Обеспечение достоверности и сохранности информации в системах обработки данных

• интеграция разрозненных информационных ресурсов в единую межведомственную систему, повышение эффективности их использования при одновременном снижении расходов на сопровождение;

• создание новой организационной культуры в органах власти, повышение эффективности и значимости работы государственных служащих;

• оптимизация процессов делопроизводства и документационного обеспечения управления;

• повышение эффективности и качества принятия управленческих решений11.

Это весомые аргументы, которые могут быть приведены и в пользу электронного документооборота даже небольшой организации.

В «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» от 15.06.2009 г. приведена Инструкция по делопроизводству, которой устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений12.

Инструкцией по делопроизводству должно быть предусмотрено, что составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати. Для подтверждения подлинности электронных документов в федеральном органе исполнительной власти используются электронные цифровые подписи, сертифицированные в установленном порядке.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в федеральном органе исполнительной власти программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством РФ органа исполнительной власти в области архивного дела13.

Одна из ключевых теоретических проблем, связанных с использованием баз данных - неясность статуса документов в них. Они нигде в мире до конца не определены, но в каждом конкретном случае от этого зависит выбор методов хранения.

В середине 90-х годов архивы многих стран мира начали принимать на хранение электронные базы данных. На первых порах проблема юридической значимости не поднималась, и содержание баз приоритетно организовывалось ввиду их информационной ценности. Лишь позднее встал вопрос о том, чтобы сохранять не просто информацию, а документы, целостность и аутентичность которых может быть доказана.

В нашей стране обсуждение этой проблемы только начато, в то время как информационные массивы уже созданы и широко используются.

Вопрос об организации надежного длительного хранения государственных баз данных необходимо рассматривать не столько в плоскости их исторической ценности, сколько с учетом государственной и социальной значимости. Очень многие из них содержат информацию, утрата которой может принести к серьезным социальным взрывам, росту политической нестабильности и т.д.

2. Обеспечение достоверности и сохранности информации в системах обработки баз данных

2.1. Обеспечение достоверности информации в системах обработки баз данных

Под достоверностью информации понимается уровень или степень адекватного отображения явлений, событий или процессов. Достоверность информации связана с вероятностью возникновения ошибок. Большинство ошибок приходится на долю ошибок, связанных с переносом информации на машинные носители, а также с состоянием данных первичных документов.

Ошибки во входной информации можно разделить на объективные и субъективные. Объективные связаны со случайным искажением информации, субъективные – с преднамеренным.

Ошибки могут обуславливаться как человеческими факторами, так и человеко-машинными и машинными факторами.

Объективные ошибки связаны с:

- с ошибками процесса проектирования, разработки и изготовления систем и их компонентов (здания, сооружения, помещения, компьютеры, средства связи, операционные системы, прикладные программы и др.);

- с ошибками в работе аппаратуры из-за некачественного ее изготовления; с ошибками процесса подготовки и обработки информации (ошибки программистов и пользователей из-за недостаточной квалификации и некачественного обслуживания, ошибки операторов при подготовке, вводе и выводе данных, корректировке и обработке информации)14.

Субъективные ошибки связаны  с несанкционированным доступом к ресурсам автоматизированной информационной системы (внесение технических изменений в средства вычислительной техники и средства связи, подключение к средствам вычислительной техники и каналам связи, хищение различных видов носителей информации: дискет, описаний, распечаток и других материалов, просмотр вводимых данных, распечаток, просмотр «мусора»).

Повышение достоверности информации достигается по двум направлениям:

1) за счет мероприятий, предотвращающих появление ошибок или снижающих вероятность их возникновения;

2) за счет применения методов  и средств обнаружения и исправления  ошибок.

Наиболее важным этапом обработки информации с точки зрения обеспечения достоверности является ввод информации в систему. Именно на этапе ввода должны быть исключены ошибки информации, вводимой в систему для обработки. Программы ввода – это программы преобразования формата вводимых машинных документов в формат, хранимый в массивах системы. Однако около 80% объема этих программ занимают процедуры контроля достоверности вводимой информации и процедуры коррекции обнаруженных ошибок.

Программно-логические методы повышения достоверности обработки данных состоят в том, что при составлении процедур обработки в них предусматривают дополнительные операции, имеющие математическую или логическую связь с основными операциями. Сравнение результатов этих дополнительных операций с результатами обработки данных даёт возможность установить с определённой вероятностью наличие или отсутствие ошибок. На основании этого сравнения, как правило, появляется возможность исправить обнаруженную ошибку.

Программные методы контроля достоверности делятся на ряд групп:

- счетные методы;

- математические методы;

- методы, использующие избыточность информации;

- логические методы;

- прочие методы15.

В свою очередь каждая группа содержит ряд методов контроля достоверности. Проанализируем  перечисленные группы методов.

Счетные методы контроля

Контроль с помощью метода двойного счета заключается в повторном пересчете задачи или отдельных ее частей и сравнении полученных результатов. В случае несовпадения производится анализ этапа, на котором результаты разошлись, вносится коррекция, и счет повторяется. Недостаток данного метода состоит в том что, систематическую ошибку вычислительного оборудования обнаружить невозможно. Этот метод увеличивает время решения задачи, требует сохранности исходных и промежуточных данных и позволяет обнаружить лишь случайные ошибки, являющиеся следствием сбоев оборудования и неверных действий персонала.

