Электронные таблицы

СРСП№5 «Электронные таблицы»

 

Электронные таблицы - это программа обработки числовых данных, хранящая и обрабатывающая данные в прямоугольных таблицах.

Excel содержит многие математические и статистические функции, благодаря чему его могут использовать школьники и студенты для расчетов курсовых, лабораторных работ. Excel интенсивно используется в бухгалтерии -- во многих фирмах это основной инструмент для оформления документов, расчётов и создания диаграмм. Естественно, он имеет в себе соответствующие функции. Excel может даже работать как база данных.

 

Представление чисел в компьютере.

 

В компьютере все числа представляются в двоичном виде, то есть в виде комбинаций нулей и единиц.

Если  для представления числа в  компьютере выделить 2 бита, то можно  представить всего четыре разных числа: 00, 01, 10 и 11.Если для представления  числа выделить 3 бита, то можно представить 8 разных чисел: 000, 001, 010, 011, 100, 101, 110, 111. Если же для представления числа выделить N битов, то можно представить 2n разных чисел.

Пусть для представления числа используется 1 байт (8 битов). Тогда можно представить: 28=256 разных чисел: от 0000 0000 до 1111 1111.Если перевести эти числа в десятичную систему, получится: 000000002=010, 111111112=25510. Значит, при использовании для  представления числа 1 байта можно  представить числа от 0 до 255. Но это  в том случае, если все числа  считать положительными. Однако надо имея возможность представлять и  отрицательные числа

Для того, чтобы в компьютере можно было представить как положительные, так и отрицательные числа, используются следующие правила:

1. Самый старший (левый) бит числа  является знаковым. Если этот  бит равен 0, число положительное. Если же он равен 1, число отрицательное.

2. Числа хранятся в дополнительном  коде. Для положительных чисел  дополнительный код совпадает  с двоичным представлением. Для  отрицательных чисел дополнительный  код получается из двоичного  представления следующим образом:

- все нули заменяются на единицы, а единицы – на нули

- к получившемуся числу прибавляется  единица

Эти правила используются, когда надо определить, как то или иное число  будет представлено в памяти компьютера, либо когда известно представление  числа в памяти компьютера, а надо определить, какое это число.

 

Создание  электронной таблицы

 

1. Для создания таблицы надо  выполнить команду Файл /Создать и щелкнуть в области задач на пиктограмме Чистая книга.

2. Сначала необходимо осуществить  разметку таблицы. Например, таблица  Учет товаров имеет семь колонок,  которые закрепим за столбцами  от A до G. Далее надо сформировать  заголовки таблицы. Затем нужно  ввести общий заголовок таблицы,  а потом названия полей. Они  должны находиться в одной  строке и следовать друг за  другом. Заголовок можно расположить  в одну или две строки, выровнять  по центру, правому, левому, нижнему  или верхнему краю ячейки.

3. Для ввода заголовка таблицы  необходимо установить курсор  в ячейку A2 и ввести название  таблицы «Остатки товаров на  складе»

4. Выделить ячейки A2:G2 и выполнить  команду Формат/Ячейки, на вкладке  Выравнивание выбрать способ  выравнивания по центру и установить  флажок объединение ячеек. Нажать  ОК.

5. Создание «шапки» таблицы. Ввести  названия полей, например, № склада, Поставщик и т.д. 

6. Для расположения текста в  ячейках "шапки" в две  строки необходимо выделить эту  ячейку и выполнить команду  Формат/Ячейки, на вкладке Выравнивание  установить флажок переносить  по словам.

7. Вставка различных шрифтов. Выделить  текст и выбрать команду Формат/Ячейки, вкладка Шрифт. Установить гарнитуру  шрифта, например, Times New Roman, его размер (кегль) и начертание.

8. Осуществить выравнивание текста  в «шапке» таблицы (выделить  текст и щелкнуть на кнопке По центру на панели инструментов форматирования).

9. При необходимости изменить ширину  столбцов с помощью команды  Формат / Столбец / Ширина.

10. Изменить высоты строки можно  командой Формат / Строка / Высота.

