Информационные системы управления учетного типа

Выделим такие функции, как подготовка производства, планирование производства, учет производства.

Функциональность «Подготовка производства» поддерживает выполнение следующих операций: ведение оперативно-трудовых нормативов, ведение конструкторских спецификаций на продукцию и полуфабрикаты, построение схем применяемости материалов (узлов, деталей), ведение технологических маршрутов изготовления изделий и т.д.

Функциональность «Планирование производства» предполагает реализацию следующих основных действий: расчет плана производства, планирование серийного и заказного производства, расчет потребности в производственных мощностях, сырье и материалах, расчет дефицита материалов и формирование заказов поставщикам, формирование лимитно-заборных карт и контроль отпуска материалов, расчет плана-графика производства и рабочего расписания, рис. 3.3.

Рис. 3.3. Организация рабочих процессов функциональности «Планирование производства» 

Функциональность «Учет производства» поддерживает: учет отпуска материалов в производство, учет продукции, брака и отходов, формирование актов замены материалов, расчет объемов производства за отчетный период, расчет нормативного расхода материалов и формирование актов списания, инвентаризация незавершенного производства, учет расхода материалов по объектам затрат, учет качественных характеристик сырья и материалов, формирование документов кооперационного внутрицехового учета, рис. 3.4.

Рис. 3.4. Схема организации информационных процессов

функциональности «Учет производства»

Производственные ИС учетного типа могут иметь различную системную организацию функций. Общий пакет ИС содержит набор универсальных программ, ориентированных  на типовые конфигурации, реализующие наиболее общие схемы учета. Такие программы имеют, например, следующие обозначения: «Бухгалтерия», «Зарплата и кадры», «Торговля и склад», «Налогоплательщик», «Платежные документы», «Производство и услуги» и т.д.

Информационные связи в системе определяют структуру документооборота, рис. 3.5. В процессе формирования документов реализуется оперативный учет (сплошная линия на рисунке) и процессы проведения документов в бухучете (пунктирная линия).

Рис. 3.5. Функциональная структура  офисной ИС (торговое предприятие) 

Модули ИС соответствуют функциям определенного участка учета. Разделы «Финансы», «Расчеты», «Закупки», «Запасы», «Продажи» предназначены для ведения оперативного учета хозяйственной деятельности.

Разделы «Налоги», «Зарплата», «Имущество», «Бухучет» реализуют бухгалтерские функции программы.

Разделы «Справочники», «Персонал» обеспечивают первоначальную настройку программного комплекса и формируют систему классификаторов, которые используются при дальнейшей работе различными приложениями программы.

Логистика предприятия полностью укладывается в систему оперативного учета. Здесь в реальном времени прослеживается движение товарных потоков от поставщиков к покупателям, ведется контроль расчетов и учет встречных финансовых потоков. Функции бухгалтерского учета позволяют формировать бухгалтерскую отчетность в соответствии с законодательством, но использование бухгалтерского учета не является обязательным. 

3.4. Документооборот  и управленческие системы 

В процессе оперативного учета хозяйственной деятельности предприятия создаются документы, взаимосвязь которых поддерживается информационной системой, рис. 3.6. 

 

Рис. 3.6. Документооборот контура оперативного учета

Для принятия управленческих решений необходима информация о наличии ресурсов предприятия. Стандартный бухгалтерский учет не может дать такой информации, поскольку он построен по системе ежемесячного формирования отчетных данных, которые быстро устаревают, а ведение отдельного управленческого учета неэффективно. Для организации управленческого учета используют первичные бухгалтерские документы (данные оперативного учета). В рамках оперативного учета в ИС регистрируются  первичные документы предприятия по платежам, закупкам, продажам, а бухгалтерский учет сводится к контировке документов первичного (оперативного) учета и формированию полного набора бухгалтерской и налоговой отчетности.

В ИС представлен следующий набор управленческих отчетов:

1)        о продажах (ведомости учета продаж по номенклатуре или по партнерам, картотека сделок продажи, исполнение этапов договоров продажи, ведомости учета консигнации, ведомость расчетов с покупателями, ведомость отгрузки по сделкам продажи, ведомость заказанных товаров, прейскуранты и ценники;

2)        о запасах (ведомости учета остатков, ведомость поступления и ведомость выбытия запасов, оборотная ведомость, ведомость движения запасов, картотека складского учета, журнал документов склада);

3)        о закупках (ведомости учета закупок, реестры документов закупок, контроль исполнения договоров, ведомости учета консигнации);

4)        о дебиторской и кредиторской задолженности (ведомости расчетов с контрагентами, ведомости обязательств, журнал расчетов с партнерами, опись авансовых отчетов);

5)        о движение денежных средств   (оборотная ведомость денежных средств, журнал платежных документов, ведомость операций, специальные кассовые отчеты).  

Особенности БИС

Бухгалтерские информационные системы отражают отраслевые особенности деятельности предприятий. Такие системы используются для целей управления на уровне отдельного предприятия или отраслевом уровне. Для автоматизированного решения задач требуется наличие ряда компонентов, являющихся базовыми для любой компьютерной ИС:

информационной базы объекта управления;

программного обеспечения;

вычислительной системы;

пользователей.

