Электронные архивы предприятий

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ  ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ  ЭКОНОМИКИ И СЕРВИСА»

(УГУЭС)

 

 

 

Кафедра «информатика и  информационно-

коммуникационные технологии»

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Компьютерные технологии и информатика

на тему: «Электронные архивы предприятий»

вариант 3

 

 

Выполнила:

Баишева Ю.Р.

студентка III курса

группы СЗ-31

шифр зачетной книжки:

10.01.589

Проверил:

 

 

Уфа-2013

 

Содержание

Введение

1. Создание системы электронного  архива

1.1 Архив организации: понятие,  нормативная база

1.2 Система электронного архива: основные функции, виды и этапы  создания

2. Передача электронных документов  на хранение

2.1 Проблемы обеспечения сохранности деятельности

2.2 Система электронного архива  в организации ООО «Ватерком»

Заключение

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В обществе документы  являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента.

Делопроизводство (или  ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию  работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

За последние несколько  десятилетий количество документированной  информации, в различных организациях и на разных уровнях управления документами, возросло многократно. Но это не означает, что не следует брать во внимание те документы, которые уже находятся на постоянном хранении в архивах не только Томска и Томской области, но и в других уголках России.

Также, следует отметить и тот факт, что за последнее двадцатилетие уровень компьютеризации и автоматизации возрос многократно. Теперь нам уже невозможно представить себе создание документа без использования компьютерных технологий.

Не замеченным нельзя оставить и  тот факт, что использование электронного архива приобретает всё большую популярность и необходимость среди организаций, а также в архивах городов Российской Федерации, что в свою очередь не уменьшает количество документов, которых необходимо переводить в электронный архивный фонд.

Актуальность данной работы заключается  в том, чтобы дать определение  архиву организации и показать в  теории, что такое система электронного архива, а также сравнить это с  электронным архивом на конкретном предприятии.

Целями данной работы являются:

· освещение информации об архиве организации и электронном архиве

· раскрыть и осветить основные виды и функции электронного архива при  непосредственной работе с ним.

Задачами данной работы можно считать разъяснение и  подтверждение следующих пунктов:

1. Дать определение понятиям «Архива организации» и «Электронного архива» и ознакомление с нормативной базой.

2. Освещение основных видов и функций электронного архива и проблемы обеспечения сохранности деятельности при непосредственной работе с ним.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Создание системы электронного  архива

1.1. Архив организации: понятие,  нормативная база

Архив - учреждение или  структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

В свою очередь, архив подразделяется на 3 вида или уровня архивов:

1) Государственный архив  - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской  Федерации (далее - федеральный  государственный архив), или государственное  учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

2) Муниципальный архив  - структурное подразделение органа  местного самоуправления муниципального  района, городского округа или  муниципальное учреждение, создаваемое  этим органом, которые осуществляют  хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

3) Архив организации - структурное  подразделение организации, осуществляющее  хранение, комплектование, учет и  использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Мы более детально остановимся и рассмотрим архив  организации.

Архивы организаций  подразделяются на:

· передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение;

· не передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение.

Согласно Федеральному закону "Об архивном деле в Российской Федерации" Федеральный закон  от 22 октября 2004г. №125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, передающие свои документы на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования этих архивов. Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.

Федеральный закон устанавливает  следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ в  архивах организаций-источников комплектования до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

1) для документов федеральных  органов государственной власти, иных государственных органов  Российской Федерации (в том  числе органов прокуратуры Российской  Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;

2) для документов органов государственной  власти, иных государственных органов  субъектов Российской Федерации  и организаций субъектов Российской  Федерации - 10 лет;

3) для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

4) для отдельных видов архивных  документов:

а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных  книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

г) технологической и конструкторской  документации - 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

е) научной документации - 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;

з) видео- и фонодокументов - 3 года.

Также стоит осветить основные задачи архива организации, которыми являются:

· комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

· учет и обеспечение сохранности  документов;

· создание научно-справочного аппарата к документам архива;

· использование хранящихся в архиве документов;

подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду  Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов РФ.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие  функции:

· ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;

· принимает упорядоченные документы  структурных подразделений организации  и организаций - источников комплектования архива;

· учитывает и обеспечивает сохранность  принятых в архив документов;

· создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат  к документам архива;

· организует информационное обслуживание руководителей и структурных  подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

· проводит экспертизу ценности и  осуществляет комплекс организационных  и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

· осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в  структурных подразделениях организаций  и других организациях - источниках комплектования;

· организует работу по составлению  номенклатуры дел организации;

· оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

· участвует в разработке нормативных  и методических документов по архивному  делу и документационному обеспечению  управления;

· участвует в проведении мероприятий  по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

Наряду с основными  задачами и функциями архива организации, существуют и основные правила работы архивов организаций.

За последнее десятилетие, основными  правилами работы архивов организаций  являются:

1. работа с имеющимися  правилами;

2. введение и использование  новых разделов правил;

3. применение и использование  данных правил в работе негосударственных  организаций.

В настоящее время Федеральная архивная служба России ведет активную работу по созданию новой нормативно-методической базы архивного дела, пересмотру и отмене устаревших документов. В соответствии, с вышедшими в 2002 году "Основными правилами работы архивов организаций"“Основные правила работы архивов организаций”, М.: Росархив; ВИНИИДАД, 2002г. , необходимость разработки которых была обусловлена кардинальными изменениями в области экономики, реформированием управленческих структур, правовых основ архивного дела, а также широким внедрением в сферу управления новых информационных технологий.

Данные "Основные правила..." вышли взамен "Основных правил работы ведомственных архивов"“Основные  правила работы ведомственных архивов”, М., 1987г..

Разработчики "Основных правил работы архивов организаций" стремились сохранить преемственность с Правилами 1987 года, не изменяя без особой нужды положения старых Правил, которые и до настоящего времени не утратили практического значения. Это касается таких вопросов, как задачи и функции архивов, порядок подготовки и передачи дел и документов из подразделений организации в ее архив, условия и режим обеспечения физической сохранности документов, организация и проведение экспертизы ценности, отбора и передачи документов на постоянное государственное хранение.

В то же время содержание таких  разделов, как "Учет документов в  архиве", "Научно-справочный аппарат  к документам архива", "Использование  документов архива", определяются новым  законодательством в области  Информационного права и архивного дела, новыми нормативно-методическими документами, утвержденными Росархивом в этих компонентах архивного дела, а также необходимостью унификации положений и требований "Основных правил работы архивов организаций" с "Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации"“Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации”, М.: Росархив, 2002г., также недавно вышедшими в свет.

В редакции Правил от 2002 г., учтен фактор широкого внедрения, в делопроизводство и архивное дело, современных информационных технологий, и в связи с этим, в них включены положения по учету, экспертизе ценности и передаче на государственное хранение электронных документов, а также имеется подраздел, определяющий основные требования к формированию и ведению научно-справочного аппарата к документам архива.