Суть метода контроля по усеченному алгоритму состоит в стремлении уменьшить время получения правильного результата по сравнению с предыдущим методом. Если задача позволяет создать усеченный алгоритм, работающий с меньшей точностью, то производится просчет по указанному алгоритму, результаты сравниваются. Результат считается правильным, если расхождение меньше суммарной точности вычислений по «грубому» и точному методу. Недостаток метода: не все задачи позволяют разработать усеченный алгоритм, а также его разработка и программирование требуют большой затраты времени и средств.

Контроль, состоящий в просчете с выходом на известный результат, применяется в основном при поиске ошибок в отлаживаемых программах. Недостаток данного метода заключается в следующем: при эксплуатации задач АСУ результат заранее не известен и поэтому метод применить невозможно.

Контроль по итогам - это разновидность метода контрольных сумм, характерная тем, что сумма представляет результат сложения однородных величин и имеет соответствующую размерность.

Контроль методом счета записей состоит в том, что обрабатываемый массив записей предварительно посчитан, и число, указывающее количество записей в массиве, записано на магнитном носителе. Сверка количества обработанных записей с указанными числом позволяет судить об утерянных по разным причинам и не попавших в обработку записях.

Контроль формата документа предусматривает либо контроль числа слов в документе, либо контроль наличия определенных групп слов, если число слов может быть переменным.

Метод перекрестного контроля является частным случаем балансовых методов и используется там, где между получаемыми числами имеется некоторая количественная связь, например, зависимость между количеством поступившего на склад товара, отпущенного товара и остатка.

Математические методы контроля. Они используются для обнаружения ошибок, являющихся следствием неверного порядка выполнения вычислительных операций.

Способ подстановки состоит в том, что в результат решения уравнении подставляются корни. Если левая и правая части уравнений оказываются равными с заданной погрешностью, то результат считается верным. Способ позволяет обнаружить случайные и систематические ошибки.

Проверка с помощью дополнительных связей может использоваться в том случае, если между контролируемыми величинами имеются однозначные или корреляционные зависимости. Примером однозначных связей являются зависимости между тригонометрическими величинами.

Проверка предельных значений используется для предотвращения дальнейших вычислений, если контролируемая величина оказалась в недопустимых для нее пределах.

Метод статистического прогноза является развитием предыдущего метода и используется в том случае, если пределы величины могут изменяться в результате статистической обработки данных наблюдений за ее движением.

Основной недостаток данной группы методов заключается в том, что они применимы только в тех системах, где имеется математическая связь между исходными и получаемыми данными. Достоинства: простота и невысокая стоимость реализации.

Методы контроля, использующие избыточность

В случае применения этой группы методов предусматривается введение в контролируемый уровень некоторой информационной избыточности. Именно при введении избыточности (которая является своеобразной «платой» за достоверность) удается выявить искажения в контролируемой величине.

Контроль по методу избыточных цифр базируется на добавлении к контролируемому числу проверочной цифры и проведении затем некоторых преобразований полученного числа. Если в числе будет допущена ошибка, то результат преобразований не совпадет с заданным результатом. Метод позволяет обнаружить ошибки, допущенные при записи и вводе в ЭВМ.

Сравнение данных из различных источников, в которых контролируемые количества должны совпадать или находиться в некоторой зависимости, позволяет обнаружить ошибки.

Контроль, использующий принцип обратной связи, заключается в том, что на каждом этапе обработки данных присутствует фаза контроля возникновения ошибки. После исправления ошибочных данных они вновь обрабатываются с последующем контролем и исправлением;

Логические методы контроля основаны на логической непротиворечивости контролируемых данных и знании характера поведения контролируемых величин.

Метод смысловых проверок базируется на оценке семантического значения контролируемых величин и реализуется в установлении пределов их значений, превышение которых лишает контролируемую величину смысла. Например, число рабочих на предприятии не может быть дробным числом.

Контроль по отклонениям состоит в том, что контролируются отклонения получаемых многократно величин от их предыдущих значений. Если эти отклонения существенны, то это является сигналом для детальной проверки и выявления возможных ошибок.

Контроль заданной последовательности записей. Осуществляется по порядковому номеру, который присваивается записям, подлежащим обработке. Нарушение порядка в последовательности номеров свидетельствует об ошибке (например, неверном результате сортировки).

Метод шаблонов является методом формальной проверки правомерности наличия символов и цифр в информации, участвующей в данной фазе обработки. Например, в шифр изделия, составленный по общему классификатору, не должен содержать букв.

Контроль за временем решения задачи – это логический контроль, позволяющий в случае чрезмерного увеличения времени решения задачи сделать вывод о неправильной работе машины или зацикливании программы.

Прочие методы контроля

Контроль по меткам. По меткам, записанным на магнитный носитель, можно проконтролировать, соответствует ли данной задаче номер носителя, дата записи информации, сроки обновления и т. д.