данными созданную таблицу (не менее 20 строк);

– освоить инструменты сортировки данных и подведения промежуточных итогов;

– продемонстрировать решение задач, используя механизм фильтрации данных (автофильтрация, расширенная фильтрация);

– продемонстрировать решение задач с помощью сводных таблиц;

– для защиты курсового проекта создать презентацию, в которой отразить этапы реализации проекта;

– в презентацию также включить графики и диаграммы по данным из таблицы. Причем при изменении данных в таблице графики и диаграммы должны автоматически обновиться;

– выложить презентацию в сеть Интернет, предоставив доступ руководителю курсового проекта.

Курсовой проект состоит из 3 глав.

В первой главе описывается заданное множество. Приводятся средства обработки данных в Excel. Описывается формат файлов CSV. Дается краткий обзор программы PowerPoint.

Во второй главе приводится тестирование программного комплекса для заданного множества данных.

В третье главе описывается разработанная презентация.

 

 

1 Описание программного комплекса

 

1.1 Множество данных «Группы в детском саду»

 

В курсовой работе рассматривается множество данных – группы в детском саду, которое содержит следующие поля:

– шифр группы (string);

– количество детей в группе (integer);

– фамилия воспитателя (string);

– тип группы: ясельная, младшая, средняя, старшая.

Согласно заданию дополним информационные поля множества:

– средний возраст детей (real);

– год набор (integer).

В результате рассматривается множество, пример которого сведен в таблицу 1.1.

Таблица 1.1 – Пример множества групп в детском саду

Шифр группы	Количество детей в группе, чел.	Фамилия воспитателя	Тип группы	Средний возраст детей	Год набора
М01	20	Иванов	Младшая	5,5	1980
М02	15	Сидоров	Младшая	5,2	2000
С01	20	Петров	Старшая	6,4	1990
С02	28	Букин	Старшая	6,1	2005
С03	22	Филимонов	Старшая	6,0	2000
Я-01	21	Гердт	Ясельная	4,5	1999
Я-02	18	Паук	Ясельная	4,7	1970
Ср-001	16	Филин	Средняя	4,8	1960
Ср-002	15	Ряскин	Средняя	4,9	1990

 

1.2 Обзор инструментов Excel для обработки данных

 

Фильтр – это быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с ними в списке. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условия, заданным для столбца. В Microsoft Excel доступны две команды для фильтрации списков:

– Автофильтр, включая фильтр по выделенному, для простых условий отбора;

– Расширенный фильтр для более сложных условий отбора.

В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

Строки, отобранные при фильтрации в Microsoft Excel, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их.

При использовании команды Автофильтр справа от названий столбцов в фильтруемом списке появляются кнопки со стрелками.

Microsoft Excel обозначает  отфильтрованные элементы голубым  цветом.

Пользовательский автофильтр используется для вывода строк, содержащих то или иное значение. Пользовательский «Автофильтр» также можно использовать для вывода строк, отвечающих несколькими условиям для столбца, например строк, содержащих значения из конкретного диапазона.

С помощью команды «Расширенный фильтр» можно фильтровать список так же, как и с помощью команды «Автофильтр», но при этом не отображаются раскрывающиеся списки для столбцов. Вместо этого в отдельном иапазоне условий над списком вводятся, в соответствии с которыми требуется произвести фильтрацию. Диапазон условий позволяет произвести фильтрацию при более сложных условиях отбора.

При наличии для одного столбца двух и более условий отбора введите эти условия отбора непосредственно друг под другом в отдельные строки.

Для того чтобы найти в нескольких столбцах данные, отвечающие одному условию отбора, введите все условия отбора в одну строку диапазона условий отбора.

Для того чтобы найти данные, отвечающие одному условию, в одном столбце, или отвечающие другому условию, в другом столбце, введите условия отбора в разные строки диапазона условий отбора.

Для того чтобы найти строки, отвечающие одному из двух наборов условий, каждый из которых содержит условия более чем для одного столбца, введите эти условия отбора в отдельные строки.

Для того чтобы найти строки, отвечающие более чем двум наборам условий, включите несколько столбцов с одинаковыми заголовками.

В качестве условия отбора можно использовать вычисляемое значение, являющееся результатом выполнения. При создании условия отбора с помощью формулы не используйте заголовок столбца в качестве заголовка столбца условий; либо оставьте условие отбора без заголовка, либо используйте заголовок, не являющийся заголовком столбца в списке.

