Использование информационных технологий как инструмент повышения эффективности функционирования системы управления документами в нало

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

 

Кафедра физикохимии материалов и производственных технологий

 

 

по дисциплине: Технология и автоматизация делопроизводства в налоговой сфере

на тему: Использование информационных технологий как инструмент повышения эффективности функционирования системы управления документами в налоговой деятельности

 

 

 

 

 

Студентка                       

ФФБД, 1-й  курс, ДФН-2             __________                         М.С. Туронок

                                                          __________

 

 

 

Проверила                                     __________                          С.В. Некраха

                                                           __________

 

 

 

 

 

 

 

Минск 2013

Оглавление

1. Введение……………………………………………………………………………………3
2. Понятие «информационные технологии»………………………………...5
3. Информационные технологии в налоговой деятельности…………7
4. Преимущества использования информационных технологий в системе налогообложения……………………………………………………….10
5. Заключение……………………………………………………………………………..14
6. Список литературы…………………………………………………………………..15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Информационные технологии очень  тесно вошли в нашу жизнь. Сегодня  не возможно представить жизнь без компьютера. Информационные технологии и интернет стали неотъемлемой и необходимой частью нашего обихода и незаменимым помощником на работе. Информационные технологии помогают нам глубоко и более точно сформулировать, спланировать, анализировать и реализовать наши идеи. С помощью информационной технологии можно сохранить любую крупную базу данных в компактные файлы и папки. В данный период времени этот сложный процесс облегчен, благодаря нелегкому труду разработчиков и программистов. Компьютером могут пользоваться не профессионалы, а обычные люди.

Сегодня единственным эффективным  путем решения проблемы управления документами, а, следовательно, управления организацией, является организация  делопроизводства с учетом применения информационных технологий, переход  организации на максимальное использование  электронных документов, которые  перемещаются и обрабатываются с  помощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.

Все большее внимание в нашей  стране уделяется этой проблеме. Применение современных информационных технологий имеет важное значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы.

 

Целью данной работы является рассмотрение вопроса использования информационных технологий  и анализ их использования в сфере налоговой деятельности.

 

Для достижения поставленной цели, были определены следующие задачи:

• изучить, проанализировать и обобщить литературу по теме работы;
• раскрыть основные понятия информационных технологий;
• выявить основные преимущества использования информационных технологий в системе налогообложения;
• проанализировать основные методы использования информационных технологий в налоговой службе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Понятие «информационные технологии» 

Сами информационные технологии разрабатывались  и применялись достаточно давно. Можно утверждать, что информационные технологии существуют с того момента, как только люди стали сохранять и передавать свои знания и умения следующим поколениям, а именно обрабатывать и передавать информацию. Появление в середине двадцатого века компьютеров открыло новые возможности обработки информации и управления.

Постепенно повышалась мощность и  возможности программного обеспечения, и компьютеры стали приобретать  не только вычислительные, но и другие функции - принимают непосредственное участие в управлении производством. Именно использование новейших компьютерных, математических и коммуникационных средств в информационных технологиях позволило использовать их для решения экономических задач. 
Информационная технология - это системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которого информация предлагается пользователю-менеджеру. 
По сути, информационные технологии - это способы и процессы оперирования информацией. Подобное предельно обобщенное определение в значительной мере отличается от широко распространенной трактовки информационных технологий , которая связывается в первую очередь с использованием программноаппаратных средств. Таким образом, информационные технологии  - это методы обработки, передачи и хранения информации при помощи современных компьютерных средств.

Успешное управление экономикой находится в прямой зависимости от эффективности применения современных информационных технологий в управленческом труде. Использование Интернета, компьютерных программ, информационных технологий радикально меняет организацию и технику управленческого труда. Они не только позволяют оперативно получать информацию и принимать решения, но и вызывают множество принципиальных структурных изменений - сокращают бюрократический аппарат, заставляют пересмотреть традиционные взгляды на роль и механизм взаимоотношений организаций, открывают возможности для участия организаций в национальных и мировых финансовых рынках и инвестиционных проектах.

Информационные системы в области  управления финансово-экономической  и производственно-хозяйственной  деятельностью в настоящее время  являются реальными инструментами  повышения производственной эффективности, управляемости и стоимости предприятия.

Однако информационная технология является более емким понятием, отражающим современное представление о  процессах преобразования информации в информационном обществе. В умелом сочетании двух информационных технологий - управленческой и компьютерной - залог  успешной работы информационной системы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Информационные  технологии в налоговой деятельности

Важным органом, занимающимся аккумуляцией денежных средств в бюджетной системе, является налоговая служба, которая, как известно, состоит из Государственной налоговой службы РБ и государственных налоговых инспекций.

Мировой опыт показывает, что внедрение  достижений информационных технологий — наиболее перспективное и экономически эффективное направление в работе налоговых органов. Способы организации обработки налоговой информации оказывают все большее влияние на полноту сбора налогов, поэтому неизменно важной является задача обеспечения своевременного ввода, обработки, хранения и предоставления информации по основным направлениям деятельности налоговой службы.

При решении задач, стоящих перед  налоговыми органами, необходимо использовать и анализировать большие объемы информации. Эта информация в основном представлена на бумажных носителях — документах, на которых присутствуют факсимильные идентификаторы юридического или физического лица — подписи, печати. Документооборот в налоговых инспекциях, особенно районных и в крупных городах, в пиковые отчетные периоды может достигать десятков тысяч документов ежедневно.

Эффективное и полноценное применение достижений информационных технологий требует сложной многовариантной обработки практически всего объема имеющейся в налоговых инспекциях информации.