11. Добавление рамки и заливки  ячеек можно осуществить командой  Формат /Ячейка на вкладках Граница  и Вид соответственно. Выделите  ячейку или ячейки и на вкладке  Граница выберите тип линии и с помощью мыши укажите, к какой части выделенного диапазона он относится. На вкладке Вид выберите цвет заливки выделенных ячеек.

12. Перед вводом данных в таблицу  можно осуществить форматирование  ячеек столбцов под «шапкой»  таблицы при помощи команды  Формат/Ячейки, вкладка Число. Например, выделите вертикальный блок ячеек  под ячейкой "№ склада" и  выберите команду Формат/Ячейки  на вкладке Число выделите  Числовой и щелкните ОК

История создания

 

В 1982 году Microsoft запустила на рынок первый электронный табличный процессор Multiplan, который был очень популярен на CP/M системах, но на MS-DOS системах он уступал Lotus 1-2-3. Первая версия Excel предназначалась для Mac и была выпущена в 1985 году, а первая версия для Windows была выпущена в ноябре 1987 года. Lotus не торопилась выпускать Lotus 1-2-3 под Windows, и Excel с 1988 года начала обходить по продажам Lotus 1-2-3, что в конечном итоге помогло Microsoft достичь позиций ведущего разработчика программного обеспечения. Microsoft укрепляла свое преимущество с выпуском каждой новой версии, что имело место примерно каждые два года. Текущая версия для платформы Windows - Excel 12, также известная как Microsoft Office Excel 2007. Текущая версия для платформы Mac OS X - Microsoft Excel 2008.

В начале своего пути Excel стал причиной иска о товарном знаке от другой компании, уже продававшей пакет программ под названием "Excel". В результате спора Microsoft был обязана использовать название "Microsoft Excel" во всех своих официальных пресс-релизах и юридических документах. Однако со временем эта практика была позабыта, и Microsoft окончательно устранила проблему, приобретя товарный знак другой программы. Microsoft также решила использовать буквы XL как сокращенное название программы: иконка Windows-программы состоит из стилизованного изображения этих двух букв, а расширение файлов по умолчанию в Excel - .xls. В сравнении с первыми табличными процессорами Excel представляет множество новых функций пользовательского интерфейса, но суть остается прежней: как и в программе-родоначальнике VisiCalc ячейки расставляются в строки и столбцы и могут содержать данные или формулы с относительными или абсолютными ссылками на другие клетки.

Excel был первым табличным процессором, позволявшим пользователю менять внешний вид таблицы (шрифты, символы и внешний вид ячеек). Он также первым представил метод умного пересчета ячеек, когда обновляются только те ячейки, которые зависят от измененных ячеек (раньше табличные процессоры либо постоянно пересчитывали все ячейки или ждали команды пользователя).

Будучи  впервые объединенными в Microsoft Office в 1993 году, Microsoft Word и Microsoft PowerPoint получили новый графический интерфейс для соответствия Excel, главного стимула модернизации ПК в то время.

Начиная с 1993 года в состав Excel входит Visual Basic для приложений (VBA), язык программирования, основанный на Visual Basic, позволяющий автоматизировать задачи Excel. VBA является мощным дополнением к приложению, которое в более поздних версиях стало включать полную интегрированную среду разработки. Можно создать VBA-код, повторяющий действия пользователя, позволяя таким образом автоматизировать простые задачи. VBA позволяет создавать формы для общения с пользователем. Язык поддерживает использование (но не создание) DLL от ActiveX; более поздние версии позволяют использовать основы объектно-ориентированного программирования.

Функциональность VBA сделала Excel мишенью для макровирусов. Это было серьезной проблемой до тех пор, пока антивирусные продукты не стали их обнаруживать. Microsoft с опозданием приняла меры для уменьшения риска, добавив возможность полностью отключить макросы, включить макросы при открытии документа.

