Функциональные компоненты системы ERP

Анализ

За счет оперативного отражения результатов деятельности управленческий персонал получает возможность в режиме реального времени осуществлять сравнительную характеристику планов и результатов, а наличие дополнительных модулей для расчета основных показателей и построения математических моделей значительно упрощает процесс бизнес-планирования.

Управление

Наличие оперативной информационной обратной связи о состоянии объекта управления, как известно, является основой любой системы управления. ERP-системы предоставляют такого рода обратную (достоверную и оперативную) информацию о состоянии проектов, производства, запасов, наличии и движении денежных средств и т.д., что в результате позволяет принимать обоснованные управленческие решения.

Системы планирования ресурсов предприятий могут обеспечивать большое разнообразие функциональности, используя компоненты, которые часто называются «модулями».

 

Схема 5. Основные компоненты системы SAP R/3.

 

В качестве примера приведем список основных компонентов системы SAP R/3:

АА (asset accounting - учет основных средств), отвечающий за информацию относительно износа, страхования, основных фондов и т.д.

СО (controlling - управление), включающий блоки «Учет центров затрат», «Управление себестоимостью» и «Функционально-стоимостной анализ» (activity-based costing, ABC).

FA (financial accounting - финансы), включающий  блоки «Главная книга», «Дебиторская  задолженность», «Кредиторская задолженность»  и «Консолидация в соответствии  с законодательством» (legal consolidations).

HR (human resources - кадры), включающий блоки  «Управление персоналом» и «Планирование  и развитие».

MM (materials management - управление материалами), включающий блоки «Управление  запасами», «Контроль счетов-фактур», «Управление складами».

РМ (plant maintenance - обслуживание предприятия), включающий блоки «Производственные и технические объекты», «Профилактическое обслуживание», «Управление техническим обслуживанием», «Управление заказами на техническое обслуживание».

РР (production planning - производственное планирование), включающий блоки «Операционное планирование и планирование продаж», «Материальное планирование» и «Планирование мощностей».

PS (project system - проектная система), который  включает блоки «Управление проектами»  и «Управление бюджетом».

QM (quality management - управление качеством), включающий блоки «Сертификаты  качества», «Инспектирование», «Средства  планирования» и «Уведомление  о качестве».

SD (sales and distribution - продажи и дистрибуция).

Кроме того, в системе существуют так называемые «общие» (cross-application) модули, которые могут быть использованы в системе R/3 повсеместно. Среди них - SAP business workflow (поддержка рабочих процессов) и SAP office (поддержка офисной работы).

2.3 Модели, объекты  и процессы ERP – систем

Понятия модель, объект и процесс (МОП) являются ключевыми в структуре любой ERP-системы. Процесс конфигурирования ERP-системы состоит в выборе и отражении в системе моделей, объектов и процессов, используемых организацией.

 

Схема 6. Структура ERP – систем.

 

Модели

В ERP-системах заложено несколько моделей, таких как, например, модель организационных структур в системе SAP R/3. Эти модели - отображение реального мира в системе, и их качество важно для отражения реальности. Например, модель организационных структур позволяет фиксировать информацию вплоть до буферного накопителя. И информация может быть объединена, начиная с буфера памяти, до уровня корпоративной группы.

Такие возможности дают не только пользу, но и требуют затрат. С одной стороны, они могут обеспечить системе определенный уровень детализации организации, необходимый для моделирования фирмы. С другой стороны, если модель фирмы меняется, она должна быть изменена и в системе. В результате, если модели меняются часто, это обходится довольно дорого.

Существуют определенные предположения, касающиеся тех основных моделей, которые должны быть адаптированы при внедрении. Например, как указано, организационная модель системы R/3 потребовала от компании Microsoft описать каждое подразделение для целей моделирования оценки либо как центр затрат, либо как центр прибыли. К сожалению, это представление отличалось от существующей организационной модели, и Microsoft пришлось приспосабливаться к модели.

Объекты

Объект можно определить как интерфейс между «внутренней» средой - содержанием и организацией самого объекта - и «внешней» средой - окружением, в котором он функционирует. Внутренняя среда - это компьютерная программа, а внешняя - это мир, в котором функционирует система.

Объекты предприятия - пища для информационных процессов. Например, под таким объектом предприятия, как «документ», обычно понимается счет. Кроме того, объектами также являются реализации моделей (в форме перечня счетов, списков производителей, списков продукции и т.д.). Объекты предприятия известные как документы генерируются системами в качестве выходных данных (например, счета) или используются ими в качестве входных данных (заказы клиентов). Объекты предприятия, являющиеся реализациями моделей (например, списки производителей), обеспечивают структуру производственных систем.

