Корпоративные информационные системы

При выборе той или  иной системы необходимо понимать, что автоматизация ради автоматизации не имеет смысла. Следует четко представлять, что наилучшая в мире КИС не сможет решить все накопившиеся проблемы предприятия по повышению эффективности его работы. Любая из КИС это, прежде всего, инструмент (механизм) для повышения эффективности и качества управления, принятия правильных стратегических и тактических решений на основе автоматизированной обработки актуальной и достоверной информации. В то же время, КИС это не только инструментарий для бизнеса, но и технология его ведения. При полном и грамотном внедрении она обеспечивает реальное воплощение стратегических инициатив и программ предприятия в действительность.

В правильном выборе КИС  должно быть, в первую очередь, заинтересовано руководство предприятия. Каждый проект по автоматизации деятельности предприятия должен рассматриваться его руководством, как стратегическое инвестирование, которое должно окупиться за счет совершенствования управленческих процессов, повышения эффективности производства и сокращения издержек. Проект внедрения КИС находится на одном уровне с приобретением современной технологической линии или строительством нового цеха. Следует заметить, что внедрение КИС неизбежно меняет характер служебных обязанностей, распределение ролей и рабочий процесс на предприятии, в целом. В любом случае, у руководства предприятия должны быть достаточно веские причины оправдания серьезных затрат финансовых и человеческих ресурсов на внедрение у себя КИС.

2.1. Общие условия выбора КИС

Естественно, что любая  компания, умеющая зарабатывать (и  считать) деньги, предпочтет приобрести апробированную, надежную и приемлемую для нее по цене КИС. Вопрос заключается  в том, западные или российские системы имеет смысл внимательно рассматривать для внедрения? И здесь нельзя дать однозначный ответ. Безусловно, большинство западных КИС основаны на глубоко продуманных референтных моделях, в разработку которых вложены тысячи человеколет. Безусловно, за западными системами стоит вся финансовая мощь фирм-разработчиков и многолетний опыт сотен и тысяч внедрений. Есть ряд и других факторов, которые говорят в пользу западных систем против набирающих зрелость КИС российской разработки. Однако, все не так просто.

Процесс выбора корпоративного ПО мучительно труден и для западных компаний, которые, казалось бы, должны уже привыкнуть к высоким корпоративным стандартам предлагаемых западных КИС и качества их сопровождения. На самом деле, возникшие в течение последних 2-х лет на мировом рынке экономические условия диктуют новые правила поведения как для разработчиков КИС, так и для их клиентов. А для ERP-разработчиков современная ситуация является достаточно непростой.  
Общеизвестно недавнее приобретение (за $709 млн) компанией Invensys некогда успешного разработчика ERP-систем компании Baan (в течение последних 2 лет она терпела сплошные убытки, т. к. не сумела справиться с новыми экономическими реалиями). Кроме того, хотя компания SAP AG по праву является одним из лидеров мирового рынка, ее дела тоже не в полном порядке (это замечание касается, в первую очередь, ее американского отделения). На состоявшейся в Берлине конференции пользователей SAP AG руководство компании отметило раздутость структуры фирмы SAP America, далекий от ожидаемого эффект от Интернет-портала mySAP.com и сокращение прибылей американского отделения по итогам первого квартала (примерно, на 20%). Кроме того, по словам директора службы SAP Service фирмы AMR Дэвида Буланджера, SAP AG испытывает трудности, обусловленные потерей части менеджеров по продажам (в прошлом году компанию покинуло около 20%-30% менеджеров, которые перешли в онлайновый бизнес), а также неясными перспективами ERP-рынка в условиях происходящих перемен.

