Информационные системы и технологии в процессе управления социальной работой

Введение

Автоматизация делопроизводства уверенно занимает свою нишу в области  систем автоматизации. На сегодняшний день автоматизация делопроизводства также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во – первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во – вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого.

В последнее время все  больше предприятий сталкиваются с  проблемой улучшения управляемости  компании: улучшение контроля и ускорение  бизнес-процессов, улучшение возможности  их отслеживания и возможности получение  метрик, характеризующих качество исполнения бизнес-процессов. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы, выполняющие вышеуказанные функции. Однако в настоящее время попытка решения задачи внедрения такой системы наталкивается на существенные сложности, связанные с отсутствием на рынке адекватного предложения.

Важнейшая функция любой  системы управления – получение  информации, выполнение процедур по её обработке с помощью заданных алгоритмов и программ, формирование на основе полученных сведений управленческих решений, определяющих дальнейшее поведение  системы. Поскольку информация фиксируется  и передается на материальных носителях, необходимы действия человека и работа технических средств по восприятию, сбору информации, её записи, передачи, преобразованию, обработке, хранении, поиску и выдаче. Эти действия обеспечивают нормальное протекание информационного  процесса и входят в технологию управления. Они реализуются технологическими процессами обработки данных с использованием электронно-вычислительных машин и  других технических средств.

В технологию автоматизации  делопроизводства и организации  электронного документооборота положены следующие основное принципы:

• вся информация о документах накапливается в системе в процессе повседневной работы без привлечения дополнительного персонала;
• проекты документов готовятся средствами системы, хранятся в полнотекстовых базах данных и после утверждения помещаются в эталонный банк электронных документов;
• все участники документооборота, в соответствии с их компетенцией, могут иметь доступ к информации о документах;
• информация о документах и тексты документов могут передаваться организациями в электронном виде.

Актуальность темы обусловлена необходимостью внедрения новых технологий автоматизации управления социальной работой и их усовершенствование.

В связи с этим в целях повышения эффективности и мобильности профессиональной социальной работы посредством внедрения современных автоматизированных информационных технологий в структуру управления социальной работой возникла потребность в решении следующих задач:

1. – оснащение  всех структурных подразделений современной компьютерной техникой, сертифицированным системным и специализированным программным обеспечением;
2. – создание и модернизация локальных вычислительных сетей и выделенных каналов связи с возможностью выхода в Интернет;
3. – создание автоматизированных рабочих мест для ведения социального регистра населения и его актуализация с целью учета предоставляемых мер социальной поддержки, оказания адресной социальной помощи и формирование информационных материалов для выпуска социальных карт;
4. – проведение постоянного мониторинга предоставления мер социальной поддержки;
5. – обеспечение оперативного обмена информацией с взаимодействующими организациями и ведомствами.

Объектом исследования. является автоматизированная система управления социальной работы.

Предметом исследования. выступает методы и технологии совершенствования автоматизированных систем.

Методы исследования. В работе используются эмпирические и теоретические методы исследования.

Эмпирические методы включают в себя изучение литературы по данной теме. Теоретические методы включают: сравнение, обобщение, систематизацию, анализ.

Глава 1. Информационные системы и технологии в процессе

 управления  социальной работой.

Научно-технический прогресс в управлении социальной сферой связан прежде всего с внедрением в управленческую деятельность новых информационных технологий (НИТ). Новые информационные технологии – это совокупность встраиваемых в системы организационного управления принципиально новых средств методов обработки данных, представляющих собой целостные технологические системы, обеспечивающие целенаправленный сбор, хранение, обработку, передачу и представление информации, необходимой для принятия решений в условиях скоротечных изменений.

