Использование функциональных возможностей текстового редактора Microsoft Word 7.0 в работе специалиста управленца

СТОЛИЧНАЯ ФИНАНСОВО-ГУМАНИТАРНАЯ АКАДЕМИЯ

Омский филиал

 

 

 

Заочное

(отделение)

Государственной службы и финансов

(наименование факультета)

МЕНЕДЖМЕНТ  ОРГАНИЗАЦИИ

(наименование специальности)

 

 

 

 

 

Р Е Ф Е  Р А Т

по дисциплине «Информационные  технологии»

Тема: «Использование функциональных возможностей

текстового  редактора Microsoft Word 7.0

в работе специалиста  управленца»

 

Студентка III курса

БЕЛЬКОВА ОЛЬГА  ПАВЛОВНА

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г. Омск-2008

Содержание

 

Введение	3
1. Основные версии  текстового процессора Microsoft Word	4
1.1. Панели инструментов Microsoft Word XP	7
1.2. Основные принципы практической работы с текстовым   ------------процессором Microsoft Word	9
2. Приемы работы с  текстами в процессоре Microsoft Word	11
2.1. Создание документа	11
Создание документа на основе  имеющегося документа	11
Создание документа на основе  шаблона	12
2.2. Форматирование текста	14
Настройка шрифта	14
3. Приемы и средства  автоматизации разработки документов	15
3.1. Работа со стилями	15
Заключение	17
Список используемой литературы	18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Информатика – это новая информационная индустрия, связанная с использованием персональных компьютеров и сети Интернет.

По мере развития вычислительной техники изменялись основные направления ее использования. Первоначально средства вычислительной техники предназначались для разного рода математических вычислений, которые невозможно было выполнить «вручную» за разумное время. Развитие этого направления привело к появлению разделов математики, связанных с численными методами вычислений, и алгоритмических языков, удобных для реализации алгоритмов численных методов и ориентированных на выполнение математических расчетов.

Затем, по мере расширения возможностей и снижения стоимости вычислительных средств, получило развитие второе направление, связанное с использованием средств вычислительной техники в автоматизированных информационных системах.

Microsoft Word - мощный текстовой процессор,  предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, распечатки текста. Он работает с многими шрифтами, как  с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописании слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое.

Цель реферата – показать многообразие возможностей Microsoft Word в работе специалиста управленца.

Задача реферата –  показать наиболее оптимальные, современные  способы работы с текстовым редактором Microsoft Word.

 

I. Основные версии текстового процессора Microsoft Word

Первоначальные версии текстового процессора Microsoft Word относятся к восьмидесятым годам и, соответственно, к операционной системе МS-DOS. Последней версией процессора для неграфической операционной среды была версия Microsoft Word 5.0. Она позволяла создавать, редактировать и распечатывать форматированные текстовые документы.

Поскольку операционная система МS-DOS не является графической, данная версия программы не могла соблюдать принятый ныне принцип соответствия экранного изображения печатному (принцип WYSIWYG) и операции форматирования документа выполнялись в известной степени «вслепую». Однако возможность просмотра документа в натуральном виде все-таки была. Она реализовывалась специальным режимом предварительного просмотра (preview), который сохранился и в современных версиях программы, хотя и не имеет уже решающего значения.

Основным преимуществом  текстового процессора Microsoft Word 5.0, отличавшим эту программу от конкурентных продуктов, была возможность встраивания в текст графических объектов, правда, без взаимодействия текста и графики (обтекания графических изображений текстом). Сегодня текстовым процессором Word 5.0 еще иногда пользуются при работе на устаревшем оборудовании (IBM PC АТ/286).

Принцип WYSIWYG впервые был реализован в следующей версии программы, которая называлась Microsoft Word for Windows (Word 6.0). Благодаря этому принципу значительно упростились и стали наглядными приемы форматирования документов. Будучи приложением Windows 3.1, программа получила возможность использовать системный буфер обмена, а пользователи получили мощное и удобное средство для создания комплексных документов.

