Электронные таблицы

 

 

Типы и  формат данных.

Основные  типы данных.

В работе с электронными таблицами  можно выделить три основных типа данных: число, текст и формула.

Числа в электронных таблицах Excel могут быть записаны в обычном числовом или экспоненциальном формате, например 195,2 или 1,952Е+02. По умолчанию числа выравниваются в ячейке по правому краю. Это объясняется тем, что при размещении чисел друг под другом удобно иметь выравнивание по разрядам (единицы под единицами, десятки под десятками и т.д.)

Текстом является последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов, например запись «45 бит» является текстовой. По умолчанию текст выравниваются в ячейке по левому краю.

Формула должна начинаться со знака равенства и может включать в себя числа, имена ячеек, функции и знаки математических операций. Но в формулу не может входить текст. Например, формула =А1+В1 обеспечивает сложение чисел, хранящихся в ячейках А1 и В1, а формула =С3*9 – умножение числа, хранящегося в ячейки С3, на 9.

Например =A1+B2.При вводе формулы в ячейке отображается не сама формула, а результат вычислений по этой формуле. При изменении исходных значений, входящих в формулу, результата пересчитывается немедленно.

=>

Формат  данных.

Возникает необходимость применять различные  форматы представления данных.

По  умолчанию используется числовой формат, который отображает два десятичных знака после запятой.

Экспоненциальный  формат применяется, если число, содержащее большое количество разрядов, не умещается в ячейке(например 3500000000,то записываться будет в 5,00Е+09).

Так как программа Excel предназначена для обработки числе, важную роль играет правильная настройка их формата. Для человека число 10 - это просто единица и ноль. С точки зрения Excel, эти две цифры могут нести совершенно разную информацию в зависимости от того, обозначает ли оно количество работников компании, денежную величину, процентную часть целого или фрагмента заголовка "10 ведущих фирм". Во всех четырех ситуациях это число должно отображаться и обрабатываться по-разному. Excel поддерживает следующие форматы:

- Общий (General) - назначается автоматически, в том случае если не указывается формат специально.

- Числовой (Number) - наибольший общий способ представления чисел

- Денежный (Currency)- денежные величины

- Финансовый (Accounting) - денежные величины с выравниванием по разделителю целой и дробной частью

- Дата (Data) - дата или дата и время

- Время (Time) - время или дата и время

- Процентный (Percentage) - значение ячейки, умноженное на 100 с символом % в конце

- Дробный (Fraction) - рациональные дроби с числителем и знаменателем

- Экспоненциальный (Scientific) - десятичные дробные числа

- Текстовой (Text) - текстовые данные отображаются точно так же, как вводятся и обрабатываются строки, вне зависимости от их содержания

- Дополнительный (Special) - форматы для работы с базами данных и списками адресов

- Заказной (Custom) - формат, настраиваемый пользователем

Выбор формата данных

1. Ввести команду Формат-Ячейка 

2. На диалоговой панели Формат  Ячеек выбрать вкладку Число. 

3. В списке Числовые форматы:  выбрать наиболее подходящий  формат.

-

Вкладка Выравнивание определяется:

1. Выравнивание - способ выравнивания данных в ячейке по горизонтали (по левому или правому краю, по значению, по центру выделения, по центру, по ширине, с заполнением) или по вертикали (по нижнему или верхнему краю, по центру или высоте);

2. Отображение - определяет, можно ли переносить в ячейке текст, по словам, разрешает или запрещает объединение ячеек, задаёт автоподбор ширины ячеек.

3. Ориентация текста

Вкладка Шрифт - изменяет шрифт, начертание, размер, цвет, подчёркивание и эффект текста в выделенных ячейках;

Вкладка Граница - создаёт рамки (обрамление) вокруг выделенного блока ячеек;

Вкладка Вид - позволяет задать закраску ячейки (цвет и узор);

Вкладка Защита - управляет скрытием формул и блокировкой ячеек (запрет редактирования данных ячеек). Устанавливать защиту можно в любой момент, но действовать она будет только после того, когда введена защита листа или книга с помощью команды Сервис/Защитить лист.

 

Функции в  Excel

 

Для ускорения и упрощения вычислительной работы Excel предоставляет в распоряжение пользователя мощный аппарат функций рабочего листа, позволяющих осуществлять практически все возможные расчёты.

В целом MS Excel содержит более 400 функций рабочего листа (встроенных функций). Все они в соответствии с предназначением делятся на 11 групп (категорий):

1. финансовые функции; 

2. функции даты и времени; 

3. арифметические и тригонометрические (математические) функции; 

4. статистические функции; 

5. функции ссылок и подстановок; 

6. функции баз данных (анализа списков);

7. текстовые функции; 

8. логические функции; 

9. информационные функции (проверки  свойств и значений);

10. инженерные функции; 

11. внешние функции. 

Логические  функции

Логические  выражения используются для записи условий, в которых сравниваются числа, функции, формулы, текстовые  или логические значения. Любое логическое выражение должно содержать по крайней мере один оператор сравнения, который определяет отношение между элементами логического выражения.

Функция	Описание
И	Обычно функция И используется для расширения возможностей других функций, выполняющих логическую проверку. Например, функция ЕСЛИ выполняет логическую проверку и возвращает одно значение, если при проверке получается значение ИСТИНА, и другое значение, если при проверке получается значение ЛОЖЬ. Использование функции И в качестве аргумента лог_выражение функции ЕСЛИ позволяет проверять несколько различных условий вместо одного.
ЛОЖЬ	Возвращает логическое значение ЛОЖЬ
ЕСЛИ	Выполняет проверку условия.
ЕСЛИОШИБКА	Возвращает введённое значение, если вычисление по формуле вызывает ошибку; в противном случае функция возвращает результат вычисления.
НЕ	Меняет логическое значение своего аргумента на противоположное.
ИЛИ	Возвращает значение ИСТИНА, если хотя бы один аргумент имеет значение ИСТИНА
ИСТИНА	Возвращает логическое значение ИСТИНА.