Формула, используемая для создания условия отбора, должна использовать относительную ссылку на заголовок столбца или на соответствующее поле в первой записи. Все остальные ссылки в формуле должны быть абсолютными ссылками, а формула должна возвращать результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.

При использовании заголовка столбца в формуле вместо относительной ссылки на ячейку или имени диапазона будет выведено значение ошибки #ИМЯ? или #ЗНАЧ!. Эту ошибку можно не исправлять, так как она не повлияет на результаты фильтрации.

При вычислениях Microsoft Excel не учитывает регистр букв.

 

1.3 Формат текстовых файлов CSV

 

CSV (от английского Comma-Separated Values – значения, разделённые запятыми) – текстовый формат, предназначенный для представления табличных данных.

Каждая строка файла формата CSV – это одна строка таблицы.

Значения отдельных колонок файла формата CSV разделяются разделительным символом (delimiter) – запятой (,). Однако, большинство программ вольно трактует стандарт CSV и допускают использование иных символов в качестве разделителя. В частности в локалях, где десятичным разделителем является запятая, в качестве табличного разделителя, как правило, используется точка с запятой. Значения, содержащие зарезервированные символы (запятая, точка с запятой, новая строка) обрамляются двойными кавычками ("); если в значении встречаются кавычки – они представляются в файле в виде двух кавычек подряд.

Строки файла формата CSV разделяются парой символов CR LF (0x0D 0x0A) (в DOS и Windows эта пара генерируется нажатием клавиши Enter). Однако конкретные реализации могут использовать другие общепринятые разделители строк, например LF (0x0A) в UNIX.

Несмотря на наличие RFC, на сегодняшний день, под CSV, как правило, понимают набор значений, разделенных какими угодно разделителями, в какой угодно кодировке с какими угодно окончаниями строк. Это значительно затрудняет перенос данных из одних программ в другие, несмотря на всю простоту реализации поддержки CSV.

CSV-файл, содержащий разделенные запятыми наборы данных, где каждая новая строка представляет новую строку базы данных и каждая строка базы данных, есть одно или более полей, разделенных запятой.

CSV-файл может быть организован в ячейки программой электронной таблицы или введен в базу данных. Файлы CSV обычно используются для передачи данных между базами данных в простом, основанном на тексте формате.

Файл формата CSV можно преобразовать в формат Microsoft Excel, открыв его в Excel командой «Открыть» (меню Файл).

При сохранении книги в текстовом файле с разделителями в виде знаков табуляции или запятых для использования в другой операционной системе нужно выбрать соответствующий конвертер, чтобы обеспечить правильную интерпретацию символов табуляции, разрывов строк и других символов. Сохраняется только активный лист.

 

1.4 Копирование данных из Excel в PowerPoint

 

Рассмотрим копирование данных или диаграмм Excel в PowerPoint.

В курсовом проекте может понадобиться представление данные в презентации Microsoft Office PowerPoint. Можно просто скопировать выделенные данные или диаграммы в Excel, а затем использовать команды «Вставить» или «Специальная вставка» в PowerPoint для вставки данных или диаграмм в презентацию.

Рассмотрим последовательность копирования данных:

– в Excel нужно выбрать данные, которые следует скопировать в презентацию PowerPoint;

– на вкладке Главная в группе Буфер обмена нужно нажать кнопку «Копировать». Рассмотрим клавиши быстрого доступа: можно нажать сочетание клавиш CTRL+C;

– далее нужно открыть презентацию PowerPoint, в которую следует вставить копируемые данные;

– на вкладке Главная в группе Буфер обмена нужно нажать кнопку «Вставить». Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+V.

можно нажать кнопку «Параметры вставки» для вставки изображения рядом с данными и выполнить одно из следующих действий:

– чтобы сохранить исходное форматирование копируемых данных, нужно щелкнуть «Сохранить исходное форматирование»;

– чтобы использовать тему документа, используемую в презентации PowerPoint, нужно щелкнуть «Использовать конечную тему»;

– чтобы вставить табличные данные в виде текста, нужно щелкнуть «Сохранить только текст».

Если кнопка «Параметры вставки» не отображается, возможно, она отключена. Нужно нажать кнопку «Microsoft Office», а затем выбрать «Параметры PowerPoint». В категории Дополнительно под заголовком «вырезание», «копирование» и «вставка» нужно установить флажок «Отображать меню параметров вставки».

