Электронные архивы предприятий

· в ведомственном архиве, архиве фирмы или корпорации или в государственном архиве при обеспечении долговременного и постоянного хранения.

2.1 Проблемы обеспечения сохранности  деятельности электронных документов

Работы по обеспечению сохранности  электронных документов можно разделить на три вида:

1) обеспечение физической сохранности  и целостности файлов с электронными  документами;

2) обеспечение условий для считывания  информации в долговременной  перспективе;

3) обеспечение условий для воспроизведения  электронных документов в так  называемом «человеко-читаемом» виде.

Первый аспект обеспечения сохранности  электронных документов - проблема практически решенная, причем для  всех видов хранения. Это решение  связано не столько с созданием  оптимальных условий хранения носителей  с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях. Тогда при утрате одного из носителей, можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося носителя.

Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит  от вида электронного документа и  срока его хранения. Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов в организациях - хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах. Иногда (по разным причинам) возникает необходимость переноса электронных документов на внешние носители. До сих пор в некоторых организациях небольшие совокупности файлов с управленческой документацией хранят на магнитных дискетах (в том числе как страховой фонд). Для хранения же объемных и сложно-структурных баз данных и других информационных ресурсов (например, научно-технических или издательских), чтобы не нарушать целостности данных, лучше использовать емкие электронные носители: оптические диски, съемные жесткие диски, RAID-массивы и т.п.

Для архивного хранения электронных  документов, в пределах 5 лет, необходимы любые современные носители электронной  информации (магнитные дискеты, магнитные ленты, магнитные, магнитооптические и оптические диски) вполне надежны. Здесь главное обращать внимание на надежность и репутацию фирмы-изготовителя.

При долговременном хранении электронных  документов на внешних носителях  лучшим решением будет использование оптических компакт-дисков CD. Они непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 15-20 лет. Большего и не требуется. По истечении этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на более современные и емкие носители.

Второй и третий аспекты обеспечения  сохранности гораздо сложнее. Они  связаны с быстрой сменой и  устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают. Так, например, исчезли 5-дюймовые магнитные дискеты, а вслед за ними компьютеры перестали оснащать дисководами для их считывания. В ближайшее время подобная судьба ожидает 3-дюймовые дискеты и многие современные модели ПК уже выпускают без дисководов к ним. Устройства для считывания информации с оптических дисков скорее всего также со временем изменятся. Приблизительный жизненный цикл подобных технологий - 10-15 лет. Эти технологические изменения нужно учитывать при организации долговременного хранения электронных документов.

Воспроизведение электронных документов зависит в первую очередь от применяемого программного обеспечения: ОС, СУБД, браузеров, других прикладных приложений. Смена программной платформы может привести к полной утрате документа из-за невозможности его просмотреть. Впрочем, для основной массы делопроизводственных и финансовых электронных документов со сроком хранения до 5 лет этот фактор не так существенен: жизненный цикл программного обеспечения оценивается в 5-7 лет. К тому же, многие современные электронные делопроизводственные системы и системы электронного архива организации (например, на основе DOCUMENTUM или DocsOpen) снабжаются необходимыми конверторами форматов. В кратковременной перспективе для доступа и воспроизведения большинства текстовых, графических и видео документов (но не баз данных или сложных конструкторских систем и мультимедиа) использование таких конверторов самодостаточно.

При более длительном хранении электронных документов существуют несколько решений:

1) Своевременный перевод (миграция) баз данных и других электронных  документов на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, которые используются в организации для оперативного управления информационными ресурсами. Это сложный и дорогой путь. Как правило, простых конверторов здесь не достаточно. Наибольшие проблемы возникают с базами данных. Обычно к миграции прибегают для обеспечения доступа к оперативным и архивным информационным ресурсам, которые очень важны для деятельности организации и постоянно используются в работе. Вот почему важно изначальное создание баз данных и других электронных документов в наиболее распространенных форматах. В государственных архивах этот путь рационально использовать для организации оперативного доступа к наиболее важным или часто используемым архивным электронным ресурсам;

2) Миграция электронных документов в "открытые" или наиболее распространенные компьютерные форматы. Для текстовых документов это - txt, rtf, pdf; для графических - tiff, jpg; для таблиц и баз данных - db, dbf, xls, txt;

3) Иногда миграция информационных  ресурсов на другие платформы  по какой-то причине представляется нереальной или может существенно исказить оригиналы электронных документов. В этом случае можно использовать эмуляторы программной среды. Однако это также бывает непросто сделать, т.к. не для всех программных оболочек эмуляторы могут быть разработаны. Именно поэтому при создании информационных систем и электронных документов следует изначально ориентироваться не только на распространенные форматы записи, но на распространенные ОС, СУБД и другое программное обеспечение. В этом случае может быть проще найти необходимые эмуляторы, которые могут разрабатываться и поставляться на рынок самими производителями программного обеспечения. Например, операционные системы Window 95, 97, NT, 2000, XP поддерживают эмулятор операционной системы MS DOS. Так как это широко распространенные операционные системы, есть надежда, что корпорация Microsoft и в дальнейшем будет поддерживать эмуляторы своих старых ОС;

4) Инкапсуляция: включение электронных  документов в состав файлов  межплатформенных форматов, например в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов, хотя вряд ли его можно считать панацеей от всех проблем. Исследования в этой области носят пока зачаточный характер. Поэтому единственным проверенным способом долговременного хранения электронных документов остается миграция.