Логические  значения, в свою очередь, могут быть получены как результат определения  значения логических выражений. Например, для логического выражения 11>8 результатом  будет логическое значение ИСТИНА, а для логического выражения  А1<А2 (где в ячейке А1 хранится число 11, а в ячейке А2 - число 8) - значение ЛОЖЬ.

А с логической функции И значение формулы =И(11>8;11<8) - ЛОЖЬ.

Значение  формулы =ИЛИ(11<8;8<11) - ИСТИНА.

Построение  таблицы истинности операции логического  умножения

1. В пары ячеек(А2, В2), (А3, В3), (А4, В4), (А5, В5) вывести пары значения аргументов логической операции (0, 0), (0, 1), (1, 0), (1, 1) .

2. В ячейку С2 ввести формулу  логической функции "И" =И(А2;В5)

3. Скопировать формулу в ячейки  С3, С4 и С5.

4. Значением этой функции в трех  случаях является ЛОЖЬ и только  в последнем - ИСТИНА.

-

Математические (арифметические и тригонометрические) функции

Арифметические  и тригонометрические функции позволяют  производить простые и сложные  математические вычисления, например вычисление суммы диапазона ячеек, удовлетворяющих указанному условию, округление чисел и прочее.

ABS(x) – возвращает значение модуля  числа x.

ACOS(x) – возвращает значение арккосинуса  числа х. Арккосинус числа –  это угол, косинус которого равен  числу х. Угол определяется  в радианах в интервале от 0 до p .

ASIN(x) – возвращает значение арксинуса  числа х. Арксинус числа –  это угол, синус которого равен  числу х. Угол определяется  в радианах в интервале от - p /2 до p /2.

ATAN(x) – возвращает значение арктангенса  числа х. Арктангенс числа –  это угол, тангенс которого равен  числу х. Угол определяется  в радианах в интервале от - p /2 до p /2.

COS(x) – возвращает значение косинуса  числа х. 

EXP(x) – возвращает значение числа  е, возведённого в степень х.  Число е=2,71828182845904 – основание  натурального логарифма. 

LN(x) – возвращает значение натурального  логарифма числа х. 

LOG10(x) – возвращает значение десятичного  логарифма числа х. 

SIN(x) – возвращает значение синуса  числа х. 

TAN(x) – возвращает значение тангенса  числа х. 

КОРЕНЬ(х) – возвращает положительное значение квадратного корня из числа х.

ПИ() – возвращает значение числа p =3,14159265358979 с точностью до 15 цифр, однако в настоящее время эта точность достигнута до 3 триллионов цифр.

РАДИАНЫ(угол) – преобразует угол из градусов в радианы

РЯД.СУММ(x; n; m; коэффициенты) – возвращает значение суммы степенного ряда, где:

x – значение переменной степенного  ряда;

n – показатель степени х для  первого члена степенного ряда;

m – шаг, на который изменяется  показатель степени n для каждого  следующего члена степенного  ряда;

коэффициенты  – это числа при соответствующих  членах степенного ряда, записанные в  определённые ячейки рабочего листа. В  функции они задаются в виде диапазона  ячеек, например, A2:A6.

Суммирование  значений диапазона ячеек

1. Выделите ячейку С8, в которую  нужно поместить сумму 

2. Нажмите на кнопку  , после чего будет выделен диапазон ячеек для суммирования

3. Если предложенный диапазон не  подходит, перетащить указатель  по ячейкам, которые нужно просуммировать. Нажать клавишу Enter.

-

Статистические  функции

Статистические  функции позволяют выполнять  статистический анализ диапазонов данных.

МАКС(число1;число2;…;числоN) – возвращает максимальное число из списка аргументов. Допустимое количество аргументов в списке от 1 до 30.

МИН(число1;число2;…;числоN) – возвращает минимальное число из списка аргументов. Допустимое количество аргументов в списке от 1 до 30.

СРЗНАЧ(число1;число2;…;числоN) – возвращает среднее арифметическое значение своих аргументов. Допустимое количество аргументов в списке от 1 до 30.

Например, в ячейке А1 - число 2788, В1 - число 5900, С1 - число 123, необходимо подсчитать минимальное число. С помощью функции МИН получается =МИН (А1;В1;С1) и результат равен 123.

Функция даты и времени

Всякий  раз, когда Вы вводите дату, Excel преобразует введенное значение в порядковый номер. В связи с таким представлением дат календарь Excel имеет свои особенности: он начинается 1 января 1900 года и заканчивается 31 декабря 9999 года (это, так называемая, система дат 1900). При вводе даты в ячейку рабочего листа Excel она выглядит как нормальная календарная дата. Но во внутреннем представлении Excel даты — это порядковые номера от 1 до 2958325, потому что с 1 января 1900 года по 31 декабря 9999 года 2958325 дней. Таким образом, даты в интервале с 01.01.1900 по 31.12.9999 хранятся в Excel как соответствующий порядковый номер. Например, 31.05.57 хранится как 20971, т.к. между 01.01.1900 и 31.05.57 как раз 20971 день. Такое представление дат в Excel позволяет оперировать с ними как с числами. Система дат 1900 по умолчанию используется в Microsoft Excel для Windows.()

Например, если требуется использовать в формуле  текущую дату, воспользуйтесь функцией СЕГОДНЯ (), возвращающей текущую дату по системным часам.