Информационные технологии

Российское  отделение компании предоставляет  технологии системы Sabre, оказывает услуги и осуществляет консультации на рынке российских туристических агентств уже с 1995 года. В 2005 году была осуществлена миграция авиакомпании Аэрофлот и агентской сети с системы Gabriel на ГДС Sabre. Миграция агентств Аэрофлота произошла 23 марта 2005 года и затронула 2183 представительств агентства Аэрофлота (более 6000 рабочих станций) по всему миру. За 31 минуту была осуществлена миграция свыше 340000 PNR в Sabre.

Кроме того, Sabre в России предоставляет различные дополнительные возможности, включая обучение, функциональную и техническую поддержку пользователей системы, службу поддержки Help Desk и Учебные центры во многих городах РФ.

Сирена-Трэвел (http://www.sirena-travel.ru/ )

Функции системы:

- позволяет  бронировать места и оформлять  билеты с любого агентского  терминала (как для агентств  собственной сети авиакомпаний, так и для агентов нейтральной среды, независимо о того, к какому узлу сети передачи данных подключен данный терминал);

- собирает и  хранит информацию о расписании, наличии мест, тарифах и условиях  применения тарифов для авиакомпаний  России и стран СНГ;

          - формирует  единый архив всех операций, который  позволяет использовать данные  для формирования отчета агента  при работе с системой, для  организации взаиморасчетов между  агентством и авиакомпаниями, организации  взаиморасчетов системы «Сирена–Трэвел» с центрами бронирования авиакомпаний за предоставленные услуги. 
16. Система электронного документооборота: назначение, цели внедрения.

В рамках деятельности коммерческих организаций и государственных  учреждений документы являются универсальным  носителем информации. Они используются в качестве инструмента управления и выполняют функцию обеспечения взаимодействия между внутренними и/или внешними контрагентами: отдельными сотрудниками, целыми подразделениями, клиентами, партнерами и вышестоящими инстанциями. Все задействованные в бизнес-процессах сотрудники, как рядовые специалисты, так и топ-менеджеры, принимают участие в создании, обработке, хранении и распространении документов. Эффективность постановки и внедрения документооборота влияет на качество работы всего предприятия в целом.

Понятие «документооборот»  можно пояснить с помощью циклического правила:

Записывать -> Делать -> Контролировать -> Анализировать -> Записывать

Система электронного документооборота (СЭД) позволяет обеспечить поддержку делопроизводства посредством внедрения компьютерных технологий. Регламентация и контроль процесса движения внешних и внутренних документов на предприятии основываются на работе информационных систем.

Основное назначение документооборота заключается в  постановке работы с информацией, которая обрабатывается внутри и вне предприятия. Этот процесс включает в себя поиск, сбор, консолидацию, публикацию и использование знаний. Таким образом, высшей ценностью СЭД является систематизация информационных потоков. В качестве преимущества внедрения систем электронного документооборота на предприятии выделяют окупаемость знаний и/или информации – return on knowledge (ROK) и/или return on information (ROI).

Целями перехода к  СЭД являются следующие организационные  цели:

1 Формирование единого информационного пространства. Создание единого пространства для хранения, обработки и многократного использования информации обеспечивает вовлеченность всех сотрудников организации в процесс коллективной работы. Функционал СЭД позволяет фиксировать и вести последовательный учет данных о том, какой именно сотрудник, сколько раз и какую информацию добавляет в общую базу. Информационное пространство программы исключают необходимость хранения документов на локальном компьютере. С помощью такой системы руководитель предприятия может отслеживать фактическую деятельность каждого работника.

2 Стандартизация работы  с документами. Единый для всех  сотрудников регламент устанавливает  четкий порядок процедур, на основе  которых обрабатывается электронный вариант документа. Стандартизация процессов позволяет обеспечить доступность, управляемость и защищенность информации. Технологии делопроизводства унифицируются и систематизируются, обретая единую форму исполнения. Благодаря стандартизации процессов обработки документов на предприятии создается возможность оповещения об их создании и изменении, а также производится своевременная автоматическая доставка ответственным лицам.