Также, необходимо определить важность организации учёта электронных  документов.

Единицы и формы учета электронных документов определяются задачами и сроками хранения документов. Требования к учету в делопроизводстве и архиве организации могут быть существенно менее жесткими, чем в государственном архиве при постановке электронных документов на государственный учет.

Из всех нормативных и методических документов наибольшее внимание учету  электронных документов уделено  в "Основных правилах работы организаций" (2002). Но эти правила имеют существенные недостатки.

Например, Правила предлагают рассматривать  в качестве "единицы учета электронных документов" - "единицу хранения или их комплект с записью файла(ов), составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедиа, база данных и т. п.), а также сопроводительную документацию". Но что такое "программно-информационный объект" определить достаточно сложно, однозначного ответа здесь быть не может. К тому же подобное определение и предлагаемая в Правилах форма учета электронных документов (лишь на очень высоком уровне агрегирования) не способствуют выполнению задач по проверке наличия документов. Недостаточно учитывать только лишь единицы хранения и даже "программно-информационные объекты". При копировании электронных документов на другой носитель "программно-информационный объект" может быть скопирован не полностью, что приведет к некорректному прочтению документа. Предлагаемая Правилами форма описи электронных документов не позволит выявить эту "пропажу".

Необходим учет и опись более  мелких объектов: файлов и директорий (папок) файловой структуры, т.е. визуально обособленных объектов файловой структуры компьютера. Именно их следует рассматривать единицами учета электронных документов для архивов всех уровней.

Кроме того при обеспечении долговременного  хранения баз данных с возможностью их последующей миграции страховые текстовые форматы необходим учет еще более мелких информационных объектов: таблиц базы данных. Это позволит не нарушить систематизацию электронных документов после проведения миграции, да и описывать документы будет легче.

Следующее замечание связано с необходимостью учета единиц хранения электронных документов - носителей. Как уже отмечалось в оперативном управлении (в делопроизводстве) электронных документов могут размещаться на сервере или винчестере компьютера. В этом случае отпадает необходимость внесения в опись электронных документов идентификации носителя. Но и при переносе электронных документов на внешние носители необходимость внесения идентификации носителя в описательные статьи описи является излишней. Какими бы надежными носители ни были, существует определенная вероятность их утраты. При этом файлы с электронными документами будут записаны на другой носитель (с другой идентификацией), а опись придется пересоставлять или исправлять.

Более рационально указывать идентификацию единиц хранения не в описательных статьях, а в справочном аппарате к описи: в предисловии или в указателях.

2.2 Система электронного архива  в организации ООО «Ватерком». Организационная схема ДОУ ООО  “Ватерком”

Компания ООО "Ватерком" один из основных оптовых поставщиков водоочистного оборудования на территории Сибири и Дальнего Востока. "Ватерком" является приемником компаний ООО "Мистер Фильтр" (1995 год), ООО "МФО-Сибирь" (с 1998 года). На протяжении этого времени планомерный рост, расширение возможностей по поставкам, ассортименту и услугам привели к реорганизации компании от розничной торговли кувшинами до оптовых поставок водоочистного оборудования и комплектации промышленных объектов. В организации работает 11 человек.

Организационная структура управления компании «Ватерком» имеет следующую структуру, которая также определяет организационную схему ДОУ:

Рис. 1

В организационную структуру ДОУ  входит бухгалтер - специалист, ответственный  за делопроизводство, кадровый учёт, первичный бухгалтерский учёт.

Одними из основных функциональных обязанностей бухгалтера по ведению  делопроизводства организации являются:

- обеспечение офиса расходными  материалами, канцелярскими и  хозяйственными товарами;

- издаёт по распоряжению директора  общие приказы по компании; ведёт  реестр общих приказов; хранение  приказов производится в отдельной  папке, как в электронном, так  и в бумажном виде;

- по распоряжению директора  подаёт в бюро пропусков служебные  записки на выдачу пропуска;

- организует документооборот в  офисе, а именно: регистрация документов  входящих и исходящих, их места  хранения, также это касаемо и  ведения электронной документации;

- получение и отправка почты  в почтовом отделении;

- составление письма по заданию директора;

- организация и ведение кадрового  учёта в соответствии с требованиями  Инструкции Кадровый учёт;

- отвечает за взаиморасчёты  с внешними организациями: получение,  подписание и подача счёта  на оплату, предоставление договоров  для подписания/продления, документы для бухгалтерского учёта.

Основными системами электронного архива организации, используемыми  в ООО «Ватерком», являются:

1. Microsoft Office Outlook - позволяет быстро  обмениваться сообщениями между  сотрудниками данной организации, принимать почту внутри организации, планировать встречи, вносить и корректировать задачи, а также создавать, корректировать и вносить информацию о важных клиентах и поставщиках, непосредственно сотрудничающих с организацией.

2. «1С: Предприятие» - позволяет работать сотрудникам различных должностей, таких, как: бухгалтер, менеджеры по продажам, программист и так далее. Данная программа включает в себя работу с текущей документацией и непосредственно с электронным архивом.

Заключение

Весь процесс управления информацией в электронном архиве, построен на основании теории об архиве организации. Поэтому, в настоящее время, создание и ведение электронного архива рассматривается как одна из важнейших функций не только работы с документами, находящимися на хранение в архиве, но и как функция создания более удобной базы данных хранения и использования документов в электронном виде. Данная ситуация позволит экономить не только рабочее место сотрудников, но и временные затраты на поиск и обработку документа.