Эти факты весьма многозначительны и свидетельствуют о начале процесса разорения ERP-производителей, испытывающих трудности в новых экономических условиях. Переориентация большинства крупных и средних клиентов на решение Проблемы 2000 и напряженное состояние их ИТ-бюджетов явились первыми признаками кризиса разработчиков ERP-систем, а становление электронного бизнеса только усложнило их положение. Продолжающееся развитие электронного бизнеса заставило предприятия различных вертикальных рынков (основных заказчиков ERP-систем) сконцентрировать свое внимание на интеграции серверных систем с данными своих внешних клиентов и поставщиков при помощи программных средств электронной коммерции (e-commerce), приложений для управления цепями поставок (SCM) и приложений для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). В свою очередь, задача полной интеграции всех этих приложений пока еще не решена в удовлетворительном объеме основными разработчиками ERP-систем. Вследствие этого, компании Baan и SAP AG уступают свои позиции поставщикам CRM-систем и SCM-систем (таким, как фирмы Siebel Systems и I2 Technologies). Более того, по прогнозу AMR Research, в период до 2004 г. расходы на ERP-продукты будут ежегодно сокращаться на 36%, тогда как затраты на приобретение SCM-систем будут увеличиваться на 40% в год.

Вследствие этого, перед  пользователями ERP-систем (в частности, ПО производства Baan) возникает нелегкая проблема выбора правильной стратегии поведения в условиях столь динамично меняющегося рынка. Часть пользователей все же решила оставить уже установленные системы, надеясь, что все образуется (например, компания Boeing, являющаяся крупнейшим в мире пользователем ПО Baan). Тем не менее, проблемы использования многих ERP-систем (разработки компаний, испытывающих постоянные или временные трудности) вынуждают часть ИТ-менеджеров справедливо задумываться о нестабильности положения своих поставщиков КИС. Их опасения вызваны, прежде всего, возможностью прекращения поддержки установленных КИС (в этом случае, при возникновении сбоев системы рухнут, и огромные финансовые потери предприятий будут неизбежны). Для этих ИТ-менеджеров неизбежно возникает проблема выбора новой КИС. А выбирать действительно есть из чего.

Современный рынок КИС, буквально, перенасыщен предложениями  разработчиков. Если несколько лет назад на рынке уверенно доминировали программные продукты только ряда крупных вендоров (SAP AG, Oracle, PeopleSoft, J.D. Edwards и Baan), то сейчас появились и другие КИС, разработчики которых настроены весьма агрессивно в отношении завоевания клиентуры (более подробно см. КИ 11-13/2000). Следует также особо отметить увеличение ERP-предложений для средних и малых предприятий (как со стороны крупных, так и небольших производителей корпоративного ПО). В связи с быстрой насыщаемостью мирового рынка КИС и некоторым снижением спроса на корпоративное ПО со стороны крупных компаний в последнее время ведущие разработчики ERP-систем (компании J.D. Edwards, SAP AG и др.) обращают все большее внимание именно на небольшие фирмы, стремясь приспособить свое ПО к их требованиям. Малому бизнесу нужны системы, отличающиеся гибкостью и простотой по всем основным параметрам: возможностям реализации, цене, поддерживаемым программно-техническим платформам, возможностям администрирования, качеству пользовательского интерфейса и др. Для малых предприятий очень важно, чтобы внедрение КИС происходило достаточно быстро и при минимальных затратах финансовых и человеческих ресурсов. Поэтому предприятия малого бизнеса интересуют КИС, требующие минимальной перестройки бизнес-процессов и способные хорошо адаптироваться как к существующим, так и к перспективным бизнес-процессам.  
Здесь также существуют определенные трудности. Если крупные компании уже вложили миллионы долларов в сложные КИС, способные решать широкий круг задач (от управления финансами, цепями поставок и кадрами вплоть до автоматизации производственных процессов), то у малых и средних предприятий существуют определенные опасения в связи со сложностью выбора и высокой стоимостью развертывания КИС. Все это вместе взятое создает немалые трудности как для предприятий (желающих выбрать и внедрить КИС), так и консалтинговых компаний, которые должны помочь им сделать этот выбор.