Процессы

Процессы - это потоки деятельности и информации, необходимые для выполнения определенной задачи или группы задач. Обычно организации должны выбирать процессы, соответствующие их потребностям, из набора процессов, содержащихся в ERP-системе. Поскольку, в принципе, существует множество способов выполнения задачи или групп задач, каждый из процессов не является единственно возможным. А так как они не являются единственно возможными, ожидается, что одни процессы будут работать лучше, чем другие. В рамках ERP-систем существуют многочисленные процессы, охватывающие несколько функций.

Процесс управления заказами SAP. Этот процесс отображается в многочисленных модулях SAP, интегрированных между собой. В традиционной функционально-ориентированной системе, напротив, существовало бы, по меньшей мере, четыре различные системы (товарооборот и распределение, производственное планирование, управление материалами и финансы), которые не были бы интегрированы. И обмен информацией между ними производился бы вручную, если бы вообще производился.

Внедрение процессов системами планирования ресурсов предприятий, в конечном счете, требует многих решений, которые обычно принимаются группой внедрения. Среди этих решений такие, как, например, кому выдать кредит и кому отказать, или, когда предложить скидки и кто их должен получить.

До внедрения ERP-систем фирмы в целом не использовали общие и глобальные модели, объекты и процессы (МОПы). Однако внедрение ERP-систем обычно требует общих МОПов по нескольким причинам: требования системы, обслуживание клиентов, управление процессами, общекорпоративная БД, создание ценности и снижение расходов.

Обычно компании создают набор стандартов, выбирая из существующих у них МОПов (найденных в различных подразделениях), лучших практик, предоставленных консультантами и ERP-системой, а также используя смешанные подходы. К сожалению, чаще всего не понятно, какой набор объектов и стандартов должен быть принят, особенно из-за того, что при любом выборе одни подразделения получат большую выгоду, чем другие. Стандартизация МОПов может быть довольно широкой, а подразделениям может быть разрешено выбрать только около 1% МОПов.

 

 

3. Новые и современные ERP – системы

По мере развития информационных технологий традиционный фокус ERP-систем смещается с «оптимизации управления ресурсами предприятий» на «корпоративную систему предприятия, открытую для всех участников, действующих в поле общих интересов бизнеса».

Можно привести шесть отличий между «старыми» и «новыми» ERP-системами.

Во-первых, меняется роль ERP-системы в деятельности предприятия. Если раньше корпоративная информационная система должна была обеспечивать автоматизацию внутренних бизнес-процессов компании, то в новом исполнении - свободное взаимодействие компании со своими контрагентами (заказчиками, поставщиками, банками, налоговыми органами и пр.).

Во-вторых, расширяется область применения. Раньше основными потребителями ERP-систем были производственные и дистрибьюторские компании, а завтра пользователями ERP II-систем должны стать компании из всех секторов и сегментов рынка.

В-третьих, расширяется функционал ERP-систем. Помимо традиционных функций по автоматизации производства, торговли и дистрибуции, новые системы должны поддерживать автоматизацию всех остальных функций бизнеса.

В-четвертых, меняется характер процессов, протекающих в недрах ERP-системы. Внутренние и строго секретные процессы становятся внешними и открытыми. Тайна корпоративной информации исчезает.

В-пятых, существенным образом изменится архитектура систем. Закрытая и монолитная платформа традиционных ERP-систем с весьма ограниченным выходом в Интернет (разве что возможность отправки электронных писем или публикация статистических отчетов на корпоративном Web-сайте) уступит место открытым, Web-ориентированным приложениям, построенным по принципу компонентной модели.

В-шестых, данные, которые раньше генерировались и потреблялись самой же компанией, в будущем станут доступными для всех членов бизнес-сообщества.

Перечисленные требования являются весьма суровыми, и на сегодняшний день «настоящих» ERP II-системы только начинают появляться на рынке. Одной из главных черт новых систем является их «вертикальная» ориентированность. То есть наличие в системе готовых решений для большинства отраслей промышленности и человеческой деятельности. Именно готовых решений, а не потенциальных возможностей «написать все с нуля на встроенном в систему инструментарии».

