Использование функциональных возможностей текстового редактора Microsoft Word 7.0 в работе специалиста управленца

Самый простой случай — когда заказчика нет, и автор  делает документ для себя. Он может  использовать любые средства, которые  ему подскажет фантазия и которые  поддерживаются его устройствами вывода (экран для Web -документов или принтер для печатных документов).

Самый трудный случай - когда заказчик внешний, особенно если он не вполне определен. В этом случае исполнители часто путают понятия представление документа и предоставление документа. Для представления документа они стремятся использовать все средства форматирования, которые наилучшим образом подчеркивают достоинства документа. При предоставлении документа ситуация обратная. Здесь не автор, а заказчик определяет форму и средства форматирования и оформления. Использование этих средств в данном случае имеет разрешительный характер. Если же требования заказчика еще не известны, следует предполагать, что нежелательны большинство средств форматирования документов, передаваемых для дальнейшей обработки.

 

 

 

II. Приемы работы с текстами в процессоре Microsoft Word

  К базовым приемам работы с текстами в текстовом процессоре Microsoft Word относятся следующие:

• создание документа;

• ввод текста;

• редактирование текста;

• рецензирование текста;

• форматирование текста;

• сохранение документа;

 • печать документа.

1. Создание документа

В текстовом процессоре Word ХР принято использовать два метода создания нового документа: на основе готового шаблона или на основе существующего документа. Второй метод проще, но первый методически более корректен.

Создание документа  на основе имеющегося документа. Этот метод потенциально опасен, и потому его использование категорически не рекомендуется! Тем не менее, им очень широко пользуются, и мы его рассматриваем, чтобы предупредить о возможных опасностях и обратить внимание на правильный порядок действий.

При создании документа  на основе существующего документа:

• открывают готовый  документ (Файл ►Открыть);

• сохраняют его под  новым именем (Файл ►Сохранить как);

• выделяют в нем все содержимое (Правка ►Выделить все);

• удаляют его нажатием клавиши DELETE;

• в результате получают пустой документ, имеющий собственное  имя и сохраняющий все настройки, ранее принятые для исходного  документа.

Этот метод характерен для начинающих пользователей, не умеющих создавать шаблоны и пользоваться ими. Получив задание у руководителя, они запрашивают образец и приступают к его правке. Метод интуитивно прост, но чреват весьма неприятными ошибками. Если забыть сохранить новый файл под другим именем, можно легко уничтожить ценный документ, даже не успев создать новый. Кроме того, при небрежной правке содержание документа, взятого за основу, может переходить в новый документ. Для рабочих мест, на которых создаются десятки документов в сутки, этот метод весьма опасен.

Создание документа  на основе шаблона. Шаблоны - это те же образцы документов, но защищенные от досадных неприятностей. Создание документа на основе готового шаблона выполняется следующим образом.

1. Команда Файл ►Создать открывает Область задач в режиме создания документа. Щелкните на этой панели на ссылке Общие шаблоны — откроется диалоговое окно Шаблоны. Надо включить переключатель Создать документ и выбрать подходящий шаблон. Если никаких предпочтений нет, следует выбрать шаблон Новый документ на вкладке Общие. Созданный документ приобретает имя Документ 1, принятое по умолчанию. Его целесообразно сразу же сохранить под «правильным» именем, выбран для него соответствующую палку и дав команду Файл ►Сохранить как.

2. Диалоговое окно Сохранение документа в текстовом процессоре Microsoft Word ХР, представленное на рис. 2.1, практически не отличается от аналогичного окна ранее рассмотренных нами стандартных приложений. Оно обычно предполагает сохранение файла в папку \Мои документы, но обеспечивает быстрый доступ и к некоторым иным папкам.

3. В левой части  окна Сохранение имеется пять кнопок, позволяющих быстро выбрать место для сохранения файла.

Журнал – логическая папка. Если нужно сохранить документ в одну из папок, которой пользовались в последнее время, это очень удобное средство доступа.

Мои документы – традиционная папка для хранения авторских документов в операционных системах семейства Windows.

Рабочий стол – не слишком удобное место для хранения документов, поскольку его принято содержать «в чистоте».

Избранное - особая логическая папка пользователя, предназначенная для хранения ярлыков‚ Web-страниц. Её нецелесообразно использовать для сохранения текстовых документов, но для открытия документов она может использоваться активно.

Мое сетевое окружение - этот значок обеспечивает быстрый доступ к сохранению документа не на своем компьютере, а в локальной сети, например на файловом сервере. При этом требуются дополнительные операции по навигации, связанные с выбором конкретной папки на конкретном сетевом компьютере.

При необходимости сохранить  документ в произвольную папку, не представленную в данном списке, следует выполнить  навигацию по файловой структуре  с использованием раскрывающей кнопки на правом краю поля Папка.

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.1. Диалоговое окно Сохранение документа

2. Форматирование текста

Форматирование текста осуществляется средствами меню Формат или панели Форматирование. Основные приемы форматирования включают:

• выбор и изменение  гарнитуры шрифта;

• управление размером шрифта;

• управление начертанием и цветом шрифта;

• управление методом  выравнивания;

• создание маркированных и нумерованных списков

• управление параметрами  абзаца.