Около 60% всех персональных компьютеров в мире соединены  в информационные сети. "...Глобальная информационная сеть охватывает совокупность электронно-вычислительных машин (ЭВМ), которые могут быть расположены в любых точках земного шара, связанных между собой каналами дальней связи (коммутируемыми или выделенными), предоставляемыми телефонными компаниями или другими предприятиями связи. Глобальная информационная сеть обеспечивает пользователям возможность обмениваться информацией, совместно использовать технические и программные средства, информационные ресурсы. Глобальная сеть может быть как общедоступной (Интернет, электронная почта), так и специализированной (корпоративной или ведомственной - Экстранет, Интранет). Если компьютер может получать или отправлять информацию в электронной форме на удаленные компьютеры, расположенные вне пределов одного или нескольких соседних зданий, то он считается подсоединенным к глобальной сети независимо от используемого оборудования, программного обеспечения, протоколов и регламентов информационного обмена...". В настоящее время Интернет стал самой популярной среди руководителей информационной системой в мире. Интернет, как утверждают его руководители, может сделать компанию любого размера конкурентной на глобальном рынке. В управлении социальной работой Интернет позволяет получить такие возможности, как:

• публикации материалов по социальной работе в Интернет – материалы доступные для всего мирового сообщества. Статьи, публикуемые в Интернет помогут специалистам из других областей (стран) перенимать опыт и развивать систему социальной работы своих регионов;
• общение в форумах со специалистами других регионов;
• проведение видеоконференций в режиме реального времени между специалистами разного профиля (педагогами, психологами, политологами, медицинскими работниками, социальными работниками), производителями социального товара (например, с производителем протезов для инвалидов) через локальную интеграционную систему связи или посредством Интернет для решения вопросов социальной помощи населению;
• внедрение новых моделей обучения и повышения квалификации для специалистов социальной работы дистантно посредством Интернет – новый опыт подготовки и переподготовки специалистов, которые находятся непосредственно на своем рабочем месте, не отрываясь от основной работы.

1.1. Информационное  обеспечение  управления социальной  сферой.

Информация как совокупность данных и знаний представляет собой  меру организации системы и является её достоянием. От уровня организации  процессов сбора, накопления, хранения, поиска, передачи и методов обработки  информации зависит эффективность  системы управления производством. Банк, соответствующие базы данных, используемый язык как совокупность знаков и классификаторов, а также  комплекс моделей и программ, обеспечивающих работу с данными, является компонентами информационной системы предприятия. Банк и база данных – это хранилища  информации и основные компоненты информационной системы в многоуровневой интегрированной, автоматизированной системе управления АО (ИАСУ).

Органы управления являются важным компонентом социальной сферы. Их воздействие на неё осуществляется путем разработки и внедрения  нормативных социальных показателей  населения, развития социальной инфраструктуры и оперативной реализации принимаемых  решений, контроля планируемых состояний  и параметров социальных процессов.

Основной проблемой, возникшей  в связи с этим, становится вопрос подготовки принятия управленческого  решения. Создание информационно-аналитических  служб даст возможность перейти  от разовых социологических исследований к регулярным измерениям различных  социологических процессов, от изучения объектов управления в статике и  их диагностики в динамике, от фиксации положения, самочувствия населения к их прогнозированию.

Такие службы должны строиться  по иерархическому принципу, обеспечивающему  комплексный подход к накоплению и последующей передаче и использованию  данных, построению единых критериев  и показателей, информационному  взаимодействию различных ведомств и служб.

Основными этапами достижения целей информационно-аналитических служб являются:

• Сбор первичной информации о различных сторонах социальных процессов, происходящих в регионе, путем проведения оперативных социологических исследований, сопряжение исходных данных, полученных от источников различной ведомственной принадлежности;
• Оперативный, ретроспективный и перспективный анализ полученной информации;
• Выработка на его основе предложений и рекомендаций, необходимых органу управления в процессе подготовки своих решений, в ходе текущего оперативного руководства и перспективного планирования.

В ходе своей работы информационно-аналитические  службы выполняют разнообразные  функции.