Старые и проверенные временем ERP-системы должны из «интровертов» (направленных внутрь компании) превратиться в «экстравертов» (обращенных к внешнему миру). Для этого в состав ERP-систем, соответственно, должны войти новые типы приложений, отвечающие за связь предприятия с внешним миром. Не случайно буквально в последние пару лет резко возрос интерес пользователей ERP-систем к программам категории CRM, SCM, HRM, KM. Поясним, что это за программы:

CRM (Customer Relationship Management) - это программы  для управления взаимоотношениями  компании с ее клиентами (заказчиками), партнерами, дилерами и внешним  миром вообще. Фактически, это средство  для автоматизации работы отделов  маркетинга, продаж и обслуживания  клиентов. Плюс набор дополнительных  сервисов в виде корпоративных  порталов, call-центров, онлайновых справочных  бюро для клиентов, корпоративные  базы знаний и пр.

SCM (Supply Chain Management) - системы управления  так называемыми логистическими  цепочками. При производстве сложных  изделий, в состав которых входят  комплектующие от разных поставщиков, для компаний важно оперативно  «программировать» поставку нужных  деталей в нужном объеме и  к нужному сроку. Товары желательно  покупать по лучшей цене, лучшего  качества, заботиться о том, чтобы  транспортные издержки были минимальными, а в процессе движения товаров  хорошо бы наблюдать за их  статусом, чтобы срочно вмешаться  в процесс, если произойдет какой-то  сбой. Иными словами, это планирование  и координация снабжения, транспортировки  и складирования товаров или  услуг.

HRM (Human Resources Management) - это управление  человеческим фактором, персоналом. В отличие от первобытных программ  типа «Кадры», это высоко интеллектуальные  приложения, задачи которых - рекрутинг, управление и эффективное использование  потенциала всех сотрудников  предприятия. Здесь и назначение  заданий, и планирование карьеры  и обучения, и оценка персональных  достижений и сведения по квалификации. До недавнего времени все эти  программы были относительно  самодостаточными, то есть практически  обходились без ERP-систем, а в случае  необходимости черпали данные  из них посредством всевозможных  «линков» и «коннекторов», например, о наличии складских запасов  в Интернет-магазине. В частности, известный поставщик CRM-решений компания Pivotal предлагает средства взаимодействия  с системами SAP R/3, PeopleSoft, J.D. Edwards OneWorld и др.

KM (Knowledge Management) - управление знаниями. Исторически эти системы создавались  для накопления корпоративных  знаний и использовались для  внутреннего потребления. С развитием CRM-систем оказалось, что KM-системы  идеально подходят для создания  автоматизированных справочных  бюро (Help Desks) и решения задач интеллектуального  анализа информации по клиентам (выявление потребительских пристрастий, профилирование и пр.).

Современные Корпоративные Информационные Системы прошли сложный путь развития от систем 60-х гг. - MRP - до систем, определяющих конкурентный облик предприятия XXI века - ERPII.

Если взглянуть в прошлое, то можно увидеть, как развивались системы. Первым предком современных ERP-систем был стандарт MRP (Material Requirements Planning). Он появился в конце 60-х годов. Он включал в себя только планирование потребностей в материалах по замкнутому циклу (Cloosed Loop Material Requirment Planning). MRP-системы давали возможность создавать производственные программы и контролировать их исполнение на уровне производства. Подобный системный продукт получил широкое распространение на предприятиях с производством дискретного типа. Для расширения функционала системы разработчики создали новый стандарт - MRPII.

Система MRPII, расширив существенно возможности MRP, стала привлекательной для многих предприятий. Теперь появилась возможность обрабатывать намного больший объем данных на основе одного программного обеспечения и координировать деятельность большего количества отделений предприятия - склады, снабжение, продажи, производство, учет, финансы. При этом, стало возможным некоторое моделирование бизнес-процесса с постановкой вопроса типа «Что будет, если…».

Системы MRPII до сих пор востребованы некоторыми предприятиями. Однако многим компаниям функциональности MRPII было недостаточно, и с 90-х гг. начинается бурное развитие корпоративных информационных систем нового поколения - ERP. Переняв логику и основную функциональную базу MRPII, ERP системы внесли много нового в автоматизацию бизнес-процессов предприятия. ERP-системы были призваны решить сложную методологическую задачу - построить единую информационную систему, одинаково применимую как в бухгалтерии, так и на производстве, и в службе сбыта, и на складах, и в отделе маркетинга. В наше время обычно каждое из подразделений предприятия имеет свою собственную систему. ERP-система объединяет их работу в единую интегрированную систему с общей базой данных. После такой интеграции взаимодействие и работа всех подразделений компании становится быстрой, слаженной и оперативной.