При вставке данных в таблицу PowerPoint, кнопка «Параметры вставки» не отображается.

Чтобы вставить данные в другом формате (например, в качестве объекта листа, формата HTML, графического изображения, рисунка или текста) или вставить ссылку на источник данных в Excel, на вкладке Главная в группе Буфер обмена нужно щелкнуть стрелку на кнопке «Вставить», затем щелкнуть «Специальная вставка» в списке «Как» и выберать формат, который необходимо использовать.

Если впоследствии в лист будут вноситься изменения, можно щелкнуть «Лист Microsoft Office Excel». Выбор элемента Лист Microsoft Office Excel предоставит доступ в презентации ко всему листу, включая данные, которые могут оказаться конфиденциальными. Чтобы автоматически обновить таблицу в презентации при внесении в исходные данные изменений, нужно щелкнуть Связать. При использовании обоих параметров сохраняется форматирование Excel, даже если эти возможности форматирования не поддерживаются в PowerPoint. Если исходная книга была сохранена перед копированием данных, можно щелкнуть «Присоединить гиперссылку», чтобы вставить в презентацию гиперссылку, с помощью которой можно будет перейти к исходным данным в Excel.

Чтобы вставить содержимое как значок приложения PowerPoint Объект OLE (OLE – технология связи программ, позволяющая приложениям совместно использовать данные. Все программы Microsoft Office поддерживают технологию OLE, что позволяет совместно работать с данными посредством внедрения и связывания объектов (вместо вставки непосредственно данных), нужно щелкнутье «Лист Microsoft Office Excel» и установить флажок «Как значок». Можно щелкнуть этот значок, чтобы открыть приложение и просмотреть данные.

Если необходимо использовать HTML для копирования данных в таблицу PowerPoint, нужно щелкнуть «Формат HTML».

Чтобы вставить статическое изображение, нужно щелкнуть «Рисунок (DIB)» или «Точечный рисунок»; чтобы вставить рисунок, который может быть разгруппирован, нужно щелкнуть «Рисунок (EMF)» или «Рисунок (метафайл Windows)».

Чтобы вставить данные как форматированный или неформатированный текст, нужно щелкнуть Форматированный текст (RTF) или Неформатированный текст.

Чтобы вставить данные как гиперссылку, позволяющую перейти к исходным данным в Excel, нужно щелкнуть стрелку на кнопке Вставка, затем выбрать «Вставить как гиперссылку». Если книга, в которой содержатся исходные данные, еще не была сохранена, этот параметр будет недоступен.

Рассмотрим копирование диаграммы в презентацию PowerPoint.

В Excel нужно выбрать внедренную диаграмму (Внедренная диаграмма – диаграмма, помещенная на обычный лист, а не на отдельный лист диаграммы. Внедренные диаграммы удобны для просмотра или печати отчета сводной диаграммы вместе с исходными данными и другими сведениями, содержащимися на листе.) или лист диаграммы (Лист диаграммы. Лист книги, содержащий только диаграмму. Листы диаграммы позволяют просматривать диаграмму или отчет сводной диаграммы отдельно от данных листа или отчета сводной таблицы.), которые необходимо скопировать в презентацию PowerPoint.

На вкладке Главная в группе Буфер обмена нужно нажать кнопку «Копировать». Нужно щелкнуть область в презентации PowerPoint, в которую необходимо вставить скопированную диаграмму.

На вкладке Главная в группе Буфер обмена нужно нажать кнопку «Вставить».

Нужно нажать кнопку «Параметры вставки» рядом с диаграммой и выполнить одно из следующих действий:

– чтобы вставить диаграмму со ссылкой на исходные данные, нужно щелкнуть элемент Диаграмма (связанная с данными Excel);

– чтобы вставить диаграмму и предоставить доступ в презентации ко всей книге, нужно щелкнуть Диаграмма Microsoft Excel (вся книга);

– чтобы вставить диаграмму в виде статического изображения, нужно щелкнуть «Вставить как рисунок»;

– чтобы вставить диаграмму в исходном формате, нужно щелкнуть Сохранить исходное форматирование;

– чтобы вставить диаграмму и отформатировать ее, используя тему документа, примененную к презентации, нужно щелкнуть «Использовать конечную тему».