Автоматизированные системы обработки информации

Автоматизированное проектирование ТПП представляет собой развернутый  и сложный процесс переработки  информации разнообразного вида, формы и содержания. Основной целью создания АСТПП является ускорение и совершенствование процессов технологического проектирования за счет автоматизации и механизации с помощью вычислительной техники ряда сложных и трудоемких процессов проектирования, поддающихся формальному алгоритмическому описанию.

Разработка и внедрение  АСТПП, с одной стороны, требуют  наличия развитых стандартизации и унификации конструктивных элементов, типизации и нормализации технологических процессов и оснащения, вычислительной техники и ее математического и программного обеспечения, а с другой - АСТПП стимулирует деятельность научных и проектных организаций в этом направлении и способствует повышению качества технологического проектирования, а также унификации технических решений.

Эффективность функционирования АСТПП определяется качеством построения и использования единого банка  данных технологического назначения, порядком формирования и составом документации.

Завершающей стадией  в АСТПП является подготовка технологической и проектной документации для освоения выпуска новой техники. В связи с автоматизацией работ меняется и носитель информации. По мере совершенствования АСТПП сокращается доля традиционных форм конструкторской, технологической, организационно-экономической и производственной информации. Возрастает доля информации на машинных носителях, магнитных лентах, дисках и др. В этом случае результаты проектирования технологии представляются в виде операционных карт, результаты синтеза траекторий движения инструментов - в виде расчетно-технологических карт, результаты проектирования средств технологического оснащения - в виде рабочих чертежей и конструкторских спецификаций, полученных на ЭВМ, графопостроителях и чертежно-графических автоматах только для осуществления контрольных функций.

Автоматизированная система управления торговлей представляет собой совокупность административных, организационных и экономико-математических методов, средств вычислительной техники и связи, позволяющих обеспечивать автоматический сбор, передачу, обработку информации и выработку многовариантных решений.

Создание АСУ позволяет:

– повысить оперативность управления торгово-технологическим процессом;

– автоматизировать процесс сбора, обработки, хранения и передачи информации;

– рационализировать систему документации (унифицировать, сократить число  документов и сроки их разработки) по всем подразделениям торговли;

– обеспечить рациональные потоки информации и повысить коэффициент использования  экономической информации;

– качественно изменить содержание управленческого труда;

– сократить потребность в управленческом персонале и освободить его от выполнения нетворческой работы;

– повысить общую культуру управления торговлей;

– обеспечить необходимой информацией  о работе торговли партийные и государственные органы;

– осуществлять обмен информацией  с другими отраслевыми и территориальными АСУ.

Автоматизированная система обработки  информации представляет собой человеко-машинную систему, в рамках которой реализуется информационная модель, формализующая процессы обработки данных в условиях новой технологии. АСОИ замыкает через себя прямые и обратные информационные связи между объектом управления (ОУ) и аппаратом управления (АУ).

Функции АСОИ определяют ее структуру, которая включает подсистемы: сбора  и регистрации данных; подготовки информационных массивов; обработки, накопления и хранения данных; выпуска документов с результатной информацией; передачи данных от источников возникновения к месту обработки, а результатов расчетов к потребителям информации для принятия управленческих решений.

Использование АСОИ позволяет экономистам  и бухгалтерам непосредственно производить расчеты, анализ результатов, получать разнообразные справки при решении задач. АСОИ дает возможность значительно сократить сроки получения необходимой информации, повысить оперативность принятия управленческих решений, вести работу в диалоговом режиме.

На уровне отрасли  и республики оснащение рабочих  мест руководителей и специалистов служб управления трудом и социальными  вопросами персональными профессиональными  ЭВМ и сетью ИНТЕРНЕТ создает реальные условия оперативного решения задач справочного и учетного характера, анализа и планирования производительности труда, использования и движения трудовых ресурсов и др.

Одной из подсистем АСОИ торгового предприятия является автоматизированная обработка данных учета расчетов за товары, проданные в кредит. Рассмотрим постановку этой задачи и алгоритм ее решения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Организационно-экономическая сущность задачи «Обработка данных учета расчетов за товары, проданные в кредит»

 

Способы погашения задолженности  за товары, проданные в кредит, могут быть различными. В торговле применяют три формы расчетов:

1) удержание из заработной  платы покупателей суммы взноса  по месту работы с последующим  ее перечислением магазину;

2) взнос покупателем очередного платежа в кассу магазина;

3) перечисление предприятием, где работает покупатель, полной стоимости товара. Поэтому и способы первичной обработки этих данных определяются неоднозначно.

Первая из указанных  форм наиболее широко применяется на практике. Поэтому рассмотрим присущие ей основные технологические операции автоматизированного учета.

В торговой организации  оформление поручений-обязательств выполняется на ЭВМ с одновременной записью необходимых данных на машиночитаемый носитель. Учет задолженности осуществляется на счете 62/3 «Расчеты за товары, проданные в кредит»; к этому счету ведутся лицевые счета промышленных предприятий. После ввода первичных данных на носителе машинным путем осуществляется бухгалтерская запись по дебету счета 62/3 и кредиту счета 46/3 «Реализация товаров в розницу предприятиями розничной торговли». На произведенную запись ЭВМ составляет извещение (авизо), которое в последующем вместе с соответствующими экземплярами поручений-обязательств направляются промышленному предприятию. Форма авизо совмещает и реквизиты описи поручений-обязательств. Кроме того, на ЭВМ формируется массив лицевых счетов покупателей, необходимый для целей аналитического учета.