Следующая версия программы  называлась Microsoft Word 95 (Word 7.0). Она была ориентирована на графическую операционную систему Windows 95. Основным достижением этой версии стало то, что после нее текстовый процессор уже не рассматривается только как отдельное приложение. В состав мощного офисного пакета Microsoft Office входит несколько приложений (с каждой новой версией пакета этот состав расширяется), и на процессор Microsoft Word возлагаются дополнительные функции интеграции прочих приложений. Он занимает центральное положение в системе и позволяет организовать эффективный обмен данными между составляющими приложениями, что позволило в значительной степени автоматизировать разработку офисных документов разной содержательности и сложности.

Еще одним важным нововведением седьмой версии стало управление взаимодействием текста со встроенными объектами, что значительно расширило набор возможностей при форматировании документов. А особенный успех этой версии программы в России (она очень широко используется и сегодня) завоевали встроенные средства поддержки русского языка (автоматическая проверка орфографии и грамматики).

Восьмая версия программы Microsoft Word 97 (Word 8.0), вошедшая в состав пакета Microsoft Office 97, внесла относительно мало практически полезных изменений для повседневной офисной работы. Так, например, ее жесткая ориентация на использование шрифтов UNICODE затруднила обмен данными с большинством приложений, выпущенных «третьими» фирмами, и создала пользователям проблемы при печати материалов на большинстве печатающих устройств. Дополнительные средства оформления текстовых документов, представленные в этой версии, имели практическое значение только при разработке электронных (экранных) документов. Возможность сохранения документов в «электронных» форматах НТМL и РDF, рассчитанная на публикацию документов в Интернете, осталась проработанной не до конца и не вошла в практику WEB-дизайнеров.

Начиная с этой версии текстовый процессор Microsoft Word можно рассматривать как средство автоматизации авторской деятельности (authoring system). При использовании этой программы следует четко определять целевой объект — документ электронный или печатный. Для разных типов документов используют разные средства, приемы и методы. Применение неадекватных средств значительно усложняет последующие этапы работы с документом. В итоге в качестве средства разработки электронных документов Word 97 не заменил Web-редакторы, а в качестве средства создания печатных документов внес ряд неудобств по сравнению с предыдущей версией Word 95.

Очередной стала версия текстового процессора Microsoft Word 2000 (Word 9.0), входящая в состав пакета Microsoft Office 2000. В ней устранены основные недостатки предыдущей версии, заметно улучшена система управления и введены мощные средства поддержки сетевых режимов работы. Предполагается, что основным стилем производительной работы с текстовым процессором Word 2000 должна стать совместная деятельность рабочих групп над общими проектами в рамках корпоративных сетей.

Последней (ко времени подготовки данного пособия) является версия текстового процессора Microsoft Word ХР (Word 10.0). Они входит в состав пакета Microsoft Office ХР. В ней заметно расширены средства работы со стилями и шаблонами, введены механизмы, позволяющие автоматически обеспечить единство оформления документа.

Рабочее окно процессора Microsoft Word XP 2000

Рабочее окно процессора Microsoft Word XP‚ представлено на рис.1.1. Его основные элементы управления: строка меню, панель инструментов, рабочее поле и строка состояния, включающая индикаторы. Начиная с процессора Microsoft Word 95, панель инструментов является настраиваемой.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1.1. Рабочее окно программы Word XP

1.1. Панели инструментов Microsoft Word XP

Начиная с седьмой  версии, программа Microsoft Word поддерживает возможность самостоятельной настройки панелей инструментов. Настройку выполняет пользователь путем подключения функциональных панелей, необходимых ему по роду деятельности (Вид ► Панели инструментов). Расширение общей панели инструментов сопровождается некоторым уменьшением площади рабочего окна документа. Перемещение функциональных панелей производят методом перетаскивания за рубчик, расположенный на левом краю панели.

В последних версиях  текстового процессора панели инструментов не только допускают настройку, но и  обладают контекстной чувствительностью. Так, при выделении в поле документа какого-либо объекта, автоматически открывается панель инструментов, предназначенная для его редактирования. Назначение панелей инструментов приведено в таблице.