• Информационно-диагностическая функция сводится к организации и проведению систематического, регулярного сбора информации, необходимой для полноценного функционирования социального мониторинга. Для её выполнения работникам служб необходимы глубокие знания методологии, методики, техники и организации проведения прикладных социологических исследований, четкие представления об имеющейся в регионе структуре и функциях основных управленческих звеньев различных министерств и ведомств.
• Планово-прогнозная функция состоит в определении тенденций развития социальных процессов, происходящих в регионе, всех направлений, средств и форм работы органов социального управления. На основе такой информации аналитические службы имеют возможность прогнозировать ожидаемые изменения, которые произойдут как в объекте, так и субъекте управления, готовить материалы для составления перспективных планов работы органа управления. Для успешной реализации рассматриваемой функции важно методически грамотно спланировать и провести опрос, получить и правильно обработать полученную прогнозную информацию. Не менее важно верно сформировать выборку респондентов для таких регулярных наблюдений.
• Социально-технологическая функция заключается в следующем. На основе полученной информации работники информационно-аналитической службы подготавливают возможные варианты решения тех или иных задач, встающих перед органом управления, оценивают эффективность и практическую реализуемость этих вариантов, выбирают наиболее оптимальный из них. Целью такой работы является достижение такого состояния субъекта управления, которое было бы качественно лучше исходного. Т.е. осуществляется подготовка и практическая работа по реализации конкретной социальной технологии.
• Контрольно-методическая функция заключается в периодическом контроле порядка выполнения принятых решений. Если в процессе его реализации произошло изменение условий, в которых применяются методические рекомендации, в последние вносятся необходимые коррективы или их переделывают полностью. Информационно-аналитическая служба оценивает полезность собираемых данных, рассматривает проекты методик сбора первичной информации и инструктивно-методических документов.
• Координирующая функция направлена на то, чтобы наладить четкую, взаимосогласованную совместную деятельность организаций различной ведомственной принадлежности для успешного функционирования программ и методик управления социальной сферой региона.
• Научно-исследовательская функция выполняется информационно-аналитической службой совместно с одной из научных или образовательных организаций. При этом их взаимоотношения строятся с целью выработки и апробации на конкретном материале научно обоснованных методов функционирования названных служб, применения в практической деятельности новейших научных разработок.

Основной проблемой, которая  неизбежно возникает при внедрении  методик социального мониторинга  в практическую деятельность органов  управления социальной защиты населения, является рассредоточенность объектов, по которым собирается информация, необходимая для социального управления.

Глава 2. Современные  технологии автоматизации

управления социальной работой.

В настоящее время инновационные  технологии связаны с внедрением в управленческую деятельность автоматизированной информационной системы социальной защиты (АИС СЗ). Она предназначена  для создания и ведения на объектах обоих уровней информационно  совместимых баз данных (БД), содержащих информацию по всем аспектам социальной защиты населения и представляет собой совокупность автоматизированных рабочих мест (АРМ), ориентированных  на пользователей-непрограммистов, работающих на своих рабочих местах на персональной ЭВМ в диалоговом режиме.

АИС СЗ должна обеспечивать автоматизацию процесса сбора, накопления, расчета, хранения, обновления, передачи и отображения информации; высокий  уровень информационного взаимодействия всех структур органов социальной защиты как по вертикали, так и по горизонтали, что позволит освободить пользователей от выполнения вручную больших объемов работ по вводу и обработке информации, увеличить оперативность формирования текстовых, выплатных, отчетно-аналитических документов и справок.

В информационном плане система  представляет собой совокупность баз  данных, создаваемых и ведущихся  на объектах различных уровней системы  с возможностью взаимообмена и взаимоактуализации данных. Заполнение и актуализация баз данных на каждом объекте системы осуществляются пользователями баз.

2.1.  Автоматизация  функций в социальной работе.

Возник целый ряд объективных  факторов, настоятельно требующих качественного  изменения технологии обработки  информации по социальной защите населения. Основные из этих факторов:

• обширность системы правовых норм;
• высокая интенсивность актуализации нормативно-правовой информации как в части содержания отдельных норм, так и некоторых разделов и даже нормативных актов. Объем и сложность нормативно-правовой системы растут быстрее возможностей персонала органов социальной защиты населения овладеть правилами ее практического применения. Отслеживание распространения изменений правовой системы не удовлетворяет требованию единообразия применения ее в практике решения правоприменительных задач, что может вызывать нарушения гарантированных законом прав физических лиц;
• необходимость налаживания должного учета реальной нуждаемости всех социально незащищенных слоев населения (адресная защита);
• увеличение объемов обрабатываемой информации;
• потребность в мощной информационно-аналитической базе, позволяющей осуществлять контроль расходуемых средств, проводить анализ текущего состояния, разрабатывать программы- минимумы и целевые программы;
• постоянное изменение характера задач, стоящих перед органами социальной защиты, оперативное выполнение ими новых функций.