 

Версии  для Windows и Windows NT

 

* 1988 — Excel 2.0 для Windows

* 1990 — Excel 3.0

* 1992 — Excel 4.0

* 1993 — Excel 5.0 (Office 4.2 и 4.3, также есть 32-битная версия только для Windows NT)

* 1995 — Excel 7 для Windows 95 (включён в пакет Microsoft Office 95)

* 1997 — Excel 97 (включён в пакет Microsoft Office 97)

* 1999 — Excel 2000 (9) — Microsoft Office 2000

* 2001 — Excel 2002 (10) — Microsoft Office XP

* 2003 — Excel 2003 (11) — Microsoft Office 2003

* 2007 — Excel 2007 (12) — Microsoft Office 2007

Версии для Macintosh

* 1985 — Excel 1.0

* 1988 — Excel 1.5

* 1989 — Excel 2.2

* 1990 — Excel 3.0

* 1992 — Excel 4.0

* 1993 — Excel 5.0

* 1998 — Excel 8.0 (Office '98)

* 2000 — Excel 9.0 (Office 2001)

* 2001 — Excel 10.0 (Office v. X)

* 2004 — Excel 11.0 (Office 2004)

* 2008 — Excel 12.0 (Office 2008)

Версии для OS/2

* 1989 — Excel 2.2

* 1990 — Excel 2.3

* 1991 — Excel 3.0

 

 

Основные  понятия.

 

Электронная таблица состоит из столбцов и  строк. Заголовки столбцов обозначаются буквами или сочетаниями(FB,Kl и т.п.),заголовки строк - числами.

Ячейка - пересечения столбца и строки.

Каждая  ячейка имеет свой собственный адрес, который составляется из заголовка  столбца и строки.(A1,H3 и т.п.).Ячейка, над которой производят действия выделяется рамкой и называется активной.

В Excel таблицы называются рабочими листами, состоящих из ячеек. НА листе Excel могут также располагаться заголовки, подписи и дополнительные ячейки данных с пояснительным текстом.

Рабочий лист - основной тип документа, используемый для хранения и обработки данных. Во время работы можно вводить и изменять данные сразу на нескольких листах, именуемых по умолчанию Лист1,лист2 и т.п.

Каждый  файл электронных таблиц является рабочей  книгой, состоящей из нескольких листов. В Версиях Excel 5.0/7.0 рабочая книга содержит 16 листов, а в версии Excel 97 и Excel 2000 содержит только 3.Число листов рабочей книги можно изменять.

Одним из способов организации работы с  данными в Excel является использование диапазонов. Диапазон ячеек – это группа связанных ячеек (или даже одна связанная ячейка), в которую можно включать столбца, строки, комбинации столбцов и строк или даже весь лист целиком.

Диапазоны используются для решения разнообразных  задач, таких как:

1. Можно выделять диапазон ячеек  и форматировать их все сразу 

2. Использовать диапазон, чтобы напечатать  только выделенную группу ячеек 

3. Выделять диапазон, чтобы копировать  или перемещать данные группам 

4. Но особенно удобно использовать  диапазоны в формулах. Вместо  того чтобы ссылаться на каждую  ячейку отдельно, можно указывать  диапазон ячеек, с которыми  собираетесь производить вычисления.

Основные  инструменты.

Кнопка	Описание	Кнопка	Описание
	Открывает новую книгу		Открывает диалоговое окно Открытие документа
	Сохраняет файл		Посылает файл или текущий лист по электронной почте
	Печать файла		Отображает файл в режиме предварительного просмотра
	Запускает проверку орфографии		Вырезает выделенные данные в Буфер  обмена
	Копирует выделенные данные в Буфер  обмена		Вставляет вырезанные или скопированные  данные из Буфера обмена
	Выбирает инструмент Формат по образцу		Вставляет гиперссылку
	Функция Автосумма		Сортирует данные в порядке возрастания
	Сортирует данные в порядке убывания		Запускает Мастер диаграмм
	Открывает инструменты рисования		Изменяет масштаб изображения  на вашем листе
	Изменяет размер шрифта		Выделяет данные полужирным шрифтом
	Выделяет данные курсивом		Подчеркивает данные
	Выравнивание данных по левому краю, по центру и по правому краю		Располагает данные в центре выделенных ячеек
	Применяет денежный формат		Применяет процентный формат
	Применяет форматирование по запятой		Увеличивает число после запятой
	Уменьшает число знаков после запятой		Добавляет границу
	Закрашивает фон в выбранный цвет		Изменяет тип шрифта
	Изменяет цвет текста