Обеспечение достоверности и сохранности информации в системах обработки данных

 

 

ФГБОУ ВПО «Орловский государственный университет»

Курсовая работа студентки четвертого курса дневного отделения

Обеспечение достоверности и сохранности информации в системах обработки  данных

Ильина Евгения Сергеевна

Научный руководитель Конюхова Лариса Васильевна

2011 год

 

Введение

Важнейший ресурс современного общества - информация - одновременно несет в себе и огромную угрозу для него, связанную с внутренней спецификой этого ресурса. Простота и большое число различных способов доступа и модификации информации, значительное количество квалифицированных специалистов, широкое использование в общественном производстве специальных технических средств позволяют злоумышленнику практически в любой момент и в любом месте осуществлять действия, представляющие угрозу информационной безопасности как в локальном, так и в глобальном масштабах. Целостность, достоверность и доступность информации в наши дни стали важнейшими составными частями успеха любой организации.

Стоить отметить, что основным носителем информации является документ.

 Компьютер предложил новый вид документа – электронный. Этот тип документооборота оказался намного эффективнее традиционного бумажного. Включение системы электронного документооборота в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень работы с документами. Технологические операции с электронными документами осуществляются несоизмеримо быстрее, они легче поддаются автоматизации, и большинство таких операций могут выполнять сами участники управленческого процесса, что приводит к повышению эффективности управления предприятием. Системы электронного документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Даже в небольшом офисе электронный документооборот обеспечивает существенные преимущества, не говоря уже о крупных компаниях.

Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных (корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок), машинные редакторские программы и др. Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяются стандартами в области автоматизированных информационных технологий.

Электронный документооборот в России становится все более распространенным. E-документы уже активно использует бизнес, на электронную форму работы переходят суды. И это только начало. В ближайшее время архивам придется принять тысячи, миллионы, и, возможно, миллиарды e-документов. Хранить их нужно будет на протяжении многих лет, не нарушая при этом целостности, аутентичности, сохраняя информацию, которая может понадобиться в любое время. А это неизбежно вызовет массу проблем.

При обеспечении сохранности электронных документов большое внимание следует уделять вопросам информационной безопасности: обеспечению их аутентичности, защите от вредоносных компьютерных программ (вирусов) и от несанкционированного доступа. Нужно срочно решать правовые и технические проблемы, сдерживающие электронный документооборот.

Удивительно, но факт: уже сейчас существуют крупные государственные базы данных, которым установлен постоянный срок хранения, хотя никто не потрудился объяснить государственным органам - владельцам этих баз - что и как они должны сохранить и какими способами будет обеспечиваться юридическая значимость сохраняемой информации и документов. Одновременно наблюдается стойкое нежелание заниматься проблемами электронных архивов на государственном уровне.

Базы данных - основа крупнейших государственных и коммерческих информационных систем. Они стали абсолютно необходимыми для эффективного управления. Важно отметить, что появились они задолго до компьютеров: с точки зрения управления информацией картотеки, существовавшие в бумажную эру, представляли собой те же базы данных и использовались весьма эффективно. Электронная среда предоставляет новые, существенно более широкие возможности для обработки информации.

Цель работы - исследовать обеспечение достоверности и сохранности информации в системах обработки данных.

 

Задачи работы:

1. Ввести понятие информации, процедуру ее использования в системах обработки данных, понятия документации и электронных документов.

2. Раскрыть сущность понятия обеспечения достоверности и сохранности информации в системах обработки данных.

3. Рассмотреть причины обеспечения достоверности и сохранности информации в системах обработки данных

4. Выявить современные механизмы обеспечения достоверности и сохранности информации в системах обработки данных.

5. Рассмотреть обеспечение достоверности и сохранности информации в автоматизированных системах обработки данных в Орловской области

Нормативной базой работы являются Федеральный Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»1; Федеральный Закон «О персональных данных»2; Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»3; Федеральный закон «Об электронной подписи»4; «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.

Литература по данной теме очень обширна, поскольку тема является актуальной для всех участников управленческого процесса.

Основой написания работы послужили труды следующих авторов: Игнатьева В.А., Корнеева И.К., Степанова Е.А. и др.

В монографии Игнатьева В.А. «Информационная безопасность современного коммерческого предприятия»  рассмотрены вопросы информационной безопасности современного предприятии.

 В работе Степанова Е.А. и Корнеева И.К. «Информационная безопасность и защита информации» раскрыта сущность основополагающих терминов, связанных с информационной безопасностью и защитой информации. Охарактеризована система защиты информации, ее составные элементы применительно к документированной информации.

При написании использовались статьи Дорониной Л.А., Черникова Б.В., Кузнецова С.Л., Рыскова О.И. (журнал «Делопроизводство»).

В статье Л.А. Дорониной и Б.В. Черникова «Новые информационные технологии хранения документов организации (к постановке проблемы)»5 рассмотрены проблемы долговременного и постоянного хранения электронных документов, главная проблема в том, что хранить их нужно будет на протяжении многих лет, не нарушая при этом целостности, аутентичности, сохраняя информацию, которая может понадобиться в любое время.