Настройка шрифта. При выборе гарнитуры шрифта следует иметь в виду следующие обстоятельства:

Выбор гарнитуры шрифта действует на выделенный текстовый фрагмент. Если ни один фрагмент не выделен, он действует на весь вводимый текст до очередной смены гарнитуры.

Настройку шрифта выполняют  в диалоговом окне Шрифт (Формат ► Шрифт). В версии Microsoft Word ХР данное диалоговое окно имеет три вкладки: Шрифт, Интервал и Анимация.

На вкладке Шрифт выбирают:

• гарнитуру шрифта;

• его размер (измеряется в полиграфических пунктах);

• вариант начертания;

• цвет символов;

• наличие подчеркивания;

• характер видоизменения.

При выборе гарнитуры  шрифта следует иметь ввиду, что  существует две категории шрифтов: с засечками и без засечек (рубленые). Характерными представителями первой категории являются шрифты семейства Times, а второй категории - шрифты семейства Ariai. Шрифты, имеющие засечки, легче читаются в больших текстовых блоках — их рекомендуется применять для оформления основного текста.

Шрифты, не имеющие засечек, рекомендуется использовать для  заголовков в технических текстах, а также для оформления дополнительных материалов (врезок, примечаний и прочего).

Кроме того, считается, что  шрифты с засечками лучше воспринимаются в документах, напечатанных на бумаге, для электронных документов, которые предполагается читать с экрана, многие предпочитают применять рубленые шрифты.

Большинство гарнитур шрифтов  являются пропорциональными. Это означает, что и ширина отдельных символов, и расстояние между соседними  символами не являются постоянными  величинами и динамически меняются так, чтобы сопряжение символов было наиболее благоприятным для чтения.

 

III. Приемы и средства автоматизации разработки документов

С рядом приемов автоматизации  ввода и редактирования текста мы познакомились выше. К ним относятся  средства Автотекст, Автозамена, средства проверки правописания, средства расстановки переносов, средства поиска и замены фрагментов текста.

В этом разделе мы познакомимся с  наиболее общими средствами автоматизации  разработки и оформления документов, к числу которых относятся стили оформления абзацев, шаблоны документов и темы оформления.

3.1. Работа со стилями

Абзац - элементарный элемент оформления любого документа. Каждый заголовок документа тоже рассматривается как отдельный абзац. Выше мы видели, что в меню формат Абзац имеется немало различных элементов управления, и выполнять их настройку для каждого абзаца отдельно - неэффективная и утомительная задача. Она автоматизируется путем использования понятия стиль.

Стиль оформления - это именованная совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзацев (линий и рамок). Благодаря использованию стилей обеспечивается простота форматирования абзацев и заголовков текста, а также единство их оформления в рамках всего документа.

Особенностью текстовых  процессоров Microsoft Word является то, что они поддерживают четыре типа стилей: стили абзаца, стили знаков (символов), стили списков и стили таблиц. С помощью стилей абзаца выполняют форматирование абзацев, а с помощью знаковых стилей можно изменять оформление выделенных фрагментов текста внутри абзаца. Стиль списка предполагает наличие в начале абзаца номера или маркера. Стиль таблицы обеспечивает согласование границ, заливки, выравнивания и шрифтов в таблицах.

Наличие разных типов стилей позволяет реализовать довольно сложные приемы форматирования. Например, внутри абзаца, оформленного одним шрифтом, могут содержаться фрагменты текста, оформленные другим шрифтом. В данной книге, например, специальный шрифт использован для записи названий элементов управления.

Работа со стилями  состоит в создании, настройке и использовании стилей. Некоторое количество стандартных стилей присутствует в настройке программы по умолчанию, сразу после ее установки. Их используют путем выбора нужного стиля из раскрывающегося списка на панели управления Форматирование.

 

 

 

Заключение

 

Общее название программных  средств, предназначенных для создания, редактирования и форматирования простых  и комплексных текстовых документов, — текстовые процессоры. В настоящее время в России наибольшее распространение имеет текстовый процессор Microsoft Word. Это связано, прежде всего, с тем, что его создатели относительно давно предусмотрели локализацию программы в России путем включения в нее средств поддержки работы с документами, исполненными на русском языке.

В реферате «Использование функциональных возможностей текстового редактора Microsoft Word» я рассмотрела приемы создания простых текстовых документов средствами текстового процессора Microsoft Word. К условной категории простых эти документы были отнесены только потому, что не содержали объектов, встроенных в текст.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

1. Каймин В.А. Основы компьютерной технологии. – М.: Финансы и статистика, 1992.
2. Каймин В.А., Щеголев А.Г. Основы информатики и вычислительной техники: - М.: Просвещение, 1982.
3. Каймин В.А. Информатика: Учебник. – 4-ое издание – М.: ИНФРА – М, 2003.
4. Симонович С.В. Информатика. Базовый курс 2-ое издание – СПб.: Питер, 2006.
5. Хелд Г. Технологии передачи данных; перевод с англ.. – СПб.: Питер, 2003.