2.2. Причины внедрения КИС

Тем не менее, КИС все  равно нужно внедрять. Можно выделить следующие основные причины необходимости внедрения КИС на предприятии:

1. Замена существующих  систем, не удовлетворяющих требованиям  современного бизнеса (не поддерживающих многовалютность и многоязычность, не масштабирующихся под задачи развивающегося бизнеса предприятия, фрагментированных и не позволяющих сформировать консолидированную картину деятельности предприятия, обеспечивающих неудовлетворительную скорость выполнения основных бизнес-процессов и недостаточную оперативность получения и обработки информации, необходимой для принятия решений, создающих серьезные трудности с логистикой и планированием деятельности предприятия и др.).

2. Необходимость расширения  контактов (и их постоянной  поддержки) с партнерами и клиентами.

3. Достижение желаемого уровня конкурентного преимущества.  
По данным опроса Worldwide Benchmark Project, при использовании КИС правильнее говорить, скорее, о снижении корпоративных расходов, нежели о получении реальной прибыли (82.5% респондентов при внедрении КИС следят за снижением расходов и только 15% за ростом прибыли). Кроме того, внедрение КИС на предприятии, как правило, позволяет на 15%-35% снизить материально-производственные запасы с одновременным ростом общей производительности. Но еще более важно то, что после развертывания КИС начинают проявляться ее косвенные преимущества: у руководства предприятия появляется возможность всестороннего анализа и выработки стратегических решений, налаживаются более тесные отношения с клиентами и поставщиками. А все это, в конце концов, приводит к повышению эффективности работы предприятия.

В общем смысле, при  внедрении КИС предприятие любого размера и профиля деятельности получает следующие преимущества: появляется возможность принимать более обоснованные решения; улучшается качество обслуживания клиентов; совершенствуются взаимоотношения с поставщиками; повышается производительность труда; снижается себестоимость продукции; совершенствуется учет финансовых и товарно-материальных ценностей (и, следовательно, уменьшается  число их хищений или потерь); улучшается оборачиваемость товаров и, соответственно, увеличиваются доходы и прибыль предприятия.

2.3. Примеры повышения эффективности работы предприятий после внедрения КИС

Американская фирма Progressive Technologies выпускает оборудование для производства полупроводников. Несколько лет назад она столкнулась с проблемой низкой эффективности используемых бизнес-систем (слабый контроль качества, плохое управление производством и конфигурированием продукции, неудовлетворительное управление цепью поставок, несоответствие систем обработки данных). Для повышения эффективности работы компании была внедрена ERP-система Made2Manage Systems. В результате ее внедрения Progressive Technologies полностью перешла от ручной обработки бумажной информации на электронный документооборот, отдача от производственных фондов компании почти удвоилась, и ежегодный прирост сбыта составил 48%. Progressive Technologies вышла на новый уровень эффективности производства. Фирма теперь гарантирует доставку товара в указанные сроки, она добилась повышения производительности труда, ей удалось сократить свои складские запасы (дефицит продукции снижен на 25%).  
В компании Coral Chemical, производящей специальные химикаты, ERP-система производства J.D. Edwards (версия для малых предприятий на базе AS/400) стала главным двигателем повышения эффективности всего бизнеса. Система решает 3 типа задач: управление финансами, организация сбыта и налаживание производства. В финансовой области, например, внедрение системы обеспечило высокий уровень интеграции главной бухгалтерской книги со счетами дебиторов и платежными документами. В результате, ежемесячное подведение итогов занимает теперь всего лишь неделю, а не месяц, как было раньше. Благодаря этому Coral Chemicals смогла избавиться от одной штатной единицы и добиться существенной экономии по другим направлениям. ERP-система позволила повысить интеллектуальность анализа данных и генерации отчетов в реальном времени. Она также упростила управление собственностью, оборудованием и процессами в распределенной производственной среде.