Задачи информационного обеспечения  системы налоговых органов зависят  от  основных функций, выполняемых  ее структурами. Информационное обеспечение  должно обеспечивать пользователей  информацией, необходимой для выполнения ими своих профессиональных обязанностей. Система должна иметь возможность распределенного хранения и обработки информации, накопления информации в банках данных в местах использования, предоставления пользователям автоматизированного, санкционированного доступа к информации, одноразового ее ввода и многократного, многоцелевого использования. Должна быть обеспечена информационная взаимосвязь как между задачами, решаемыми каждой функциональной подсистемой, так и с внешними уровнями. Внешними по отношению к информационной системе налоговых органов являются не только организации и физические лица, но и финансовые органы, банки, таможенные органы и т.д.

Широкое использование информационных технологий позволяет повысить производительность и качество работы с массивами данных о налогоплательщиках. Современные технологии — системы управления базами данных, аппаратно-технические средства, специализированное прикладное программное обеспечение — способны перевести работу сотрудников налоговых инспекций, занимающихся выявлением неплательщиков, на новый аналитический уровень.

Сегодня, налоговыми органами плательщикам предложены две услуги, позволяющие  сократить определенные издержки при  исполнении налоговых обязательств, а именно электронное декларирование и уплата налогов через платежные  терминалы и банкоматы.

Что же представляет собой электронное  налоговое декларирование? Это система, позволяющая плательщикам облегчить  процесс составления налоговых  деклараций и полностью автоматизировать процесс представления их в электронном  виде в налоговые органы, исключая необходимость посещения для этого инспекций .

Ни для кого не секрет, что система  приема налоговых деклараций на бумажном носителе требует значительных затрат рабочего времени и людских ресурсов. Например, плательщик - юридическое  лицо ежемесячно представляет в налоговую  инспекцию определенное количество налоговых деклараций, затрачивая немало времени на их доставку, передачу, а  также прием налоговой декларации в инспекции. В свою очередь на проведение камеральной проверки и  внесение показателей налоговых  деклараций в информационную систему  работник налогового органа тратит около 25-30 минут рабочего времени. А при  наличии ошибок и неточностей  указанный процесс повторяется. В аналогичной ситуации оказываются  и другие категории плательщиков.

Тогда-то и становятся абсолютно  очевидными преимущества использования  системы электронного декларирования, которые в первую очередь состоят  в оперативности налогового администрирования, т.е. сокращении тех самых издержек, затрачиваемых на представление  и прием налоговых деклараций на бумажных носителях. Немаловажными  достоинствами данной системы являются возможность оперативного контроля правильности заполнения налоговой  декларации и, конечно, хранение в электронном  виде больших объемов деклараций за различные периоды времени, а  также быстрая организация удобного доступа к ним.

Мировая практика свидетельствует, что  в результате перехода к системе  представления налоговых деклараций с использованием интернет-технологий значительно уменьшились затраты времени плательщиков на подготовку налоговой отчетности и представление ее в налоговые органы, стало возможным оперативное обновление форматов представления отчетности в случае изменения форм бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций и оперативное получение информации о выполнении обязательств перед бюджетом.

Возможность представлять налоговую  отчетность в электронной форме  по телекоммуникационным каналам связи  налогоплательщики получили в 2002 г. Переход на безбумажную технологию сдачи отчетности происходил постепенно. При ее внедрении в Москве сначала  только в Инспекции МНС России N 21 по Юго-Восточному административному  округу налогоплательщики были освобождены  от обязательного представления  налоговых деклараций на бумажном носителе, если они направили бухгалтерскую  и налоговую отчетность в электронном  виде. Впоследствии перечень таких  инспекций постоянно расширялся.

Несмотря на предусмотренную Налоговым  кодексом свободу выбора между электронной  и бумажной формой декларирования, все чаще налогоплательщики предпочитают предоставлять декларации в электронном  виде и все чаще можно услышать, что налоговые службы рекомендуют  осуществлять подачу документов в электронном  виде. Основным преимуществом, на их взгляд, является экономия временных затрат как налоговых органов, так и  плательщика за счет оперативной  связи с инспектором, возможности  быстро получать нужные справки (например, справка об уплате подоходного налога).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Преимущества  использования информационных технологий в системе налогообложения

Основу новой информационной технологии составляют распределенная компьютерная техника, «дружественное» программное  обеспечение и развитые коммуникации. Принципиальное отличие новой информационной технологии состоит не только в автоматизации  процессов изменения формы и  местоположения информации, но и в  изменении ее содержания. В связи  с этим можно говорить о двух подходах внедрения новой технологии в  налоговую структуру. В первом случае информационная технология приспосабливается  к существующей организационной  структуре и происходит лишь модернизация сложившихся методов работы. При  этом коммуникации развиты слабо, и  комплекс технологических операций охватывает только локальные рабочие  места. Этот подход сводит к минимуму степень риска от внедрения, т.к. затраты минимизированы и организационная  структура не меняется. Происходит слияние функций сбора и обработки  информации с функцией принятия решений. Во втором случае организационная структура  изменяется таким образом, чтобы  информационная технология дала наибольший эффект. Характерной чертой этого  подхода является максимальное развитие коммуникаций и разработка новых  организационных взаимосвязей, которые  до этого были экономически нецелесообразны. Кроме того, появляется возможность  расширения системы в соответствии с потребностями организации  и имеющимися ресурсами. При этом рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей  информации и достигается эффективность  работы каждого управленческого  уровня. Для обоих подходов характерно изменение в использовании технических  средств, связанное с совмещением  техники с рабочим местом пользователя, тем самым ликвидируется разрыв между информационной и организационной  структурой. Персональные компьютеры, являющиеся основой новой информационной технологии, позволяют интегрировать  информационные процессы в различных  учреждениях.