Таблица 1.1. Панели инструментов программы Word XP

Панель инструментов	Состав, назначение	Примечание
Стандартная	Элементы управления файловыми операциями, редактированием, экранным отображением	Устанавливается по умолчанию
Форматирование	Элементы управления форматированием документа	Устанавливается по умолчанию
Visual Basic	Доступ к средствам создания и редактирования макросов и Web-сценариев, а также к настройке средств обеспечения безопасности при запуске макросов	Макросы служат для автоматизации  типовых операций. Web-сценарии обеспечивают динамичный характер просмотра Web – страниц
Word-Art	Элементы управления для создания художественных заголовков
Автотекст	Средство быстрого доступа  к настройке функции автотекста	Одновременно предоставляет  быстрый доступ к средствам настройки  функций атозамены и автоформата
База данных	Элементы управления, характерные для работы с базами данных (сортировка, поиск, управление структурой таблиц и прочее)	В качестве базы данных могут  выступать как таблицы Access, так и собственные таблицы Word
Веб-компоненты	Комплект готовых компонентов  для создания элементов управления Web-страницы или электронной формы	Применяются для создания обратной связи с потребителем документа (опросные листы, анкеты, бланки заказов  и заявок и прочее)
Веб-узел	Элементы управления для навигации в Web-структурах данных	В качестве Web-структур могут выступать World Wide Web, корпоративные сети intranet, системы Web-документов локального компьютера
Настройка изображения	Элементы управления для основных функций настройки  растровых изображений	Позволяют настраивать  яркость, контрастность, размер, рамку, режимы обтекания текстом и прочие параметры выделенного растрового объекта
Рамки	Элементы управления для создания фреймов (не путать с  рамками, создаваемыми с помощью  панели инструментов Таблицы и границы)	Текстовый процессор Word XP поддерживает два типа фреймов. Фреймы в электронных документах представляют собой особые прямоугольные области, предназначенные для вывода нескольких Web-документов в рамках одной Web-страницы. Фреймы в печатных документах представляют особые области печатной страницы для вывода специальной информации, например колонтитулов

 

 

 

 

 

1.2. Основные принципы практической работы с текстовым процессором Microsoft Word

Основные принципы практической работы зависят от используемой версии программы. Базовый принцип здесь  состоит в том, что чем больше возможностей имеет программа, тем  строже надо подходить к выбору тех функций, которыми можно пользоваться в каждом конкретном случае. Удобен подход, когда набор допустимых средств оформления и форматирования документа определяет его заказчик.

Заказчик есть у каждого  документа. Даже если документ готовится для личного употребления, условным заказчиком является сам автор. Заказчиком можно считать и исполнителя, которому передается документ для последующих операций, например, для рецензирования или вывода на печать. К категории «заказчиков» относятся и предполагаемые клиенты, для которых данный документ разрабатывается. При этом возникает ряд вопросов, которые надо решить до начала работы с документом.

К какому типу относится документ? Современные текстовые процессоры позволяют создавать документы трех типов. Во-первых, это печатные документы, которые создаются и распечатываются на одном рабочем месте или в одной рабочей группе. Дальнейшее движение документа происходит только в бумажной форме. Состав допустимых средств оформления в данном случае определяется только техническими возможностями печатающего устройства.

Второй тип - электронные документы в формате текстового процессора, например Microsoft Word. Такие документы передаются заказчику в виде файлов. Электронный документ, как правило, не является окончательным. В большинстве случаев заказчик может его дорабатывать, редактировать, форматировать, распечатывать или использовать его компоненты для подготовки своих документов (книг, журналов, сборников статей и т. п.). Набор разрешенных средств в данном случае, как правило минимален и определяется заказчиком.

Третий тип – Web-документы. Предполагается, что в этом качестве они останутся навсегда, и их преобразование в печатные документы не планируется. В  Web - документах большую роль играет управление цветом. Для этой категории документов наиболее широк выбор средств форматирования и оформления.

Кто является заказчиком документа? Самый типичный случай — когда заказчиком документа является работодатель, то есть администрация предприятия или учреждения. Надо выяснить правила оформления документов, принятые в данной организации, и строго их придерживаться. Если существуют готовые шаблоны, их надо использовать, а если их нет, то разработать свои и согласовать с руководством.