После ввода данных с  платежных документов в ЭВМ, делается бухгалтерская запись по дебету счета 91 «Специальный ссудный счет» и кредиту счета 62/3, а также соответствующим образом обновляется массив лицевых счетов покупателей.

Информационные связи  рассматриваемой задачи немногочисленны. Например, внешние связи реализуются путем использования информации о продаже товаров в кредит при анализе состава розничного товарооборота и формирования статистической отчетности. Внутренние взаимосвязи определены корреспонденцией субсчета 62/3.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Постановка задачи «Обработка данных учета расчетов за товары, проданные в кредит»

 

В рамках автоматизированной системы обработки информации в  ООО «АТЦ «Навигатор» реализуется информационная модель, формализующая процессы обработки данных в условиях новой технологии. АСОИ организации включает в себя следующие подсистемы: сбора и регистрации данных; подготовки информационных массивов; обработки, накопления и хранения данных; выпуска документов с результатной информацией; передачи данных от источников возникновения к месту обработки, а результатов расчетов к потребителям информации для принятия управленческих решений.

Решаемая нами задача обработки данных учета расчетов за товары, проданные в кредит относится к подсистеме сбора и регистрации данных.  Результаты решения поставленной задачи служат информацией для дальнейшей обработки и решения других бухгалтерских, управленческих и информационных задач.

Для реализации данной задачи используются персональные ЭВМ, соединенные  в единую сеть, по каналам которой данные передаются в бухгалтерию, где непосредственно выполняется расчет поставленной задачи. Выходной информацией могут пользоваться как руководство предприятия, так и бухгалтера, менеджеры и кассиры.

Для постановки и внедрения  на предприятии данной задачи используются персональные компьютеры, сети ЭВМ и различные информационные базы.

Данная задача решается по мере необходимости  с периодичностью в день, месяц, квартал, год.

 

5. Информационная база задачи «Обработка данных учета расчетов за товары, проданные в кредит»

 

5.1. Входная информация

 

Исходные данные для учета продажи товаров населению в кредит содержатся в следующих первичных документах:

1. Поручение-обязательство,  которое служит основанием для формирования лицевых счетов покупателей. Этот документ имеет следующие реквизиты и их длину, указанные в таблице 1.

 

Таблица 1. Состав информации поручения-обязательства.

Наименование реквизитов	Тип и значность реквизитов
Код формы документа	9(3)
Код операции	9(5)
Код торгового предприятия	9(7)
Номер секции	9(3)
Срок погашения кредита	9(4)
Код предприятия-плательщика	9(6)
Номер телефона	9(11)
Номер поручения	9(7)
Фамилию покупателя	Х(25)
Дату	9(6)
Розничную стоимость  товара	9(6)
Номер строки справки  для статистической отчетности	9(2)
Сумму наличного взноса	9(6)
Сумму зачета по обменному талону	9(5)
Сумму процентов, уплаченную наличными	9(5)
Сумму взноса с учетом зачета по обменному талону	9(6)
Сумму предоставленного кредита	9(6)
Сумму процентов за кредит к погашению	9(5)
Проценты за кредит, уплаченные наличными	9(1)Т9(1)
Проценты за кредит к погашению	9(1)Т9(1)

 

2. Платежное поручение,  к которому прилагается список покупателей, по лицевым счетам которых перечисляются суммы в адрес торговой организации. Иногда список включается непосредственно в платежное поручение или приводится на его оборотной стороне.

3. Платежное требование, к которому прилагают реестр плательщиков, который может быть получен на ЭВМ.

4. Ведомость на прием  денег в кассу составляют на  основании приходных ордеров;  документ подтверждает поступление  очередных платежей в кассу  торгового предприятия.

5. Список на удержание  очередных взносов из зарплаты работников магазина – документ, предназначенный для регистрации удержания платежей с работников данного магазина.

6. Расходный ордер,  который оформляют при возврате  товара покупателем в магазин и в других подобных случаях.

Описание реквизитов, переносимых на ЭВМ, для всех перечисленных  в пунктах 2–6 документов одинаковое (таблица 2).

 

Таблица 2. Описание реквизитов, переносимых на ЭВМ.

Наименование реквизитов	Тип и значность реквизитов
Код формы документа	9(3)
Код операции	9(5)
Код торгового предприятия	9(7)
Номер платежного документа	9(4)
Номер поручения-обязательства	9(7)
Сумма платежа по номеру поручения-обязательства	9(3)Т9(2)
Итоговая сумма платежного документа	9(5)Т9(2)

 

7. Список на оформление  исполнительных надписей предназначен  для увеличения суммы долга  по каждому поручению-обязательству  с оформленной исполнительной  надписью.

8. Бухгалтерская справка,  которая используется для внесения  исправлений.

9. Сопроводительный ярлык, предназначенный для контрольных целей при машинной обработке.

В условиях АСОИ, кроме  перечисленных документов, основой  для решения задач учета расчетов за товары, проданные в кредит, служат массивы условно-постоянных данных и массивы, накопленные в предыдущие отчетные периоды.

К массивам УПД относятся  записи о предприятиях-плательщиках по кредиту рабочих и служащих, об организациях и предприятиях розничной торговли, группах товаров и хозяйственных операциях.