Компьютерные офисные технологии

Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости  от типа технических средств) практически  всю работу персонала с документами  в офисе.

Исключительно прогрессивное  развитие средств информационных технологий, в том числе и средств оргтехники, позволяет внедрять в практику работы офиса элементы «безбумажной» технологии. При этом информационный обмен будет осуществляться с помощью электронных коммуникационных средств, хранение, поиск и обработка информации - с помощью средств вычислительной техники, копирование и тиражирование офисной документации - с помощью современного копировального оборудования, позволяющего, кроме процедур копирования и тиражирования, выполнять целый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей обработке и т. д. [2, c. 25]

Рассмотрим основные компоненты автоматизированного офиса.

База данных является обязательным компонентом любой информационной технологии. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Например: В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный  компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья. Могут ежедневно  по электронной почте поступать  с биржи сведения о курсе валют  или котировках ценных бумаг, в том  числе и акций этой фирмы, которые  ежедневно корректируются в соответствующем  массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает  на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами [4, с. 17].

Текстовый процессор - это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Электронная почта может предоставлять  пользователю различные возможности  в зависимости от используемого  программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям  электронной почты, его следует  поместить на компьютерную доску  объявлений, при желании можно  указать, что это частная корреспонденция. Также можно послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.

Аудиопочта - это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера его передают его через телефон. Также по телефону получают присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения [5, c. 68].

Табличный процессор так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

- ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;

- обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);

- вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;

- качественное оформление табличных форм представления данных;

- многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;

- проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

- проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.

Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки  данных по сети.

Электронный календарь предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Руководитель (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Система дополнительно дает возможность  получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически  согласовать время встречи с  их собственными расписаниями.

Использование электронного календаря  оказывается особенно эффективным  для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны  надолго вперед [5, c.70].

 

Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную. Видеотекст основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора [6, c. 112].

Обмен каталогами и прайс-листами  своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает  сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой  печатной продукцией, как газеты и  журналы. Так, сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках  биржевой информации.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме. Хранение изображений является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер.

Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками. Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно.

Видеоконференции предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют  сократить транспортные и командировочные  расходы, большинство фирм применяет  их не только по этой причине. Эти фирмы  видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Офисные АТС. Обеспечение каждого работника фирмы городским телефоном - дело дорогостоящее. Гораздо более разумным является использование внутриучрежденческой АТС.

В мини-АТС применяется расширенный  номер абонента, который состоит  из основного (городского) и добавочного, в общем случае никак не связанного с городским. Такие АТС включаются в окончание абонентского шлейфа (телефонную розетку) и позволяют нескольким абонентам использовать один городской телефонный номер [2, c. 38].

Факсимильная связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом. Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Наиболее популярным набором программ для офисной автоматизации является Microsoft Office. Продукты Microsoft Office тесно интегрированы между собой, они имеют более 50% общего программного кода. Это является основой однотипной работы со всеми приложениями. Это приложение установлено более чем на 95% персональных компьютеров. 

Заключение

Офисные автоматизированные технологии используются во многих сферах деятельности управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение и ускорение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько  десятков программных продуктов  для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый  процессор, табличный процессор, электронная  почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Автоматизацию офиса дополняют  некомпьютерные средства: аудио и  видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс, ламинатор, шредер и другие средства оргтехники.

 

 

Список литературы

1. Информационные системы в экономике / под. ред. проф. В.В. Дика. - М., 1999. – 230 с.
2. Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Машурцев В.А. Информационные технологии: Учебник: Изд-во: ТК Велби, Проспект, 2007. 224 с.
3. Макарова Н.В., Волков В.Б. Информатика: Учебник для вузов.- СПб.: Питер, 2011. – 576 с.
4. Матвейкин, В.Г. Информационный менеджмент : курс лекций / В.Г. Матвейкин, Б.С. Дмитриевский, К.А. Садов. – Тамбов : Изд-во Тамб. гос. техн. унта, 2009. – 44 с.
5. Ракитина Е.А., Пархоменко В.Л. Р19 Информатика и информационные системы в экономике: Учеб. пособие. Ч. 1. Тамбов: Изд-во тамб. гос. техн. ун-та, 2005. 148 с.
6. Романова Ю.Д. Информатика и информационные технологии: учебное пособие. – М.: Эксмо, 2008. – 592 с.