3 Документальное сопровождение  бизнес-процессов. Внедрение СЭД  способствует созданию качественно новой системы управления на основе соблюдения электронных регламентов. Администрация компании определяет параметры процессов и применяет формальные методики для их описания. Электронное сопровождение бизнес процессов создает ряд конкурентных преимуществ:

наличие четко определенного  регламентированного комплекса  действий с фиксацией изменяющихся в процессе их выполнения результатов;

обеспечение немедленного информирования о нарушениях или  несоответствиях в рамках деятельности компании;

возможность своевременного внесения актуальных корректировок, способствующих повышению эффективности процессов.

Одновременно с этим решаются вопросы достоверности  информации, которая содержится во входящей и исходящей документации, а также скорости ее передачи.

4 Повышение эффективности управления организацией. Цель достигается за счет обеспечения прозрачности процессов на предприятии. Перевод делопроизводства на «электронный режим» и строгий контроль соблюдения сотрудниками своих должностных обязанностей осуществляется на всех уровнях управления. Электронный документооборот обеспечивает эффективность накопления информационных ресурсов компании и доступа к ним персонала.

5 Упрощение процессов  поиска и хранения документации. СЭД позволяет сократить циклы  документооборота в организации, временные затраты на контроль выполнения функций. Облегчается процесс принятия управленческих решений. Электронное делопроизводство помогает повысить эффективность поиска и хранения данных, обеспечивая полноту, качество и надежность используемой информации. Упрощается работа с архивными данными, ускоряется получение сведений об актуальном состоянии процессов организации, в которых участвует тот или иной электронный документ.

6 Сокращение бумажного  документооборота. Снижение доли  бумажного документооборота в делопроизводстве компании позволяет экономить материальные и людские ресурсы. Удешевление процесса управления потоками деловой документации позволяет экономить время и средства для исполнения сотрудниками прямых должностных обязанностей. Хранение электронных версий документов не только снижает расход бумаги, но и значительно упрощает работу с информацией. Например, документы можно распечатывать только по мере необходимости.

7 Обеспечение сохранности  информации. Внедрение СЭД и параллельное выстраивание общей культуры работы со служебной документацией позволяют контролировать доступ к информации. Это обеспечивает возможность выявлять случаи несанкционированного использования данных. В условиях хранения больших объемов информации электронное делопроизводство повышает эффективность работы специалистов, отвечающих за ликвидацию утечки информации.

8 Отслеживание взаимоотношений  с контрагентами. Электронный  документооборот создает отлаженный  механизм фиксирования, хранения  и отслеживания информации о взаимоотношениях компании с разными категориями контрагентов. В общей базе могут содержаться данные не только о сотрудниках организации, но и корреспонденция, связанная с поставщиками и клиентами.

Перечисленные преимущества внедрения СЭД позволяют рассматривать  электронный документооборот не только как технологический, но и  как организационный инструмент управления компанией.

17. Система электронного документооборота: характеристика возможностей.

Существуют особенности внедрения СЭД в конкретной организации. Рассмотрим особенности внедрения СЭД для предприятий в зависимости от их вида деятельности. Перечисленные ниже варианты представляют собой наиболее интересные с точки зрения внедрения СЭД виды организаций.

3.1 Предприятие промышленности

При внедрении СЭД  на промышленном предприятии существует необходимость сразу проанализировать возможность и необходимость  ее интеграции с АСУ, с системами  САПР и другими компонентами автоматизации. Это связано с тем, что многие сотрудники таких предприятий по роду деятельности совмещают работу с «обычными» документами (например, заказ-наряд, табель и др.) и с инженерными документами (чертежи и т. д.), и все это — при выполнении функций оперативного управления. Некоторые СЭД содержат специальные средства для осуществления такой интеграции.

Во многих сферах деятельности, связанных с высокой ответственностью (военная, медицинская и т. д.) участников технологического процесса за результат, существует необходимость документировать выполнение каждого этапа выполняемого процесса. СЭД в таких случаях должна позволять проводить анализ происходивших в системе событий даже по прошествии нескольких лет. Для этого она должна позволять откатить ситуацию к любому моменту в прошлом, чтобы получить «срез» на этот момент времени. Для некоторых видов производства, в особенности при интеграции с АСУ, требуется поддержание достаточно высокого уровня оперативности работы системы и ее отказоустойчивости.

3.2 Государственные учреждения

Для государственных ведомств характерны большая территор