Основу БИС составляет информация — совокупность количественных данных, необходимых для выполнения функций планирования, контроля, анализа и являющихся основой для принятия управленческих решений.

К задачам БИС относятся:

обеспечение автоматизированного решения всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита;

получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений;

интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первичной информации;

получение достоверной информации для обратной связи, используемой при принятии управленческих решений;

автоматизация обработки на всех стадиях техпроцесса, начиная со стадии первичного учета.

Структура БИС

В БИС выделяют 2 части: обеспечивающую часть ИС и функциональную.

Обеспечивающая часть ИС

Информационное обеспечение имеет целью организацию информации, необходимой для осуществления управленческой деятельности и подразделяется на внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Характеристики подсистемы:

качественные (оценки: степени отображения предметной области в информационной базе системы, методов организации и структурированности баз данных, эффективности манипулирования данными в базе данных и др.);

количественные (оценки: максимального объема хранимых и обрабатываемых данных, временных характеристик обработки данных, производительности использования баз данных и др.).

Техническое обеспечение представляет собой совокупность используемых технических средств, вычислительных сетей, технологий сетевой обработки данных.

Структуру подсистемы образуют: технические средства сбора и регистрации информации, средства подготовки и передачи данных, средства ввода, обработки и вывода информации, средства оргтехники и другие; методические и руководящие материалы; техническая документация, обслуживающий персонал.

Характеристики подсистемы:

качественные (оценки: степени полноты и адекватности технической документации, информативности и неизбыточности технической документации, качества описания и полноты охвата предметной области контрольным примером);

количественные (оценки: полноты комплекса технической документации, объемных ограничений на каждый документ).

Программное обеспечение представляет собой совокупность программ, реализующих цели и задачи системы и обеспечивающих функционирование комплекса технических средств. Структуру подсистемы составляют: общесистемные, специальные прикладные и оригинальные программы и инструктивно-методические материалы по их применению.

Характеристики подсистемы:

качественные (оценки: сложности архитектуры комплекса программных средств, сложности и надежности программных компонентов и всей системы автоматизированной обработки, программной реализации алгоритмов обработки исходной информации и другие);

количественные (оценки: общего количества программных компонентов системы, объема оперативной памяти, занимаемой управляющими модулями; максимального объема оперативной памяти и др.).

Лингвистическое обеспечение представляет собой совокупность языковых средств, предназначенных для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц при общении персонала вычислительной системы со средствами вычислительной техники. Структуру подсистемы составляют: языки управления и манипулирования данными информационной базы, языковые средства информационно-поисковых систем, диалоговые языки специального назначения, системы терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования систем.

Характеристики подсистемы:

качественные (ориентированность на пользователя системы, степень охвата параметров настройки системы на заданную операционную систему и конфигурацию комплекса технических средств, степень сложности освоения языка, и др.);

количественные (общий объем языковых конструкций, время подготовки языковых конструкций для адаптации системы на конкретную предметную область, и др.).

Правовое обеспечение представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения, возникающие при функционировании ИС и юридический статус результатов ее функционирования. Структуру подсистемы составляют различные нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика системы, правовым регулированием процессов, возникающих в ходе разработки системы.

Математическое обеспечение включает совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации. Структуру подсистемы образуют: средства математического обеспечения, средства моделирования процессов управления, типовые задачи управления, методы математического программирования, методы математической статистики и др.

Организационное обеспечение включает в себя совокупность документов, методов и средств, регламентирующих взаимодействие персонала системы и технических средств, задействованных в процессе обработки данных. Функции подсистемы: анализ существующей системы управления, выбор направлений совершенствования системы управления, выбор и постановка задач управления, формулировка требований к комплексу технических средств.

Эргономическое обеспечение — это совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированной системы и предназначенных для создания оптимальных условий работы персонала.

Функциональная часть ИС

Функциональные компоненты составляют содержательную основу ИС и представляют собой совокупность функциональных систем, комплексов задач и процедур обработки, реализующих функции системы управления. В функциональном аспекте БИС должны обеспечивать: выполнение необходимых расчетов; подготовку, заполнение, проверку и распечатку документов; перенос данных из одной отчетной формы в другую; накопление итогов, обращение к данным прошлых периодов.

К комплексам задач БИС относится учет: труда и зарплаты, материальных ценностей, основных средств, готовой продукции, финансово-расчетных операций, затрат на производство, а также сводный учет и составление отчетности.

Автоматизация выполнения отдельных функций управления требует их расчленения на более мелкие части — функциональные задачи, для решения которых разрабатываются алгоритмы и пишутся программы.

Автоматизированные рабочие места в БИС

В современных автоматизированных системах широко используются автоматизированные рабочие места (АРМ) — совокупность методических, языковых, аппаратных и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно отражать его информационные и вычислительные запросы.

Создание АРМ обеспечивает: доступ к современной электронной технике небольших предприятий, что было невозможно в условиях централизованной обработки информации; компактность размещения, высокую надежность, простое техническое обслуживание и невысокие требования к условиям эксплуатации; возможность поэтапного внедрения; информационно-справочное обслуживание пользователя; возможность ведения локальных и распределенных баз данных; совместимость с другими системами.