Информационное обеспечение процессов управления

Процесс производства состоит из следующих основных этапов[6. с. 103]:

1) НИОКР (научно-исследовательские  и проектно-конструкторские работы), выпуск опытного образца и опытная эксплуатация.

2) Процесс производства.

3) Этап реализации товара.

Первая стадия воспроизводственного процесса связана с разработкой новых товаров/услуг. На этой стадии фирмы испытывают потребность в информации, необходимой для осуществления НИОКР и проведения маркетинговых исследований. [6. с. 104].

На втором этапе производства товар/услуга предприятия проходит через последовательность технологических процессов. Осуществление каждой отдельной операции в технологической цепи требует определенного информационного обеспечения.

В целях минимизации издержек производства и максимизации выпуска фирмы осуществляют информационные издержки, необходимые для принятия решений о выборе поставщиков материальных ресурсов и технологий, о привлечении и обучении кадров, об осуществлении финансовых операций, об оптимизации управленческой деятельности и прочих[6, с. 107].

Третий этап – этап реализации товара/услуги – связан с информацией, необходимой предприятию в целях решения задач относительно продажи продукции/услуг[12, с. 108].

Таким образом, все процессы, происходящие в фирме, требуют сбора и распространения информации и, соответственно, связаны с информационными издержками, которые, в свою очередь являются частью трансакционных издержек предприятия.

Для российской экономики вопрос снижения транзакционных издержек является особенно актуальным: переходная экономика обычно характеризуется наличием значительных транзакционных издержек, что можно наблюдать и в российской экономике, которая «изобилует транзакционными издержками».

Особую роль в информационном обеспечении деятельности предприятий и снижении их транзакционных издержек играют средства массовой информации [3. с. 327].

В целом источники информации, необходимой для бизнеса, можно условно поделить на две основные группы: СМИ и альтернативные источники информации. Причем в число альтернативных информационных источников предприятия входят предоставляющие информацию сотрудникам[6. с. 59]:

1. Эксперты и консалтинговые фирмы, предоставляющие экспертную информацию.
2. Партнеры по бизнесу.
3. Сотрудники предприятия.
4. Друзья, знакомые, родственники сотрудников фирмы.

Таким образом, деятельность СМИ, при условии достоверности, полноты, своевременности и доступности распространяемой ими информации, способна влиять на уменьшение информационных затрат бизнеса, а значит и на снижение транзакционных издержек и ускорение экономического развития. [14. с. 134].

Итак, эффективность организации информационного обеспечения предприятия играет немаловажную роль в том, насколько успешно функционирует данное предприятие на рынке.

С одной стороны, информация способствует решению множества задач, стоящих перед предприятием, в том числе, направленных на: исследование запросов целевых потребителей; создание продукции/услуг, превосходящих по качеству продукции/услуги конкурентов и сравнительно лучше удовлетворяющих потребности целевых сегментов; минимизацию издержек и установление цены на продукцию/услуги на более низком, чем у конкурентов, уровне[2. с. 95].

Обеспечение информационных потребностей российских предприятий является одной из серьезных проблем функционирования бизнеса. В целом можно назвать ряд причин, по которым предприятия получают из всех возможных источников далеко не всю необходимую им информацию.

В число данных причин входят следующие[11. с. 70]:

1. Препятствия в получении информации.
2. Не удовлетворительное с точки зрения потенциальных покупателей качество экономической информации.

В тоже время, наряду с нареканиями к доступности и качеству информации, поставляемой российскому бизнесу, есть замечания и непосредственно к самим предприятиям.

Основной целью службы информационного обеспечения, является обеспечение своевременного получения руководителем и службами предприятия максимального объема качественной информации, необходимой им для принятия обоснованных решений, разработки рекомендаций и предложений [9, с. 132].

В число основных задач службы информационного обеспечения входят следующие[7. с. 47]:

1) Создание единого информационного  пространства предприятия.

2) Обеспечение оперативного доступа  сотрудников к необходимой информации.

3) Внедрение и использование  информационных технологий.

4) Повышение уровня профессиональной  подготовки сотрудников предприятия.

Таким образом, создание эффективно функционирующих служб информационного обеспечения будет способствовать повышению конкурентоспособности предприятий, в особенности предприятий, действующих на зарубежных рынках, поскольку в силу специфики своей деятельности они нуждаются в разнообразной качественной информации в большей степени, чем предприятия, действующие исключительно на отечественном рынке.

 

2 ИНФОРМАЦИОННО-УПРАВЛЯЮЩИЕ  СИСТЕМЫ И ИХ РОЛЬ В ПРОЦЕССЕ  УПРАВЛЕНИЯ

 

2.1 Создание  и обеспечение информационно-управляющей  системы

 

Большая часть информации, на основании которой ежедневно принимаются решения, получается неформальным путем. Управляющий общается с подчиненными, разговаривает с коллегами и клиентами, читает газеты и деловые периодические издания. [15. с. 32].

Множество информации о конкретных видах деятельности организации, является лишь небольшой частью всех информационных потребностей фирмы. В большинстве случаев здесь проблем не возникает. Настоящие трудности появляются при необходимости следить за изменениями ситуации. Ресурсы любой организации постоянно находятся в состоянии движения. В любой момент времени в наличии имеется большее или меньшее количество товарных запасов, наличных денег, приходных и расходных счетов. Организация увольняет работников и нанимает новых. Освоение новой технологии может привести к изменению скорости, с которой потребляется сырье и выпускается готовая продукция. [15. с. 42].