3. Рекомендации по выбору КИС

3.1. Общие соображения

Основная нагрузка и  ответственность за правильность выбора КИС лежит на руководстве предприятия, которое может (и должно) подключить к процессу выбора соответствующие службы и подразделения, собирающие и анализирующие всю необходимую информацию. В первую очередь при выборе КИС должны быть сформулированы (и утверждены руководством предприятия) основные требования к ней: какие функциональные области и типы производства она должна охватывать, какие программно-технические платформы использовать, какие отчеты готовить и др. При этом, очень важно четко определить текущие и перспективные потребности предприятия или организации. Нужно хорошо разобраться, что движет бизнесом, какие факторы критичны для успеха и что необходимо для развития компании. Требования должны быть формализованы в виде специального документа. Этот документ предназначен, прежде всего, для самого предприятия, т. к. в нем определены и расписаны по приоритетам все желаемые характеристики КИС. Он дает объективные критерии для сравнения систем по заранее определенным параметрам.  
Главное при выборе КИС это то, какие новые преимущества даст предприятию развертывание системы, и во что ему это обойдется. Необходимо детально разобраться, что может дать тот или иной пакет корпоративного ПО для бизнеса, и какое влияние он способен оказать на прибыльность предприятия и стоимость его продукции. Обязательно необходимо оценить аналитические возможности пакета и наличие в нем встроенных инструментальных средств (значительно облегчающих возможность самостоятельного наращивания функциональности установленной КИС).

Не менее важно правильно  оценить существующую технологическую  инфраструктуру предприятия. Если для внедрения КИС предприятию придется сначала потратить значительные средства (сопоставимые со стоимостью внедряемой КИС) на модернизацию своих локальных или глобальных сетей, то такой вариант может оказаться невыгодным. В общем случае, внедряемая КИС должна соответствовать существующему технологическому уровню предприятия.  
Следует понимать, что наибольший эффект достигается при комплексном внедрении КИС. Бессмысленно тратить огромные средства на покупку системы, возможности которой будут использоваться не в полной мере.  
Чрезвычайно важным моментом является и правильный выбор разработчика ERP-системы, который должен не просто поставить КИС компании-клиенту, а стать ее долговременным партнером. Фактически, покупается не просто набор программ с документацией (большинство из которых создано на базе стандартных инструментальных средств и базируется на распространенных платформах), а работа и опыт сформировавшейся команды компании-разработчика КИС, несущей различные виды ответственности (начиная от юридической и заканчивая моральной) за качество и эффективность функционирования установленного (и сопровождаемого) ПО. Компания-клиент должна быть уверена в высоком качестве и своевременности будущих модернизаций установленной КИС (при появлении новых версий), в решении всех проблем, касающихся ее гибкости и масштабируемости. Если внедрение КИС производит консалтинговая компания, то не менее важно разобраться и в отношениях между ней и разработчиком КИС.  
Следует особо отметить, что на некоторых крупных российских предприятиях до сих пор существуют сильные отделы АСУ, которые, как кажется, вполне смогли бы автоматизировать все необходимые стороны деятельности предприятия. Однако, все не так просто. Как вряд ли будет приемлема коробочная КИС (поддержка и наращивание функциональности которой будет очень дорого стоить), так едва ли собственный отдел АСУ предприятия сможет за приемлемые сроки создать и сопровождать высококачественную и полнофункциональную КИС (существуют проблемы текучести кадров, юридической ответственности за разработку и сопровождение системы и др.). Cкорее всего, целесообразно взять типовой и апробированный на десятках и сотнях внедрений пакет корпоративного ПО и использовать его в качестве основы для создания КИС-предприятия. При этом, созданием КИС (или ее настройкой) должна заниматься фирма-разработчик этого пакета (или специальная внедренческая фирма) при тесном контакте с отделом АСУ и соответствующими подразделениями предприятия. После внедрения КИС отдельные виды работ по модернизации системы должны быть поручены внешним консультантам фирмы-разработчика (консалтинговой фирмы), а ее общее сопровождение необходимо оставить за отделом АСУ.

