Компьютерные офисные технологии

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Волгоградский государственный  технический университет»

Факультет подготовки инженерных кадров

Кафедра «Экономика и управление»

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине «Информационные системы в экономике»

На тему: Компьютерные офисные технологии

Вариант № 09

 

 

 

 

Выполнил:

студент группы ЭУ-24во

Гаммершмидт Л.П.

№ зачетной книжки:

20122708

 

Проверил:  
ст. преподаватель

Шульман Р.Е.

 

 

 

Волгоград – 2013 

Содержание

 

Введение 3

1 Классификация  видов информационных технологий 4

2 Компьютерные  офисные технологии 10

Заключение 17

Список литературы 18

 

 

Введение

Современные компьютерные офисные  технологии не заменяют существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными  звонками и приказами), а лишь дополняют  ее. Совместное использование этих систем обеспечивает рациональную автоматизацию  управленческого труда и наилучшее  обеспечение управленцев информацией.

Актуальность темы заключается  в том, что автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Цель работы заключается  в рассмотрении компьютерных офисных технологий.

В соответствии с целью работы поставлены и решены следующие задачи:

- рассмотреть виды информационных технологий;

- рассмотреть современные компьютерные офисные технологии.

Для раскрытия данной темы была использована литература по информационным системам в экономике, информационные материалы, содержащиеся в научных публикациях и периодической печати, интернет ресурсы.

Данная контрольная работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы. Общий объем работы составляет 18 страниц.

 

1 Классификация видов  информационных технологий

В настоящее время классификация  информационных технологий проводится по следующим признакам:

- способу реализации в автоматизированных информационных системах,

- степени охвата задач управления,

- классам реализуемых технологических операций,

- типу пользовательского интерфейса,

- вариантам использования компьютерной сети,

- обслуживаемой предметной области и др.

1. По способу реализации информационные технологии делятся на традиционные и современные информационные технологии. Традиционные информационные технологии существовали в условиях централизованной обработки данных, до периода массового использования персональных компьютеров. Они были ориентированы главным образом на снижение трудоемкости пользователя (например, инженерные и научные расчеты, формирование регулярной отчетности на предприятиях и др.). Современные (новые) информационные технологии связаны в первую очередь с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени.

2. По степени охвата информационными технологиями задач управления выделяют электронную обработку данных и автоматизацию функций управления, включающую в себя: поддержку принятия решений, электронный офис и экспертную поддержку.

Электронная обработка данных выполняется с использованием компьютерной техники без пересмотра методологии и организации процессов управления при решении локальных математических и экономических задач.

При автоматизации управленческой деятельности вычислительные средства используются для комплексного решения функциональных задач, формирования регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений. Входящие в эту группу информационные технологии поддержки принятия решений предусматривают широкое использование экономико-математических методов и моделей, пакеты прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по процессам и явлениям производственно-хозяйственной деятельности.

К названной группе относятся и  широко внедряемые в настоящее время информационные технологии электронного офиса и экспертной поддержки принятия решений. Эти информационные технологии ориентированы на использование достижений в области новейших подходов к автоматизации работы специалистов и руководителей, создание для них наиболее благоприятных условий выполнения профессиональных функций, качественного и современного информационного обслуживания за счет автоматизированного набора управленческих процедур, реализуемых в условиях конкретного рабочего места и офиса в целом.

Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, которые обеспечивают комплексную реализацию задач предметной области. В настоящее время все большее распространение приобретают электронные офисы, сотрудники и оборудование которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами и базами данных конкретного предприятия или учреждения в гостинице, транспорте, дома привела к появлению электронных офисов, включенных в локальные компьютерные сети и сеть Интернет [3, с. 132].

Информационные технологии экспертной поддержки принятия решений составляют основу автоматизации труда специалистов-аналитиков. Эти работники кроме аналитических методов и моделей для исследования складывающихся ситуаций вынуждены использовать накопленный опыт в оценке ситуаций, т.е. сведения, составляющие базу знаний в конкретной предметной области.

3. По классу реализуемых технологических операций информационные технологии подразделяются: на работу с текстовым и табличным процессорами, графическими объектами, системы управления базами данных, гипертекстовые и мультимедийные системы.

Технология формирования видеоизображения получила название компьютерной графики.

Компьютерная графика - это создание, хранение и обработка моделей объектов и их изображений с помощью компьютера. Эта технология проникла в область моделирования различных конструкций (машиностроение, авиационная техника, автомобилестроение, строительная техника и др.), экономического анализа, рекламную деятельность. Формируемые и обрабатываемые с помощью цифрового процессора изображения могут быть демонстрационными и анимационными. К демонстрационным изображениям относят, как правило, коммерческую (деловую) и иллюстрационную графику. К анимационной графике - принадлежит инженерная и научная графика, а также графика, связанная с рекламой, искусством, играми, когда на экран выводятся не только одиночные изображения, но и последовательность кадров в виде фильма (интерактивный вариант). Интерактивная графика является одним из наиболее прогрессивных направлений современных информационных технологий. Это направление переживает бурное развитие в области появления новых графических станций и в области специализированных программных средств, позволяющих создавать реалистические объемные движущиеся изображения, сравнимые по качеству с кадрами видеофильма [6, c. 93].