Информационно-управляющая система (ИУС) определяется как формальная система для выдачи администрации информации, необходимой для принятия решений. ИУС должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем. Она должна отслеживать все относящиеся к делу события внутри организации и вне ее. Общей целью ИУС является облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля, производственной деятельности и процесса управления в целом. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время [8. с. 57].

Необходимо отметить, что ИУС не является единственной всеобъемлющей интегрированной системой для удовлетворения всех потребностей администрации в информации. [8, с. 61].  

ИУС состоит не только в том, чтобы просто выдать и обработать некоторую информацию. ИУС должна быть ориентирована на пользователя, то есть информация, которую она обрабатывает, должна служить потребностям тех управляющих, которые ее получают[14. с. 132].

При проектировании информационной системы нужно иметь в виду, что информационные потребности управляющих различны и зависят от их уровня в иерархии и функциональных обязанностей.

Изучая различия в информационных потребностях управляющих, можно условно разделить виды управленческой деятельности на три категории[6. с. 153]:

1) Стратегическое планирование – процесс принятия решений относительно целей организации, изменения этих целей, использования ресурсов для достижения этих целей и относительно стратегий, обуславливающих получение, использование и размещение этих ресурсов.

2) Управленческий контроль – процесс, посредством которого управляющие обеспечивают получение ресурсов и их эффективное использование для достижения общих целей организации.

3) Оперативный контроль – процесс обеспечения эффективного и квалифицированного выполнения конкретных задач.

Эти категории деятельности примерно соответствуют обязанностям управляющих высшего, среднего и низового звена. ИУС должна давать информацию, соответствующую различным требованиям, предъявляемым к каждой из категорий.

Информация для управленческого контроля необходима управляющим и высшего, и среднего звена. Естественно, она должна поступать как из внутренних, так и из внешних источников.

Информация для целей оперативного контроля, которая касается повседневной деятельности, должна быть очень точной, узкой и самой последней. Она должна поступать почти исключительно из внутренних источников.

Кроме того, руководителям нужна специфическая информация, относящаяся к области их конкретной профессиональной деятельности.

Процесс проектирования ИУС можно разделить на пять этапов[5. с. 243].

1) Анализ системы принятия  решений. Процесс начинается с  определения всех типов решений, для принятия которых требуется информация.

2) Анализ информационных  требований. Определяется, как описано  выше, какой тип информации требуется  для принятия каждого решения.

3) Агрегирование решений. Решения, для принятия которых требуется одна и та же или значительно перекрывающаяся информация, должны быть сгруппированы в одну задачу управления.

4) Проектирование процесса  обработки информации. На данном  этапе разрабатывается реальная  система для сбора, хранения, передачи  и модификации информации.

5) Проектирование и контроль  за системой контроля. Последний, важнейший этап – это создание и воплощение системы, служащей для оценки выдаваемой ИУС информации и позволяющей распознавать и исправлять замеченные ошибки.

Таким образом, следует проектировать систему так, чтобы она была гибкой и приспособляемой. При обсуждении вопросов проектирования ИУС отмечались некоторые из требований к повышению их эффективности, например, требование, чтобы тип выдаваемой информации соответствовал потребностям управляющего для принятия им решения.

К сожалению, множество потенциальных проблем не позволяет эффективно работать даже такой ИУС, которая на первый взгляд хорошо спроектирована. Возможно, потенциальные пользователи не поймут преимуществ системы или будут испытывать перед ней страх и не захотят ею пользоваться. Может также оказаться, что система получилась слишком дорогой. Следовательно, необходимо обратить внимание на то, как разрешить эти и другие проблемы, чтобы новая ИУС оказалась эффективной не только на бумаге, но и на практике [7. с. 54].

Сложные компьютеризированные информационно-управляющие системы обычно проектируются группой специалистов с помощью сторонних консультантов. Эти пользователи лучше других знают, какие решения являются главными и какая информация нужна для их принятия.

ИУС не может считаться эффективной, если выгоды от ее использования заметно не превышают затраты на ее создание. Лучшая система – это система, которая дает информацию такого количества и качества, которое необходимо для целей управления при наименьших возможных затратах. Стоимость эксплуатации ИУС значительно превосходит затраты на оплату труда специалистов и стоимость оборудования обработки данных. [13. с. 342].

Одна из важных проблем, связанных с новой технологией ИУС, – это легкость, с которой можно выдавать чрезмерное количество информации. А избыток информации также затрудняет процесс принятия решения, как и ее недостаток.

Необработанная информация, вводимая в компьютерную информационную систему, называемую базой данных, должна быть организованна так, чтобы ее можно было извлечь в пригодном виде. Разные управляющие имеют разную потребность в информации в разное время.

Как и большинство других вспомогательных средств управления, на работу ИУС оказывают влияния изменения внутренних и внешних обстоятельств. Любое изменение в структуре организации обычно означает, что какую-то конкретную информацию нужно будет направлять по другому адресу. Аналогично, если произошло изменение целей, например, вследствие решения выпускать новое изделие, нужно также изменить и модернизировать ИУС, чтобы она выдавала информацию о новых потребителях и конкурентах. Если от правительственных органов поступают новые распоряжения относительно налогообложения, безопасности изделия, потребительской информации, гарантий прав на работу и т.п., необходимо модернизировать ИУС с целью сбора, хранения, обработки и распределения новой необходимой информации.

 

2.2 Пути совершенствования  информационной системы

 

Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческие возможности. Именно трудности управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало создания нового математического аппарата и экономико-математических методов [16. с. 35].

Экономическая информация должна достоверно, объективно отражать исследуемые явления и процессы. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться вредными[2. с. 132].