3.2. Основные особенности выбора КИС

При выборе КИС необходимо обратить особое внимание на следующие  основные моменты:  
1. Имидж фирмы-разработчика и время ее работы на рынке КИС, репутация самой системы и общее количество успешных внедрений. Однако солидность фирмы не является главным фактором выбора. Многие аутсайдеры и новички рынка КИС, пытаясь прорваться на рынок и закрепиться на нем, предлагают интересные решения, основанные на современных технологиях и по вполне разумной цене. Кроме того, давно существующие системы часто связаны устаревшими архитектурными решениями. Большое число продаж может быть и заслугой маркетинга (гениальность маркетинговой тактики и стратегии Билла Гейтса служит тому примером).  
2. Число успешных внедрений в России. В первую очередь, имеются в виду комплексные внедрения. Важно также знать, есть ли внедрения на родственных предприятиях отрасли и потребовалась ли помощь внешних консультантов. Если предприятие внедрило систему самостоятельно, значит она простая и постигаемая. Необходимо также посмотреть, как работает система, например, на 1-2 объектах и пообщаться с ее пользователями.  
3. Наличие в системе всех необходимых функций (функциональность). Система должна обеспечивать основные потребности в управлении предприятием.  
4. Гибкость и открытость. Является одним из важнейших факторов выбора КИС. В соответствии с мировым опытом система будет внедряться до 3 лет, а работать до 10 лет. За это время может значительно измениться предприятие (его продукция, оргструктура, организация управления, бизнес-процессы, роли и полномочия должностных лиц). Система управления предприятием должна меняться вместе с производством. Она должна позволять легко менять АРМы и меню, формировать отчеты и справки, делать произвольные выборки информации в удобном представлении, менять бизнес-процессы и алгоритмы путем параметрической настройки и др. Система должна легко настраиваться и интегрироваться с другими модулями (например, с корпоративным ПО расчета зарплаты или управления персоналом).  
5. Терминология. При анализе западной системы необходимо внимательно проанализировать ее терминологию и качество русификации. Документация и HELP должны быть полными, ясными и понятными, а терминология привычной.  
6. Качество локализации западной системы. Российская экономика обладает своей спецификой (юридической, бухгалтерской, налоговой и др.). В конструкторской и технологической подготовке производства в России повсеместно приняты стандарты ЕСКД и ЕСТД. На западных предприятиях принята предметно замкнутая организация производства, а в России более привычна технологическая специализация. На Западе бесцеховая структура управления, а в России цеховая. Система должна также учитывать такие российские реалии, как бартер, цепочки зачетов, предоплата, оплата в неденежной форме и др. Учет всех этих российских особенностей должен быть реализован в выбираемой КИС.  
7. Российская компания, занимающаяся локализацией и внедрением западной системы. Опыт работы и квалификация ее сотрудников, реальное знание ими производства, подходы к внедрению и количество успешно реализованных проектов.  
8. Приемлемость цены системы. Следует учитывать, что на весь цикл установки КИС (покупку, внедрение, сопровождение, развитие) придется потратить в несколько раз больше средств, чем на само ПО (с коэффициентом от 3 до 10). При этом, чем сложнее и дороже внедряемая КИС, тем выше будет коэффициент.  
9. Возможность помодульного приобретения системы. Для экономии средств должна существовать возможность приобретения и внедрения КИС по частям (модулям) и только на необходимое число рабочих мест. Покупка полного комплекта модулей системы сразу не лучший вариант, т. к. все модули будут внедрены только через несколько лет, а за это время некоторые из них могут уже устареть (как и сама система).  
10. Возможность бесплатной работы в течение нескольких месяцев с демоверсией КИС.