Гипертекстовая технология – это организация текста в виде иерархической структур. Материал текста делится на фрагменты. Каждый видимый на экране компьютера фрагмент, дополненный многочисленными связями с другими фрагментами, позволяет уточнить информацию об изучаемом объекте и двигаться в одном или нескольких направлениях по выбранной связи.

Мультимедиа-технология - программно-техническая организация обмена с компьютером текстовой, графической, аудио и видеоинформацией.

4. По типу пользовательского интерфейса можно рассматривать информационные технологии с точки зрения возможностей доступа пользователя к информационным и вычислительным ресурсам. Так, пакетная информационная технология исключает возможность пользователя влиять на обработку информации, пока она проводится в автоматическом режиме. В отличие от пакетной диалоговая информационная технология предоставляет пользователю неограниченную возможность взаимодействовать с хранящимися в системе информационными ресурсами в реальном масштабе времени, получая при этом всю необходимую информацию для решения функциональных задач и принятия решений.

Интерфейс сетевой информационной технологии предоставляет пользователю средства доступа к территориально распределенным информационным и вычислительным ресурсам благодаря развитым средствам связи.

В настоящее время наблюдается  тенденция к объединению различных  типов информационных технологий в  единый компьютерно – технологический комплекс, который носит название интегрированного. Особое место в нем принадлежит средствам коммуникации, обеспечивающим не только чрезвычайно широкие технологические возможности автоматизации управленческой деятельности, но и являющимся основой создания самых разнообразных сетевых вариантов информационных технологий: локальных, многоуровневых, распределенных и глобальных информационно-вычислительных сетей.

5. По обслуживаемым предметным областям информационные технологии подразделяются разнообразно. Например, только в экономике ими являются, бухгалтерский учет, банковская, налоговая и страховая деятельность и др.

Бухгалтерский учет - классическая область применения информационных технологий и наиболее часто реализуемая на сегодняшний день задача. Во-первых, ошибка бухгалтера может стоить очень дорого, поэтому очевидна выгода использования возможностей автоматизации бухгалтерии. Во-вторых, задача бухгалтерского учета довольно легко формализуется, так что разработка систем автоматизации бухгалтерского учета не представляет технически сложной проблемы.

Управление финансовыми потоками. Внедрение информационных технологий в управление финансовыми потоками также обусловлено критичностью этой области управления предприятия к ошибкам.

Неправильно построив систему расчетов с поставщиками и потребителями, можно спровоцировать кризис наличности даже при налаженной сети закупки, сбыта  и хорошем маркетинге. И наоборот, точно просчитанные и жестко контролируемые условия финансовых расчетов могут  существенно увеличить оборотные  средства фирмы.

Управление складом, ассортиментом, закупками. Можно автоматизировать процесс анализа движения товара.

Управление производственным процессом представляет собой весьма трудоемкую задачу. Основными механизмами здесь являются планирование и оптимальное управление производственным процессом.

Автоматизированное решение подобной задачи дает возможность грамотно планировать, учитывать затраты, проводить техническую  подготовку производства, оперативно управлять процессом выпуска  продукции в соответствии с производственной программой и технологией [1, c. 51].

Очевидно, что чем крупнее производство, тем большее число бизнес-процессов  участвует в создании прибыли, а  значит, использование информационных технологий жизненно необходимо.

Управление маркетингом подразумевает сбор и анализ данных о фирмах-конкурентах, их продукции и ценовой политике, а также моделирование параметров внешнего окружения для определения оптимального уровня цен, прогнозирования прибыли и планирования рекламных кампаний. Решение большинства этих задач могут быть формализованы и представлены в виде информационной системы, позволяющей существенно повысить эффективность управления маркетингом.

Документооборот является очень важным процессом деятельности любого предприятия. Хорошо отлаженная система учетного документооборота отражает реально происходящую на предприятии текущую производственную деятельность и дает управленцам возможность воздействовать на нее. Поэтому автоматизация документооборота позволяет повысить эффективность управления.

Предоставление информации о фирме. Активное развитие сети Интернет привело к необходимости создания корпоративных серверов для предоставления различного рода информации о предприятии. Практически каждое уважающее себя предприятие сейчас имеет свой web-сервер. Web-сервер предприятия решает ряд задач, из которых можно выделить две основные:

- создание имиджа предприятия;

- максимальная разгрузка справочной службы компании путем предоставления потенциальным и уже существующим абонентам возможности получения необходимой информации о фирме, предлагаемых товарах, услугах и ценах.

Кроме того, использование web-технологий открывает широкие перспективы  для электронной коммерции и  обслуживания покупателей через  Интернет.

 

2 Компьютерные офисные технологии

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность  повысить производительность своего труда.

Информационная технология автоматизированного офиса – это организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией [3, с. 159].

Офисная деятельность связана не только с созданием, передачей  и использованием массивов документированной  информации, но и с организацией справочно-информационной работы, планированием  рабочего времени, созданием и ведением архива и т. д. Сокращение трудозатрат, связанных с обработкой информации, повышение качества работы с документами  достигаются различными путями. Один из наиболее эффективных - внедрение в практику деятельности персонала офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств оргтехники.