С.Л. Кузнецов в ряде статей6 рассмотрел обеспечение сохранности электронных документов, технологию работы с электронными документами и базами данных для обеспечения их сохранности: резервное копирование, перенос данных со старых носителей и др., а также проанализировал ситуации, связанный с долговременным хранением электронных документов. Обращено внимание на состояние правовой основы использования электронно-цифровой подписи, обозначены проблемы, препятствующие массовому использованию ЭЦП.

В статье О.И. Рыскова «Базы данных как особая группа электронных документов организаций и важнейший информационный ресурс страны»7 рассмотрено понятие «база данных»; дана классификация БД по их видам и назначению; представлена характеристика фактографических БД отдельных министерств и комитетов.          В статье В.И.Тихонова8 рассмотрено обеспечение сохранности электронных документов и аутентичность и целостность электронных документов с точки зрения архивиста.

1. Понятие информации, документации и электронных документов

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет информацию как «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления» (ст. 2)9.

В современном информационном обществе информация превратилась в особый ресурс любой деятельности, следовательно, как и всякий другой ресурс, нуждается в защите, в обеспечении ее сохранности, целостности и безопасности.

Информационная безопасность – такое состояние рассматриваемой системы, при котором она, с одной стороны, способна противостоять дестабилизирующему воздействию внешних и внутренних информационных угроз, а с другой – ее функционирование не создает информационных угроз для элементов самой системы и внешней среды.

Информация, являясь важным ресурсом современного общества, одновременно несет в себе и огромную угрозу для него, связанную с внутренней спецификой этого ресурса. Простота и большое число различных способов доступа и модификации информации, значительное количество квалифицированных специалистов, широкое использование в общественном производстве специальных технических средств позволяют злоумышленнику практически в любой момент и в любом месте осуществлять действия, представляющие угрозу информационной безопасности как в локальном, так и в глобальном масштабах.

Информация и поддерживающие ее информационные системы и сети являются ценными производственными ресурсами организации. Их доступность, целостность и конфиденциальность необходимы для нормальной деятельности организации.

Основным носителем информации является документ.

Документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Потоки документов отображают деятельность любой организации. От их правильного обращения напрямую зависит успех бизнеса, поэтому во все времена правильной организации документооборота уделялось достаточно внимания. С появлением компьютерных технологий в документообороте произошел прорыв – с документами стало возможным работать намного эффективнее, проще и быстрее, чем раньше. Дело здесь не только в замене готовых типографских форм на электронные шаблоны, хранящиеся в компьютере, хотя одно это уже способно значительно увеличить производительность офисного труда. Прежде всего, электронный документооборот выгоден с точки зрения перемещения документов. Документ в компьютерной форме – это набор кодов, которые легко пересылаются по компьютерным сетям, по электронной почте, легко тиражируются, редактируются и дополняются. Значительно проще разослать электронное письмо, чем отправлять с курьером или по обычной почте письмо бумажное.

Электронные документы легко объединяются и формируют базы данных и знаний. Электронные библиотеки практически заменили неудобные и ограниченные библиотеки бумажных документов. Электронные каталоги открывают доступ к нужной информации в сотни раз быстрее, чем это было возможно при работе с бумажными или карточными каталогами.

Вопрос состоит только в том, насколько сложно изменить традиционную бумажную систему на электронную. С технической точки зрения это довольно просто. Вы сами в состоянии создать электронные документы и организовать их обмен. Однако правовые аспекты электронного документооборота иногда ставят непреодолимые препятствия. Простой пример: для электронного документа не существует понятия копии или оригинала. Электронная копия ничем не отличается от электронного оригинала. Идентификация документа тоже затруднена: достаточно скопировать готовый документ, изменить в нем подпись, и никто не сможет доказать, что его автор – не вы. Простота копирования создает серьезную угрозу для секретной информации.

Однако достоинств у электронного документа значительно больше, чем недостатков. Уже никуда не уйти от утвердившихся практик обмена информацией в электронном виде. В самом общем случае безбумажный документооборот легко поддерживается программами пакета Microsoft Office. Текстовый редактор Word, электронные таблицы Excel и пакет для презентаций PowerPoint создают электронные документы. Почтовый клиент Outlook их транспортирует. Существуют также готовые средства для создания и ведения баз данных и даже баз знаний. Таким образом, уже при наличии стандартного офисного набора программных средств возможна организация электронного документооборота в пределах предприятия и между предприятиями. Программисты также не остаются в стороне и предлагают проработанные в деталях собственные системы. Утвердилась даже специальная аббревиатура для таких разработок – АСДОУ (Автоматизированные системы документационного обеспечения управления). В них предусматриваются серьезные базы данных, требующие длительного изучения, и многоступенчатые проверки для сохранения конфиденциальности создаваемой и передаваемой информации. Простая и выгодная система электронных документов обрастает аппаратом, существенно ее удорожающим. Однако и в таком виде безбумажное делопроизводство несравнимо удобнее10.

Существенные выгоды приносит автоматизация делопроизводства при внедрении в органах государственного управления. Речь в этом случае идет о значительных средствах, поэтому неоднократно проводились различные исследования. Следует обратить внимание на их результаты – на те преимущества, которые, по мнению экспертов, дает электронное делопроизводство системе госуправления, а именно:

• обеспечение оперативного информационного взаимодействия органов государственной власти: повышение надежности и сроков доставки документов, снижение сроков обработки документов, повышение прозрачности процессов рассмотрения документов;